Selvitys: paljonko autoliike voi säästää automatisoimalla hallintotyötä?

Tärkeimmät havainnot

• Kun yhteydenottoja tulee satoja ja uusia autoja kymmeniä, pienet hallinnolliset tehtävät kasvavat suuriksi summiksi. Mallissamme tiimin työ vähenee 115 tunnilla kuukaudessa, mikä vastaa noin kolmea neljäsosaa kokoaikaisesta työpanoksesta.
• Eniten aikaa säästyy myynti-ilmoituksissa (65 tuntia kuukaudessa uusissa ja muokattavissa ilmoituksissa) ja sähköpostikyselyjen kirjaamisessa (40 tuntia).
• Omneticissa AI Lead Management poimii tiedot sähköpostitse tulleista kyselyistä ja Magic Publishing laatii ilmoitukset tallennetuista tiedoista ja kuvista. Säästö toistuu jokaisen auton kohdalla ja aina, kun tarjontaa muutetaan.
• Malliautoliike säästää ulkopuolisessa työssä ja ylitöissä 2 200 € kuukaudessa. Summa on samalla katto: niin kauan kuin automatisointi käyttöönottoineen ja ylläpitoineen maksaa vähemmän, autoliike hyötyy siitä taloudellisesti.
• Kun hallintotyötä on vähemmän, sama tiimi pystyy hoitamaan enemmän autoja. Uuden työntekijän yritys voi palkata vasta, kun se todella tarvitsee lisää myyjiä – ei siksi, että tietoja kirjoitetaan uudelleen.

Uusi työntekijä maksaa joka kuukausi. Niin maksavat myös ylityöt, ulkopuolinen apu ilmoittelussa ja tunnit, jotka omistaja istuu iltaisin tietokoneen ääressä. Autoliikkeessä osa tästä työstä syntyy kuitenkin vain siksi, että ihmiset kirjoittavat samoja tietoja uudelleen, muokkaavat samoja ilmoituksia ja selvittävät, mistä kollega on asiakkaan kanssa sopinut. Näytämme malliautoliikkeen avulla, kuinka paljon tällaista työtä hallintotyön automatisointi voi säästää ja miten yli sata tuntia kuukaudessa näkyy pienempinä kuluina ja vähäisempänä lisähenkilöstön tarpeena.

Miksi työtä tulee lisää, vaikka autoliikkeessä mikään olennainen ei muutu

Pihaan saapuu taas uusi erä autoja. Ne on pesty, kuvattu ja valmisteltu myyntiin. Ennen kuin ne näkyvät verkossa, jonkun täytyy kuitenkin kirjoittaa niille kuvaukset, muokata kuvat ja täyttää tiedot eri portaaleihin. Samat ihmiset palvelevat samaan aikaan asiakkaita myymälässä, vastaavat sähköposteihin ja sopivat autojen esittelyistä. Ilmoitukset viimeistellään sitten illalla, tai ne annetaan ulkopuolisen avun hoidettaviksi.

Viikon päästä osan autojen hinta muuttuu. Tulee uusia kuvia, ja toisen auton varustetietoja pitää täydentää. Työ ilmoitusten parissa ei siis pääty ensimmäiseen julkaisuun. Jokainen muutos vie muutaman minuutin, ja kun se on tehtävä useaan paikkaan, työntekijät tekevät saman työn moneen kertaan.

Omistaja näkee kuormittuneet myyjät ja harkitsee luonnollisesti uutta työntekijää. Usein uusi vahvistus kuitenkin hoitaisi lähinnä sellaisten tietojen kopioimista ja lähettämistä eteenpäin, jotka yrityksellä jo on. Ihmisiä tulisi lisää, mutta syy hallintotyön raskauteen säilyisi – ja ongelma palaisi aina, kun valikoimaa laajennetaan.

Omnetic vähentää juuri tätä toistuvaa työtä. Kerran syötettyjä autotietoja käytetään sekä ilmoitusta laadittaessa että asiakasviestinnässä, ja niistä on hyötyä myös kollegalle, joka ottaa kaupan hoitaakseen. Näin autoliike selviää arjesta pienemmällä maksullisen hallinnollisen avun tarpeella.

Rutiininomaisesta hallintotyöstä poistuu 115 tuntia kuukaudessa

Kuvitellaan malliautoliike, joka käsittelee kuukaudessa 600 sähköpostikyselyä ja julkaisee 120 uutta autoa. Lisäksi työntekijät muokkaavat säännöllisesti jo julkaistuja ilmoituksia ja siirtävät keskeneräisiä kauppoja toisilleen. Taulukon ajat sisältävät myös ohjelmiston valmisteleman aineiston tarkistamisen.

Ilman automatisointia tähän työhön kuluu yli 160 tuntia kuukaudessa. Käyttöönoton jälkeen jää vähän yli 50 tuntia, jotka työntekijät käyttävät tarkistamiseen, tietojen täydentämiseen ja päätöksentekoon. Suurin osa säästöstä tulee ilmoittelusta: 50 tuntia uusissa autoissa ja 15 lisää myöhemmissä muutoksissa.

Säästetyt 115 tuntia vastaavat noin kolmea neljäsosaa kokoaikaisesta työpanoksesta. Malliautoliikkeessämme työ kuitenkin jakautui usealle ihmiselle: osan teki ulkopuolinen avustaja, osan myyjät työajan jälkeen ja loput työntekijät päivän mittaan. Siksi säästö näkyy osittain ulkopuolisen avustajan laskussa ja ylitöissä, osittain aikana, joka vapautuu ihmisiltä työpäivän aikana.

Miten säästetyt tunnit näkyvät tilillä

Malliautoliike maksaa ulkopuolisesta avusta hallintotöissä ja ilmoittelussa. Koska työhön kuluu vähemmän aikaa, autoliike tilaa ulkopuolista apua 40 tuntia vähemmän kuukaudessa. Kun tuntihinta on 35 €, lasku pienenee 1 400 eurolla. Lisäksi työntekijät tekevät 20 tuntia vähemmän ylitöitä; kun työnantajan kustannus on 40 € tunnilta, säästöä kertyy vielä 800 €. Vertailun vuoksi: Eurostatin mukaan euroalueen keskimääräiset työvoimakustannukset olivat vuonna 2025 38,2 € tunnilta.

Säästetyistä 115 tunnista 60 muuttuu siis suoraan pienemmiksi maksuiksi. Loput 55 tuntia jäävät nykyisen tiimin käyttöön tavallisena työaikana. Myyjillä on enemmän aikaa puheluihin ja autojen esittelyihin, omistajalla autojen ostamiseen. Tiimi ehtii useampiin tapaamisiin, eikä niiden takia tarvitse lykätä seuraavien autojen julkaisua.

Autoliike säästää näin 2 200 € kuukaudessa, vuodessa yli 26 000 €, ja saa lisäksi yli 50 tuntia omien työntekijöidensä työaikaa. Summat ovat mallilukuja ja ilman arvonlisäveroa.

Kuukausittainen 2 200 euron säästö on samalla yläraja sille, paljonko automatisointi saa maksaa. Niin kauan kuin työkalut käyttöönottoineen ja ylläpitoineen tulevat halvemmiksi, autoliike hyötyy niistä – eikä tässä ole vielä laskettu tunteja, jotka vapautuvat tiimiltä työaikana. Lisää omaan laskelmaasi saamasi tarjous sekä kertaluonteiset kustannukset tietojen siirrosta, käyttöönotosta ja koulutuksesta.

Asiakas kirjoitti tiedot kerran. Myyjän ei tarvitse kopioida niitä uudelleen

Ilmoitusportaalista tuleva sähköposti sisältää yleensä asiakkaan nimen, yhteystiedot, linkin autoon ja kysymyksen. Silti myyjä usein avaa sen ja alkaa kirjoittaa tietoja käsin toiseen järjestelmään. Vasta sen jälkeen hän selvittää, onko auto saatavilla ja milloin kiinnostunut voi tulla katsomaan sitä. Jo ennen kuin myyjä vastaa, lyhyeen viestiin kuluu näin useita minuutteja.

Omnetic BRAIN™ -kokonaisuuden AI Lead Management -toiminto lukee saapuvan sähköpostin tiedot ja luo niistä tietueen Omnetic CRM:ään. Myyjällä on aineisto valmiina: hän käy sen läpi, täydentää puuttuvat tiedot ja keskittyy asiakkaan kysymykseen. Puhelinnumeroa ei enää tarvitse kopioida, autoa etsiä eikä kyselyä kirjata käsin.

Ero näkyy parhaiten kiireisenä päivänä. Kun myymälään tulee asiakas, käsin tehty sähköpostin kirjaus jää puolitiehen, ja tietokoneelle palattuaan myyjä selvittää, mihin hän jäi. Automaattisesti luotu kysely odottaa häntä valmiina, ja myös kollegat näkevät sen. Aikaa säästyy siis paitsi kirjoittamisessa myös siinä, ettei keskeneräiseen työhön tarvitse palata yhä uudelleen.

Kun viestejä tulee päivässä muutama, ero ei ehkä näytä suurelta. Kun kyselyjä on 600 kuukaudessa, neljä minuuttia jokaista kohden tekee kuitenkin 40 tuntia. Yritys maksaa kymmenistä tunneista pelkästään siitä, että tietoja siirretään sähköpostista järjestelmään – eli siitä, että ihmiset kopioivat sen, minkä asiakas on jo kerran kirjoittanut.

Ilmoitus laaditaan tiedoista, jotka autosta jo on

Ilmoittelussa tilanne on samanlainen. Varusteet, tekniset tiedot ja kuvat ovat olemassa, mutta jonkun on koottava niistä ilmoitus: kirjoitettava teksti, muokattava kuvat, lisättävä vesileima ja julkaistava ilmoitus. Muutaman auton kohdalla tämä työ hukkuu muiden tehtävien joukkoon. Kun autoliike ostaa autoja säännöllisesti, siihen kuluu merkittävä osa viikosta.

Magic Publishing, toinen Omnetic BRAIN™ -kokonaisuuden toiminto, laatii ilmoituksen tallennetusta aineistosta. Se muokkaa kuvat, lisää vesileiman, luo tekstin ja valmistelee ilmoituksen lähetettäväksi liitettyihin portaaleihin. Myyjä saa sen tarkistettavaksi. Sen sijaan että hän kokoaisi koko ilmoituksen alusta, hän vain varmistaa, että tiedot vastaavat autoa ja tekstissä on olennainen.

Myös ulkopuolisten avustajien työtä säästyy. Jos avustaja saa kuvat ja tekniset tiedot vain käsitelläkseen ne käsin ja syöttääkseen ne ilmoituksiin, ohjelmisto tekee suuren osan tästä työstä. Kuvaaminen ja auton fyysinen myyntikunnostus jäävät, mutta julkaisuun tarvittava aika tietokoneen ääressä lyhenee selvästi.

Lisää säästöä syntyy muutoksissa. Uuden hinnan tai täydennetyn tiedon voi päivittää pelkästään auton tietoihin Used Car Sales -moduulissa, ja muutos siirtyy liitettyihin ilmoituksiin. Työntekijän ei tarvitse kiertää portaaleja yksi kerrallaan ja pitää kirjaa siitä, missä korjaus on jo tehty. Mitä enemmän autoja ja ilmoituskanavia autoliikkeellä on, sitä enemmän aikaa säästyy.

Kun auto myydään, myyjää odottavat vielä asiakirjat. Omnetic luo ne yrityksen asiakirjapohjista suoraan kaupan yhteydessä, jossa ovat asiakkaan, ajoneuvon ja maksujen tiedot. Kollegan, joka palaa kauppaan myöhemmin, ei tarvitse etsiä tarjousta yhdestä kansiosta ja tilityksen aineistoa toisesta.

Sijaistaessa koko kauppaa ei tarvitse kertoa uudelleen

Ennen lomaa myyjä kirjoittaa kollegalle, kuka odottaa tarjousta, kenelle hän lupasi soittaa ja minkä kaupan yhteydessä asiakas aikoo antaa vanhan autonsa vaihdossa. Osa jää sähköpostiin, osa muistiinpanoihin ja loput vain hänen päähänsä. Sijainen löytää sitten vähitellen uusia yksityiskohtia ja soittaa hänelle kysymyksineen. Siirto työllistää molempia, vaikka siitä ei synny yhtään uutta kauppaa.

Omnetic CRM:ssä asiakkaan viestit, muistiinpanot, tarjoukset ja suunnitellut tapaamiset ovat samassa paikassa. Järjestelmä osaa myös tiivistää viestinnän ja koota, mitä myyjä on luvannut ja mitä asiakas odottaa. Kollega lukee ennen puhelua olennaisen ja voi jatkaa suoraan siitä – selaamatta toisen sähköpostia ja kertomatta usean viikon neuvotteluja uudelleen.

Sama pätee tavallisena päivänä. Yksi myyjä on koeajolla, ja asiakas, jonka kanssa hän neuvotteli aamulla, soittaa uudelleen. Toinen kollega löytää tarjouksen ja sovitut asiat yhdestä paikasta. Työ jakautuu sen mukaan, kenellä on juuri aikaa, eivätkä kysymykset jää odottamaan yhtä ihmistä.

Omistajan ei myöskään tarvitse niin paljon kysellä, mitä yksittäisissä kaupoissa tapahtuu – tilannekuva löytyy järjestelmästä, jota tiimi käyttää joka päivä. Kenenkään ei tarvitse sen vuoksi koota taulukoita tai etsiä päivän päätteeksi tietoja useista paikoista.

Laajempi tarjonta ei vaadi uutta hallintotyöntekijää

Automatisoinnin toisen suuren hyödyn huomaa kasvava autoliike. Käsin tehtynä jokainen uusi auto tuo lähes saman määrän hallintotyötä kuin edellinen. Heti kun ostoja tulee lisää, on löydettävä joku, joka julkaisee autot ja pitää ilmoitukset ajan tasalla. Varastoon sitoutuneen pääoman lisäksi omistaja maksaa vähitellen myös uusia säännöllisiä palkkoja.

Esimerkissämme yritys haluaa kasvattaa uusien ilmoitusten määrää 120:stä 160:een kuukaudessa. Ilman automatisointia 40 lisäautoa tarkoittaisi yli 23 tuntia työtä tietokoneen ääressä, Magic Publishingin kanssa alle 7 tuntia. Ero on lähes 17 tuntia kuukaudessa, noin kaksi työpäivää.

Juuri nämä kaksi päivää voivat ratkaista, selviävätkö työntekijät laajemmasta tarjonnasta työaikanaan. Ne auttavat etenkin silloin, kun autoja saapuu suurempina erinä eikä julkaisemista voi jakaa koko kuukaudelle. Ohjelmisto hoitaa toistuvan valmistelun, ja ihmisille jää valmiiden ilmoitusten tarkistaminen.

Uuden työntekijän yritys voi palkata vasta, kun se todella tarvitsee lisää myyjiä tai myyntikunnostajia – ei siksi, että tietoja kirjoitetaan uudelleen. Säästö näkyy tässä lykättynä palkkakuluna ja suurempana työmääränä, josta nykyinen tiimi selviää.

Kokenut myyjä on arvokkaampi neuvottelemassa kuin tietoja kopioimassa

Hyvän myyjän arvo on hänen autotuntemuksessaan sekä kyvyssä selittää tarjous ja päästä sopuun asiakkaan kanssa. Kun hän kuitenkin käyttää tunteja tietojen kirjoittamiseen lomakkeisiin, yritys maksaa kokeneen myyjän palkkaa rutiininomaisesta hallintotyöstä. Hallintotyöntekijä keventäisi painetta, mutta toisi uuden säännöllisen kulun.

Pienemmässä autoliikkeessä yhtä tärkeää on omistajan aika. Kun hänen ei tarvitse illalla tarkistaa kopioituja taulukoita ja täydentää ilmoituksia, hän voi keskittyä autojen ostamiseen tai yksinkertaisesti lopettaa työpäivän normaaliin aikaan. Toiminta ei silloin nojaa niin paljon siihen, että joku pelastaa hallintotyöt sulkemisajan jälkeen.

Omnetic poistaa tietojen toistuvan uudelleenkirjoittamisen

Useimmissa autoliikkeissä yhteydenotot, ilmoittelu, varasto ja asiakirjat ovat erillisissä työkaluissa, ja ihmiset siirtävät tietoja niiden välillä. Omnetic korvaa ne yhdellä pilvialustalla: kaikki moduulit käyttävät yhteistä ajoneuvon, asiakkaan, tilausten ja rahaliikenteen tietuetta DMS Core -moduulissa, joten tietoja ei kirjoiteta uudelleen järjestelmästä toiseen.

• Omnetic CRM kokoaa yhteydenotot portaaleista, verkkosivuilta, chatista, puhelimesta ja myymäläkäynneiltä yhteen asiakastietueeseen ja yhdistää ne olemassa oleviin asiakkaisiin. Jokaisella kaupalla on vastuuhenkilö ja seuraavan vaiheen määräaika, joten kollega ottaa sen helposti hoitaakseen sijaistaessaan.
• Used Car Sales ohjaa vaihtoautojen myyntiä sisäänostosta myyntikunnostuksen ja ilmoittelun kautta luovutukseen ja kirjanpitoon.
• Omnetic BRAIN™ tuo tekoälyn suoraan työprosesseihin – esimerkiksi AI Lead Management -toiminnon sähköpostikyselyihin ja Magic Publishing -toiminnon ilmoituksiin. Se ehdottaa ja tarkistaa, mutta toimii vain autoliikkeen määrittämien oikeuksien ja hyväksyntöjen mukaisesti.

Omneticin voi ottaa käyttöön vaiheittain: aloittaa yhdellä moduulilla ja lisätä muita myöhemmin. Varaa Omneticin esittely ja katso, kuinka paljon päivittäistä hallintotyötä se voi viedä tiimisi harteilta.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Kuinka monta kauppaa autoliike menettää, kun asiakaskyselyihin vastataan hitaasti?
• Miksi autojen myynti-ilmoitukset eivät tuo ostajia – ja mitä se maksaa autoliikkeelle?
• Selvitys: milloin vaihtoauton hintaa kannattaa laskea odottamisen sijaan?

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka monta ihmistä automatisointi voi korvata autoliikkeessä?

Mallissamme hallintotyötä poistuu 115 tuntia kuukaudessa, noin kolme neljäsosaa kokoaikaisesta työpanoksesta. Tätä työtä tekee kuitenkin nykyään useampi ihminen, joten hyöty näkyy pikemminkin pienempänä ulkopuolisen avun tarpeena, vähäisempinä ylitöinä tai uuden työntekijän palkkaamisen lykkääntymisenä. Nykyinen tiimi saa lisäksi aikaa autoille ja asiakkaille.

Mitä AI Lead Management voi hoitaa myyjän puolesta?

Se poimii saapuvasta sähköpostikyselystä olennaiset tiedot ja kirjaa ne CRM:ään. Myyjän ei tarvitse luoda yhteystietoa käsin eikä kopioida viestin tietoja. Hänellä on aineisto valmiina, ja hän voi keskittyä suoraan asiakkaan kysymykseen.

Missä Magic Publishing säästää työtä?

Ilmoitusten laatimisessa ja julkaisussa. Se käyttää tallennettuja tietoja ja kuvia, luo tekstin, muokkaa kuvat ja lähettää ilmoituksen liitettyihin portaaleihin. Myyjä vain tarkistaa valmiin ilmoituksen sen sijaan, että kokoaisi sen kokonaan alusta.

Paljonko autoliike mallissa todella säästää?

Ulkopuolisesta työstä ja ylitöistä se maksaa 2 200 € vähemmän kuukaudessa, vuodessa yli 26 000 €. Lisäksi työntekijöille vapautuu 55 tuntia tavallista työaikaa. Säästö on samalla katto: jos automatisointi käyttöönottoineen ja ylläpitoineen maksaa vähemmän, se kannattaa.

Onko automatisoinnissa järkeä, jos henkilöstöä ei haluta vähentää?

On. Sama tiimi pystyy hoitamaan laajemman tarjonnan tai nykyisen määrän vähemmillä ylitöillä. Esimerkissämme 40 lisäilmoituksen laatiminen vie lähes 17 tuntia vähemmän kuin käsin. Yritys voi siis kasvaa ilman, että hallintotyö lisääntyy samaa tahtia.

Miten Omnetic helpottaa kollegan sijaistamista?

Asiakkaan viestit, tarjoukset, muistiinpanot ja sovitut tapaamiset ovat myös sijaistavan myyjän käytettävissä. Ennen puhelua hän lukee, mitä on käsitelty ja mitä asiakkaalle on vielä toimitettava. Pitkällinen tehtävien siirtäminen ja puhelut poissa olevalle kollegalle jäävät pois.