Raport: Ile komis może zaoszczędzić dzięki automatyzacji administracji?

Najważniejsze wnioski

• Przy setkach zapytań i dziesiątkach nowych aut drobne czynności administracyjne składają się na duże kwoty. W naszym modelu zespół zyskuje 115 godzin pracy miesięcznie, czyli mniej więcej trzy czwarte etatu.
• Najwięcej czasu oszczędza się na ogłoszeniach (65 godzin miesięcznie przy nowych i edytowanych ogłoszeniach) oraz na wprowadzaniu zapytań z e-maili (40 godzin).
• W Omneticu AI Lead Management przejmuje dane z zapytań e-mailowych, a Magic Publishing przygotowuje ogłoszenia z zapisanych danych i zdjęć. Oszczędność powtarza się przy każdym aucie i przy każdej zmianie oferty.
• Modelowy komis oszczędza na pracy zewnętrznej i nadgodzinach 2200 € miesięcznie. Ta kwota jest zarazem górną granicą: dopóki automatyzacja wraz z konfiguracją i obsługą kosztuje mniej, komis na niej zarabia.
• Przy mniejszym obciążeniu administracją ten sam zespół obsłuży więcej aut. Kolejną osobę firma może zatrudnić dopiero wtedy, gdy naprawdę potrzebuje więcej sprzedawców, a nie do przepisywania danych.

Kolejny pracownik kosztuje co miesiąc. Podobnie jak nadgodziny, zewnętrzna pomoc przy ogłoszeniach i godziny, które właściciel spędza wieczorami przy komputerze. Tymczasem w komisie część tej pracy powstaje tylko dlatego, że ludzie ponownie przepisują dane, poprawiają te same oferty i dopytują, co kolega ustalił z klientem. Na przykładzie modelowego komisu pokażemy, ile takiej pracy pozwala zaoszczędzić automatyzacja administracji i jak ponad sto godzin miesięcznie przekłada się na niższe wydatki i mniejszą potrzebę zatrudniania kolejnych osób.

Dlaczego pracy przybywa, choć w komisie nic istotnego się nie zmienia

Przyjeżdża kolejna partia aut. Są umyte, sfotografowane i gotowe do sprzedaży. Zanim jednak pojawią się w internecie, ktoś musi je opisać, obrobić zdjęcia i uzupełnić dane dla poszczególnych portali. Ci sami ludzie w tym czasie obsługują klientów na miejscu, odpowiadają na e-maile i umawiają oględziny. Ogłoszenia kończą więc wieczorami albo zlecają je komuś z zewnątrz.

Po tygodniu w części aut zmienia się cena. Dochodzą nowe zdjęcia, w innym aucie trzeba uzupełnić wyposażenie. Praca nad ofertą nie kończy się więc na pierwszej publikacji. Każda zmiana zajmuje kilka minut, a gdy trzeba ją wprowadzić w kilku miejscach, pracownicy robią to samo wielokrotnie.

Właściciel widzi zapracowanych sprzedawców i – co zrozumiałe – rozważa zatrudnienie kolejnej osoby. Tyle że nowy pracownik przejąłby często głównie przepisywanie i rozsyłanie danych, które firma już ma. Ludzi byłoby więcej, ale przyczyna tak dużego obciążenia administracją by pozostała – i wracałaby przy każdym poszerzeniu oferty.

Omnetic ogranicza właśnie tę powtarzalną pracę. Raz wprowadzone dane o samochodzie są wykorzystywane przy przygotowaniu ogłoszenia i w komunikacji z klientem, a przydają się też koledze, który przejmuje transakcję. Komis radzi sobie więc z bieżącą działalnością przy mniejszym zapotrzebowaniu na płatną pomoc administracyjną.

Z bieżącej administracji ubywa 115 godzin miesięcznie

Wyobraźmy sobie modelowy komis, który miesięcznie obsługuje 600 zapytań e-mailowych i publikuje 120 nowych aut. Pracownicy regularnie poprawiają też już opublikowane ogłoszenia i przekazują sobie rozpoczęte transakcje. Czasy w tabeli obejmują również sprawdzenie tego, co przygotuje oprogramowanie.

Bez automatyzacji ta praca zajmuje ponad 160 godzin miesięcznie. Po jej wdrożeniu zostaje nieco ponad 50 godzin, które pracownicy poświęcają na kontrolę, uzupełnianie danych i podejmowanie decyzji. Największa część oszczędności przypada na ogłoszenia: 50 godzin przy nowych autach i kolejne 15 przy późniejszych zmianach.

Oszczędność 115 godzin odpowiada mniej więcej trzem czwartym etatu. W naszym komisie ta praca była jednak rozłożona na kilka osób: część wykonywał zewnętrzny współpracownik, część sprzedawcy po godzinach, a resztę pracownicy w ciągu dnia. Oszczędność widać więc częściowo na fakturze współpracownika i w nadgodzinach, a częściowo w czasie, który ludziom zwalnia się w ciągu dnia.

Jak zaoszczędzone godziny przekładają się na wynik finansowy

Modelowy komis płaci za zewnętrzną pomoc przy administracji i ogłoszeniach. Ponieważ ta praca zajmuje mniej czasu, komis zamawia o 40 godzin zewnętrznego wsparcia miesięcznie mniej. Przy stawce 35 € za godzinę faktura spada o 1400 €. Pracownicy wypracowują też o 20 nadgodzin mniej; przy koszcie dla firmy 40 € za godzinę to kolejne 800 €. Dla porównania: według Eurostatu średni godzinowy koszt pracy w strefie euro wyniósł w 2025 roku 38,2 €.

Ze 115 zaoszczędzonych godzin 60 przekłada się więc bezpośrednio na niższe płatności. Pozostałe 55 godzin obecny zespół zyskuje w normalnym czasie pracy. Sprzedawcy mają więcej czasu na telefony i oględziny, właściciel na zakup aut. Zespół umówi więcej spotkań i nie musi przez to odkładać publikacji kolejnych aut.

Komis oszczędza więc 2200 € miesięcznie, rocznie ponad 26 000 €, a do tego zyskuje ponad 50 godzin pracy własnych ludzi. Kwoty są modelowe i nie zawierają VAT.

Oszczędność 2200 € miesięcznie to zarazem górna granica tego, ile może kosztować automatyzacja. Dopóki narzędzia wraz z konfiguracją i obsługą wychodzą taniej, komis na nich zarabia – i to jeszcze bez liczenia godzin, które zwalniają się zespołowi w czasie pracy. Do własnych wyliczeń warto podstawić otrzymaną ofertę oraz jednorazowe koszty przeniesienia danych, konfiguracji i szkolenia.

Klient podał dane raz. Sprzedawca nie musi ich przepisywać drugi raz

E-mail z portalu ogłoszeniowego zawiera zwykle imię i nazwisko, dane kontaktowe, link do auta i pytanie klienta. Mimo to sprzedawca często go otwiera i zaczyna ręcznie przepisywać dane do innego systemu. Dopiero potem sprawdza, czy auto jest dostępne i kiedy zainteresowany może przyjechać. Zanim sprzedawca odpowie, krótka wiadomość pochłania więc kilka minut pracy.

Funkcja AI Lead Management w Omnetic BRAIN™ odczytuje dane z przychodzącego e-maila i zakłada na ich podstawie rekord w Omnetic CRM. Sprzedawca dostaje gotowy rekord: przegląda go, uzupełnia braki i zajmuje się pytaniem klienta. Nie musi już przepisywać numeru telefonu, wyszukiwać auta ani zakładać zapytania.

Różnicę najlepiej widać w pracowity dzień. Gdy do komisu przychodzi klient, ręczne wprowadzanie e-maila zostaje przerwane w połowie, a sprzedawca po powrocie do komputera sprawdza, gdzie skończył. Automatycznie założone zapytanie czeka na niego gotowe i widzą je też koledzy. Czas oszczędza się więc nie tylko na pisaniu, ale też na wielokrotnym wracaniu do niedokończonej pracy.

Przy kilku wiadomościach dziennie różnica może nie wydawać się duża. Przy 600 zapytaniach miesięcznie cztery minuty na każdym dają jednak 40 godzin. Firma płaci więc za dziesiątki godzin, które idą wyłącznie na przenoszenie informacji z e-maila do systemu – czyli za to, że ludzie przepisują to, co klient już raz napisał.

Ogłoszenie powstaje z danych, które już są zapisane przy aucie

Z ogłoszeniami jest podobnie. Wyposażenie, dane techniczne i zdjęcia już istnieją, ale ktoś musi z nich złożyć ofertę: napisać tekst, obrobić zdjęcia, dodać znak wodny i opublikować ogłoszenie. Przy kilku autach ta praca ginie wśród innych zadań. Gdy komis kupuje regularnie, zajmuje znaczną część tygodnia.

Magic Publishing, kolejna funkcja Omnetic BRAIN™, przygotowuje ogłoszenie z zapisanych materiałów. Obrabia zdjęcia, dodaje znak wodny, tworzy tekst i przygotowuje ofertę do wysłania na podłączone portale. Sprzedawca otrzymuje ją do sprawdzenia. Zamiast składać całe ogłoszenie od zera, weryfikuje tylko, czy dane odpowiadają autu i czy tekst zawiera to, co najważniejsze.

Oszczędza się też na pracy zewnętrznych współpracowników. Jeśli otrzymują oni zdjęcia i dane techniczne tylko po to, by ręcznie je obrobić i wstawić do ogłoszeń, dużą część tej pracy wykona oprogramowanie. Fotografowanie i fizyczne przygotowanie auta pozostają, ale czas przy komputerze potrzebny do publikacji wyraźnie się skraca.

Kolejna oszczędność pojawia się przy zmianach. Nową cenę lub uzupełnioną informację wystarczy zmienić przy aucie w module Used Car Sales, a zmiana trafia do podłączonych ofert. Pracownik nie musi obchodzić poszczególnych portali i pilnować, gdzie już wprowadził poprawkę. Im więcej aut i kanałów ogłoszeniowych ma komis, tym więcej czasu to oszczędza.

Przy sprzedaży auta na sprzedawcę czekają jeszcze dokumenty. Omnetic tworzy je z firmowych szablonów bezpośrednio przy transakcji, w której są dane klienta, pojazdu i płatności. Kolega, który wraca do sprzedaży, nie musi szukać oferty w jednym folderze, a dokumentów do rozliczenia w innym.

Przy zastępstwie nie trzeba od nowa relacjonować całej transakcji

Przed urlopem sprzedawca spisuje koledze, kto czeka na ofertę, do kogo obiecał zadzwonić i przy którym aucie w grę wchodzi samochód w rozliczeniu. Coś zostaje w e-mailu, coś w notatkach, a reszta tylko w jego głowie. Kolega na zastępstwie stopniowo odkrywa kolejne szczegóły i dzwoni do niego z pytaniami. Przekazanie spraw zabiera czas obu, a nie przynosi żadnej nowej transakcji.

W Omnetic CRM przy kliencie zebrane są wiadomości, notatki, oferty i zaplanowane spotkania. System potrafi też podsumować komunikację i wychwycić, co sprzedawca obiecał i na co czeka klient. Kolega przed rozmową czyta to, co najważniejsze, i może od razu kontynuować – bez przeglądania cudzej skrzynki i bez relacjonowania kilkutygodniowych negocjacji.

To samo dotyczy zwykłego dnia. Jeden sprzedawca jest na jeździe próbnej, a klient, z którym rozmawiał rano, dzwoni ponownie. Drugi sprzedawca znajduje ofertę i ustalenia w jednym miejscu. Pracę dzieli się według tego, kto akurat ma czas, a pytania nie czekają na jedną osobę.

Właściciel nie musi przy tym tak często dopytywać, co dzieje się w poszczególnych transakcjach – przegląd znajdzie w systemie, z którego zespół korzysta na co dzień. Nikt nie musi w tym celu przygotowywać tabel ani pod koniec dnia zbierać informacji z kilku miejsc.

Większa oferta nie musi oznaczać kolejnego pracownika administracyjnego

Drugą dużą zaletę automatyzacji odczuje komis, który się rozwija. Przy ręcznej obsłudze każde kolejne auto przynosi niemal tyle samo administracji co poprzednie. Gdy przybywa zakupów, trzeba znaleźć kogoś, kto auta opublikuje i będzie dbał o ofertę. Do pieniędzy zamrożonych w autach na placu właściciel stopniowo dokłada więc kolejne stałe pensje.

W naszym przykładzie firma chce zwiększyć liczbę nowych ogłoszeń ze 120 do 160 miesięcznie. Bez automatyzacji 40 dodatkowych aut oznaczałoby ponad 23 godziny pracy przy komputerze, z Magic Publishing niespełna 7 godzin. Różnica to prawie 17 godzin miesięcznie, czyli mniej więcej dwa dni robocze.

Właśnie te dwa dni mogą przesądzić, czy pracownicy poradzą sobie z większą ofertą w godzinach pracy. Pomagają zwłaszcza wtedy, gdy auta przyjeżdżają większymi partiami, a publikacji nie da się rozłożyć na cały miesiąc. Powtarzalne przygotowanie przejmuje oprogramowanie, a ludziom zostaje kontrola gotowych ofert.

Kolejną osobę firma może zatrudnić dopiero wtedy, gdy naprawdę potrzebuje więcej sprzedawców albo ludzi do przygotowania aut – a nie do przepisywania danych. Oszczędność ma tu postać odroczonej pensji i większego wolumenu pracy, z którym poradzi sobie obecny zespół.

Doświadczony sprzedawca jest wart więcej w negocjacjach niż przy przepisywaniu

Wartość dobrego sprzedawcy to jego znajomość aut oraz umiejętność wyjaśnienia oferty i porozumienia się z klientem. Gdy jednak spędza godziny na przepisywaniu danych do formularzy, firma płaci pensję doświadczonego handlowca za rutynową administrację. Pracownik administracyjny zmniejszyłby presję, ale oznaczałby kolejny stały koszt.

W mniejszym komisie równie ważny jest czas właściciela. Gdy wieczorem nie musi sprawdzać przepisywanych tabel i uzupełniać ogłoszeń, może zająć się zakupem aut albo po prostu skończyć pracę o normalnej porze. Działalność nie opiera się wtedy na tym, że ktoś po zamknięciu ratuje administrację.

Omnetic eliminuje wielokrotne przepisywanie danych

W większości komisów zapytania, ogłoszenia, stan magazynowy i dokumenty obsługiwane są w osobnych narzędziach, a dane między nimi przenoszą ludzie. Omnetic zastępuje je jedną platformą w chmurze: wszystkie moduły pracują na jednym wspólnym rekordzie pojazdu, klienta, zleceń i pieniędzy w DMS Core, więc dane nie są między nimi przepisywane.

• Omnetic CRM zbiera zapytania z portali, strony internetowej, czatu, telefonu i wizyt na miejscu w jednym rekordzie klienta i łączy je z istniejącymi klientami. Każda transakcja ma osobę odpowiedzialną i termin kolejnego kroku, dzięki czemu przy zastępstwie łatwo przejmuje ją kolega.
• Used Car Sales zarządza sprzedażą samochodów używanych od skupu, przez przygotowanie i ogłoszenia, aż po wydanie auta i księgowość.
• Omnetic BRAIN™ wprowadza sztuczną inteligencję bezpośrednio do procesów pracy – na przykład AI Lead Management do zapytań e-mailowych i Magic Publishing do ogłoszeń. Proponuje i sprawdza, ale działa wyłącznie w ramach uprawnień i zatwierdzeń ustalonych przez komis.

Omnetic można wdrażać stopniowo: zacząć od jednego modułu, a kolejne dodać później. Umów się na prezentację platformy Omnetic i zobacz, ile codziennej administracji może przejąć od twojego zespołu.

Powiązane artykuły

• Ile transakcji traci komis przez zbyt wolne odpowiedzi na zapytania?
• Dlaczego ogłoszenia samochodów nie przyciągają kupujących i ile to kosztuje komis?
• Raport: Kiedy opłaca się obniżyć cenę auta w komisie zamiast dalej czekać?

FAQ

Ilu pracowników może w komisie zastąpić automatyzacja?

W naszym modelu ubywa 115 godzin administracji miesięcznie, czyli mniej więcej trzy czwarte etatu. Tę pracę wykonuje jednak dziś kilka osób, więc korzyść przybiera raczej postać mniejszej pomocy z zewnątrz, mniejszej liczby nadgodzin lub późniejszego zatrudnienia kolejnego pracownika. Obecny zespół zyskuje do tego czas na auta i klientów.

Co AI Lead Management może przejąć od sprzedawcy?

Wyciąga z przychodzącego zapytania e-mailowego najważniejsze dane i zapisuje je w CRM. Sprzedawca nie musi ręcznie zakładać kontaktu ani przepisywać informacji z wiadomości. Ma gotowe materiały i może od razu zająć się pytaniem klienta.

Gdzie Magic Publishing oszczędza pracę?

Przy przygotowywaniu i publikowaniu ogłoszeń. Korzysta z zapisanych danych i zdjęć, tworzy tekst, obrabia zdjęcia i rozsyła ofertę na podłączone portale. Sprzedawca tylko sprawdza gotową ofertę, zamiast składać ją od początku.

Ile komis w modelu faktycznie oszczędza?

Na pracy zewnętrznej i nadgodzinach płaci o 2200 € miesięcznie mniej, rocznie ponad 26 000 €. Pracownikom zostaje ponadto 55 godzin w normalnym czasie pracy. Oszczędność jest zarazem górną granicą: jeśli automatyzacja wraz z konfiguracją i obsługą kosztuje mniej, opłaca się.

Czy automatyzacja ma sens, jeśli nie chcemy zmniejszać zatrudnienia?

Tak. Ten sam zespół obsłuży większą ofertę albo obecny wolumen przy mniejszej liczbie nadgodzin. W naszym przykładzie przygotowanie 40 dodatkowych ogłoszeń zajmuje o prawie 17 godzin mniej niż ręcznie. Firma może więc rosnąć, a administracji nie przybywa w tym samym tempie.

Jak Omnetic ułatwia zastępstwa?

Wiadomości, oferty, notatki i umówione spotkania przy kliencie ma do dyspozycji także sprzedawca na zastępstwie. Przed rozmową czyta, co było omawiane i co jeszcze trzeba klientowi dostarczyć. Odpada czasochłonne przekazywanie spraw i telefony do nieobecnego kolegi.