Studie: Hur mycket kan en bilhandlare spara på att automatisera administrationen?

Viktigaste slutsatserna

• Med hundratals förfrågningar och tiotals nya bilar summeras småjobben i administrationen till stora belopp. I vår modell sparar teamet 115 arbetstimmar per månad, ungefär tre fjärdedelar av en heltidstjänst.
• Mest tid sparas på annonseringen (65 timmar per månad för nya och ändrade annonser) och på att registrera förfrågningar som kommer in via e-post (40 timmar).
• I Omnetic hämtar AI Lead Management uppgifterna ur e-postförfrågningar och Magic Publishing tar fram annonser utifrån lagrade uppgifter och bilder. Besparingen återkommer för varje bil och vid varje ändring av utbudet.
• Modellhandlaren sparar 2 200 € per månad på extern arbetskraft och övertid. Beloppet är samtidigt ett tak: så länge automatiseringen inklusive uppsättning och drift kostar mindre går bilhandlaren med vinst på den.
• Med mindre administration klarar samma team fler bilar. Nästa person kan företaget anställa först när det verkligen behöver fler säljare, inte för att någon ska skriva av uppgifter.

En ny medarbetare kostar pengar varje månad. Det gör också övertid, inhyrd hjälp med annonseringen och de timmar som ägaren tillbringar vid datorn på kvällarna. Hos en bilhandlare uppstår en del av det här arbetet dessutom bara för att personalen skriver av samma uppgifter igen, ändrar samma annonser och letar efter vad en kollega har kommit överens om med kunden. Med en modellhandlare visar vi hur mycket arbete automatiserad administration kan spara och hur drygt hundra timmar i månaden slår igenom i lägre kostnader och ett mindre behov av fler anställda.

Varför arbetet ökar fast inget väsentligt förändras i verksamheten

Ännu en omgång bilar kommer in. De är tvättade, fotograferade och klara för försäljning. Men innan de syns på nätet måste någon beskriva dem, redigera bilderna och fylla i uppgifterna för varje annonsportal. Samma personer tar samtidigt hand om kunderna i bilhallen, svarar på mejl och bokar visningar. Annonseringen gör de sedan klart på kvällen, eller så lämnas den till extern hjälp.

En vecka senare ändras priset på en del av bilarna. Nya bilder tillkommer, och för en annan bil behöver utrustningen kompletteras. Arbetet med utbudet tar alltså inte slut vid den första publiceringen. Varje ändring tar några minuter, och när den måste göras på flera ställen gör personalen samma sak om och om igen.

Ägaren ser säljare som har fullt upp och funderar förstås på att anställa en till. Men en ny medarbetare skulle ofta främst ta över jobbet att skriva av och föra vidare uppgifter som företaget redan har. Personalen skulle bli fler, men orsaken till att administrationen är så krävande skulle finnas kvar – och med varje utökning av utbudet skulle problemet komma tillbaka.

Omnetic minskar just det här upprepade arbetet. Uppgifter om bilen som har matats in en gång används både när annonsen tas fram och i kontakten med kunden, och de finns också till hands för den kollega som tar över affären. Bilhandlaren klarar därmed den dagliga driften med mindre behov av betald administrativ hjälp.

115 timmar mindre rutinadministration per månad

Tänk dig en modellhandlare som varje månad hanterar 600 förfrågningar via e-post och publicerar 120 nya bilar. Dessutom ändrar personalen regelbundet annonser som redan ligger ute och lämnar över pågående affärer till varandra. Tiderna i tabellen inkluderar även kontrollen av det som programvaran tar fram.

Utan automatisering tar det här arbetet över 160 timmar i månaden. När automatiseringen är på plats återstår drygt 50 timmar, som personalen lägger på kontroll, kompletteringar och beslut. Den största delen av besparingen gäller annonseringen: 50 timmar för nya bilar och ytterligare 15 vid senare ändringar.

En besparing på 115 timmar motsvarar ungefär tre fjärdedelar av en heltidstjänst. Hos vår bilhandlare var arbetet dock fördelat på flera personer: en del gjordes av inhyrd extern hjälp, en del av säljarna efter arbetstid och resten av personalen under dagen. Besparingen syns därför dels på fakturan för den inhyrda hjälpen och i övertiden, dels i tid som frigörs för personalen under dagen.

Så syns de sparade timmarna i kassan

Modellhandlaren köper in extern hjälp med administration och annonsering. Eftersom arbetet tar mindre tid beställer bilhandlaren 40 timmar mindre extern hjälp per månad. Med ett timpris på 35 € sjunker fakturan med 1 400 €. Personalen arbetar dessutom 20 timmar mindre övertid; med en kostnad för företaget på 40 € per timme blir det ytterligare 800 €. Som jämförelse: de genomsnittliga arbetskraftskostnaderna i euroområdet låg enligt Eurostat på 38,2 € per timme år 2025.

Av de 115 sparade timmarna blir alltså 60 direkt lägre utbetalningar. De återstående 55 timmarna får det befintliga teamet tillbaka under ordinarie arbetstid. Säljarna får mer tid för samtal och visningar, ägaren för bilinköp. Teamet hinner med fler möten och behöver inte skjuta upp publiceringen av nya bilar för deras skull.

Bilhandlaren sparar alltså 2 200 € per månad, över 26 000 € per år, och frigör dessutom över 50 timmar av den egna personalens arbetstid. Beloppen är modellberäknade och exklusive moms.

Besparingen på 2 200 € per månad är samtidigt den övre gränsen för vad automatiseringen får kosta. Så länge verktygen inklusive uppsättning och drift kostar mindre går bilhandlaren med vinst på dem – och då har vi inte ens räknat med de timmar som frigörs för teamet under arbetstid. Lägg in offerten du får i din egen kalkyl, liksom engångskostnaderna för överföring av data, uppsättning och utbildning.

Kunden skrev uppgifterna en gång. Säljaren ska inte behöva skriva av dem igen

Ett mejl från en annonsportal innehåller oftast namn, kontaktuppgifter, en länk till bilen och kundens fråga. Ändå öppnar säljaren det ofta och börjar föra över uppgifterna för hand till ett annat system. Först därefter kontrolleras om bilen finns kvar och när spekulanten kan komma. Redan innan svaret har gått iväg har ett kort meddelande alltså kostat flera minuters arbete.

Funktionen AI Lead Management i Omnetic BRAIN™ läser uppgifterna i det inkommande mejlet och skapar en post i Omnetic CRM. Säljaren får underlaget färdigt, går igenom det, kompletterar det som saknas och ägnar sig åt kundens fråga. Telefonnumret behöver inte skrivas av, bilen inte letas fram och förfrågan inte läggas upp manuellt.

Skillnaden syns bäst en hektisk dag. När en kund kommer in i bilhallen blir den manuella registreringen av mejlet halvfärdig, och tillbaka vid datorn måste säljaren ta reda på var arbetet avbröts. En automatiskt skapad förfrågan ligger däremot färdig och väntar, och kollegorna ser den också. Tid sparas alltså inte bara på skrivandet utan också på att man slipper återvända till halvfärdigt arbete gång på gång.

Med några meddelanden om dagen kanske skillnaden inte verkar stor. Men vid 600 förfrågningar i månaden blir fyra minuter per styck 40 timmar. Företaget betalar för tiotals timmar bara för att flytta information från mejlen till systemet – alltså för att personalen skriver av det som kunden redan har skrivit en gång.

Annonsen tas fram ur uppgifter som redan finns om bilen

Med annonseringen är det likadant. Utrustning, tekniska data och bilder finns, men någon måste sätta ihop annonsen av dem: skriva texten, redigera bilderna, lägga till vattenstämpel och publicera. För ett par bilar försvinner det arbetet bland andra uppgifter. När bilhandlaren köper in bilar regelbundet tar det en stor del av veckan.

Magic Publishing, ytterligare en funktion i Omnetic BRAIN™, tar fram annonsen ur det lagrade underlaget. Den redigerar bilderna, lägger till vattenstämpel, skriver texten och förbereder annonsen för publicering på anslutna portaler. Säljaren får den för granskning. I stället för att bygga hela annonsen från början kontrollerar säljaren bara att uppgifterna stämmer med bilen och att texten innehåller det väsentliga.

Även arbetet för den inhyrda hjälpen minskar. Om den inhyrda hjälpen får bilder och tekniskt underlag bara för att bearbeta dem för hand och lägga in dem i annonserna, gör programvaran en stor del av det jobbet. Fotograferingen och den fysiska rekonditioneringen av bilen finns kvar, men tiden vid datorn som behövs för publiceringen blir betydligt kortare.

Nästa besparing kommer vid ändringar. Vid ett nytt pris eller en kompletterad uppgift räcker det att göra ändringen på bilen i modulen Used Car Sales, så förs den över till de anslutna annonserna. Medarbetaren behöver inte logga in på portal efter portal och hålla koll på var rättelsen redan är gjord. Ju fler bilar och annonskanaler bilhandlaren har, desto mer tid sparas.

När bilen säljs väntar dessutom dokumenten. Omnetic skapar dem utifrån företagets mallar direkt i affären, där uppgifterna om kund, fordon och betalningar finns. En kollega som återkommer till affären behöver inte leta efter offerten i en mapp och underlaget för avräkningen i en annan.

Vid vikariat behöver ingen återberätta hela affären

Före semestern skriver säljaren ner för en kollega vem som väntar på en offert, vem som har blivit lovad ett samtal och för vilken bil ett inbyte diskuteras. En del ligger kvar i mejlen, en del i anteckningar och resten bara i säljarens huvud. Kollegan som vikarierar upptäcker sedan efter hand fler detaljer och ringer med frågor. Överlämningen sysselsätter båda, men någon ny affär blir det inte av den.

I Omnetic CRM finns meddelanden, anteckningar, offerter och planerade möten samlade på kunden. Systemet kan också sammanfatta kommunikationen och fånga upp vad säljaren har lovat och vad kunden väntar på. Kollegan läser det väsentliga före samtalet och kan fortsätta direkt – utan att gå igenom någon annans inkorg och utan att få flera veckors förhandlingar återberättade.

Samma sak gäller en vanlig dag. En säljare är ute på provkörning när kunden från morgonens samtal ringer igen. En kollega hittar både offerten och överenskommelsen på ett ställe. Arbetet fördelas efter vem som har tid för stunden, och frågorna behöver inte vänta på en enda person.

Ägaren behöver samtidigt inte fråga lika mycket om vad som händer i de enskilda affärerna – överblicken finns i systemet som teamet använder varje dag. Ingen behöver sätta ihop tabeller för det eller i slutet av dagen leta fram information från flera ställen.

Större utbud behöver inte betyda ännu en administratör

Den andra stora fördelen med automatisering märks hos en bilhandlare som växer. Vid manuell hantering för varje ny bil med sig nästan lika mycket administration som den förra. När inköpen ökar måste någon hittas som publicerar bilarna och håller utbudet uppdaterat. Utöver pengarna som är bundna i lagret får ägaren då efter hand också fler löner att betala.

I vårt exempel vill företaget öka antalet nya annonser från 120 till 160 per månad. Utan automatisering skulle 40 bilar till innebära över 23 timmar vid datorn, med Magic Publishing knappt 7 timmar. Skillnaden är nästan 17 timmar per månad, ungefär två arbetsdagar.

Just de här två dagarna kan avgöra om personalen klarar det större utbudet inom arbetstiden. De gör mest nytta när bilarna kommer in i större omgångar och publiceringen inte går att sprida ut över hela månaden. Det återkommande förberedelsearbetet tar programvaran över, och personalen behåller kontrollen av de färdiga annonserna.

Nästa person kan företaget anställa först när det verkligen behöver fler säljare eller fler som rekonditionerar bilar – inte för att någon ska skriva av uppgifter. Besparingen tar här formen av en uppskjuten lön och en större arbetsvolym som det befintliga teamet klarar.

En erfaren säljare gör mer nytta i förhandlingen än vid tangentbordet

Det värdefulla hos en bra säljare är kunskapen om bilar och förmågan att förklara erbjudandet och komma överens med kunden. Men när säljaren lägger timmar på att föra över uppgifter till formulär betalar företaget en erfaren säljares lön för rutinadministration. En administratör skulle minska trycket, men innebära ytterligare en fast kostnad.

Hos en mindre bilhandlare är ägarens tid lika viktig. Om ägaren slipper kontrollera handinmatade tabeller och komplettera annonser på kvällen kan tiden gå till bilinköp – eller helt enkelt till att gå hem i tid. Verksamheten hänger då inte lika mycket på att någon räddar administrationen efter stängningsdags.

Omnetic gör slut på dubbelinmatningen

Hos de flesta bilhandlare sköts förfrågningar, annonsering, lager och dokument i separata verktyg, och det är människor som för över uppgifterna mellan dem. Omnetic ersätter dem med en enda molnplattform: alla moduler arbetar med en gemensam post för fordon, kund, order och pengar i DMS Core, så att data inte behöver föras över för hand mellan dem.

• Omnetic CRM samlar förfrågningar från portaler, webbplats, chatt, telefon och besök i bilhallen i en enda kundpost och matchar dem mot befintliga kunder. Varje affär har en ansvarig person och ett datum för nästa steg, så att en kollega lätt kan ta över den vid vikariat.
• Used Car Sales styr försäljningen av begagnade bilar från inköp via rekonditionering och annonsering ända till leverans och bokföring.
• Omnetic BRAIN™ för in artificiell intelligens direkt i arbetsflödena – till exempel AI Lead Management för e-postförfrågningar och Magic Publishing för annonser. Den föreslår och kontrollerar, men agerar bara inom de behörigheter och godkännanden som bilhandlaren ställer in.

Omnetic kan införas stegvis: börja med en modul och lägg till fler senare. Boka en demo av Omnetic och se hur mycket av den dagliga administrationen som systemet kan ta över från ditt team.

Relaterade artiklar

• Hur många affärer förlorar en bilhandlare på att svara långsamt på förfrågningar?
• Varför lockar bilannonserna inga spekulanter och vad kostar det bilhandlaren?
• Studie: När lönar det sig för bilhandlaren att sänka priset i stället för att vänta?

Vanliga frågor

Hur många personer kan automatiseringen ersätta hos en bilhandlare?

I vår modell försvinner 115 timmar administration per månad, ungefär tre fjärdedelar av en heltidstjänst. Men arbetet görs i dag av flera personer, så nyttan märks snarare som mindre extern hjälp, mindre övertid eller att nästa anställning kan skjutas upp. Det befintliga teamet får dessutom tid för bilar och kunder.

Vad kan AI Lead Management ta över från säljarna?

Funktionen plockar ut de viktiga uppgifterna ur en inkommande e-postförfrågan och för in dem i CRM. Säljaren behöver inte lägga upp kontakten manuellt eller skriva av information från meddelandet. Underlaget är klart och säljaren kan gå direkt på kundens fråga.

Var sparar Magic Publishing arbete?

När annonser tas fram och publiceras. Funktionen arbetar med lagrade uppgifter och bilder, skriver texten, redigerar bilderna och skickar ut annonsen till anslutna portaler. Säljaren granskar sedan bara den färdiga annonsen i stället för att bygga hela från början.

Hur mycket sparar bilhandlaren egentligen i modellen?

På externt arbete och övertid betalar den 2 200 € mindre per månad, över 26 000 € per år. Personalen får dessutom 55 timmar över under ordinarie arbetstid. Besparingen är samtidigt ett tak: om automatiseringen inklusive uppsättning och drift kostar mindre lönar den sig.

Är automatisering meningsfull om vi inte vill minska personalen?

Ja. Samma team klarar ett större utbud, eller den nuvarande volymen med mindre övertid. I vårt exempel tar 40 extra annonser nästan 17 timmar mindre än för hand. Företaget kan alltså växa utan att administrationen ökar i samma takt.

Hur gör Omnetic det lättare att vikariera för kollegor?

Meddelanden, offerter, anteckningar och bokade möten finns på kunden även för den säljare som vikarierar. Före samtalet kan vikarien läsa vad som har diskuterats och vad kunden fortfarande väntar på. Den utdragna överlämningen och samtalen till den frånvarande kollegan försvinner.