Studiu: Cât poate economisi un dealer auto prin automatizarea muncii administrative?

Concluzii principale

• La sute de solicitări și zeci de mașini noi, micile sarcini administrative se adună în sume mari. În modelul nostru, echipa scapă de 115 ore de muncă pe lună, aproximativ trei sferturi de normă.
• Cel mai mult timp se economisește la anunțuri (65 de ore pe lună, pentru anunțurile noi și pentru cele modificate) și la înregistrarea solicitărilor primite pe e-mail (40 de ore).
• În Omnetic, AI Lead Management preia datele din solicitările primite pe e-mail, iar Magic Publishing pregătește anunțurile pe baza datelor și fotografiilor salvate. Economia se repetă la fiecare mașină și la fiecare modificare a ofertei.
• Dealerul auto din model economisește 2.200 € pe lună la munca externă și la orele suplimentare. Suma este totodată un plafon: atâta timp cât automatizarea, inclusiv configurarea și administrarea ei, costă mai puțin, dealerul câștigă din ea.
• Cu mai puțină administrație, aceeași echipă face față mai multor mașini. Un om nou merită angajat abia atunci când firma are cu adevărat nevoie de mai mulți vânzători, nu pentru transcrierea datelor.

Un angajat în plus costă bani în fiecare lună. La fel și orele suplimentare, ajutorul extern pentru anunțuri și orele pe care proprietarul le petrece seara la calculator. La un dealer auto, o parte din această muncă apare doar pentru că oamenii transcriu din nou aceleași date, modifică aceleași oferte și caută ce a stabilit colegul cu clientul. Pe baza unui calcul model pentru un dealer auto arătăm câtă muncă poate economisi automatizarea sarcinilor administrative și cum se traduc peste o sută de ore pe lună în cheltuieli mai mici și într-o nevoie mai redusă de personal suplimentar.

De ce crește volumul de muncă, deși la dealer nu se schimbă nimic esențial

Sosește un nou lot de mașini. Sunt spălate, fotografiate și pregătite pentru vânzare. Înainte să apară pe internet, cineva trebuie însă să le descrie, să editeze fotografiile și să completeze datele pentru fiecare platformă de anunțuri. Între timp, aceiași oameni servesc clienții în showroom, răspund la e-mailuri și programează vizionări. Anunțurile le termină apoi seara sau le preia un colaborator extern.

După o săptămână, la o parte dintre mașini se schimbă prețul. Apar fotografii noi, iar la altă mașină trebuie completate dotările. Munca la ofertă nu se încheie deci odată cu prima publicare. Fiecare modificare durează câteva minute, iar când trebuie făcută în mai multe locuri, angajații repetă aceeași operațiune de mai multe ori.

Proprietarul își vede vânzătorii încărcați și, firesc, se gândește la încă un om. Numai că noul angajat ar prelua adesea mai ales transcrierea și transmiterea unor date pe care firma le are deja. Ar fi mai mulți oameni, dar cauza pentru care administrația este atât de solicitantă ar rămâne – iar cu fiecare extindere a ofertei problema ar reveni.

Omnetic reduce tocmai această muncă repetitivă. Datele despre mașină, introduse o singură dată, sunt folosite la pregătirea anunțului și în comunicarea cu clientul, iar colegul care preia tranzacția le are la îndemână. Astfel, dealerul face față activității curente cu mai puțin ajutor administrativ plătit.

Din administrația curentă dispar 115 ore pe lună

Să ne imaginăm un dealer auto care gestionează lunar 600 de solicitări pe e-mail și publică 120 de mașini noi. Pe lângă asta, angajații modifică periodic anunțurile deja publicate și își predau unii altora tranzacțiile în curs. Timpii din tabel includ și verificarea a ceea ce pregătește software-ul.

Fără automatizare, această muncă durează peste 160 de ore pe lună. După introducerea ei rămân ceva peste 50 de ore, pe care angajații le dedică verificării, completării datelor și deciziilor. Cea mai mare parte a economiei revine anunțurilor: 50 de ore la mașinile noi și încă 15 la modificările ulterioare.

Economia de 115 ore corespunde aproximativ unor trei sferturi de normă. La dealerul nostru, această muncă era însă împărțită între mai mulți oameni: o parte o făcea un colaborator extern, o parte vânzătorii după program, iar restul angajații în timpul zilei. De aceea, economia se vede parțial în factura colaboratorului extern și la orele suplimentare, parțial în timpul care li se eliberează oamenilor în cursul zilei.

Cum se reflectă orele economisite în bani

Dealerul din exemplul nostru plătește ajutor extern pentru administrație și anunțuri. Pentru că această muncă durează mai puțin, comandă lunar cu 40 de ore mai puțin ajutor extern. La un tarif de 35 € pe oră, factura scade cu 1.400 €. În plus, angajații fac cu 20 de ore suplimentare mai puțin; la un cost pentru firmă de 40 € pe oră, înseamnă încă 800 €. Pentru comparație: potrivit Eurostat, costul mediu al forței de muncă în zona euro a fost în 2025 de 38,2 € pe oră.

Din cele 115 ore economisite, 60 se transformă deci direct în plăți mai mici. Celelalte 55 de ore le câștigă echipa existentă în programul normal de lucru. Vânzătorii au mai mult timp pentru telefoane și vizionări, proprietarul pentru achiziția de mașini. Echipa face față mai multor întâlniri și nu trebuie să amâne din cauza lor publicarea altor mașini.

Dealerul economisește astfel 2.200 € pe lună, peste 26.000 € pe an, și câștigă în plus peste 50 de ore de muncă a propriilor oameni. Sumele provin din calculul model și nu includ TVA.

Economia de 2.200 € pe lună este totodată limita superioară pentru cât poate costa automatizarea. Atâta timp cât instrumentele, inclusiv configurarea și administrarea lor, costă mai puțin, dealerul câștigă din ele – și asta fără a pune la socoteală orele pe care echipa le câștigă în timpul programului. În calculul dumneavoastră porniți de la oferta primită și adăugați costurile unice de transfer al datelor, configurare și instruire.

Clientul a scris datele o singură dată. Vânzătorul nu trebuie să le transcrie a doua oară

Un e-mail de pe o platformă de anunțuri conține de obicei numele, datele de contact, linkul către mașină și întrebarea clientului. Cu toate acestea, vânzătorul îl deschide adesea și începe să transcrie manual datele într-un alt sistem. Abia apoi verifică dacă mașina este disponibilă și când poate veni clientul. Înainte ca vânzătorul să răspundă, un mesaj scurt înseamnă deja câteva minute de muncă.

Funcția AI Lead Management din Omnetic BRAIN™ citește datele din e-mailul primit și creează pe baza lor o înregistrare în Omnetic CRM. Vânzătorul are informațiile pregătite: le parcurge, completează ce lipsește și se ocupă de întrebarea clientului. Nu mai trebuie să copieze numărul de telefon, să caute mașina sau să creeze manual solicitarea.

Diferența se vede cel mai bine într-o zi aglomerată. Când în showroom intră un client, înregistrarea manuală a e-mailului rămâne pe jumătate terminată, iar vânzătorul, întors la calculator, încearcă să-și dea seama unde a rămas. Solicitarea creată automat îl așteaptă gata făcută și o văd și colegii. Timpul se economisește deci nu doar la scris, ci și la revenirea repetată la munca începută.

La câteva mesaje pe zi, diferența poate să nu pară mare. La 600 de solicitări pe lună însă, patru minute la fiecare înseamnă 40 de ore. Firma plătește zeci de ore doar pentru mutarea informațiilor din e-mail în evidență – adică pentru faptul că oamenii transcriu ce a scris clientul deja o dată.

Anunțul se pregătește din datele pe care mașina le are deja

La anunțuri situația este similară. Dotările, datele tehnice și fotografiile există, dar cineva trebuie să construiască oferta din ele: să scrie textul, să editeze imaginile, să adauge filigranul și să publice oferta. La câteva mașini, această muncă se pierde printre celelalte sarcini. Când dealerul cumpără în mod regulat, ea ocupă o parte importantă a săptămânii.

Magic Publishing, o altă funcție a Omnetic BRAIN™, pregătește anunțul din datele salvate. Editează fotografiile, adaugă filigranul, creează textul și pregătește oferta pentru distribuirea pe platformele conectate. Vânzătorul o primește spre verificare. În loc să compună tot anunțul de la zero, doar confirmă că datele corespund mașinii și că textul conține esențialul.

Se economisește și munca colaboratorilor externi. Dacă ajutorul extern primește fotografiile și documentația tehnică doar pentru a le prelucra manual și a le introduce în anunțuri, o mare parte din această muncă o face software-ul. Fotografierea și pregătirea fizică a mașinii rămân, dar timpul petrecut la calculator pentru publicare se scurtează considerabil.

O altă economie apare la modificări. Noul preț sau o informație completată se actualizează la mașină, în modulul Used Car Sales, iar modificarea se transmite în ofertele conectate. Angajatul nu trebuie să treacă prin fiecare platformă în parte și să țină evidența unde a făcut deja corectura. Cu cât dealerul are mai multe mașini și canale de anunțuri, cu atât economisește mai mult timp.

La vânzarea mașinii, vânzătorul mai are de pregătit documentele. Omnetic le generează din șabloanele firmei direct în dosarul tranzacției, unde se află datele despre client, vehicul și plăți. Colegul care revine mai târziu la tranzacție nu trebuie să caute oferta într-un dosar și documentele pentru decontare în altul.

La preluarea de către un coleg, tranzacția nu mai trebuie povestită de la capăt

Înainte de concediu, vânzătorul îi notează colegului cine așteaptă o ofertă, pe cine a promis să sune și la ce mașină se discută un buy-back. Ceva rămâne în e-mail, ceva în notițe, iar restul doar în mintea lui. Colegul care îl înlocuiește descoperă treptat alte detalii și îl sună cu întrebări. Predarea îi ține ocupați pe amândoi, deși din ea nu rezultă nicio vânzare nouă.

În Omnetic CRM, la fiecare client se află laolaltă mesajele, notițele, ofertele și întâlnirile planificate. Sistemul poate și să rezume comunicarea și să consemneze ce a promis vânzătorul și ce așteaptă clientul. Colegul citește esențialul înainte de apel și poate continua direct – fără să răsfoiască căsuța de e-mail a altcuiva și fără să i se repovestească negocieri de câteva săptămâni.

Același lucru este valabil într-o zi obișnuită. Un vânzător este la un test drive, iar clientul cu care a discutat dimineață sună din nou. Celălalt coleg găsește oferta și înțelegerea într-un singur loc. Munca se împarte în funcție de cine are timp, iar întrebările nu așteaptă după un singur om.

În același timp, proprietarul nu mai trebuie să întrebe atât de des ce se întâmplă cu fiecare tranzacție – găsește situația în sistemul pe care echipa îl folosește zilnic. Nimeni nu trebuie să întocmească tabele pentru asta sau să adune la sfârșitul zilei informații din mai multe locuri.

O ofertă mai mare nu înseamnă neapărat încă un angajat administrativ

Al doilea mare avantaj al automatizării îl simte dealerul care crește. La procesarea manuală, fiecare mașină în plus aduce aproape aceeași porție de administrație ca precedenta. De îndată ce cresc achizițiile, trebuie găsit cineva care să publice mașinile și să întrețină oferta. Pe lângă banii blocați în stoc, proprietarul adaugă treptat alte salarii lunare.

În exemplul nostru, firma vrea să crească numărul de anunțuri noi de la 120 la 160 pe lună. Fără automatizare, cele 40 de mașini în plus ar însemna peste 23 de ore de muncă la calculator, cu Magic Publishing mai puțin de 7 ore. Diferența este de aproape 17 ore pe lună, cam două zile de lucru.

Tocmai aceste două zile pot decide dacă angajații fac față ofertei mai mari în timpul programului. Ele ajută mai ales atunci când mașinile sosesc în loturi mai mari și publicarea nu poate fi distribuită pe toată luna. Pregătirea repetitivă o preia software-ul, iar oamenilor le rămâne verificarea ofertelor finalizate.

Un om nou merită angajat abia atunci când firma are cu adevărat nevoie de mai mulți vânzători sau de oameni pentru pregătirea mașinilor – nu pentru transcrierea datelor. Economia ia aici forma unui salariu amânat și a unui volum mai mare de muncă pe care îl poate duce echipa existentă.

Un vânzător cu experiență valorează mai mult în negociere decât la transcrierea datelor

La un vânzător bun contează cunoștințele despre mașini și capacitatea de a explica oferta și de a se înțelege cu clientul. Dacă însă petrece ore întregi transcriind date în formulare, firma plătește salariul unui profesionist cu experiență pentru muncă administrativă de rutină. Un angajat administrativ ar reduce presiunea, dar ar aduce un nou cost lunar.

La un dealer mai mic, la fel de important este timpul proprietarului. Dacă seara nu trebuie să verifice tabele transcrise și să completeze anunțuri, se poate ocupa de achiziția de mașini sau poate pur și simplu să termine ziua de lucru la o oră normală. Activitatea nu mai depinde atât de mult de cineva care recuperează administrația după închidere.

Omnetic elimină transcrierea repetată a datelor

La majoritatea dealerilor auto, solicitările, anunțurile, stocul și documentele sunt gestionate în instrumente separate, iar datele dintre ele sunt transferate de oameni. Omnetic le înlocuiește cu o singură platformă cloud: toate modulele lucrează cu o înregistrare comună a vehiculului, clientului, comenzilor și banilor în DMS Core, astfel încât datele nu se mai transcriu de la un modul la altul.

• Omnetic CRM adună solicitările de pe platforme, de pe site, din chat, de la telefon și din vizitele în showroom într-o singură înregistrare a clientului și le asociază cu clienții existenți. Fiecare tranzacție are un responsabil și un termen pentru următorul pas, astfel încât un coleg o poate prelua ușor atunci când îl înlocuiește.
• Used Car Sales gestionează vânzarea mașinilor second-hand de la achiziție, prin pregătire și anunțuri, până la predare și contabilitate.
• Omnetic BRAIN™ aduce inteligența artificială direct în fluxurile de lucru – de exemplu AI Lead Management pentru solicitările primite pe e-mail și Magic Publishing pentru anunțuri. Propune și verifică, dar acționează doar în limitele permisiunilor și aprobărilor stabilite de dealer.

Omnetic poate fi introdus treptat: începeți cu un singur modul și adăugați altele mai târziu. Programați o demonstrație Omnetic și vedeți câtă muncă administrativă de zi cu zi poate prelua în locul echipei dumneavoastră.

Articole similare

• Câte vânzări pierde un dealer auto din cauza răspunsurilor lente la solicitări?
• De ce nu aduc anunțurile auto potențiali cumpărători și cât îl costă asta pe dealer?
• Studiu: Când merită ca un dealer auto să reducă prețul unei mașini în loc să mai aștepte?

Întrebări frecvente

Câți oameni poate înlocui automatizarea la un dealer auto?

În modelul nostru dispar 115 ore de administrație pe lună, aproximativ trei sferturi de normă. Astăzi însă această muncă o fac mai mulți oameni, așa că beneficiul ia mai degrabă forma unui ajutor extern mai redus, a mai puține ore suplimentare sau a angajării mai târzii a unui nou om. În plus, echipa existentă câștigă timp pentru mașini și clienți.

Ce poate prelua AI Lead Management în locul vânzătorului?

Extrage din solicitarea primită pe e-mail datele esențiale și le înregistrează în CRM. Vânzătorul nu trebuie să creeze manual contactul și nici să copieze informațiile din mesaj. Are materialul pregătit și se poate ocupa direct de întrebarea clientului.

Unde economisește muncă Magic Publishing?

La pregătirea și publicarea anunțurilor. Lucrează cu datele și fotografiile salvate, creează textul, editează imaginile și distribuie oferta pe platformele conectate. Vânzătorul doar verifică oferta finalizată, în loc să o construiască de la zero.

Cât economisește de fapt dealerul din model?

Plătește cu 2.200 € pe lună mai puțin pentru munca externă și orele suplimentare, adică peste 26.000 € pe an. În plus, angajaților le rămân 55 de ore în programul normal de lucru. Economia este totodată un plafon: dacă automatizarea, inclusiv configurarea și administrarea ei, costă mai puțin, merită.

Are sens automatizarea dacă nu vrem să reducem numărul de angajați?

Da. Aceeași echipă face față unei oferte mai mari sau volumului actual cu mai puține ore suplimentare. În exemplul nostru, pregătirea a 40 de anunțuri în plus durează cu aproape 17 ore mai puțin decât manual. Firma poate astfel să crească fără ca administrația să sporească în același ritm.

Cum ușurează Omnetic înlocuirea colegilor?

Mesajele, ofertele, notițele și întâlnirile stabilite cu clientul sunt la dispoziția și vânzătorului care își înlocuiește colegul. Înainte de apel, acesta citește ce s-a discutat și ce mai trebuie trimis clientului. Dispar predările îndelungate și telefoanele către colegul absent.