Tanulmány: mennyit takaríthat meg egy használtautó-kereskedés az adminisztráció automatizálásával?

A legfontosabb megállapítások

• Több száz érdeklődés és több tucat új autó mellett az apró adminisztratív feladatok jelentős összegekké adódnak össze. Modellünkben a csapat havi 115 munkaórától szabadul meg, ami nagyjából egy teljes munkaidős állás háromnegyede.
• A legtöbb idő a hirdetéseken takarítható meg (havi 65 óra az új és a módosított hirdetéseknél), valamint az e-mailes érdeklődések rögzítésén (40 óra).
• Az Omnetic rendszerben az AI Lead Management átveszi az adatokat az e-mailes érdeklődésekből, a Magic Publishing pedig a tárolt adatokból és fotókból készíti el a hirdetéseket. A megtakarítás minden autónál és a kínálat minden módosításánál újra jelentkezik.
• A modellkereskedés havi 2200 eurót takarít meg a külsős munkán és a túlórákon. Ez az összeg egyben felső határ is: amíg az automatizálás a beállítással és az üzemeltetéssel együtt kevesebbe kerül, a kereskedés nyer rajta.
• Kevesebb adminisztrációval ugyanaz a csapat több autót tud kezelni. Új munkatársat így akkor vehet fel a cég, amikor valóban több értékesítőre van szüksége, nem az adatok újragépelése miatt.

Egy újabb munkatárs minden hónapban pénzbe kerül. Ugyanígy a túlórák, a hirdetésekhez igénybe vett külső segítség és azok az órák, amelyeket a tulajdonos esténként a számítógép előtt tölt. A használtautó-kereskedésekben ráadásul ennek a munkának egy része csak azért keletkezik, mert a munkatársak újra begépelik ugyanazokat az adatokat, ugyanazokat az ajánlatokat módosítják, és utánajárnak, miben egyezett meg a kolléga az ügyféllel. Egy modellkereskedés példáján bemutatjuk, mennyi ilyen munkát takaríthat meg az adminisztráció automatizálása, és hogyan jelenik meg a havi több mint száz óra az alacsonyabb kiadásokban és abban, hogy kevesebb új munkatársra van szükség.

Miért szaporodik a munka, ha a kereskedésben semmi lényeges nem változik?

Megérkezik a következő autószállítmány. Az autókat lemosták, lefotózták, készen állnak az eladásra. Mielőtt azonban megjelennének az interneten, valakinek le kell írnia őket, szerkesztenie kell a fotókat, és ki kell töltenie az adatokat az egyes portálokhoz. Közben ugyanezek az emberek szolgálják ki az ügyfeleket a szalonban, válaszolnak az e-mailekre és egyeztetik a megtekintéseket. A hirdetéseket aztán este fejezik be, vagy egy külsős segítő kapja meg őket.

Egy héten belül az autók egy részénél változik az ár. Új fotók kerülnek fel, egy másik autónál ki kell egészíteni a felszereltséget. A kínálattal kapcsolatos munka tehát nem ér véget az első közzététellel. Minden módosítás néhány percet vesz igénybe, és ha több helyen kell elvégezni, a munkatársak ugyanazt ismétlik meg többször.

A tulajdonos látja a leterhelt értékesítőket, és érthető módon egy újabb munkatárson gondolkodik. Csakhogy az új kolléga gyakran főleg olyan adatok másolását és továbbítását venné át, amelyek a cégnél már megvannak. Több ember lenne, de az ok, amiért az adminisztráció ilyen megterhelő, megmaradna – és a kínálat minden bővítésével visszatérne a probléma.

Az Omnetic éppen ezt az ismétlődő munkát csökkenti. Az autó egyszer rögzített adatai felhasználhatók a hirdetés elkészítésénél és az ügyféllel folytatott kommunikációban is, és annak a kollégának is rendelkezésére állnak, aki átveszi az ügyletet. A kereskedés így kevesebb fizetett adminisztratív segítséggel is győzi a napi működést.

A rutinszerű adminisztrációból havi 115 óra tűnik el

Vegyünk egy modellkereskedést, amely havonta 600 e-mailes érdeklődést kezel, és 120 új autót tesz közzé. A munkatársak emellett rendszeresen módosítják a már meghirdetett autók hirdetéseit, és átadják egymásnak a folyamatban lévő ügyleteket. A táblázatban szereplő idők azt is tartalmazzák, amíg a munkatársak ellenőrzik a szoftver által előkészített anyagot.

Automatizálás nélkül ez a munka havonta több mint 160 órát vesz igénybe. Az automatizálás bevezetése után valamivel több mint 50 óra marad, amelyet a munkatársak ellenőrzésre, az adatok kiegészítésére és döntéshozatalra fordítanak. A megtakarítás legnagyobb része a hirdetésekre esik: 50 óra az új autóknál és további 15 a későbbi módosításoknál.

A 115 órás megtakarítás nagyjából egy teljes munkaidős állás háromnegyedének felel meg. Modellkereskedésünkben azonban ez a munka több ember között oszlott meg: egy részét egy külsős végezte, egy részét az értékesítők munkaidő után, a többit pedig a munkatársak napközben. A megtakarítás ezért részben a külsős számláján és a túlórákon, részben pedig a munkatársak napközben felszabaduló idejében jelenik meg.

Így csapódnak le a megtakarított órák a költségekben

A modellkereskedés külső segítséget fizet az adminisztrációhoz és a hirdetésekhez. Mivel ez a munka kevesebb időt vesz igénybe, havonta 40 órával kevesebb külső segítséget rendel. Óránként 35 eurós díjjal számolva a számla 1400 euróval csökken. A munkatársak emellett 20 órával kevesebb túlórát dolgoznak; óránként 40 eurós munkáltatói költséggel ez további 800 euró. Összehasonlításképpen: az Eurostat szerint az euróövezet átlagos munkaerőköltsége 2025-ben óránként 38,2 euró volt.

A 115 megtakarított órából tehát 60 közvetlenül alacsonyabb kifizetésekké alakul. A fennmaradó 55 órát a meglévő csapat nyeri a rendes munkaidőben. Az értékesítőknek több idejük jut telefonálásra és megtekintésekre, a tulajdonosnak az autók beszerzésére. A csapat több találkozót tud vállalni, és ezek miatt nem kell elhalasztania további autók közzétételét.

A kereskedés így havonta 2200 eurót, évente több mint 26 000 eurót takarít meg, és emellett saját munkatársainak több mint 50 munkaórája szabadul fel. Az összegek modellértékek, áfa nélkül értendők.

A havi 2200 eurós megtakarítás egyben annak felső határa is, mennyibe kerülhet az automatizálás. Amíg az eszközök a beállítással és az üzemeltetéssel együtt olcsóbbak, a kereskedés nyer rajtuk – és ebben még nincsenek benne a csapatnak a munkaidőben felszabaduló órái. Saját számításába helyettesítse be a kapott ajánlatot, valamint az adatmigráció, a beállítás és a betanítás egyszeri költségeit.

Az ügyfél egyszer már leírta az adatokat. Az értékesítőnek nem kell újra begépelnie őket

A hirdetési portálról érkező e-mail általában tartalmazza az ügyfél nevét, elérhetőségét, az autó linkjét és a kérdését. Az értékesítő mégis gyakran megnyitja, és elkezdi kézzel átírni az adatokat egy másik rendszerbe. Csak ezután foglalkozik azzal, hogy elérhető-e az autó, és mikor jöhet az érdeklődő. Így egy rövid üzenetre is több perc munka megy el, még mielőtt az értékesítő válaszolna.

Az Omnetic BRAIN™ AI Lead Management funkciója kiolvassa az adatokat a beérkező e-mailből, és ezek alapján rekordot hoz létre az Omnetic CRM rendszerben. Az értékesítő előtt ott az előkészített anyag: átnézi, kiegészíti, ami hiányzik, és az ügyfél kérdésével foglalkozik. Nem kell begépelnie a telefonszámot, kikeresnie az autót, sem rögzítenie az érdeklődést.

A különbség egy zsúfolt napon látszik a legjobban. Ha ügyfél lép be a szalonba, az e-mail kézi rögzítése félbemarad, és az értékesítő, amikor visszatér a számítógéphez, azt keresi, hol hagyta abba. Az automatikusan létrehozott érdeklődés készen várja, és a kollégák is látják. Az idő tehát nemcsak a gépelésen takarítható meg, hanem a félbehagyott munkához való ismételt visszatérésen is.

Napi néhány üzenetnél a különbség talán nem tűnik nagynak. Havi 600 érdeklődésnél azonban darabonként négy perc 40 órát tesz ki. A cég több tucat órát fizet csak azért, hogy az információk átkerüljenek az e-mailből a nyilvántartásba – vagyis azért, hogy a munkatársak lemásolják, amit az ügyfél egyszer már leírt.

A hirdetés az autónál már meglévő adatokból készül el

A hirdetéseknél hasonló a helyzet. A felszereltség, a műszaki adatok és a fotók megvannak, de valakinek össze kell állítania belőlük az ajánlatot: meg kell írnia a szöveget, szerkesztenie a képeket, vízjelet tennie rájuk, és közzé kell tennie a hirdetést. Néhány autónál ez a munka elvész a többi feladat között. Ha a kereskedés rendszeresen vásárol, a hét jelentős részét elviszi.

A Magic Publishing, az Omnetic BRAIN™ egy másik funkciója, a tárolt anyagokból készíti el a hirdetést. Szerkeszti a fotókat, vízjelet tesz rájuk, megírja a szöveget, és előkészíti az ajánlatot a csatlakoztatott portálokra való kiküldésre. Az értékesítő ellenőrzésre kapja meg. Ahelyett, hogy az egész hirdetést a nulláról rakná össze, csak azt nézi meg, hogy az adatok megfelelnek-e az autónak, és a szöveg tartalmazza-e a lényeget.

A külsős munkán is lehet spórolni. Ha a segítő csak azért kapja meg a fotókat és a műszaki anyagokat, hogy kézzel feldolgozza és feltöltse őket a hirdetésekbe, ennek a munkának nagy részét elvégzi a szoftver. A fotózás és az autó fizikai felkészítése megmarad, de a közzétételhez szükséges, számítógép előtt töltött idő jelentősen lerövidül.

További megtakarítás jön a módosításoknál. Az új árat vagy a kiegészített adatot elég a Used Car Sales modulban az autónál átírni, és a változás átkerül a csatlakoztatott hirdetésekbe. A munkatársnak nem kell végigjárnia az egyes portálokat, és figyelnie, hol végezte már el a javítást. Minél több autója és hirdetési csatornája van a kereskedésnek, annál több időt takarít meg ezzel.

Az autó eladásakor az értékesítőt még a dokumentumok is várják. Az Omnetic ezeket a cég sablonjaiból közvetlenül az ügyletnél állítja elő, ahol az ügyfél, a jármű és a kifizetések adatai is megtalálhatók. Annak a kollégának, aki később visszatér az eladáshoz, nem kell az ajánlatot az egyik mappában, az elszámolás anyagait pedig egy másikban keresnie.

Helyettesítéskor nem kell újra elmesélni az egész ügyletet

Szabadsága előtt az értékesítő leírja a kollégájának, ki vár ajánlatra, kinek ígért visszahívást, és melyik autónál van szó beszámításról. Valami az e-mailben marad, valami a jegyzetekben, a többi csak a fejében. A helyettesítő kolléga aztán fokozatosan fedezi fel a további összefüggéseket, és kérdésekkel hívogatja. Az átadás mindkettőjüket leköti, pedig egyetlen új üzlet sem születik belőle.

Az Omnetic CRM-ben az ügyfélnél egy helyen vannak az üzenetek, a jegyzetek, az ajánlatok és a tervezett találkozók. A rendszer a kommunikációt össze is tudja foglalni, és rögzíti, mit ígért az értékesítő, és mire vár az ügyfél. A kolléga a telefonhívás előtt elolvassa a lényeget, és rögtön folytathatja – anélkül, hogy más postafiókjában böngészne, vagy újra el kellene mesélni egy többhetes tárgyalást.

Ugyanez érvényes a hétköznapokban is. Az egyik értékesítő próbaúton van, és újra telefonál az ügyfél, akivel reggel tárgyalt. A másik kolléga egy helyen megtalálja az ajánlatot és a megállapodást is. A munka aszerint oszlik meg, kinek van éppen ideje, és a kérdések nem egyetlen emberre várnak.

A tulajdonosnak sem kell annyit kérdezősködnie, mi történik az egyes ügyletekben – az áttekintést abban a rendszerben találja meg, amelyet a csapat nap mint nap használ. Senkinek nem kell emiatt táblázatokat összeállítania, sem a nap végén több helyről összeszednie az információkat.

A nagyobb kínálat nem jelent feltétlenül újabb adminisztratív munkatársat

Az automatizálás második nagy előnyét a növekvő kereskedés érzi meg. Kézi feldolgozásnál minden további autó szinte ugyanannyi adminisztrációval jár, mint az előző. Amint több a beszerzés, kell valaki, aki közzéteszi az autókat és karbantartja a kínálatot. A készletben lekötött pénz mellett így a tulajdonosnak fokozatosan újabb rendszeres bérköltségekkel is számolnia kell.

Példánkban a cég havi 120-ról 160-ra szeretné növelni az új hirdetések számát. Automatizálás nélkül a 40 további autó több mint 23 óra számítógépes munkát jelentene, a Magic Publishing segítségével nem egészen 7 órát. A különbség csaknem havi 17 óra, nagyjából két munkanap.

Éppen ez a két nap döntheti el, hogy a munkatársak munkaidőben győzik-e a nagyobb kínálatot. Főleg akkor segít, ha az autók nagyobb tételekben érkeznek, és a közzétételt nem lehet az egész hónapra elosztani. Az ismétlődő előkészítést átveszi a szoftver, az embereknek pedig a kész ajánlatok ellenőrzése marad.

Új munkatársat így akkor vehet fel a cég, amikor valóban több értékesítőre vagy autófelkészítő munkatársra van szüksége – nem az adatok újragépelése miatt. A megtakarítás itt elhalasztott bér formájában jelentkezik, és abban, hogy a meglévő csapat nagyobb munkamennyiséget tud elvégezni.

A tapasztalt értékesítő a tárgyalásnál ér többet, nem a másolásnál

Egy jó értékesítőben az autóismerete és az a képessége értékes, hogy elmagyarázza az ajánlatot, és megegyezzen az ügyféllel. Ha viszont órákat tölt azzal, hogy adatokat gépel űrlapokba, a cég egy tapasztalt üzletkötő bérét fizeti rutinszerű adminisztrációért. Egy adminisztratív munkatárs enyhítené a nyomást, de újabb rendszeres költséggel járna.

Kisebb kereskedésben ugyanilyen fontos a tulajdonos ideje. Ha esténként nem kell átmásolt táblázatokat ellenőriznie és hirdetéseket kiegészítenie, foglalkozhat az autók beszerzésével, vagy egyszerűen időben befejezheti a munkát. A működés így kevésbé múlik azon, hogy zárás után valaki még behozza az adminisztrációs lemaradást.

Az Omnetic megszünteti az adatok ismételt begépelését

A legtöbb használtautó-kereskedésben az érdeklődések, a hirdetések, a készlet és a dokumentumok külön eszközökben futnak, és az adatokat emberek viszik át közöttük. Az Omnetic ezeket egyetlen felhőalapú platformmal váltja fel: minden modul ugyanazzal a közös jármű-, ügyfél-, megrendelés- és pénzügyi rekorddal dolgozik a DMS Core rendszerben, így az adatokat nem kell modulról modulra újra begépelni.

• Az Omnetic CRM a portálokról, a weboldalról, a chatből, telefonon és a szalonban tett látogatások során érkező érdeklődéseket egyetlen ügyfélrekordba gyűjti, és párosítja őket a meglévő ügyfelekkel. Minden ügyletnek van felelőse és a következő lépésre kitűzött határideje, így helyettesítéskor a kolléga könnyen átveheti.
• A Used Car Sales a használt autók értékesítését irányítja a felvásárlástól a felkészítésen és a hirdetésen át egészen az átadásig és a könyvelésig.
• Az Omnetic BRAIN™ közvetlenül a munkafolyamatokba hozza a mesterséges intelligenciát – ilyen például az e-mailes érdeklődéseket feldolgozó AI Lead Management és a hirdetéseket előkészítő Magic Publishing. Javasol és ellenőriz, de csak a kereskedés által beállított jogosultságok és jóváhagyások szerint jár el.

Az Omnetic fokozatosan is bevezethető: elég egy modullal kezdeni, a többit később lehet hozzáadni. Kérjen bemutatót az Omnetic rendszerről, és nézze meg, mennyi napi adminisztrációt vehet át a csapatától.

Kapcsolódó cikkek

• Hány üzletet veszít el egy használtautó-kereskedés az érdeklődésekre adott lassú válaszok miatt?
• Miért nem hoznak érdeklődőket az autóhirdetések, és mennyibe kerül ez a kereskedésnek?
• Tanulmány: mikor éri meg csökkenteni egy használt autó árát a további várakozás helyett?

Gyakori kérdések

Hány embert válthat ki az automatizálás egy használtautó-kereskedésben?

Modellünkben havi 115 óra adminisztráció szűnik meg, ami nagyjából egy teljes munkaidős állás háromnegyede. Ezt a munkát azonban ma több ember végzi, így a haszon inkább kevesebb külső segítségben, kevesebb túlórában vagy egy újabb munkatárs későbbi felvételében jelentkezik. A meglévő csapatnak emellett több ideje marad az autókra és az ügyfelekre.

Mit vehet át az értékesítőtől az AI Lead Management?

A beérkező e-mailes érdeklődésből kinyeri a lényeges adatokat, és rögzíti őket a CRM-ben. Az értékesítőnek nem kell kézzel létrehoznia az ügyfél adatlapját, sem átmásolnia az üzenetben szereplő információkat. Előkészített anyagot kap, és rögtön az ügyfél kérdésével foglalkozhat.

Hol takarít meg munkát a Magic Publishing?

A hirdetések előkészítésénél és közzétételénél. A tárolt adatokkal és fotókkal dolgozik, megírja a szöveget, szerkeszti a képeket, és kiküldi az ajánlatot a csatlakoztatott portálokra. Az értékesítő ezután csak a kész ajánlatot ellenőrzi, ahelyett hogy az egészet az elejétől összeállítaná.

Mennyit takarít meg valójában a kereskedés a modellben?

A külsős munkára és a túlórákra havonta 2200 euróval, évente több mint 26 000 euróval fizet kevesebbet. A munkatársaknak emellett 55 óra szabadul fel a rendes munkaidőben. A megtakarítás egyben felső határ is: ha az automatizálás a beállítással és az üzemeltetéssel együtt kevesebbe kerül, megéri.

Van értelme az automatizálásnak, ha nem akarjuk csökkenteni a létszámot?

Igen. Ugyanaz a csapat nagyobb kínálatot tud kezelni, vagy a jelenlegi mennyiséget kevesebb túlórával. Példánkban 40 további hirdetés elkészítése csaknem 17 órával kevesebb időt vesz igénybe, mint kézzel. A cég így úgy növekedhet, hogy az adminisztráció nem nő ugyanolyan ütemben.

Hogyan könnyíti meg az Omnetic a kollégák helyettesítését?

Az ügyfélhez tartozó üzenetek, ajánlatok, jegyzetek és egyeztetett találkozók a helyettesítő értékesítő számára is elérhetők. A hívás előtt elolvassa, miről volt szó, és mit kell még eljuttatni az ügyfélnek. Elmarad a hosszadalmas átadás és a távollévő kolléga hívogatása.