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Fahrzeuginventur im Autohaus: Schritt für Schritt

Fahrzeuginventur Schritt für Schritt: Bestandsliste zum Stichtag, Prüfung per FIN, Fahrzeuge außer Haus, Klärung von Differenzen und Inventurprotokoll.

Das Wichtigste in Kürze

Eine vollständige Inventur ist mindestens zum Jahresabschluss und bei Bestandsprüfungen des finanzierten Lagers fällig. Im Betrieb lohnt es sich, den gesamten Bestand einmal im Monat und die Fahrzeuge außer Haus einmal pro Woche abzugleichen.
Ausgangspunkt ist eine Bestandsliste, die zu einem Stichtag eingefroren wird. Fahrzeugbewegungen während der Inventur werden separat erfasst.
Identifizieren Sie jedes Fahrzeug anhand der FIN direkt am Fahrzeug. Erfassen Sie bei jedem Fahrzeug Standort, Kilometerstand mit Foto, Schäden, Schlüssel und Papiere.
Fahrzeuge auf dem Transportweg, in der Werkstatt, auf Probefahrt oder an einem anderen Standort führen Sie als abwesend und fügen einen Nachweis über ihren Standort bei. Kommissionsfahrzeuge führen Sie getrennt von den eigenen.
Jede Differenz bekommt eine Erklärung, eine verantwortliche Person und eine freigegebene Korrektur. Die ursprüngliche Bestandsliste und das Inventurergebnis bleiben gespeichert. Das Protokoll unterschreiben sowohl die Person, die die Inventur durchgeführt hat, als auch die Person, die für den Bestand verantwortlich ist.

Die Fahrzeuginventur gleicht den Bestand in den Büchern damit ab, welche Fahrzeuge das Unternehmen tatsächlich hat, wo sie stehen und in welchem Zustand sie sind. Die Fahrzeuge auf dem Hof zu zählen genügt nicht. Ein Teil des Bestands ist in der Aufbereitung, an einem anderen Standort oder beim Kunden auf Probefahrt. Auf dem Gelände stehen dagegen Fahrzeuge, die dem Unternehmen nicht gehören. Ein Fehler in der Inventurliste zeigt sich im Jahresabschluss, bei der Bestandsprüfung des finanzierten Lagers und in dem Moment, in dem der Verkäufer ein dem Kunden zugesagtes Fahrzeug nicht findet.

Wann und wie oft Sie eine Fahrzeuginventur durchführen

Das Minimum bestimmen gesetzliche und vertragliche Fristen. In Deutschland verlangt § 240 Abs. 2 HGB die Aufstellung eines Inventars zum Schluss jedes Geschäftsjahrs. Auch die Rechnungslegungsvorschriften anderer Länder knüpfen die Inventur in der Regel an den Jahresabschluss, und Sachanlagen und Vorräte werden durch eine körperliche Bestandsaufnahme geprüft.

Neben den Buchführungsregeln gelten die Verträge zur Lagerfinanzierung. So nennt etwa Stellantis Financial Services in Deutschland regelmäßige Kontrollen der finanzierten Lagerfahrzeuge direkt in den Autohäusern. Die Inventurliste unterscheidet deshalb auch die Fahrzeuge, die in die Einkaufsfinanzierung einbezogen sind.

Eine Kontrolle im Jahr ist für den Betrieb aber zu wenig. Eine falsch erfasste Überstellung zwischen Standorten lässt sich nach einer Woche noch erklären, nach einigen Monaten nicht mehr. Ein bewährtes internes Vorgehen sieht so aus:

Situation	Empfohlener Rhythmus	Was die Kontrolle erfassen soll
Zugang, Abgang oder Überstellung eines Fahrzeugs	Bei jeder Bewegung	FIN, Ort, Zeit und die Person, die das Fahrzeug übernommen hat
Fahrzeuge außerhalb des üblichen Standorts	Gezielte Kontrolle einmal pro Woche	Fahrzeuge in der Werkstatt, auf Probefahrt, auf externen Stellflächen und zwischen Standorten
Gesamter Bestand	Vollständiger Abgleich einmal im Monat	Übereinstimmung der Liste mit dem tatsächlichen Bestand und Nachweise zu abwesenden Fahrzeugen
Jahresabschluss	Nach den Regeln des jeweiligen Landes	Unterlagen für die Inventur des Vermögens und die Klärung von Differenzen
Bestandsprüfung des finanzierten Lagers	Nach dem Vertrag mit dem Finanzierer	Vorhandensein und Standort der finanzierten Fahrzeuge
Wechsel des Bestandsverantwortlichen oder Verdacht auf Verlust	Außerordentliche Inventur des betroffenen Bestandsteils	Stand bei Übergabe der Verantwortung oder beim Vorfall

Schritt 1: Umfang und Zuständigkeiten festlegen

In den Inventurauftrag gehören alle Standorte, Außenflächen, angemieteten Stellplätze und externen Orte, an denen Lagerfahrzeuge stehen. Ordnen Sie jedem Ort eine Person zu, die den Zugang zu Fahrzeugen, Schlüsseln und Papieren sicherstellt.

Rolle	Verantwortung
Inventurleitung	Legt Umfang, Stichtag und das Verfahren zur Klärung von Differenzen fest
Zählpersonal	Erfasst den vorgefundenen Zustand und fügt Fotos und Nachweise bei
Lager- oder Standortverantwortlicher	Macht die Fahrzeuge zugänglich und erklärt ihre Bewegungen
Verkauf und Werkstatt	Liefern Unterlagen zu Fahrten, Aufbereitung, Reparaturen und Abgängen
Buchhaltung	Gleicht die Inventurliste mit den Büchern ab und bucht freigegebene Korrekturen

Übertragen Sie die körperliche Bestandsaufnahme jemand anderem als der Person, die üblicherweise die Lagerbewegungen erfasst. In einem kleinen Betrieb, in dem das nicht geht, gibt die Leitung die Differenzen nachträglich frei.

Schritt 2: Bestandsliste zu einem Stichtag erstellen

Die Ausgangsliste bildet den Stand zu einem festgelegten Datum und einer Uhrzeit ab. Bewahren Sie die ursprüngliche Fassung auf und ersetzen Sie sie während der Inventur nicht durch einen laufend aktualisierten Export. Sonst erkennen Sie nicht, ob eine Differenz durch einen Buchungsfehler oder durch eine spätere Fahrzeugbewegung entstanden ist.

Bereiten Sie für jedes Fahrzeug mindestens diese Angaben vor:

Bereich	Angaben in der Liste
Identifikation	FIN, interne Bestandsnummer, Marke und Modell
Eigentum und Finanzierung	Eigenes oder anvertrautes Fahrzeug, Bezug zur Lagerfinanzierung
Standort	Standort, Stellfläche, Zone oder externer Ort
Betriebsstatus	Unterwegs, in Aufbereitung, in der Werkstatt, auf Probefahrt, verkaufsbereit, reserviert, wartet auf Übergabe
Letzte Bewegung	Datum, Ort und zugehöriger Zugangs-, Abgangs- oder sonstiger Beleg
Zubehör und Dokumente	Erfasste Schlüssel, Papiere und dem Fahrzeug zugeordnete Ausstattung
Verknüpfte Unterlagen	Kauf- oder Kommissionsvertrag, Werkstattauftrag, Verkaufsbelege

In Omnetic DMS Core arbeiten alle Module mit einem gemeinsamen Datensatz zu Fahrzeug, Kunde, Aufträgen und Zahlungen. Daten werden deshalb zwischen Verkauf, Werkstatt und Buchhaltung nicht abgetippt. Die Inventurliste entsteht aus einer Quelle, und getrennte Listen müssen nicht zusammengeführt werden.

Die FIN identifiziert das Fahrzeug. Standort, Eigentum und Verkaufsstatus sind eigene Angaben. Der Vermerk „reserviert“ sagt weder, wo das Fahrzeug steht, noch, wem es gehört.

Schritt 3: Umgang mit Bewegungen während der Kontrolle festlegen

Am einfachsten ist es, jede Zone dann abzugehen, wenn aus ihr keine Fahrzeuge bewegt werden. Läuft der Betrieb weiter, erfassen Sie bei jeder Bewegung FIN, Zeit, Ausgangs- und Zielort sowie die verantwortliche Person.

Ein Fahrzeug, das während der Inventur vom Standort in die Werkstatt fährt, darf nicht auf einer Liste verschwinden und auf der anderen ohne Zusammenhang auftauchen. Aus dem Bewegungsnachweis muss klar hervorgehen, wo das Fahrzeug zum Stichtag stand.

Fahrzeuge, die nach dem Stichtag zugehen, erfassen Sie auf einer gesonderten Liste. Ebenso verfahren Sie mit späteren Abgängen. Die Kontrolle kann schrittweise nach Zonen oder Standorten erfolgen, das Ergebnis bezieht sich aber immer auf denselben Ausgangsstand.

Schritt 4: Jedes Fahrzeug körperlich prüfen

Führen Sie die körperliche Bestandsaufnahme im Autohaus nach Stellflächenzonen durch, nicht nach der Reihenfolge der Liste. Nur so erfasst das Team auch ein Fahrzeug, das im Bestand gar nicht geführt wird.

Identifizieren Sie das Fahrzeug anhand der FIN direkt am Fahrzeug. Kennzeichen, Anhänger mit interner Nummer oder Barcode ersetzen sie nicht: Ein falsch zugeordneter Anhänger würde den Fehler in die Inventurliste übertragen. Genauso arbeiten auch externe Prüfungen von Lagerfahrzeugen. Sie identifizieren das Fahrzeug per FIN, beurteilen sichtbare Schäden, fotografieren den Kilometerstand und lassen sich bei Fahrzeugen, die nicht vor Ort sind, Nachweise über ihren Standort vorlegen.

Was Sie bei jedem Fahrzeug erfassen

FIN und Standort: die am Fahrzeug abgelesene FIN und der Ort, an dem das Fahrzeug steht.
Kilometerstand: aktueller Wert mit Foto.
Zustand und Schäden: neue Kratzer und Schäden an Karosserie oder Innenraum gegenüber dem letzten Eintrag.
Schlüssel: Anzahl und Aufbewahrungsort, der FIN zugeordnet. Der Zweitschlüssel kann zum Beispiel im Tresor liegen.
Papiere: ob sie beim Fahrzeug sind oder wo sie dokumentiert aufbewahrt werden.
Zugeordnete Ausstattung: zum Beispiel Ladekabel, Rädersatz oder anderes beim Fahrzeug geführtes Zubehör.
Ablauf der Kontrolle: Datum, Uhrzeit und Name des Mitarbeiters.

Der Eintrag „Papiere fehlen“ ist falsch, wenn die Papiere dokumentiert im Büro liegen. Ein Schlüssel, der nicht beim Fahrzeug ist, muss ebenfalls nicht verloren sein. Die Inventurliste unterscheidet einen fehlenden Gegenstand von einem, der anderswo aufbewahrt wird.

In der App CarAudit führt der Mitarbeiter die Kontrolle direkt am Fahrzeug online und offline durch und schließt sie so auch auf einer externen Stellfläche ohne Netz ab. Die App führt ihn durch eine eingestellte Checkliste, liest die FIN aus einem Foto des Typschilds und zeichnet Schäden mit Fotos in eine Karosserieskizze ein. Das Protokoll wird beim Fahrzeugdatensatz in DMS Core gespeichert, und die Befunde lassen sich in Aufbereitungsaufgaben überführen.

Schritt 5: Fahrzeuge erfassen, die nicht vor Ort sind

Ein abwesendes Fahrzeug braucht mehr als die Notiz „wohl in der Werkstatt“. Der Eintrag nennt Standort, Grund der Abwesenheit, verantwortliche Person und das Dokument, das den Stand erklärt.

Fahrzeugstatus	Nachweis für die Inventur	Wie der Status gekennzeichnet wird
Auf dem Weg zum Betrieb	Kauf- und Transportdokumente, Übergabenachweis an den Spediteur	Unterwegs; ob es bereits zum Vorratsvermögen gehört, entscheidet die Buchhaltung anhand der Kaufbelege
In einer externen Werkstatt oder Aufbereitung	Auftrag oder Übernahmebestätigung mit FIN	Außerhalb des Prüforts, Standort durch Nachweis belegt
Auf Probefahrt	Ausgabenachweis mit FIN, verantwortlicher Person und geplanter Rückkehr	Vorübergehend ausgegeben
An einem anderen Standort oder auf einer externen Stellfläche	Bestätigung des Mitarbeiters vor Ort und Überstellungsnachweis	Anderer Ort, ohne Doppelzählung
In Kommission	Bezug zum Eigentümer und zu den Kommissionsunterlagen	Anvertrautes Fahrzeug, getrennt von eigenen Fahrzeugen
Verkauft, wartet auf Übergabe	Verkaufsbelege und Übergabestatus	Körperlich vorhanden; die Zuordnung zum Vorratsvermögen oder zu den verkauften Fahrzeugen entscheidet die Buchhaltung anhand der Verkaufsbelege

Bewahren Sie die Standortbestätigung eines abwesenden Fahrzeugs getrennt vom Protokoll der körperlichen Prüfung auf. Der Nachweis erklärt, warum das Fahrzeug fehlt. Er darf aber nicht den Eindruck erwecken, der Mitarbeiter habe es persönlich gesehen.

Verwenden Sie in einer Händlergruppe an allen Standorten dieselben Statusbezeichnungen. Der Status „überstellt“ am abgebenden Standort und der Status „nicht angenommen“ am empfangenden Standort müssen zu einer nachvollziehbaren Überstellung gehören.

Schritt 6: Inventurliste und Bestand in beide Richtungen abgleichen

Der Abgleich hat zwei Teile:

Zu jedem Fahrzeug im Bestand gibt es ein Prüfprotokoll oder eine Erklärung, warum das Fahrzeug nicht vor Ort ist.
Zu jedem vorgefundenen Fahrzeug gibt es einen Eintrag im Bestand oder eine Erklärung, warum es nicht in die Lagerbuchführung gehört.

Der zweite Teil deckt einen nicht erfassten Zugang, eine doppelte Fahrzeugakte oder ein Kundenfahrzeug auf, das versehentlich in den Verkaufsbestand gezählt wurde.

Befund	Was die Differenz erklärt	Korrektur
Ein Fahrzeug von der Liste fehlt auf dem Hof	Offener Auftrag in einer externen Werkstatt	Standort und Bezug zum Auftrag ergänzen
Dieselbe FIN wird an mehreren Standorten geführt	Nicht abgeschlossene Überstellung	Zuordnung zum Standort korrigieren und Historie erhalten
Ein Fahrzeug steht auf dem Gelände, ist aber nicht in der Liste	Zugang noch nicht im Bestand erfasst	Zugangsbelege suchen und Zugang nach Freigabe nachtragen
Der Kilometerstand ist höher als in der Fahrzeugakte	Probefahrt oder Überführung in die Werkstatt	Aktuellen Wert und Bezug zur Bewegung ergänzen
Das Fahrzeug hat einen neuen Schaden	Abweichung zu früheren Fotos	Befund erfassen und die Klärung einer verantwortlichen Person zuweisen

Erfassen Sie eine Abweichung zunächst als Befund. Ein fehlendes Fahrzeug bedeutet noch keinen Verlust: Es kann sich um einen nicht erfassten Abgang oder eine Überstellung handeln. Die Korrektur des Standorts in der Fahrzeugakte ist eine betriebliche Änderung, keine buchhalterische Inventurdifferenz.

Schritt 7: Differenzen klären und Korrekturen freigeben

Jede Differenz hat einen eigenen Eintrag mit FIN, Beschreibung, Fotos oder Nachweisen, verantwortlicher Person und Frist zur Klärung. Abgeschlossen ist die Differenz erst, wenn die Ursache bekannt und die freigegebene Korrektur durchgeführt ist.

Trennen Sie betriebliche Korrekturen, etwa eine Standortänderung, von buchhalterischen. Die Buchhaltung erhält die Liste der Differenzen mit den zugehörigen Belegen, keinen neuen Export, in dem die ursprüngliche Abweichung nicht mehr zu sehen ist.

Die Regeln für die Behandlung von Differenzen unterscheiden sich von Land zu Land. In der Regel werden Inventurdifferenzen in der Rechnungsperiode gebucht, deren Bestand die Inventur prüft. Der Termin für die Übergabe der Differenzen an die Buchhaltung richtet sich deshalb nach dem Abschluss.

Melden Sie eine ungeklärte Abwesenheit eines Fahrzeugs oder den Verdacht auf einen unberechtigten Abgang sofort der Geschäftsleitung. Lassen Sie die ursprünglichen Einträge und Dokumente unverändert.

Schritt 8: Das Inventurprotokoll erstellen

Das Protokoll schließt die Fahrzeuginventur als Ganzes ab. Es enthält:

Umfang und Stichtag der Inventur;
die verwendete Bestandsliste;
die Personen, die die Kontrolle durchgeführt und freigegeben haben;
die Liste der körperlich geprüften Fahrzeuge;
die Liste der abwesenden Fahrzeuge mit beigefügten Nachweisen;
festgestellte Differenzen, ihre Klärung und offene Fälle;
den Bezug zu den Korrekturen im Bestand und zu den Buchungen.

Die Unterschriften legen die Verantwortung für die geleistete Arbeit fest. Die Inventurliste enthält deshalb üblicherweise die Unterschrift der Person, die für die festgestellten Tatsachen verantwortlich ist, und der Person, die für die Durchführung der Inventur verantwortlich ist.

Legen Sie die Unterlagen so ab, dass sie sich nach Inventur und nach FIN finden lassen. Nach der Korrektur muss erkennbar sein, wie die ursprüngliche Angabe lautete, was sich geändert hat und wer die Änderung freigegeben hat.

Worauf Sie achten sollten

Die Inventur scheitert vor allem dort, wo das Team nur mit dem arbeitet, was ihm der Bestand anzeigt. Die häufigsten Fehler sind:

Kommissionsfahrzeuge in der Liste der eigenen Fahrzeuge. Sie blähen den Bestand und den Lagerwert auf, mit dem Buchhaltung und Finanzierer rechnen. Tragen Sie das Eigentum daher bei jedem Fahrzeug schon vor dem Abgleich mit dem tatsächlichen Bestand ein.
Schlüssel als Stückzahl. Die Angabe „48 Schlüssel im Tresor“ sagt nichts aus. Ein fehlender Schlüssel fällt dann erst bei der Übergabe des Fahrzeugs an den Kunden auf. Erfassen Sie jeden Schlüssel zur FIN.
Fotos ohne Datum und Urheber. Ein Foto des Kilometerstands oder eines Schadens ohne Zeitpunkt und Namen des Mitarbeiters beweist nicht, wann es entstanden ist. Im Streit mit dem Spediteur oder dem Kunden hat es dann kein Gewicht.
Inventur als technische Prüfung. Die Inventurliste erfasst den sichtbaren Zustand. Die Fehlerdiagnose läuft über einen eigenen Werkstattauftrag, sonst zieht sich die Inventur über Tage.

Omnetic verbindet die Fahrzeugprüfung mit Bestandsführung und Buchhaltung

In vielen Autohäusern sieht die Inventur gleich aus: Export aus dem DMS, ausgedruckte Liste, Fotos auf Handys, eine Tabelle mit Differenzen und die Buchhaltung in einem weiteren System. Jedes Abtippen schafft Raum für Fehler. Omnetic ersetzt diese getrennten Systeme, Tabellen und den Papierkram durch eine Cloud-Plattform, die auch auf Tablet und Smartphone funktioniert. Für die Inventur kommen diese Teile zum Einsatz:

CarAudit führt die Prüfung direkt am Fahrzeug online und offline. Die FIN wird aus einem Foto des Typschilds gelesen, Schäden werden mit Fotos in die Karosserieskizze eingezeichnet und das Protokoll beim Fahrzeugdatensatz gespeichert. Befunde lassen sich in Aufbereitungsaufgaben überführen.
Omnetic DMS Core hält einen gemeinsamen Datensatz zu Fahrzeug, Kunde, Aufträgen und Zahlungen. Inventurliste, Prüfergebnis und zugehörige Belege gehören deshalb zum selben Fahrzeug, und niemand tippt sie zwischen Systemen ab.
Accounting verknüpft Belege aus Verkauf, Werkstatt, Lager und Bank mit Fahrzeug, Standort und Auftrag. Die Buchhaltung sieht so bei jeder Differenz, zu welchem Fahrzeug und Beleg sie gehört. Ein Unternehmen, das sein eigenes Buchhaltungssystem behalten möchte, kann ihm aus Omnetic Buchungen über eine für den jeweiligen Markt vereinbarte Integration übergeben.

Vereinbaren Sie eine Omnetic-Demo und gehen Sie darin Ihre eigene Inventur von der Bestandsliste bis zur Klärung der Differenzen durch.

Weiterführende Artikel

FAQ

Muss eine externe Firma die Inventur durchführen?

Die betriebliche Inventur organisiert das eigene Team. Eine externe Kontrolle ergibt sich vor allem aus dem Vertrag zur Lagerfinanzierung: Der Finanzierer prüft die finanzierten Fahrzeuge nach eigenen Bedingungen, und die interne Inventurliste ersetzt diese Prüfung nicht. Eine gut geführte Inventur erleichtert sie aber, weil die Nachweise zu abwesenden Fahrzeugen schon vorliegen.

Gehören Vorführwagen und Dienstwagen in die Inventur?

Ja, wenn das Unternehmen sie in seinem Vermögen oder im Bestand führt. Erfassen Sie sie als eigene Kategorie. Bei diesen Fahrzeugen ist der aktuelle Kilometerstand besonders wichtig, weil ihre Laufleistung täglich wächst und vor dem Verkauf mit der Fahrzeugakte übereinstimmen muss.

Gehören Kundenfahrzeuge in der Werkstatt in die Inventurliste?

Erfassen Sie sie beim Abgehen des Geländes als eigene Kategorie, damit sie nicht mit einem nicht erfassten Zugang in den Verkaufsbestand verwechselt werden. Führen Sie sie mit Bezug zum Kunden und zum Werkstattauftrag, getrennt von eigenen und von Kommissionsfahrzeugen, die zum Verkauf stehen.