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Inventário de viaturas em stock: o processo passo a passo

Inventário de viaturas em stock passo a passo: extrato do registo, controlo pelo VIN, carros fora das instalações, diferenças e auto de inventário.

Principais conclusões

Faça o inventário completo pelo menos no fecho de contas e nas inspeções ao stock financiado. Na operação diária, compensa comparar todo o stock uma vez por mês e os carros fora das instalações uma vez por semana.
O ponto de partida é um extrato do registo fixado num único momento. Os movimentos de carros durante o inventário registam-se à parte.
Identifique cada carro pelo VIN lido na própria viatura. Em cada carro, registe a localização, a quilometragem com fotografia, os danos, as chaves e os documentos.
Os carros em trânsito, na oficina, em test drive ou noutra filial ficam registados como ausentes, com um documento que comprove a sua localização. Os carros à consignação ficam registados separadamente dos próprios.
Cada diferença recebe uma explicação, uma pessoa responsável e uma correção aprovada. O extrato original e o resultado do inventário ficam guardados. O auto é assinado por quem fez o inventário e por quem responde pelo stock.

O inventário de viaturas em stock compara o registo com os carros que a empresa tem de facto, onde estão e em que estado. Contar os carros no parque não chega. Parte do stock está em preparação, noutra filial ou com um cliente em test drive. Por outro lado, nas instalações estão carros que não pertencem à empresa. Um erro na listagem aparece no fecho de contas, na inspeção ao stock financiado e no momento em que o vendedor não encontra o carro prometido ao cliente.

Quando fazer o inventário de viaturas em stock e com que frequência

O mínimo é definido pelos prazos legais e contratuais. Na Alemanha, o § 240, n.º 2, do HGB exige a elaboração de um inventário no fim de cada exercício. Também as regras contabilísticas de outros países associam, em regra, o inventário ao fecho de contas, e os bens corpóreos são verificados por contagem física.

Além das regras contabilísticas, valem os contratos de financiamento de stock. Por exemplo, a Stellantis Financial Services refere, na Alemanha, inspeções regulares às viaturas de stock financiadas diretamente nos concessionários. Por isso, a listagem distingue também os carros incluídos no financiamento de stock.

Um controlo por ano é, no entanto, pouco para a operação. Uma transferência entre filiais mal registada ainda se explica ao fim de uma semana; ao fim de vários meses, já não. Um regime interno comprovado tem este aspeto:

Situação	Regime recomendado	O que o controlo deve registar
Entrada, saída ou transferência de um carro	Em cada movimento	VIN, local, hora e pessoa que recebeu o carro
Carros fora do local habitual	Controlo dirigido uma vez por semana	Carros na oficina, em test drive, em parques externos e entre filiais
Todo o stock	Comparação completa uma vez por mês	Concordância da lista com o estado físico e documentos dos carros ausentes
Fecho de contas	Segundo as regras de cada país	Base para o inventário dos ativos e regularização das diferenças
Inspeção ao stock financiado	Segundo o contrato com a entidade financiadora	Existência e localização dos carros financiados
Mudança do responsável do stock ou suspeita de perda	Inventário extraordinário da parte do stock afetada	Estado no momento da passagem de responsabilidade ou do incidente

Passo 1: defina o âmbito e as responsabilidades

O pedido de inventário inclui todas as filiais, áreas exteriores, parques arrendados e locais externos onde estejam carros em stock. Atribua a cada local uma pessoa que garanta o acesso aos carros, às chaves e aos documentos.

Função	Responsabilidade
Responsável do inventário	Define o âmbito, o momento de referência e a forma de fechar as diferenças
Responsável pelo controlo físico	Regista o estado verificado e junta fotografias e documentos
Responsável do stock ou da filial	Dá acesso aos carros e explica os seus movimentos
Vendas e após-venda	Fornecem os documentos de test drives, preparação, reparações e saídas
Contabilidade	Compara a listagem com o registo contabilístico e lança as correções aprovadas

Confie o controlo físico a outra pessoa que não a que regista habitualmente os movimentos de stock. Numa instalação pequena, onde isso não é possível, as diferenças são aprovadas depois pelo responsável.

Passo 2: prepare o extrato do registo num único momento

A lista de partida mostra o estado numa data e hora definidas. Guarde a sua versão original e não a substitua durante o inventário por exportações atualizadas. Caso contrário, não saberá se uma diferença resulta de um erro no registo ou de um movimento posterior do carro.

Prepare para cada carro pelo menos estes dados:

Área	Dados no extrato
Identificação	VIN, número interno de stock, marca e modelo
Propriedade e financiamento	Carro próprio ou confiado por terceiros, ligação ao financiamento de stock
Localização	Filial, parque, zona ou local externo
Estado operacional	Em trânsito, em preparação, na oficina, em test drive, pronto para venda, reservado, a aguardar entrega
Último movimento	Data, local e guia de entrada, guia de saída ou outro registo associado
Acessórios e documentação	Chaves, documentos e equipamento registados no carro
Registos associados	Contrato de compra ou de consignação, ordem de reparação, documentos de venda

No Omnetic DMS Core, todos os módulos trabalham sobre um único registo comum do carro, do cliente, das ordens de reparação e do dinheiro. Por isso, os dados não são copiados entre vendas, oficina e contabilidade. O extrato para o inventário sai de uma única fonte e não é preciso juntar listas separadas.

O VIN identifica o carro. A localização, a propriedade e o estado de venda são dados à parte. A indicação «reservado» não diz onde o carro está nem a quem pertence.

Passo 3: defina o regime de movimentos durante o controlo

O mais simples é percorrer cada zona num período em que não saem carros dela. Se a operação continuar, registe em cada movimento o VIN, a hora, o local de origem e de destino e a pessoa responsável.

Um carro que, durante o inventário, sai da filial para a oficina não pode desaparecer de uma lista e aparecer noutra sem ligação. O registo do movimento tem de deixar claro onde estava o carro no momento de referência.

Registe numa lista separada os carros recebidos depois do momento de referência. Trate do mesmo modo as saídas posteriores. O controlo pode ser feito por fases, por zonas ou filiais, mas o resultado refere-se sempre ao mesmo estado de partida.

Passo 4: faça o controlo físico de cada carro

Faça o controlo físico do stock de viaturas no concessionário por zonas de estacionamento, e não pela ordem da lista. Só assim a equipa deteta também um carro que não consta de todo do registo.

Identifique o carro pelo VIN lido na própria viatura. A matrícula, a etiqueta com o número interno ou o código de barras não o substituem: uma etiqueta mal atribuída passaria o erro para a listagem. As auditorias externas a viaturas em stock funcionam da mesma forma. Identificam o carro pelo VIN, avaliam os danos visíveis, fotografam o conta-quilómetros e, para os carros que não estão no local, recolhem documentos sobre a sua localização.

O que registar em cada carro

VIN e localização: VIN lido na viatura e local onde o carro está.
Quilometragem: valor atual com fotografia.
Estado e danos: riscos e danos novos na carroçaria ou no habitáculo face ao último registo.
Chaves: número e local de guarda, associados ao VIN. O segundo jogo pode estar, por exemplo, no cofre.
Documentos: se estão no carro ou onde estão guardados de forma registada.
Equipamento associado: por exemplo, cabo de carregamento, jogo de rodas ou outros acessórios registados no carro.
Decurso do controlo: data, hora e nome do responsável.

A anotação «faltam documentos» está errada se os documentos estiverem guardados de forma registada no escritório. Uma chave que não está no carro também não está necessariamente perdida. A listagem distingue um artigo em falta de um artigo guardado noutro local.

Na aplicação CarAudit, o responsável faz o controlo junto ao carro, online e offline, pelo que o conclui mesmo num parque externo sem rede. A aplicação guia-o por uma lista de verificação configurada, lê o VIN a partir da fotografia da etiqueta e marca os danos num mapa da carroçaria com fotografias. O relatório fica guardado no registo do carro no DMS Core, e as constatações podem ser convertidas em tarefas de preparação.

Passo 5: registe os carros que não estão no local

Um carro ausente precisa de mais do que a nota «deve estar na oficina». O registo indica a localização, o motivo da ausência, a pessoa responsável e o documento que explica a situação.

Estado do carro	Documento para o inventário	Como assinalar o estado
Em trânsito para as instalações	Documentos de compra e de transporte, registo da entrega à transportadora	Em trânsito; se já faz parte das existências, decide a contabilidade com base nos documentos de compra
Em oficina externa ou em preparação	Ordem de reparação ou comprovativo de receção com VIN	Fora do local de controlo, localização comprovada por documento
Em test drive	Registo de saída com VIN, pessoa responsável e regresso previsto	Saída temporária
Noutra filial ou em parque externo	Confirmação do responsável local e registo da transferência	Outro local, sem dupla contagem
À consignação	Ligação ao proprietário e à documentação da consignação	Carro confiado por terceiros, separado dos carros próprios
Vendido, a aguardar entrega	Documentos de venda e estado da entrega	Fisicamente presente; a inclusão nas existências ou nos carros vendidos é decidida pela contabilidade com base nos documentos de venda

Guarde a confirmação da localização de um carro ausente separadamente do registo da inspeção física. O documento explica porque falta o carro. Mas não pode dar a impressão de que o responsável o viu pessoalmente.

Num grupo de concessionários, use em todas as filiais a mesma designação dos estados. O estado «transferido» na filial de origem e o estado «não recebido» na filial de destino têm de pertencer a uma única transferência rastreável.

Passo 6: compare a listagem com o registo nos dois sentidos

A comparação tem duas partes:

Para cada carro do registo existe um registo da inspeção ou uma explicação para o carro não estar no local.
Para cada carro encontrado existe um registo ou uma explicação para não fazer parte do registo de stock.

A segunda parte revela uma entrada não registada, uma ficha de carro duplicada ou um carro de cliente contado por engano nas existências para venda.

Constatação	O que explica a diferença	Correção
Um carro da lista falta no parque	Ordem de reparação aberta numa oficina externa	Completar a localização e a ligação à ordem de reparação
O mesmo VIN está registado em várias filiais	Transferência não concluída	Corrigir a atribuição à filial e manter o histórico
O carro está nas instalações, mas não consta do extrato	Entrada ainda não registada	Localizar os documentos de entrada e registar a entrada após aprovação
O conta-quilómetros mostra mais do que a ficha do carro	Test drive ou deslocação à oficina	Completar o valor atual e a ligação ao movimento
O carro tem um dano novo	Diferença face às fotografias anteriores	Registar a constatação e atribuir a solução a uma pessoa responsável

Registe primeiro a discrepância como constatação. Um carro em falta ainda não significa uma perda: pode tratar-se de uma saída ou transferência não registada. A correção da filial na ficha do carro é uma alteração operacional, e não uma diferença de inventário contabilística.

Passo 7: feche as diferenças e aprove as correções

Cada diferença tem um registo próprio com VIN, descrição, fotografias ou documentos, pessoa responsável e prazo de resolução. A diferença só fica fechada quando a causa é conhecida e a correção aprovada está feita.

Separe as correções operacionais, por exemplo a mudança de localização, das contabilísticas. A contabilidade recebe a listagem de diferenças e os documentos associados, e não uma nova exportação em que a discrepância original já não se vê.

As regras de regularização das diferenças variam de país para país. Em regra, as diferenças de inventário são contabilizadas no período contabilístico cujo estado o inventário verifica. Por isso, o prazo de entrega das diferenças à contabilidade acompanha o fecho de contas.

Comunique de imediato à direção uma ausência inexplicada de um carro ou uma suspeita de saída não autorizada. Deixe os registos e documentos originais inalterados.

Passo 8: elabore o auto de inventário

O auto encerra o inventário do stock de viaturas como um todo. Contém:

o âmbito e o momento de referência do inventário;
o extrato do registo utilizado;
as pessoas que fizeram e aprovaram o controlo;
a listagem dos carros inspecionados fisicamente;
a lista dos carros ausentes com os documentos anexados;
as diferenças detetadas, a sua resolução e os casos por fechar;
a ligação às correções do registo e aos lançamentos contabilísticos.

As assinaturas definem a responsabilidade pelo trabalho feito. Por isso, a listagem de inventário inclui normalmente a assinatura da pessoa responsável pelos factos verificados e da pessoa responsável pela realização do inventário.

Guarde a documentação de forma a poder ser encontrada pelo inventário e pelo VIN. Depois da correção, tem de ser visível qual era o dado original, o que mudou e quem aprovou a alteração.

A que deve estar atento

O inventário falha sobretudo quando a equipa trabalha apenas com o que o registo lhe mostra. Os erros mais frequentes são estes:

Carros à consignação na listagem dos carros próprios. Sobrevalorizam as existências e o valor do stock com que contam a contabilidade e a entidade financiadora. Por isso, preencha a propriedade de cada carro antes da comparação com a realidade.
Chaves como número de unidades. A indicação «48 chaves no cofre» não diz nada. A chave em falta só aparece na entrega do carro ao cliente. Registe cada chave associada ao VIN.
Fotografias sem data nem autor. Uma fotografia do conta-quilómetros ou de um dano sem hora e sem o nome do responsável não prova quando foi tirada. Num litígio com a transportadora ou com o cliente, não tem peso.
O inventário como inspeção técnica. A listagem regista o estado visível. O diagnóstico de uma avaria é tratado numa ordem de reparação à parte; caso contrário, o inventário prolonga-se por dias.

O Omnetic liga a inspeção do carro ao registo operacional e contabilístico

Em muitos concessionários, o inventário é sempre igual: exportação do DMS, lista impressa, fotografias nos telemóveis, folha de cálculo de diferenças e contabilidade noutro sistema. Cada cópia manual abre espaço a erros. O Omnetic substitui estes sistemas separados, folhas de cálculo e papelada por uma única plataforma na cloud, que funciona também em tablet e telemóvel. No inventário intervêm estas partes:

O CarAudit conduz a inspeção junto ao carro, online e offline. Lê o VIN a partir da fotografia da etiqueta, marca os danos num mapa da carroçaria com fotografias e guarda o relatório no registo do carro. As constatações podem ser convertidas em tarefas de preparação.
O Omnetic DMS Core mantém um único registo comum do carro, do cliente, das ordens de reparação e do dinheiro. O extrato para o inventário, o resultado da inspeção e os documentos associados pertencem, por isso, ao mesmo carro, e ninguém os copia entre sistemas.
O Accounting associa os documentos de vendas, oficina, armazém e banco ao carro, à filial e à ordem de reparação. Assim, a contabilidade vê em cada diferença a que carro e a que documento pertence. A empresa que queira manter o seu próprio sistema de contabilidade pode receber os lançamentos do Omnetic através de uma integração acordada para o respetivo mercado.

Marque uma demonstração do Omnetic e percorra nela o seu próprio inventário, do extrato do stock à regularização das diferenças.

Perguntas frequentes

O inventário tem de ser feito por uma empresa externa?

O inventário operacional é organizado pela própria equipa. O controlo externo resulta sobretudo do contrato de financiamento de stock: a entidade financiadora verifica os carros financiados segundo as suas próprias condições, e a listagem interna não substitui esse controlo. Um inventário bem feito facilita-o, porém, porque os documentos dos carros ausentes já estão preparados.

Os carros de demonstração e de serviço entram no inventário?

Sim, se a empresa os tiver registados no seu ativo ou em stock. Registe-os como categoria à parte. Nestes carros, a quilometragem atual é especialmente importante, porque aumenta todos os dias e, antes da venda, tem de corresponder à ficha do carro.

Os carros de clientes recebidos na oficina entram na listagem?

Ao percorrer as instalações, registe-os como categoria à parte, para não serem confundidos com uma entrada não registada no stock de venda. Registe-os com ligação ao cliente e à ordem de reparação, separados dos carros próprios e dos carros à consignação destinados a venda.