Įžvalgos

Automobilių atsargų inventorizacija: procesas žingsnis po žingsnio

Automobilių atsargų inventorizacija žingsnis po žingsnio: apskaitos išrašas, patikra pagal VIN, automobiliai ne aikštelėje, skirtumai ir galutinis aktas.

Svarbiausios išvados

Pilną inventorizaciją atlikite bent jau finansinių ataskaitų sudarymo dienai ir finansuojamų atsargų patikrinimų metu. Kasdieniame darbe verta visas atsargas sutikrinti kartą per mėnesį, o ne aikštelėje esančius automobilius – kartą per savaitę.
Atskaitos taškas yra apskaitos išrašas, užfiksuotas vienam momentui. Automobilių judėjimas inventorizacijos metu registruojamas atskirai.
Kiekvieną automobilį identifikuokite pagal VIN tiesiai ant transporto priemonės. Prie kiekvieno automobilio įrašykite vietą, rido rodmenį su nuotrauka, pažeidimus, raktus ir dokumentus.
Kelyje, servise, bandomajame važiavime ar kitame filiale esančius automobilius apskaitykite kaip nesančius vietoje ir pridėkite jų buvimo vietą patvirtinantį dokumentą. Komiso automobilius apskaitykite atskirai nuo nuosavų.
Kiekvienas skirtumas gauna paaiškinimą, atsakingą asmenį ir patvirtintą taisymą. Pradinis išrašas ir inventorizacijos rezultatas išsaugomi. Aktą pasirašo ir inventorizaciją atlikęs asmuo, ir už atsargas atsakingas asmuo.

Automobilių atsargų inventorizacija palygina apskaitos duomenis su tuo, kokius automobilius įmonė iš tikrųjų turi, kur jie stovi ir kokios jų būklės. Suskaičiuoti automobilius aikštelėje nepakanka. Dalis atsargų ruošiama pardavimui, stovi kitame filiale arba yra pas klientą bandomajame važiavime. Ir atvirkščiai – teritorijoje stovi automobiliai, kurie įmonei nepriklauso. Klaida inventorizacijos apraše išryškėja finansinėse ataskaitose, finansuojamų atsargų patikrinimo metu ir tada, kai pardavėjas negali rasti klientui pažadėto automobilio.

Kada ir kaip dažnai atlikti automobilių atsargų inventorizaciją

Minimumą nustato įstatyminiai ir sutartiniai terminai. Vokietijoje Komercinio kodekso (HGB) 240 straipsnio 2 dalis reikalauja inventorių sudaryti kiekvienų finansinių metų pabaigoje. Ir kitų šalių apskaitos teisės aktai paprastai sieja inventorizaciją su finansinėmis ataskaitomis, o materialusis turtas tikrinamas fizinės inventorizacijos būdu.

Be apskaitos taisyklių, galioja ir atsargų finansavimo sutartys. Pavyzdžiui, Stellantis Financial Services Vokietijoje nurodo reguliarius finansuojamų atsargų automobilių patikrinimus tiesiog automobilių salonuose. Todėl inventorizacijos apraše išskiriami ir automobiliai, kuriems taikomas atsargų finansavimas.

Tačiau vieno patikrinimo per metus kasdieniam darbui per mažai. Neteisingai įrašytą perkėlimą tarp filialų po savaitės dar galima paaiškinti, po kelių mėnesių – nebe. Pasiteisinusi vidinė tvarka atrodo taip:

Situacija	Rekomenduojama tvarka	Ką turi užfiksuoti patikrinimas
Automobilio priėmimas, išdavimas arba perkėlimas	Kiekvieno judėjimo metu	VIN, vietą, laiką ir automobilį perėmusį asmenį
Automobiliai ne įprastoje vietoje	Tikslinis patikrinimas kartą per savaitę	Automobiliai servise, bandomuosiuose važiavimuose, išorės aikštelėse ir tarp filialų
Visos atsargos	Pilnas sutikrinimas kartą per mėnesį	Sąrašo atitiktis faktinei būklei ir dokumentai apie nesančius automobilius
Finansinių ataskaitų sudarymas	Pagal konkrečios šalies taisykles	Duomenys turto inventorizacijai ir skirtumų sureguliavimui
Finansuojamų atsargų patikrinimas	Pagal sutartį su finansuotoju	Finansuojamų automobilių buvimas ir vieta
Pasikeitęs atsargų valdytojas arba įtariamas praradimas	Neeilinė atitinkamos atsargų dalies inventorizacija	Būklė perduodant atsakomybę arba įvykus incidentui

1 žingsnis: nustatykite apimtį ir atsakomybes

Į inventorizacijos užduotį įtraukiami visi filialai, lauko aikštelės, nuomojamos stovėjimo aikštelės ir išorės vietos, kuriose stovi atsargų automobiliai. Kiekvienai vietai paskirkite žmogų, kuris užtikrins prieigą prie automobilių, raktų ir dokumentų.

Vaidmuo	Atsakomybė
Inventorizacijos vadovas	Nustato apimtį, lemiamą momentą ir skirtumų uždarymo būdą
Fizinės patikros darbuotojas	Įrašo nustatytą būklę ir prideda nuotraukas bei dokumentus
Atsargų arba filialo valdytojas	Suteikia prieigą prie automobilių ir paaiškina jų judėjimą
Pardavimas ir servisas	Pateikia duomenis apie važiavimus, paruošimą, remontus ir išdavimus
Buhalterija	Palygina inventorizacijos aprašą su apskaita ir įtraukia į apskaitą patvirtintus taisymus

Fizinę patikrą patikėkite ne tam, kas paprastai registruoja atsargų judėjimą. Mažame padalinyje, kur to padaryti neįmanoma, skirtumus papildomai tvirtina vadovas.

2 žingsnis: paruoškite apskaitos išrašą vienam momentui

Pradinis sąrašas užfiksuoja būklę nustatytą dieną ir valandą. Išsaugokite jo pradinį variantą ir inventorizacijos metu nekeiskite jo nuolat atnaujinamu eksportu. Kitaip nesužinosite, ar skirtumas atsirado dėl apskaitos klaidos, ar dėl vėlesnio automobilio judėjimo.

Kiekvienam automobiliui paruoškite bent šiuos duomenis:

Sritis	Duomenys išraše
Identifikavimas	VIN, vidinis atsargų numeris, markė ir modelis
Nuosavybė ir finansavimas	Nuosavas ar patikėtas automobilis, ryšys su atsargų finansavimu
Vieta	Filialas, aikštelė, zona arba išorės vieta
Darbinė būsena	Kelyje, ruošiamas, servise, bandomajame važiavime, paruoštas pardavimui, rezervuotas, laukia perdavimo
Paskutinis judėjimas	Data, vieta ir susijęs priėmimo, išdavimo ar kitas dokumentas
Priedai ir dokumentai	Apskaityti raktai, dokumentai ir automobiliui priskirta įranga
Susiję įrašai	Pirkimo arba komiso sutartis, serviso užsakymas, pardavimo dokumentai

Sistemoje Omnetic DMS Core visi moduliai dirba su vienu bendru automobilio, kliento, užsakymų ir pinigų įrašu. Todėl duomenys tarp pardavimo, serviso ir buhalterijos neperrašinėjami. Inventorizacijos išrašas sudaromas iš vieno šaltinio, todėl nereikia jungti atskirų sąrašų.

VIN identifikuoja automobilį. Vieta, nuosavybė ir pardavimo būsena yra atskiri duomenys. Žyma „rezervuota“ nepasako, kur automobilis stovi ir kam jis priklauso.

3 žingsnis: nustatykite judėjimo tvarką patikros metu

Paprasčiausia kiekvieną zoną tikrinti tuo metu, kai iš jos automobiliai neperkeliami. Jei darbas tęsiasi, prie kiekvieno judėjimo įrašykite VIN, laiką, pradinę ir galutinę vietą bei atsakingą asmenį.

Automobilis, kuris inventorizacijos metu iš filialo išvyksta į servisą, negali dingti iš vieno sąrašo ir atsirasti kitame be jokio ryšio. Iš judėjimo įrašo turi būti aišku, kur automobilis stovėjo lemiamu momentu.

Po lemiamo momento priimtus automobilius įrašykite į atskirą sąrašą. Taip pat elkitės ir su vėlesniais išdavimais. Patikrą galima atlikti paeiliui pagal zonas ar filialus, tačiau rezultatas visada susijęs su ta pačia pradine būkle.

4 žingsnis: fiziškai patikrinkite kiekvieną automobilį

Automobilių atsargų fizinę patikrą salone atlikite pagal stovėjimo zonas, o ne pagal eilę sąraše. Tik taip komanda užfiksuos ir automobilį, kurio apskaitoje visai nėra.

Automobilį identifikuokite pagal VIN tiesiai ant transporto priemonės. Valstybinis numeris, kortelė su vidiniu numeriu ar brūkšninis kodas jo nepakeičia: netinkamai priskirta kortelė klaidą perkeltų į aprašą. Taip dirba ir išorės atsargų automobilių auditai. Jie identifikuoja automobilį pagal VIN, įvertina matomus pažeidimus, nufotografuoja odometrą, o automobiliams, kurių vietoje nėra, perima jų buvimo vietą patvirtinančius dokumentus.

Ką įrašyti apie kiekvieną automobilį

VIN ir vieta: nuo automobilio nuskaitytas VIN ir vieta, kurioje automobilis stovi.
Rido rodmuo: dabartinis rodmuo su nuotrauka.
Būklė ir pažeidimai: nauji įbrėžimai ir kėbulo ar salono pažeidimai, palyginti su paskutiniu įrašu.
Raktai: kiekis ir laikymo vieta, priskirti VIN. Antrasis komplektas gali būti, pavyzdžiui, seife.
Dokumentai: ar jie yra prie automobilio, ar kur jie saugomi pagal apskaitą.
Priskirta įranga: pavyzdžiui, įkrovimo kabelis, ratų komplektas ar kiti prie automobilio apskaityti priedai.
Patikros eiga: data, laikas ir darbuotojo vardas bei pavardė.

Įrašas „trūksta dokumentų“ yra klaidingas, jei dokumentai pagal apskaitą saugomi biure. Ne prie automobilio esantis raktas taip pat nebūtinai pamestas. Inventorizacijos apraše trūkstamas daiktas atskiriamas nuo kitur laikomo.

Programėlėje CarAudit darbuotojas atlieka patikrą tiesiog prie automobilio prisijungęs arba be ryšio, todėl ją užbaigs ir išorės aikštelėje be signalo. Programėlė jį veda pagal nustatytą kontrolinį sąrašą, VIN nuskaito iš lentelės nuotraukos, o pažeidimus pažymi kėbulo schemoje su nuotraukomis. Protokolas išsaugomas prie automobilio įrašo DMS Core, o radinius galima paversti paruošimo užduotimis.

5 žingsnis: įrašykite vietoje nesančius automobilius

Nesančiam automobiliui reikia daugiau nei pastabos „turbūt servise“. Įraše nurodoma vieta, nebuvimo priežastis, atsakingas asmuo ir būklę paaiškinantis dokumentas.

Automobilio būsena	Inventorizacijos pagrindas	Kaip pažymėti būseną
Kelyje į padalinį	Pirkimo ir transportavimo dokumentai, perdavimo vežėjui įrašas	Kelyje; ar jis jau priklauso atsargoms, nustato buhalterija pagal pirkimo dokumentus
Išorės servise arba paruošime	Užsakymas arba priėmimo patvirtinimas su VIN	Ne patikros vietoje, vieta pagrįsta dokumentu
Bandomajame važiavime	Išdavimo įrašas su VIN, atsakingu asmeniu ir planuojamu grąžinimu	Laikinai išduotas
Kitame filiale arba išorės aikštelėje	Vietos darbuotojo patvirtinimas ir perkėlimo įrašas	Kita vieta, be dvigubo skaičiavimo
Komise	Ryšys su savininku ir komiso dokumentais	Patikėtas automobilis, atskirai nuo nuosavų automobilių
Parduotas, laukia perdavimo	Pardavimo dokumentai ir perdavimo būsena	Fiziškai yra; priskyrimą atsargoms ar parduotiems automobiliams nustato buhalterija pagal pardavimo dokumentus

Nesančio automobilio vietos patvirtinimą saugokite atskirai nuo fizinės apžiūros įrašo. Dokumentas paaiškina, kodėl automobilio nėra. Tačiau jis negali sudaryti įspūdžio, kad darbuotojas automobilį matė pats.

Prekybos grupėje visuose filialuose naudokite vienodus būsenų pavadinimus. Būsena „perkelta“ siunčiančiame filiale ir būsena „nepriimta“ priimančiame filiale turi priklausyti vienam atsekamam perkėlimui.

6 žingsnis: palyginkite inventorizacijos aprašą su apskaita abiem kryptimis

Palyginimas turi dvi dalis:

Kiekvienam apskaitoje esančiam automobiliui yra apžiūros įrašas arba paaiškinimas, kodėl jo nėra vietoje.
Kiekvienam rastam automobiliui yra apskaitos įrašas arba paaiškinimas, kodėl jis nepriklauso atsargų apskaitai.

Antroji dalis atskleidžia neįregistruotą priėmimą, besidubliuojančią automobilio kortelę arba kliento automobilį, per klaidą įtrauktą į parduodamas atsargas.

Radinys	Kas paaiškina skirtumą	Taisymas
Sąraše esančio automobilio aikštelėje nėra	Atviras užsakymas išorės servise	Papildyti vietą ir ryšį su užsakymu
Tas pats VIN apskaitytas keliuose filialuose	Nebaigtas perkėlimas	Ištaisyti priskyrimą filialui ir išsaugoti istoriją
Automobilis stovi teritorijoje, bet išraše jo nėra	Priėmimas dar neįregistruotas apskaitoje	Surasti priėmimo dokumentus ir po pritarimo įregistruoti priėmimą
Odometras rodo daugiau nei automobilio kortelė	Bandomasis važiavimas arba pervažiavimas į servisą	Papildyti dabartinį rodmenį ir ryšį su judėjimu
Automobilis turi naują pažeidimą	Skirtumas, palyginti su ankstesnėmis nuotraukomis	Įrašyti radinį ir paskirti sprendimą atsakingam asmeniui

Neatitikimą pirmiausia įrašykite kaip radinį. Trūkstamas automobilis dar nereiškia praradimo: tai gali būti neįregistruotas išdavimas ar perkėlimas. Filialo pataisymas automobilio kortelėje yra darbinis pakeitimas, o ne apskaitinis inventorizacijos skirtumas.

7 žingsnis: uždarykite skirtumus ir patvirtinkite taisymus

Kiekvienas skirtumas turi atskirą įrašą su VIN, aprašymu, nuotraukomis ar dokumentais, atsakingu asmeniu ir sprendimo terminu. Skirtumas uždarytas tik tada, kai žinoma priežastis ir atliktas patvirtintas taisymas.

Darbinius taisymus, pavyzdžiui, vietos pakeitimą, atskirkite nuo apskaitinių. Buhalterija gauna skirtumų sąrašą ir susijusius dokumentus, o ne naują eksportą, kuriame pradinio neatitikimo jau nesimato.

Skirtumų sureguliavimo taisyklės įvairiose šalyse skiriasi. Paprastai inventorizacijos skirtumai įtraukiami į apskaitą tą ataskaitinį laikotarpį, kurio būklę inventorizacija tikrina. Todėl skirtumų perdavimo buhalterijai terminas siejamas su finansinių ataskaitų sudarymu.

Nepaaiškintą automobilio nebuvimą ar įtarimą dėl neteisėto išdavimo nedelsdami perduokite vadovybei. Pradinius įrašus ir dokumentus palikite nepakeistus.

8 žingsnis: surašykite galutinį aktą

Aktas užbaigia automobilių atsargų inventorizaciją kaip visumą. Jame nurodoma:

inventorizacijos apimtis ir lemiamas momentas;
naudotas apskaitos išrašas;
asmenys, atlikę ir patvirtinę patikrą;
fiziškai apžiūrėtų automobilių aprašas;
nesančių automobilių sąrašas su pridėtais dokumentais;
nustatyti skirtumai, jų sprendimai ir neuždaryti atvejai;
ryšys su apskaitos taisymais ir įrašais.

Parašai nustato atsakomybę už atliktą darbą. Todėl inventorizacijos apraše paprastai yra ir už nustatytus faktus atsakingo asmens, ir už inventorizacijos atlikimą atsakingo asmens parašai.

Dokumentus saugokite taip, kad juos būtų galima rasti ir pagal inventorizaciją, ir pagal VIN. Po taisymo turi būti matyti, koks buvo pradinis duomuo, kas pasikeitė ir kas pakeitimą patvirtino.

Į ką atkreipti dėmesį

Inventorizacija dažniausiai nepavyksta ten, kur komanda dirba tik su tuo, ką jai rodo apskaita. Dažniausios klaidos yra šios:

Komiso automobiliai nuosavų automobilių apraše. Jie padidina atsargas ir atsargų vertę, kuria remiasi buhalterija ir finansuotojas. Todėl nuosavybę kiekvienam automobiliui užpildykite dar prieš palygindami su faktine būkle.
Raktai kaip vienetų skaičius. Duomuo „seife 48 raktai“ nieko nepasako. Trūkstamas raktas tada išaiškėja tik perduodant automobilį klientui. Kiekvieną raktą įrašykite prie VIN.
Nuotraukos be datos ir autoriaus. Odometro ar pažeidimo nuotrauka be laiko ir darbuotojo vardo neįrodo, kada ji padaryta. Ginče su vežėju ar klientu ji neturi svorio.
Inventorizacija kaip techninė apžiūra. Aprašas užfiksuoja matomą būklę. Gedimo diagnostiką sprendžia atskiras serviso užsakymas, kitaip inventorizacija užsitęsia kelias dienas.

Omnetic sujungia automobilio apžiūrą su darbine ir buhalterine apskaita

Daugelyje automobilių salonų inventorizacija atrodo vienodai: eksportas iš DMS, atspausdintas sąrašas, nuotraukos telefonuose, skirtumų lentelė ir buhalterija dar kitoje sistemoje. Kiekvienas perrašymas palieka vietos klaidai. Omnetic šias atskiras sistemas, lenteles ir popierizmą pakeičia viena debesijos platforma, kuri veikia ir planšetėje bei telefone. Inventorizacijai praverčia šios dalys:

CarAudit apžiūrą veda tiesiog prie automobilio prisijungus arba be ryšio. VIN nuskaito iš lentelės nuotraukos, pažeidimus pažymi kėbulo schemoje su nuotraukomis, o protokolą išsaugo prie automobilio įrašo. Radinius galima paversti paruošimo užduotimis.
Omnetic DMS Core laiko vieną bendrą automobilio, kliento, užsakymų ir pinigų įrašą. Todėl inventorizacijos išrašas, apžiūros rezultatas ir susiję dokumentai priklauso tam pačiam automobiliui ir niekas jų tarp sistemų neperrašinėja.
Accounting pardavimo, dirbtuvių, sandėlio ir banko dokumentus susieja su automobiliu, filialu ir užsakymu. Taip buhalterija prie kiekvieno skirtumo mato, kuriam automobiliui ir dokumentui jis priklauso. Įmonė, norinti palikti savo buhalterinės apskaitos sistemą, gali iš Omnetic perduoti į ją įrašus per konkrečiai rinkai suderintą integraciją.

Užsisakykite Omnetic demonstraciją ir peržiūrėkite savo inventorizaciją nuo atsargų išrašo iki skirtumų sureguliavimo.

Susiję straipsniai

DUK

Ar inventorizaciją turi atlikti išorės įmonė?

Darbinę inventorizaciją organizuoja sava komanda. Išorės patikrinimą dažniausiai lemia atsargų finansavimo sutartis: finansuotojas finansuojamus automobilius tikrina pagal savo sąlygas, o vidinis aprašas šio patikrinimo nepakeičia. Tačiau gerai atlikta inventorizacija jį palengvina, nes dokumentai apie nesančius automobilius jau paruošti.

Ar į inventorizaciją įtraukiami demonstraciniai ir tarnybiniai automobiliai?

Taip, jei įmonė juos apskaito kaip savo turtą arba atsargas. Įrašykite juos kaip atskirą kategoriją. Šiems automobiliams ypač svarbus dabartinis rido rodmuo, nes jų rida kasdien auga, o prieš pardavimą ji turi atitikti automobilio kortelę.

Ar į aprašą įtraukiami į servisą priimti klientų automobiliai?

Apeidami teritoriją įrašykite juos kaip atskirą kategoriją, kad jie nebūtų supainioti su neįregistruotu priėmimu į parduodamas atsargas. Apskaitykite juos susietus su klientu ir serviso užsakymu, atskirai nuo nuosavų ir komiso automobilių, skirtų parduoti.