Indsigter

Lageroptælling af biler: fremgangsmåde trin for trin

Lageroptælling af biler trin for trin: udtræk fra registreringen, kontrol efter stelnummer, biler uden for området, differencer og slutrapport.

De vigtigste konklusioner

Lav en fuld optælling mindst ved regnskabsafslutningen og ved kontroller af det finansierede lager. I den daglige drift betaler det sig at afstemme hele lageret én gang om måneden og biler uden for området én gang om ugen.
Udgangspunktet er et udtræk fra lagerregistreringen, der er låst på ét tidspunkt. Bilernes bevægelser under optællingen registreres særskilt.
Identificér hver bil efter stelnummeret (VIN) direkte på bilen. Registrér for hver bil placering, kilometerstand med foto, skader, nøgler og dokumenter.
Biler undervejs, på værksted, på prøvetur eller i en anden afdeling registreres som fraværende med dokumentation for deres placering. Kommissionsbiler holdes adskilt fra egne biler.
Hver difference får en forklaring, en ansvarlig person og en godkendt rettelse. Det oprindelige udtræk og resultatet af optællingen gemmes. Rapporten underskrives af den, der har foretaget optællingen, og af den, der har ansvaret for lageret.

En lageroptælling af biler sammenholder registreringen med de biler, virksomheden faktisk har, hvor de står, og i hvilken stand de er. Det er ikke nok at tælle bilerne på parkeringspladsen. En del af lageret er under klargøring, i en anden afdeling eller hos en kunde på prøvetur. På området står der til gengæld biler, som ikke tilhører virksomheden. En fejl i optællingslisten slår igennem i årsregnskabet, ved kontrollen af det finansierede lager og i det øjeblik, sælgeren ikke kan finde en bil, der er lovet en kunde.

Hvornår og hvor ofte skal der laves lageroptælling af biler

Minimum fastlægges af lovbestemte og aftalte frister. I Tyskland kræver § 240, stk. 2, i handelsloven HGB, at der udarbejdes en opgørelse over aktiver og passiver ved udgangen af hvert regnskabsår. Også andre landes regnskabsregler knytter som regel optællingen til regnskabsafslutningen, og materielle aktiver kontrolleres ved fysisk optælling.

Ud over regnskabsreglerne gælder aftalerne om lagerfinansiering. Stellantis Financial Services i Tyskland nævner for eksempel regelmæssige kontroller af finansierede lagerbiler direkte hos forhandlerne. Optællingslisten skelner derfor også mellem de biler, der indgår i lagerfinansieringen.

Én kontrol om året er dog for lidt i den daglige drift. En forkert registreret flytning mellem afdelinger kan forklares efter en uge, men ikke efter flere måneder. En velafprøvet intern rytme ser sådan ud:

Situation	Anbefalet rytme	Hvad kontrollen skal registrere
Modtagelse, udlevering eller flytning af en bil	Ved hver bevægelse	Stelnummer, sted, tidspunkt og den person, der overtog bilen
Biler uden for deres sædvanlige plads	Målrettet kontrol én gang om ugen	Biler på værksted, på prøvetur, på eksterne parkeringspladser og mellem afdelinger
Hele lageret	Fuld afstemning én gang om måneden	Overensstemmelse mellem liste og fysisk beholdning samt dokumentation for fraværende biler
Regnskabsafslutning	Efter reglerne i det pågældende land	Grundlag for opgørelse af aktiver og afregning af differencer
Kontrol af det finansierede lager	Efter aftalen med finansieringsselskabet	De finansierede bilers eksistens og placering
Ny lageransvarlig eller mistanke om tab	Ekstraordinær optælling af den berørte del af lageret	Status ved overdragelse af ansvaret eller ved en hændelse

Trin 1: fastlæg omfang og ansvar

Optællingen omfatter alle afdelinger, udendørsarealer, lejede parkeringspladser og eksterne steder, hvor lagerbilerne står. Udpeg for hvert sted en person, der sørger for adgang til biler, nøgler og dokumenter.

Rolle	Ansvar
Optællingsleder	Fastlægger omfang, skæringstidspunkt og metode til at lukke differencer
Medarbejder ved den fysiske kontrol	Registrerer den konstaterede stand og vedhæfter fotos og dokumenter
Lager- eller afdelingsansvarlig	Giver adgang til bilerne og forklarer deres bevægelser
Salg og værksted	Leverer oplysninger om prøveture, klargøring, reparationer og udleveringer
Bogholderi	Afstemmer optællingslisten med bogføringen og bogfører godkendte rettelser

Lad en anden end den, der normalt registrerer lagerbevægelserne, foretage den fysiske kontrol. I en lille forretning, hvor det ikke kan lade sig gøre, godkender lederen differencerne efterfølgende.

Trin 2: lav et udtræk fra registreringen på ét tidspunkt

Udgangslisten viser status på en fastsat dato og et fastsat klokkeslæt. Gem den oprindelige version, og erstat den ikke undervejs med et løbende opdateret udtræk. Ellers kan man ikke se, om en difference skyldes en fejl i registreringen eller en senere bevægelse af bilen.

Forbered som minimum disse oplysninger for hver bil:

Område	Oplysninger i udtrækket
Identifikation	Stelnummer, internt lagernummer, mærke og model
Ejerskab og finansiering	Egen eller betroet bil, tilknytning til lagerfinansiering
Placering	Afdeling, parkeringsplads, zone eller eksternt sted
Driftsstatus	Undervejs, under klargøring, på værksted, på prøvetur, klar til salg, reserveret, afventer udlevering
Seneste bevægelse	Dato, sted og tilhørende modtagelses-, udleverings- eller anden registrering
Tilbehør og dokumentation	Registrerede nøgler, dokumenter og udstyr knyttet til bilen
Tilknyttede registreringer	Købs- eller kommissionsaftale, arbejdsordre, salgsdokumenter

I Omnetic DMS Core arbejder alle moduler ud fra én fælles registrering af bil, kunde, ordrer og økonomi. Data tastes derfor ikke igen mellem salg, værksted og bogholderi. Udtrækket til optællingen kommer fra én kilde, og det er ikke nødvendigt at flette separate lister.

Stelnummeret identificerer bilen. Placering, ejerskab og salgsstatus er selvstændige oplysninger. Betegnelsen „reserveret“ siger hverken, hvor bilen står, eller hvem den tilhører.

Trin 3: fastlæg reglerne for bevægelser under kontrollen

Det enkleste er at gennemgå hver zone på et tidspunkt, hvor ingen biler flyttes derfra. Hvis driften fortsætter, registreres stelnummer, tidspunkt, afgangs- og bestemmelsessted samt ansvarlig person ved hver bevægelse.

En bil, der under optællingen kører fra afdelingen til værkstedet, må ikke forsvinde fra én liste og dukke op på en anden uden sammenhæng. Bevægelsesregistreringen skal vise, hvor bilen stod på skæringstidspunktet.

Biler modtaget efter skæringstidspunktet registreres på en separat liste. Senere udleveringer behandles på samme måde. Kontrollen kan foretages trinvis efter zoner eller afdelinger, men resultatet vedrører altid den samme udgangsstatus.

Trin 4: kontrollér hver bil fysisk

Den fysiske kontrol af bilforhandlerens lager gennemføres efter parkeringszoner, ikke efter rækkefølgen på listen. Kun sådan finder holdet også en bil, der slet ikke er i registreringen.

Identificér bilen efter stelnummeret direkte på bilen. Nummerplade, mærkat med internt nummer eller stregkode erstatter det ikke: Et forkert tildelt mærkat ville føre fejlen videre til optællingslisten. Eksterne audits af lagerbiler arbejder på samme måde. De identificerer bilen efter stelnummer, vurderer synlige skader, fotograferer kilometertælleren og indhenter dokumentation for placeringen af biler, der ikke er på stedet.

Hvad der skal registreres for hver bil

Stelnummer og placering: stelnummeret aflæst på bilen og stedet, hvor bilen står.
Kilometerstand: aktuel aflæsning med foto.
Stand og skader: nye ridser og skader på karrosseri eller kabine i forhold til seneste registrering.
Nøgler: antal og opbevaringssted, knyttet til stelnummeret. Det andet sæt kan for eksempel ligge i et pengeskab.
Dokumenter: om de er ved bilen, eller hvor de er registreret opbevaret.
Tilknyttet udstyr: for eksempel ladekabel, hjulsæt eller andet tilbehør registreret på bilen.
Kontrollens forløb: dato, klokkeslæt og medarbejderens navn.

Registreringen „dokumenter mangler“ er forkert, hvis dokumenterne er registreret opbevaret på kontoret. En nøgle, der ikke er ved bilen, er heller ikke nødvendigvis bortkommet. Optællingslisten skelner mellem en manglende genstand og en genstand, der opbevares et andet sted.

I appen CarAudit gennemfører medarbejderen kontrollen direkte ved bilen, online og offline, så den også kan afsluttes på en ekstern parkeringsplads uden dækning. Appen guider gennem en opsat tjekliste, aflæser stelnummeret fra et foto af typeskiltet og indtegner skader på et karrosserikort med fotos. Rapporten gemmes på bilens registrering i DMS Core, og fundene kan omsættes til klargøringsopgaver.

Trin 5: registrér de biler, der ikke er på stedet

En fraværende bil kræver mere end notatet „nok på værkstedet“. Registreringen angiver placering, årsag til fraværet, ansvarlig person og det dokument, der forklarer status.

Bilens status	Grundlag for optællingen	Sådan markeres status
Undervejs til forretningen	Købs- og transportdokumenter, registrering af overdragelse til transportøren	Undervejs; om bilen allerede hører til varelageret, afgør bogholderiet ud fra købsbilagene
På eksternt værksted eller under ekstern klargøring	Ordre eller kvittering for modtagelse med stelnummer	Uden for kontrolstedet, placering dokumenteret
På prøvetur	Udleveringsregistrering med stelnummer, ansvarlig person og planlagt returnering	Midlertidigt udleveret
I en anden afdeling eller på en ekstern parkeringsplads	Bekræftelse fra en lokal medarbejder og registrering af flytningen	Andet sted, uden dobbelttælling
I kommission	Tilknytning til ejeren og kommissionsdokumentationen	Betroet bil, adskilt fra egne biler
Solgt, afventer udlevering	Salgsdokumenter og udleveringsstatus	Fysisk til stede; om bilen hører til varelageret eller til de solgte biler, afgør bogholderiet ud fra salgsbilagene

Gem bekræftelsen af en fraværende bils placering adskilt fra registreringen af den fysiske gennemgang. Dokumentet forklarer, hvorfor bilen mangler. Det må dog ikke give indtryk af, at medarbejderen selv har set den.

I en forhandlergruppe skal alle afdelinger bruge de samme statusbetegnelser. Status „overført“ i den afsendende afdeling og status „ikke modtaget“ i den modtagende afdeling skal høre til én sporbar flytning.

Trin 6: afstem optællingslisten med registreringen i begge retninger

Afstemningen har to dele:

For hver bil i registreringen findes der en registrering fra gennemgangen eller en forklaring på, hvorfor bilen ikke er på stedet.
For hver fundet bil findes der en registrering eller en forklaring på, hvorfor den ikke hører til lagerregistreringen.

Den anden del afslører en ikke-registreret modtagelse, et dublet bilkort eller en kundebil, der ved en fejl er talt med i salgslageret.

Konstatering	Hvad forklarer differencen	Rettelse
En bil fra listen mangler på parkeringspladsen	Åben ordre på et eksternt værksted	Tilføj placering og tilknytning til ordren
Samme stelnummer er registreret i flere afdelinger	Ufuldført flytning	Ret tilknytningen til afdelingen, og bevar historikken
Bilen står på området, men er ikke i udtrækket	Modtagelse endnu ikke registreret	Find modtagelsesbilagene frem, og registrér modtagelsen efter godkendelse
Kilometertælleren viser mere end bilkortet	Prøvetur eller kørsel til værksted	Tilføj aktuel aflæsning og tilknytning til bevægelsen
Bilen har en ny skade	Forskel i forhold til tidligere fotos	Registrér fundet, og tildel løsningen til en ansvarlig person

Registrér først uoverensstemmelsen som en konstatering. En manglende bil betyder endnu ikke et tab: Det kan være en ikke-registreret udlevering eller flytning. En rettelse af afdelingen på bilkortet er en driftsmæssig ændring, ikke en regnskabsmæssig optællingsdifference.

Trin 7: luk differencerne, og godkend rettelserne

Hver difference har sin egen registrering med stelnummer, beskrivelse, fotos eller dokumenter, ansvarlig person og frist for løsning. Differencen er lukket, når årsagen er kendt, og den godkendte rettelse er gennemført.

Hold driftsmæssige rettelser, for eksempel ændret placering, adskilt fra regnskabsmæssige. Bogholderiet får listen over differencer og tilhørende dokumenter, ikke et nyt udtræk, hvor den oprindelige uoverensstemmelse ikke længere kan ses.

Reglerne for afregning af differencer varierer fra land til land. Som regel bogføres optællingsdifferencer i den regnskabsperiode, hvis status optællingen kontrollerer. Fristen for at sende differencerne til bogholderiet følger derfor regnskabsafslutningen.

Send uforklaret fravær af en bil eller mistanke om uberettiget udlevering videre til ledelsen med det samme. Lad de oprindelige registreringer og dokumenter være uændrede.

Trin 8: udarbejd slutrapporten

Rapporten afslutter lageroptællingen af bilerne som helhed. Den indeholder:

optællingens omfang og skæringstidspunkt;
det anvendte udtræk fra registreringen;
de personer, der har udført og godkendt kontrollen;
en liste over fysisk gennemgåede biler;
en liste over fraværende biler med vedhæftet dokumentation;
konstaterede differencer, deres løsning og åbne sager;
sammenhængen med rettelser i registreringen og bogføringen.

Underskrifterne fastlægger ansvaret for det udførte arbejde. Optællingslisten indeholder derfor normalt underskrift fra både den person, der er ansvarlig for de konstaterede forhold, og den person, der er ansvarlig for gennemførelsen af optællingen.

Gem materialet, så det kan findes både efter optælling og efter stelnummer. Efter rettelsen skal det fremgå, hvad den oprindelige oplysning var, hvad der blev ændret, og hvem der godkendte ændringen.

Det skal man være opmærksom på

En optælling slår især fejl, hvor holdet kun arbejder med det, registreringen viser. De hyppigste fejl er:

Kommissionsbiler på listen over egne biler. De overvurderer både varelageret og den lagerværdi, som bogholderiet og finansieringsselskabet regner med. Udfyld derfor ejerskab for hver bil, før der afstemmes med den faktiske beholdning.
Nøgler som antal stykker. Oplysningen „48 nøgler i pengeskabet“ siger ingenting. En manglende nøgle opdages så først ved udleveringen til kunden. Registrér hver nøgle på stelnummeret.
Fotos uden dato og fotograf. Et billede af kilometertælleren eller en skade uden tidspunkt og medarbejderens navn beviser ikke, hvornår det er taget. Ved en tvist med transportøren eller kunden har det så ingen vægt.
Optælling som teknisk gennemgang. Optællingslisten registrerer den synlige stand. Fejlfinding håndteres i en separat arbejdsordre, ellers trækker optællingen ud i dagevis.

Omnetic forbinder gennemgangen af bilen med drifts- og regnskabsregistreringen

Hos mange bilforhandlere ser optællingen ens ud: et udtræk fra DMS, en udskrevet liste, fotos på telefoner, et regneark med differencer og bogføringen i endnu et system. Hver ny indtastning giver plads til fejl. Omnetic erstatter disse separate systemer, regneark og papirer med én cloudplatform, der også fungerer på tablet og mobil. Til optællingen bruges disse dele:

CarAudit styrer gennemgangen direkte ved bilen, online og offline. Stelnummeret aflæses fra et foto af typeskiltet, skader indtegnes på et karrosserikort med fotos, og rapporten gemmes på bilens registrering. Fundene kan omsættes til klargøringsopgaver.
Omnetic DMS Core samler én fælles registrering af bil, kunde, ordrer og økonomi. Udtrækket til optællingen, resultatet af gennemgangen og de tilhørende dokumenter hører derfor til samme bil, og ingen taster dem igen mellem systemer.
Accounting knytter bilag fra salg, værksted, lager og bank til bil, afdeling og ordre. Bogholderiet ser dermed for hver difference, hvilken bil og hvilket bilag den hører til. En virksomhed, der vil beholde sit eget regnskabssystem, kan overføre posteringer dertil fra Omnetic via en integration, der aftales for det pågældende marked.

Aftal en demo af Omnetic, og gennemgå jeres egen optælling fra lagerudtræk til afregning af differencer.

Relaterede artikler

FAQ

Skal optællingen foretages af et eksternt firma?

Den driftsmæssige optælling organiseres af virksomhedens eget hold. Ekstern kontrol kommer især via aftalen om lagerfinansiering: Finansieringsselskabet kontrollerer de finansierede biler efter sine egne betingelser, og den interne optællingsliste erstatter ikke denne kontrol. En velgennemført optælling gør den dog lettere, fordi dokumentationen for fraværende biler allerede er klar.

Hører demobiler og firmabiler med i optællingen?

Ja, hvis virksomheden har dem i sine aktiver eller på lager. Registrér dem som en særskilt kategori. For disse biler er den aktuelle kilometerstand særlig vigtig, fordi kilometertallet stiger hver dag og skal stemme med bilkortet før salget.

Hører kundebiler, der er indleveret til værkstedet, med på optællingslisten?

Når området gennemgås, registreres de som en særskilt kategori, så de ikke forveksles med en ikke-registreret modtagelse på salgslageret. Registrér dem med tilknytning til kunden og arbejdsordren, adskilt fra både egne biler og kommissionsbiler til salg.