Artículos

Inventario de vehículos en stock: procedimiento paso a paso

Inventario de vehículos en stock paso a paso: listado del registro, control por VIN, coches fuera de las instalaciones, diferencias y acta final.

Principales conclusiones

Haga un inventario completo como mínimo al cierre contable y en los controles del stock financiado. En la operativa diaria conviene cotejar todo el stock una vez al mes y los coches que están fuera de las instalaciones una vez a la semana.
El punto de partida es un listado del registro congelado en un momento concreto. Los movimientos de coches durante el inventario se anotan aparte.
Identifique cada coche por el VIN que figura en el propio vehículo. En cada coche anote la ubicación, el kilometraje con fotografía, los daños, las llaves y la documentación.
Los coches en tránsito, en el taller, en una prueba de conducción o en otra sede se registran como ausentes y se adjunta un documento que acredite dónde están. Los coches en depósito se registran separados de los propios.
Cada diferencia recibe una explicación, un responsable y una corrección aprobada. El listado original y el resultado del inventario se conservan. El acta la firman quien hizo el inventario y quien responde del stock.

El inventario de vehículos en stock compara el registro con los coches que la empresa tiene realmente, dónde están y en qué estado. No basta con contar los coches del aparcamiento. Parte del stock está en preparación, en otra sede o con un cliente en una prueba de conducción. Y en las instalaciones hay, en cambio, coches que no pertenecen a la empresa. Un error en el recuento se nota en las cuentas anuales, en el control del stock financiado y en el momento en que el vendedor no encuentra el coche prometido a un cliente.

Cuándo y con qué frecuencia hacer el inventario de vehículos en stock

El mínimo lo marcan los plazos legales y contractuales. En Alemania, el § 240, apartado 2, del HGB exige elaborar un inventario al cierre de cada ejercicio. También las normas contables de otros países suelen vincular el inventario a las cuentas anuales, y los bienes materiales se comprueban mediante un recuento físico.

Además de las normas contables, se aplican los contratos de financiación de stock. Stellantis Financial Services en Alemania, por ejemplo, prevé controles periódicos de los vehículos financiados directamente en los concesionarios. Por eso el recuento distingue también los coches incluidos en la financiación de stock.

Un solo control al año es poco para la operativa. Un traslado entre sedes mal registrado aún se puede explicar al cabo de una semana; al cabo de varios meses, ya no. Un régimen interno probado tiene este aspecto:

Situación	Régimen recomendado	Qué debe recoger el control
Entrada, salida o traslado de un coche	En cada movimiento	VIN, lugar, hora y persona que recibió el coche
Coches fuera de su lugar habitual	Control específico una vez a la semana	Coches en el taller, en pruebas de conducción, en aparcamientos externos y entre sedes
Todo el stock	Cotejo completo una vez al mes	Coincidencia del listado con la realidad física y documentos de los coches ausentes
Cierre contable	Según las normas de cada país	Base para el inventario de activos y la regularización de diferencias
Control del stock financiado	Según el contrato con la entidad financiera	Existencia y ubicación de los coches financiados
Cambio de responsable del stock o sospecha de pérdida	Inventario extraordinario de la parte afectada	Estado al traspasar la responsabilidad o al producirse el incidente

Paso 1: defina el alcance y las responsabilidades

El encargo del inventario incluye todas las sedes, las campas, los aparcamientos alquilados y los lugares externos donde haya coches en stock. Asigne a cada lugar una persona que garantice el acceso a los coches, las llaves y la documentación.

Función	Responsabilidad
Responsable del inventario	Fija el alcance, el momento de referencia y la forma de cerrar las diferencias
Encargado del control físico	Anota el estado comprobado y adjunta fotografías y documentos
Responsable del stock o de la sede	Da acceso a los coches y explica sus movimientos
Ventas y taller	Aportan la documentación de pruebas de conducción, preparación, reparaciones y salidas
Contabilidad	Compara el recuento con los registros contables y contabiliza las correcciones aprobadas

Encargue el control físico a una persona distinta de la que registra habitualmente los movimientos del stock. En una instalación pequeña, donde esto no sea posible, las diferencias las aprueba después el responsable.

Paso 2: prepare el listado del registro en un momento concreto

El listado de partida recoge la situación en una fecha y hora determinadas. Conserve su versión original y no la sustituya durante el inventario por una exportación que se actualiza continuamente. De lo contrario, no sabrá si una diferencia se debe a un error del registro o a un movimiento posterior del coche.

Prepare para cada coche, como mínimo, estos datos:

Área	Datos del listado
Identificación	VIN, número interno de stock, marca y modelo
Propiedad y financiación	Coche propio o en depósito, vínculo con la financiación de stock
Ubicación	Sede, aparcamiento, zona o lugar externo
Estado operativo	En tránsito, en preparación, en el taller, en prueba de conducción, listo para la venta, reservado, pendiente de entrega
Último movimiento	Fecha, lugar y albarán de entrada, de salida u otro registro asociado
Accesorios y documentación	Llaves, documentos y equipamiento registrados en el coche
Registros vinculados	Contrato de compra o de depósito, orden de reparación, documentos de venta

En Omnetic DMS Core, todos los módulos trabajan sobre un registro común del coche, el cliente, las órdenes y el dinero. Por eso los datos no se copian entre ventas, taller y contabilidad. El listado para el inventario sale de una sola fuente y no hace falta unir listas separadas.

El VIN identifica el coche. La ubicación, la propiedad y el estado de venta son datos independientes. La marca «reservado» no dice dónde está el coche ni a quién pertenece.

Paso 3: fije el régimen de movimientos durante el control

Lo más sencillo es recorrer cada zona cuando no salen coches de ella. Si la actividad continúa, anote en cada movimiento el VIN, la hora, el lugar de origen y de destino y el responsable.

Un coche que durante el inventario sale de la sede hacia el taller no puede desaparecer de una lista y aparecer en otra sin trazabilidad. El registro del movimiento debe dejar claro dónde estaba el coche en el momento de referencia.

Anote en una lista aparte los coches recibidos después del momento de referencia. Haga lo mismo con las salidas posteriores. El control puede hacerse por zonas o por sedes, pero el resultado se refiere siempre a la misma situación de partida.

Paso 4: haga el control físico de cada coche

Haga el control físico del stock de vehículos del concesionario por zonas de aparcamiento, no siguiendo el orden de la lista. Solo así el equipo detecta también un coche que no figura en el registro.

Identifique el coche por el VIN del propio vehículo. Ni la matrícula, ni la etiqueta con el número interno, ni el código de barras lo sustituyen: una etiqueta mal asignada trasladaría el error al recuento. Así trabajan también las auditorías externas de stock: identifican el coche por el VIN, valoran los daños visibles, fotografían el cuentakilómetros y, en los coches que no están en el lugar, recogen los documentos que acreditan su ubicación.

Qué anotar en cada coche

VIN y ubicación: VIN leído en el coche y lugar donde está.
Kilometraje: dato actual con fotografía.
Estado y daños: nuevos roces y daños en carrocería o interior respecto al último registro.
Llaves: número y lugar de custodia, asociados al VIN. El segundo juego puede estar, por ejemplo, en la caja fuerte.
Documentación: si está con el coche o dónde está guardada según el registro.
Equipamiento asignado: por ejemplo, el cable de carga, un juego de ruedas u otros accesorios registrados en el coche.
Desarrollo del control: fecha, hora y nombre de la persona que lo hizo.

Anotar «falta la documentación» es un error si la documentación está guardada en la oficina según el registro. Una llave que no está con el coche tampoco tiene por qué estar perdida. El recuento distingue lo que falta de lo que está guardado en otro sitio.

En la aplicación CarAudit, el encargado hace el control junto al coche con o sin conexión, de modo que puede terminarlo incluso en un aparcamiento externo sin cobertura. La aplicación le guía con la lista de comprobación configurada, lee el VIN a partir de la foto de la etiqueta y marca los daños en el mapa de la carrocería con fotografías. El informe se guarda en la ficha del coche en DMS Core y los hallazgos pueden convertirse en tareas de preparación.

Paso 5: registre los coches que no están en el lugar

Un coche ausente necesita algo más que la nota «creo que está en el taller». El registro indica la ubicación, el motivo de la ausencia, el responsable y el documento que explica la situación.

Situación del coche	Documento para el inventario	Cómo marcar el estado
En tránsito hacia las instalaciones	Documentos de compra y transporte, constancia de la entrega al transportista	En tránsito; si ya forma parte de las existencias lo determina contabilidad según los documentos de compra
En un taller externo o en preparación externa	Orden o justificante de recepción con el VIN	Fuera del lugar del control, ubicación acreditada con documento
En una prueba de conducción	Registro de salida con VIN, responsable y regreso previsto	Entregado temporalmente
En otra sede o en un aparcamiento externo	Confirmación del encargado local y registro del traslado	Otro lugar, sin contarlo dos veces
En depósito	Vínculo con el propietario y con la documentación del depósito	Coche en depósito, separado de los propios
Vendido, pendiente de entrega	Documentos de venta y estado de la entrega	Presente físicamente; si figura en existencias o entre los vendidos lo determina contabilidad según los documentos de venta

Guarde la confirmación de la ubicación de un coche ausente separada del registro de la inspección física. El documento explica por qué falta el coche, pero no debe dar la impresión de que el encargado lo ha visto en persona.

En un grupo de concesionarios, use en todas las sedes los mismos estados. El estado «trasladado» en la sede de origen y el estado «no recibido» en la de destino deben corresponder a un mismo traslado localizable.

Paso 6: compare el recuento con el registro en ambos sentidos

La comparación tiene dos partes:

Para cada coche del registro existe un registro de la inspección o una explicación de por qué no está en el lugar.
Para cada coche encontrado existe una entrada en el registro o una explicación de por qué no forma parte del stock.

La segunda parte saca a la luz una entrada no registrada, una ficha de coche duplicada o un coche de cliente que se ha contado por error en el stock de venta.

Hallazgo	Qué explica la diferencia	Corrección
Falta en el aparcamiento un coche de la lista	Orden abierta en un taller externo	Completar la ubicación y el vínculo con la orden
El mismo VIN figura en varias sedes	Traslado sin completar	Corregir la asignación a la sede y conservar el historial
Hay un coche en las instalaciones que no figura en el listado	Entrada aún no registrada	Localizar los documentos de entrada y registrar la entrada tras su aprobación
El cuentakilómetros marca más que la ficha del coche	Prueba de conducción o traslado al taller	Completar el dato actual y el vínculo con el movimiento
El coche tiene un daño nuevo	Diferencia respecto a las fotos anteriores	Anotar el hallazgo y asignar la solución a un responsable

Anote primero la discrepancia como hallazgo. Un coche que falta no significa todavía una pérdida: puede tratarse de una salida o un traslado no registrados. Corregir la sede en la ficha del coche es un cambio operativo, no una diferencia contable de inventario.

Paso 7: cierre las diferencias y apruebe las correcciones

Cada diferencia tiene su propio registro con el VIN, la descripción, las fotografías o documentos, el responsable y el plazo de resolución. La diferencia queda cerrada cuando se conoce la causa y se ha aplicado la corrección aprobada.

Separe las correcciones operativas, como un cambio de ubicación, de las contables. Contabilidad recibe la relación de diferencias y los documentos asociados, no una exportación nueva en la que ya no se ve la discrepancia original.

Las normas para regularizar las diferencias varían de un país a otro. Por lo general, las diferencias de inventario se contabilizan en el ejercicio cuya situación verifica el inventario. Por eso el plazo para pasar las diferencias a contabilidad se ajusta al cierre.

Comunique de inmediato a la dirección una ausencia de coche sin explicar o la sospecha de una salida no autorizada. Deje sin cambios los registros y documentos originales.

Paso 8: redacte el acta final

El acta cierra el inventario del stock de vehículos en su conjunto. Contiene:

el alcance y el momento de referencia del inventario;
el listado del registro utilizado;
las personas que hicieron y aprobaron el control;
la relación de coches inspeccionados físicamente;
la lista de coches ausentes con los documentos adjuntos;
las diferencias detectadas, su solución y los casos no cerrados;
el vínculo con las correcciones del registro y la contabilización.

Las firmas determinan la responsabilidad del trabajo realizado. Por eso el recuento de inventario suele incluir la firma de la persona responsable de los hechos comprobados y la de la persona responsable de hacer el inventario.

Guarde la documentación de modo que pueda encontrarse por inventario y por VIN. Tras la corrección debe verse cuál era el dato original, qué cambió y quién aprobó el cambio.

Puntos de atención

El inventario falla sobre todo cuando el equipo trabaja solo con lo que le muestra el registro. Los errores más habituales son estos:

Coches en depósito en el recuento de coches propios. Inflan las existencias y el valor del stock con el que cuentan la contabilidad y la entidad financiera. Por eso, rellene la propiedad de cada coche antes de compararla con la realidad.
Llaves contadas como unidades. El dato «48 llaves en la caja fuerte» no dice nada. La llave que falta aparece entonces al entregar el coche al cliente. Registre cada llave con su VIN.
Fotos sin fecha ni autor. Una foto del cuentakilómetros o de un daño sin hora ni nombre de quien la tomó no demuestra cuándo se hizo. En un conflicto con el transportista o con el cliente, no tiene peso.
El inventario como inspección técnica. El recuento recoge el estado visible. El diagnóstico de una avería se resuelve con una orden de reparación aparte; de lo contrario, el inventario se alarga días.

Omnetic conecta la inspección del coche con el registro operativo y contable

En muchos concesionarios el inventario es siempre igual: una exportación del DMS, una lista impresa, fotos en los móviles, una hoja de diferencias y la contabilidad en otro sistema. Cada vez que se copia un dato hay margen para el error. Omnetic sustituye estos sistemas, hojas de cálculo y papeles separados por una única plataforma en la nube que funciona también en tableta y móvil. Para el inventario se utilizan estas partes:

CarAudit gestiona la inspección junto al coche con o sin conexión. Lee el VIN a partir de la foto de la etiqueta, marca los daños en el mapa de la carrocería con fotografías y guarda el informe en la ficha del coche. Los hallazgos pueden convertirse en tareas de preparación.
Omnetic DMS Core mantiene un registro común del coche, el cliente, las órdenes y el dinero. El listado del inventario, el resultado de la inspección y los documentos asociados pertenecen al mismo coche y nadie los copia de un sistema a otro.
Accounting vincula los documentos de ventas, taller, almacén y banco con el coche, la sede y la orden. Así, contabilidad ve en cada diferencia a qué coche y a qué documento corresponde. La empresa que quiera mantener su propio sistema contable puede recibir los asientos desde Omnetic mediante una integración acordada para cada mercado.

Concierte una demostración de Omnetic y recorra en ella su propio inventario, desde el listado del stock hasta la regularización de las diferencias.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que hacer el inventario una empresa externa?

El inventario operativo lo organiza el propio equipo. El control externo llega sobre todo por el contrato de financiación de stock: la entidad financiera controla los coches financiados según sus propias condiciones y el recuento interno no sustituye ese control. Un inventario bien llevado lo facilita, porque los documentos de los coches ausentes ya están preparados.

¿Entran en el inventario los vehículos de demostración y los de servicio?

Sí, si la empresa los tiene en su patrimonio o en stock. Regístrelos como una categoría aparte. En estos coches es especialmente importante el kilometraje actual, porque sus kilómetros aumentan cada día y antes de la venta deben coincidir con la ficha del coche.

¿Entran en el recuento los coches de clientes recibidos en el taller?

Al recorrer las instalaciones, anótelos como una categoría aparte para que no se confundan con una entrada no registrada en el stock de venta. Regístrelos vinculados al cliente y a la orden de reparación, separados de los coches propios y de los coches en depósito destinados a la venta.