Άρθρα

Απογραφή οχημάτων αποθέματος: η διαδικασία βήμα προς βήμα

Απογραφή οχημάτων αποθέματος βήμα προς βήμα: κατάσταση από το σύστημα, έλεγχος με VIN, οχήματα εκτός χώρου, διαφορές και τελικό πρακτικό.

Κύρια συμπεράσματα

Κάντε πλήρη απογραφή τουλάχιστον στο λογιστικό κλείσιμο και στους ελέγχους του χρηματοδοτούμενου αποθέματος. Στην καθημερινή λειτουργία αξίζει να συγκρίνετε ολόκληρο το απόθεμα μία φορά τον μήνα και τα οχήματα εκτός χώρου μία φορά την εβδομάδα.
Αφετηρία είναι μια κατάσταση από το σύστημα «παγωμένη» σε μία συγκεκριμένη στιγμή. Οι κινήσεις των οχημάτων κατά τη διάρκεια της απογραφής καταγράφονται χωριστά.
Ταυτοποιήστε κάθε όχημα με το VIN απευθείας πάνω στο όχημα. Σε κάθε όχημα καταγράψτε θέση, ένδειξη χιλιομετρητή με φωτογραφία, ζημιές, κλειδιά και έγγραφα.
Τα οχήματα που βρίσκονται καθ' οδόν, στο σέρβις, σε δοκιμαστική οδήγηση ή σε άλλο κατάστημα καταγράψτε τα ως απόντα και επισυνάψτε έγγραφο για τη θέση τους. Τα οχήματα σε παρακαταθήκη καταγράψτε τα χωριστά από τα δικά σας.
Κάθε διαφορά παίρνει εξήγηση, υπεύθυνο και εγκεκριμένη διόρθωση. Η αρχική κατάσταση και το αποτέλεσμα της απογραφής μένουν αποθηκευμένα. Το πρακτικό το υπογράφουν αυτός που έκανε την απογραφή και αυτός που είναι υπεύθυνος για το απόθεμα.

Η απογραφή οχημάτων αποθέματος συγκρίνει την καταγραφή στο σύστημα με τα οχήματα που έχει πραγματικά η εταιρεία, το πού βρίσκονται και σε τι κατάσταση είναι. Δεν αρκεί να μετρήσετε τα αυτοκίνητα στο πάρκινγκ. Μέρος του αποθέματος βρίσκεται σε προετοιμασία, σε άλλο κατάστημα ή σε πελάτη για δοκιμαστική οδήγηση. Στον χώρο, αντίθετα, στέκονται οχήματα που δεν ανήκουν στην εταιρεία. Ένα λάθος στην απογραφή φαίνεται στις οικονομικές καταστάσεις, στον έλεγχο του χρηματοδοτούμενου αποθέματος και τη στιγμή που ο πωλητής δεν βρίσκει το αυτοκίνητο που υποσχέθηκε στον πελάτη.

Πότε κάνετε απογραφή οχημάτων αποθέματος και πόσο συχνά

Το ελάχιστο ορίζεται από νόμιμες και συμβατικές προθεσμίες. Στη Γερμανία, η § 240 παρ. 2 του HGB απαιτεί σύνταξη απογραφής στο τέλος κάθε χρήσης. Και οι λογιστικοί κανόνες άλλων χωρών συνδέουν κατά κανόνα την απογραφή με το λογιστικό κλείσιμο, ενώ τα ενσώματα περιουσιακά στοιχεία επαληθεύονται με φυσική απογραφή.

Πέρα από τους λογιστικούς κανόνες ισχύουν οι συμβάσεις χρηματοδότησης αποθέματος. Για παράδειγμα, η Stellantis Financial Services στη Γερμανία αναφέρει τακτικούς ελέγχους των χρηματοδοτούμενων οχημάτων αποθέματος απευθείας στις αντιπροσωπείες. Γι' αυτό η απογραφή διακρίνει και τα οχήματα που περιλαμβάνονται στη χρηματοδότηση αποθέματος.

Ένας έλεγχος τον χρόνο όμως είναι λίγος για την καθημερινή λειτουργία. Μια λανθασμένη καταχώριση μεταφοράς ανάμεσα σε καταστήματα εξηγείται ακόμη μετά από μία εβδομάδα, μετά από μερικούς μήνες όχι. Ένα δοκιμασμένο εσωτερικό καθεστώς μοιάζει κάπως έτσι:

Περίπτωση	Προτεινόμενο καθεστώς	Τι πρέπει να καταγράφει ο έλεγχος
Παραλαβή, έξοδος ή μεταφορά οχήματος	Σε κάθε κίνηση	VIN, θέση, ώρα και το πρόσωπο που παρέλαβε το όχημα
Οχήματα εκτός της συνηθισμένης θέσης	Στοχευμένος έλεγχος μία φορά την εβδομάδα	Οχήματα στο σέρβις, σε δοκιμαστικές οδηγήσεις, σε εξωτερικούς χώρους στάθμευσης και ανάμεσα σε καταστήματα
Ολόκληρο το απόθεμα	Πλήρης σύγκριση μία φορά τον μήνα	Συμφωνία της λίστας με τη φυσική κατάσταση και έγγραφα για τα απόντα οχήματα
Λογιστικό κλείσιμο	Σύμφωνα με τους κανόνες της εκάστοτε χώρας	Στοιχεία για την απογραφή των περιουσιακών στοιχείων και τη διευθέτηση των διαφορών
Έλεγχος χρηματοδοτούμενου αποθέματος	Σύμφωνα με τη σύμβαση με τον χρηματοδοτικό φορέα	Ύπαρξη και θέση των χρηματοδοτούμενων οχημάτων
Αλλαγή υπευθύνου αποθέματος ή υποψία απώλειας	Έκτακτη απογραφή του σχετικού μέρους του αποθέματος	Κατάσταση κατά την παράδοση της ευθύνης ή κατά το συμβάν

Βήμα 1: ορίστε το εύρος και τις αρμοδιότητες

Στο αντικείμενο της απογραφής ανήκουν όλα τα καταστήματα, οι υπαίθριοι χώροι, τα μισθωμένα πάρκινγκ και τα εξωτερικά σημεία όπου στέκονται οχήματα αποθέματος. Σε κάθε σημείο ορίστε έναν άνθρωπο που θα εξασφαλίσει πρόσβαση στα οχήματα, στα κλειδιά και στα έγγραφα.

Ρόλος	Αρμοδιότητα
Υπεύθυνος απογραφής	Ορίζει το εύρος, τη στιγμή αναφοράς και τον τρόπο κλεισίματος των διαφορών
Υπάλληλος φυσικού ελέγχου	Καταγράφει την κατάσταση που διαπίστωσε και επισυνάπτει φωτογραφίες και έγγραφα
Υπεύθυνος αποθέματος ή καταστήματος	Δίνει πρόσβαση στα οχήματα και εξηγεί τις κινήσεις τους
Πωλήσεις και σέρβις	Παρέχουν στοιχεία για δοκιμαστικές οδηγήσεις, προετοιμασία, επισκευές και εξόδους
Λογιστήριο	Συγκρίνει την απογραφή με τα λογιστικά βιβλία και καταχωρίζει τις εγκεκριμένες διορθώσεις

Αναθέστε τον φυσικό έλεγχο σε κάποιον άλλο από αυτόν που καταχωρίζει συνήθως τις κινήσεις αποθέματος. Σε μια μικρή επιχείρηση όπου αυτό δεν γίνεται, τις διαφορές τις εγκρίνει εκ των υστέρων ο υπεύθυνος.

Βήμα 2: ετοιμάστε μια κατάσταση από το σύστημα σε μία στιγμή

Η αρχική λίστα αποτυπώνει την κατάσταση σε συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα. Φυλάξτε την αρχική της μορφή και μην την αντικαθιστάτε κατά την απογραφή με εξαγωγές που ενημερώνονται συνεχώς. Αλλιώς δεν θα ξέρετε αν μια διαφορά προέκυψε από λάθος στο σύστημα ή από μεταγενέστερη κίνηση του οχήματος.

Για κάθε όχημα ετοιμάστε τουλάχιστον τα εξής στοιχεία:

Τομέας	Στοιχεία στην κατάσταση
Ταυτοποίηση	VIN, εσωτερικός αριθμός αποθέματος, μάρκα και μοντέλο
Κυριότητα και χρηματοδότηση	Ιδιόκτητο ή ξένο όχημα, σύνδεση με χρηματοδότηση αποθέματος
Θέση	Κατάστημα, πάρκινγκ, ζώνη ή εξωτερικό σημείο
Λειτουργική κατάσταση	Καθ' οδόν, σε προετοιμασία, στο σέρβις, σε δοκιμαστική οδήγηση, έτοιμο για πώληση, κρατημένο, αναμένει παράδοση
Τελευταία κίνηση	Ημερομηνία, θέση και το σχετικό δελτίο εισαγωγής, δελτίο εξαγωγής ή άλλη εγγραφή
Αξεσουάρ και έγγραφα	Καταγεγραμμένα κλειδιά, έγγραφα και εξοπλισμός που αντιστοιχίζονται στο όχημα
Συνδεδεμένες εγγραφές	Σύμβαση αγοράς ή παρακαταθήκης, εντολή εργασίας σέρβις, παραστατικά πώλησης

Στο Omnetic DMS Core όλες οι ενότητες δουλεύουν πάνω σε μία κοινή εγγραφή οχήματος, πελάτη, εντολών και χρημάτων. Γι' αυτό τα στοιχεία δεν ξαναπληκτρολογούνται ανάμεσα σε πωλήσεις, σέρβις και λογιστήριο. Η κατάσταση για την απογραφή προκύπτει από μία πηγή και δεν χρειάζεται να ενωθούν χωριστές λίστες.

Το VIN ταυτοποιεί το όχημα. Η θέση, η κυριότητα και η κατάσταση πώλησης είναι ξεχωριστά στοιχεία. Η ένδειξη «κρατημένο» δεν λέει ούτε πού βρίσκεται το όχημα ούτε σε ποιον ανήκει.

Βήμα 3: ορίστε τον κανόνα για τις κινήσεις κατά τον έλεγχο

Το πιο απλό είναι να ελέγχετε κάθε ζώνη όταν δεν μετακινούνται οχήματα από αυτήν. Αν η λειτουργία συνεχίζεται, καταγράφετε σε κάθε κίνηση το VIN, την ώρα, το σημείο αναχώρησης και προορισμού και τον υπεύθυνο.

Ένα όχημα που κατά την απογραφή φεύγει από το κατάστημα για το σέρβις δεν πρέπει να εξαφανίζεται από τη μία λίστα και να εμφανίζεται στην άλλη χωρίς συνέχεια. Από την καταγραφή της κίνησης πρέπει να φαίνεται πού βρισκόταν το όχημα τη στιγμή αναφοράς.

Τα οχήματα που παραλήφθηκαν μετά τη στιγμή αναφοράς καταγράψτε τα σε χωριστή λίστα. Με τον ίδιο τρόπο χειριστείτε τις μεταγενέστερες εξόδους. Ο έλεγχος μπορεί να γίνει σταδιακά ανά ζώνη ή κατάστημα, το αποτέλεσμα όμως αναφέρεται πάντα στην ίδια αρχική κατάσταση.

Βήμα 4: κάντε φυσικό έλεγχο σε κάθε όχημα

Τον φυσικό έλεγχο του αποθέματος οχημάτων στην αντιπροσωπεία κάντε τον ανά ζώνη στάθμευσης, όχι με τη σειρά της λίστας. Μόνο έτσι η ομάδα θα εντοπίσει και ένα όχημα που δεν υπάρχει καθόλου στο σύστημα.

Ταυτοποιήστε το όχημα με το VIN απευθείας πάνω του. Η πινακίδα κυκλοφορίας, η καρτελίτσα με τον εσωτερικό αριθμό ή το barcode δεν το αντικαθιστούν: μια λάθος αντιστοιχισμένη καρτελίτσα θα μετέφερε το λάθος στην απογραφή. Με τον ίδιο τρόπο δουλεύουν και οι εξωτερικοί έλεγχοι οχημάτων αποθέματος. Ταυτοποιούν το όχημα με το VIN, αξιολογούν τις ορατές ζημιές, φωτογραφίζουν τον χιλιομετρητή και για τα οχήματα που δεν είναι επιτόπου παραλαμβάνουν έγγραφα για τη θέση τους.

Τι καταγράφετε σε κάθε όχημα

VIN και θέση: το VIN όπως διαβάστηκε από το όχημα και το σημείο όπου στέκεται.
Ένδειξη χιλιομετρητή: η τρέχουσα ένδειξη με φωτογραφία.
Κατάσταση και ζημιές: νέες γρατζουνιές και ζημιές στο αμάξωμα ή στο εσωτερικό σε σχέση με την τελευταία καταγραφή.
Κλειδιά: αριθμός και θέση φύλαξης, αντιστοιχισμένα στο VIN. Το δεύτερο σετ μπορεί να βρίσκεται για παράδειγμα σε χρηματοκιβώτιο.
Έγγραφα: αν είναι στο όχημα ή πού είναι καταγεγραμμένα ότι φυλάσσονται.
Αντιστοιχισμένος εξοπλισμός: για παράδειγμα καλώδιο φόρτισης, σετ τροχών ή άλλα αξεσουάρ που καταγράφονται στο όχημα.
Πορεία του ελέγχου: ημερομηνία, ώρα και όνομα του υπαλλήλου.

Η εγγραφή «λείπουν τα έγγραφα» είναι λάθος, αν τα έγγραφα είναι καταγεγραμμένα ότι φυλάσσονται στο γραφείο. Ένα κλειδί που δεν είναι στο όχημα δεν είναι απαραίτητα χαμένο. Η απογραφή διακρίνει το στοιχείο που λείπει από το στοιχείο που φυλάσσεται αλλού.

Στην εφαρμογή CarAudit ο υπάλληλος κάνει τον έλεγχο απευθείας στο όχημα, online και offline, ώστε να τον ολοκληρώσει και σε εξωτερικό πάρκινγκ χωρίς σήμα. Η εφαρμογή τον καθοδηγεί με ρυθμισμένη λίστα ελέγχου, διαβάζει το VIN από φωτογραφία της πινακίδας στοιχείων και σημειώνει τις ζημιές στον χάρτη αμαξώματος με φωτογραφίες. Το πρωτόκολλο αποθηκεύεται στην εγγραφή του οχήματος στο DMS Core και τα ευρήματα μπορούν να μετατραπούν σε εργασίες προετοιμασίας.

Βήμα 5: καταγράψτε τα οχήματα που δεν βρίσκονται επιτόπου

Ένα απόν όχημα χρειάζεται κάτι περισσότερο από τη σημείωση «μάλλον στο σέρβις». Η εγγραφή αναφέρει θέση, λόγο απουσίας, υπεύθυνο και το έγγραφο που εξηγεί την κατάσταση.

Κατάσταση οχήματος	Στοιχείο για την απογραφή	Πώς χαρακτηρίζεται
Καθ' οδόν προς την επιχείρηση	Έγγραφα αγοράς και μεταφοράς, καταγραφή παράδοσης στον μεταφορέα	Καθ' οδόν· αν ανήκει ήδη στα αποθέματα το κρίνει το λογιστήριο βάσει των παραστατικών αγοράς
Σε εξωτερικό σέρβις ή προετοιμασία	Εντολή εργασίας ή επιβεβαίωση παραλαβής με VIN	Εκτός του σημείου ελέγχου, με θέση τεκμηριωμένη με έγγραφο
Σε δοκιμαστική οδήγηση	Καταγραφή εξόδου με VIN, υπεύθυνο και προγραμματισμένη επιστροφή	Προσωρινά εκτός
Σε άλλο κατάστημα ή εξωτερικό πάρκινγκ	Επιβεβαίωση του τοπικού υπαλλήλου και καταγραφή της μεταφοράς	Άλλη θέση, χωρίς διπλή καταμέτρηση
Σε παρακαταθήκη	Σύνδεση με τον ιδιοκτήτη και τα έγγραφα της παρακαταθήκης	Ξένο όχημα, χωριστά από τα ιδιόκτητα οχήματα
Πουλημένο, αναμένει παράδοση	Παραστατικά πώλησης και κατάσταση παράδοσης	Φυσικά παρόν· αν εντάσσεται στα αποθέματα ή στα πουλημένα οχήματα το κρίνει το λογιστήριο βάσει των παραστατικών πώλησης

Την επιβεβαίωση για τη θέση ενός απόντος οχήματος φυλάξτε τη χωριστά από την καταγραφή του φυσικού ελέγχου. Το έγγραφο εξηγεί γιατί λείπει το όχημα. Δεν πρέπει όμως να δίνει την εντύπωση ότι ο υπάλληλος το είδε ο ίδιος.

Σε έναν όμιλο αντιπροσωπειών χρησιμοποιείτε σε όλα τα καταστήματα τους ίδιους χαρακτηρισμούς καταστάσεων. Η κατάσταση «μεταφέρθηκε» στο κατάστημα αποστολής και η κατάσταση «δεν παραλήφθηκε» στο κατάστημα υποδοχής πρέπει να ανήκουν σε μία εντοπίσιμη μεταφορά.

Βήμα 6: συγκρίνετε την απογραφή με το σύστημα και προς τις δύο κατευθύνσεις

Η σύγκριση έχει δύο σκέλη:

Για κάθε όχημα στο σύστημα υπάρχει καταγραφή ελέγχου ή εξήγηση για το γιατί δεν βρίσκεται επιτόπου.
Για κάθε όχημα που βρέθηκε υπάρχει εγγραφή στο σύστημα ή εξήγηση για το γιατί δεν ανήκει στο απόθεμα.

Το δεύτερο σκέλος αποκαλύπτει μια παραλαβή που δεν καταχωρίστηκε, διπλή καρτέλα οχήματος ή όχημα πελάτη που μετρήθηκε κατά λάθος στο απόθεμα προς πώληση.

Εύρημα	Τι εξηγεί τη διαφορά	Διόρθωση
Όχημα της λίστας λείπει από το πάρκινγκ	Ανοιχτή εντολή εργασίας σε εξωτερικό σέρβις	Συμπλήρωση της θέσης και σύνδεση με την εντολή
Το ίδιο VIN εμφανίζεται σε περισσότερα καταστήματα	Μεταφορά που δεν ολοκληρώθηκε	Διόρθωση της αντιστοίχισης στο κατάστημα με διατήρηση του ιστορικού
Όχημα στέκεται στον χώρο αλλά δεν υπάρχει στην κατάσταση	Παραλαβή που δεν έχει ακόμη καταχωριστεί στο σύστημα	Αναζήτηση των παραστατικών παραλαβής και καταχώριση της παραλαβής μετά από έγκριση
Ο χιλιομετρητής δείχνει περισσότερα από την καρτέλα του οχήματος	Δοκιμαστική οδήγηση ή μετακίνηση προς το σέρβις	Συμπλήρωση της τρέχουσας ένδειξης και σύνδεση με την κίνηση
Το όχημα έχει νέα ζημιά	Διαφορά σε σχέση με τις προηγούμενες φωτογραφίες	Καταγραφή του ευρήματος και ανάθεση της αντιμετώπισης σε υπεύθυνο

Μια ασυμφωνία καταγράψτε την πρώτα ως εύρημα. Ένα όχημα που λείπει δεν σημαίνει ακόμη απώλεια: μπορεί να πρόκειται για έξοδο ή μεταφορά που δεν καταχωρίστηκε. Η διόρθωση του καταστήματος στην καρτέλα του οχήματος είναι λειτουργική αλλαγή, όχι λογιστική διαφορά απογραφής.

Βήμα 7: κλείστε τις διαφορές και εγκρίνετε τις διορθώσεις

Κάθε διαφορά έχει δική της εγγραφή με VIN, περιγραφή, φωτογραφίες ή έγγραφα, υπεύθυνο και προθεσμία επίλυσης. Η διαφορά κλείνει μόνο όταν είναι γνωστή η αιτία και η εγκεκριμένη διόρθωση έχει γίνει.

Διαχωρίστε τις λειτουργικές διορθώσεις, για παράδειγμα την αλλαγή θέσης, από τις λογιστικές. Το λογιστήριο παίρνει τη λίστα των διαφορών και τα σχετικά έγγραφα, όχι μια νέα εξαγωγή στην οποία η αρχική ασυμφωνία δεν φαίνεται πια.

Οι κανόνες για τη διευθέτηση των διαφορών διαφέρουν από χώρα σε χώρα. Κατά κανόνα οι διαφορές απογραφής καταχωρίζονται στη λογιστική περίοδο της οποίας την κατάσταση επαληθεύει η απογραφή. Γι' αυτό η προθεσμία για την παράδοση των διαφορών στο λογιστήριο συνδέεται με το κλείσιμο.

Μια ανεξήγητη απουσία οχήματος ή υποψία μη εξουσιοδοτημένης εξόδου αναφέρετέ την αμέσως στη διοίκηση. Αφήστε τις αρχικές εγγραφές και τα έγγραφα χωρίς αλλαγές.

Βήμα 8: συντάξτε το τελικό πρακτικό

Το πρακτικό κλείνει την απογραφή του αποθέματος οχημάτων ως σύνολο. Περιέχει:

το εύρος και τη στιγμή αναφοράς της απογραφής·
την κατάσταση από το σύστημα που χρησιμοποιήθηκε·
τα πρόσωπα που έκαναν και ενέκριναν τον έλεγχο·
τον κατάλογο των οχημάτων που ελέγχθηκαν φυσικά·
τη λίστα των απόντων οχημάτων με τα συνημμένα έγγραφα·
τις διαφορές που διαπιστώθηκαν, την επίλυσή τους και τις ανοιχτές υποθέσεις·
τη σύνδεση με τις διορθώσεις στο σύστημα και τις λογιστικές εγγραφές.

Οι υπογραφές ορίζουν την ευθύνη για τη δουλειά που έγινε. Γι' αυτό η κατάσταση απογραφής περιέχει συνήθως υπογραφή του προσώπου που ευθύνεται για τα στοιχεία που διαπιστώθηκαν και του προσώπου που ευθύνεται για τη διενέργεια της απογραφής.

Φυλάξτε τα στοιχεία έτσι ώστε να βρίσκονται και ανά απογραφή και ανά VIN. Μετά τη διόρθωση πρέπει να φαίνεται ποιο ήταν το αρχικό στοιχείο, τι άλλαξε και ποιος ενέκρινε την αλλαγή.

Τι να προσέξετε

Η απογραφή αποτυγχάνει κυρίως εκεί όπου η ομάδα δουλεύει μόνο με όσα της δείχνει το σύστημα. Τα συχνότερα λάθη είναι τα εξής:

Οχήματα σε παρακαταθήκη στην απογραφή των ιδιόκτητων οχημάτων. Υπερεκτιμούν τα αποθέματα και την αξία του αποθέματος με την οποία υπολογίζουν το λογιστήριο και ο χρηματοδοτικός φορέας. Συμπληρώστε λοιπόν την κυριότητα σε κάθε όχημα πριν από τη σύγκριση με την πραγματικότητα.
Κλειδιά ως αριθμός τεμαχίων. Η ένδειξη «48 κλειδιά στο χρηματοκιβώτιο» δεν λέει τίποτα. Το κλειδί που λείπει βρίσκεται τότε μόνο κατά την παράδοση του αυτοκινήτου στον πελάτη. Καταγράφετε κάθε κλειδί στο VIN.
Φωτογραφίες χωρίς ημερομηνία και δημιουργό. Μια λήψη του χιλιομετρητή ή μιας ζημιάς χωρίς ώρα και όνομα υπαλλήλου δεν αποδεικνύει πότε έγινε. Σε μια διαφωνία με μεταφορέα ή πελάτη δεν έχει τότε βάρος.
Απογραφή ως τεχνικός έλεγχος. Η απογραφή καταγράφει την ορατή κατάσταση. Η διάγνωση μιας βλάβης γίνεται με χωριστή εντολή εργασίας σέρβις, αλλιώς η απογραφή τραβάει μέρες.

Το Omnetic συνδέει τον έλεγχο του οχήματος με τη λειτουργική και τη λογιστική καταγραφή

Σε πολλές αντιπροσωπείες η απογραφή μοιάζει ίδια: εξαγωγή από το DMS, τυπωμένη λίστα, φωτογραφίες στα κινητά, υπολογιστικό φύλλο διαφορών και λογιστήριο σε άλλο σύστημα. Κάθε επανεισαγωγή αφήνει περιθώριο για λάθος. Το Omnetic αντικαθιστά αυτά τα χωριστά συστήματα, υπολογιστικά φύλλα και χαρτιά με μία cloud πλατφόρμα που λειτουργεί και σε tablet και κινητό. Για την απογραφή αξιοποιούνται τα εξής μέρη:

Το CarAudit καθοδηγεί τον έλεγχο απευθείας στο όχημα, online και offline. Διαβάζει το VIN από φωτογραφία της πινακίδας στοιχείων, σημειώνει τις ζημιές στον χάρτη αμαξώματος με φωτογραφίες και αποθηκεύει το πρωτόκολλο στην εγγραφή του οχήματος. Τα ευρήματα μπορούν να μετατραπούν σε εργασίες προετοιμασίας.
Το Omnetic DMS Core διατηρεί μία κοινή εγγραφή οχήματος, πελάτη, εντολών και χρημάτων. Η κατάσταση για την απογραφή, το αποτέλεσμα του ελέγχου και τα σχετικά παραστατικά ανήκουν έτσι στο ίδιο όχημα και κανείς δεν τα ξαναπληκτρολογεί από σύστημα σε σύστημα.
Το Accounting συνδέει τα παραστατικά από πωλήσεις, συνεργείο, αποθήκη και τράπεζα με το όχημα, το κατάστημα και την εντολή. Το λογιστήριο βλέπει έτσι σε κάθε διαφορά σε ποιο όχημα και παραστατικό ανήκει. Μια εταιρεία που θέλει να κρατήσει το δικό της λογιστικό σύστημα μπορεί να του μεταφέρει εγγραφές από το Omnetic μέσω διασύνδεσης που συμφωνείται για την εκάστοτε αγορά.

Ζητήστε μια παρουσίαση του Omnetic και περάστε μέσα από αυτήν τη δική σας απογραφή, από την κατάσταση του αποθέματος έως τη διευθέτηση των διαφορών.

Σχετικά άρθρα

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει την απογραφή να την κάνει εξωτερική εταιρεία;

Τη λειτουργική απογραφή την οργανώνει η δική σας ομάδα. Εξωτερικό έλεγχο φέρνει κυρίως η σύμβαση χρηματοδότησης αποθέματος: ο χρηματοδοτικός φορέας ελέγχει τα χρηματοδοτούμενα οχήματα με τους δικούς του όρους και η εσωτερική απογραφή δεν αντικαθιστά αυτόν τον έλεγχο. Μια καλά οργανωμένη απογραφή όμως τον διευκολύνει, επειδή τα έγγραφα για τα απόντα οχήματα είναι ήδη έτοιμα.

Ανήκουν στην απογραφή τα οχήματα επίδειξης και τα εταιρικά οχήματα;

Ναι, αν η εταιρεία τα έχει στην περιουσία της ή στο απόθεμα. Καταγράψτε τα ως ξεχωριστή κατηγορία. Σε αυτά τα οχήματα είναι ιδιαίτερα σημαντική η τρέχουσα ένδειξη του χιλιομετρητή, επειδή τα χιλιόμετρά τους αυξάνονται κάθε μέρα και πριν από την πώληση πρέπει να συμφωνούν με την καρτέλα του οχήματος.

Ανήκουν στην απογραφή τα οχήματα πελατών που έχουν παραληφθεί στο σέρβις;

Κατά τον έλεγχο του χώρου καταγράψτε τα ως ξεχωριστή κατηγορία, ώστε να μη συγχέονται με μια παραλαβή στο απόθεμα πώλησης που δεν καταχωρίστηκε. Καταγράψτε τα με σύνδεση με τον πελάτη και την εντολή εργασίας σέρβις, χωριστά από τα ιδιόκτητα οχήματα και τα οχήματα σε παρακαταθήκη που προορίζονται για πώληση.