Artikkelit

Autovaraston inventaario vaihe vaiheelta

Autovaraston inventaario vaihe vaiheelta: varastolistaus, tarkastus VIN-tunnuksen mukaan, alueen ulkopuoliset autot, erot ja loppupöytäkirja.

Tärkeimmät havainnot

Täydellinen inventaario tehdään vähintään tilinpäätöksen yhteydessä ja rahoitetun varaston tarkastuksissa. Käytännössä koko varasto kannattaa täsmäyttää kerran kuukaudessa ja alueen ulkopuolella olevat autot kerran viikossa.
Lähtökohta on yhteen hetkeen jäädytetty varastolistaus. Autojen liikkeet inventaarion aikana kirjataan erikseen.
Jokainen auto tunnistetaan VIN-tunnuksesta suoraan autosta. Jokaisesta autosta kirjataan sijainti, mittarilukema valokuvineen, vauriot, avaimet ja asiakirjat.
Matkalla, korjaamolla, koeajolla tai toisessa toimipisteessä olevat autot merkitään poissa oleviksi, ja niiden sijainnista liitetään tosite. Välitysautot pidetään erillään omista autoista.
Jokainen ero saa selityksen, vastuuhenkilön ja hyväksytyn korjaustoimen. Alkuperäinen listaus ja inventaarion tulos säilytetään. Pöytäkirjan allekirjoittavat inventaarion tekijä ja varastosta vastaava henkilö.

Autovaraston inventaario vertaa kirjanpitoa siihen, mitä autoja yrityksellä todella on, missä ne ovat ja missä kunnossa. Autojen laskeminen pihalta ei riitä. Osa varastosta on kunnostuksessa, toisessa toimipisteessä tai asiakkaalla koeajolla. Alueella taas on autoja, jotka eivät kuulu yritykselle. Virhe inventaariolistassa näkyy tilinpäätöksessä, rahoitetun varaston tarkastuksessa ja silloin, kun myyjä ei löydä asiakkaalle luvattua autoa.

Milloin autovaraston inventaario tehdään ja kuinka usein

Vähimmäistason määräävät lakisääteiset ja sopimusperusteiset ajankohdat. Saksassa HGB:n 240 §:n 2 momentti edellyttää inventaarion laatimista jokaisen tilikauden lopussa. Myös muiden maiden kirjanpitosäännöt sitovat inventaarion yleensä tilinpäätökseen, ja aineellinen omaisuus todennetaan fyysisellä inventaariolla.

Kirjanpitosääntöjen rinnalla sovelletaan varastorahoitussopimuksia. Esimerkiksi Stellantis Financial Services Saksassa mainitsee säännölliset rahoitettujen varastoautojen tarkastukset suoraan autoliikkeissä. Inventaariolista erottelee siksi myös varastorahoituksen piiriin kuuluvat autot.

Yksi tarkastus vuodessa on kuitenkin käytännön toiminnalle liian vähän. Väärin kirjatun siirron toimipisteiden välillä voi viikon kuluttua vielä selvittää, muutaman kuukauden kuluttua ei enää. Hyväksi havaittu sisäinen käytäntö näyttää tältä:

Tilanne	Suositeltu käytäntö	Mitä tarkastuksen on tavoitettava
Auton vastaanotto, luovutus tai siirto	Jokaisen liikkeen yhteydessä	VIN, paikka, aika ja auton vastaanottanut henkilö
Tavanomaisen paikan ulkopuolella olevat autot	Kohdennettu tarkastus kerran viikossa	Korjaamolla, koeajoilla, ulkopuolisilla pysäköintialueilla ja toimipisteiden välillä olevat autot
Koko varasto	Täydellinen täsmäytys kerran kuukaudessa	Listan vastaavuus fyysiseen tilanteeseen ja tositteet poissa olevista autoista
Tilinpäätös	Kunkin maan sääntöjen mukaan	Aineisto omaisuuden inventaarioon ja erojen käsittelyyn
Rahoitetun varaston tarkastus	Rahoituslaitoksen kanssa tehdyn sopimuksen mukaan	Rahoitettujen autojen olemassaolo ja sijainti
Varastovastaavan vaihtuminen tai epäily katoamisesta	Ylimääräinen inventaario varaston asianomaisesta osasta	Tilanne vastuun siirtohetkellä tai poikkeamassa

Vaihe 1: laajuus ja vastuut

Inventaarion toimeksiantoon kuuluvat kaikki toimipisteet, ulkoalueet, vuokratut pysäköintialueet ja ulkopuoliset paikat, joissa varastoautoja on. Jokaiselle paikalle nimetään henkilö, joka järjestää pääsyn autoihin, avaimiin ja asiakirjoihin.

Rooli	Vastuu
Inventaarion vetäjä	Määrittää laajuuden, inventaariohetken ja erojen käsittelytavan
Fyysisen tarkastuksen tekijä	Kirjaa havaitun tilanteen ja liittää valokuvat ja tositteet
Varaston tai toimipisteen vastaava	Järjestää pääsyn autoihin ja selvittää niiden liikkeet
Myynti ja korjaamo	Toimittavat tiedot koeajoista, kunnostuksesta, korjauksista ja luovutuksista
Kirjanpito	Vertaa inventaariolistaa kirjanpitoon ja kirjaa hyväksytyt korjaukset

Fyysinen tarkastus kannattaa antaa jollekulle muulle kuin sille, joka tavallisesti kirjaa varastoliikkeet. Pienessä toimipisteessä, jossa tämä ei onnistu, esihenkilö hyväksyy erot jälkikäteen.

Vaihe 2: varastolistaus yhdeltä hetkeltä

Lähtölista kuvaa tilanteen määritettynä päivänä ja kellonaikana. Sen alkuperäinen versio säilytetään, eikä sitä korvata inventaarion aikana jatkuvasti päivittyvällä viennillä. Muuten ei voi tietää, johtuuko ero kirjanpidon virheestä vai auton myöhemmästä liikkeestä.

Jokaisesta autosta otetaan listaukseen vähintään nämä tiedot:

Osa-alue	Listauksen tiedot
Tunnistus	VIN, sisäinen varastonumero, merkki ja malli
Omistus ja rahoitus	Oma tai välitykseen jätetty auto, kytkös varastorahoitukseen
Sijainti	Toimipiste, pysäköintialue, vyöhyke tai ulkopuolinen paikka
Toiminnallinen tila	Matkalla, kunnostuksessa, korjaamolla, koeajolla, myyntivalmis, varattu, odottaa luovutusta
Viimeisin liike	Päivämäärä, paikka ja siihen liittyvä vastaanotto- tai luovutustosite tai muu kirjaus
Varusteet ja dokumentaatio	Kirjatut avaimet, asiakirjat ja autoon liitetyt varusteet
Liittyvät kirjaukset	Osto- tai välityssopimus, työmääräin, myyntiasiakirjat

Omneticissa kaikki moduulit käyttävät yhtä yhteistä auton, asiakkaan, työmääräinten ja rahaliikenteen tietuetta, jota Omnetic DMS Core ylläpitää. Tietoja ei siksi syötetä uudelleen myynnin, korjaamon ja kirjanpidon välillä. Inventaariolistaus syntyy yhdestä lähteestä, eikä erillisiä listoja tarvitse yhdistellä.

VIN tunnistaa auton. Sijainti, omistus ja myyntitila ovat erillisiä tietoja. Merkintä ”varattu” ei kerro, missä auto on eikä kenelle se kuuluu.

Vaihe 3: liikkeiden käsittely tarkastuksen aikana

Yksinkertaisinta on käydä jokainen vyöhyke läpi silloin, kun sieltä ei siirretä autoja. Jos toiminta jatkuu, jokaisesta liikkeestä kirjataan VIN, aika, lähtö- ja kohdepaikka sekä vastuuhenkilö.

Auto, joka inventaarion aikana lähtee toimipisteestä korjaamolle, ei saa kadota yhdeltä listalta ja ilmestyä toiselle ilman kytköstä. Liikekirjauksesta on käytävä ilmi, missä auto oli inventaariohetkellä.

Inventaariohetken jälkeen vastaanotetut autot kirjataan erilliselle listalle. Samoin toimitaan myöhempien luovutusten kanssa. Tarkastuksen voi tehdä vähitellen vyöhyke tai toimipiste kerrallaan, mutta tulos koskee aina samaa lähtötilannetta.

Vaihe 4: jokaisen auton fyysinen tarkastus

Autoliikkeen autovaraston fyysinen tarkastus tehdään pysäköintivyöhykkeittäin, ei listan järjestyksessä. Vain näin tiimi löytää myös auton, jota ei ole kirjanpidossa lainkaan.

Auto tunnistetaan VIN-tunnuksesta suoraan autosta. Rekisterikilpi, sisäisen numeron ripustin tai viivakoodi ei korvaa sitä: väärin kiinnitetty ripustin siirtäisi virheen inventaariolistaan. Samoin toimivat myös ulkopuoliset varastoautojen auditoinnit. Ne tunnistavat auton VIN-tunnuksesta, arvioivat näkyvät vauriot, valokuvaavat mittarin ja ottavat paikalta puuttuvista autoista vastaan tositteet niiden sijainnista.

Mitä jokaisesta autosta kirjataan

VIN ja sijainti: autosta luettu VIN ja paikka, jossa auto on.
Mittarilukema: ajantasainen lukema valokuvineen.
Kunto ja vauriot: uudet naarmut ja kori- tai sisätilavauriot edelliseen kirjaukseen verrattuna.
Avaimet: määrä ja säilytyspaikka VIN-tunnukseen kohdistettuina. Toinen sarja voi olla esimerkiksi kassakaapissa.
Asiakirjat: ovatko ne autossa vai missä ne on kirjatusti säilytetty.
Autoon liitetyt varusteet: esimerkiksi latauskaapeli, rengassarja tai muu autolle kirjattu varuste.
Tarkastuksen kulku: päivämäärä, kellonaika ja tarkastajan nimi.

Merkintä ”asiakirjat puuttuvat” on virheellinen, jos asiakirjat on kirjatusti säilytetty toimistossa. Avain, joka ei ole autossa, ei myöskään välttämättä ole kadonnut. Inventaariolista erottaa puuttuvan esineen muualla säilytetystä.

CarAudit-sovelluksella tarkastaja käy tarkastuksen läpi suoraan auton luona sekä verkossa että ilman verkkoyhteyttä, joten hän saa sen tehtyä myös ulkopuolisella pysäköintialueella ilman kuuluvuutta. Sovellus ohjaa häntä määritetyllä tarkistuslistalla, lukee VIN-tunnuksen tyyppikilven valokuvasta ja merkitsee vauriot korikarttaan valokuvineen. Pöytäkirja tallennetaan auton tietueeseen, jota DMS Core ylläpitää, ja havainnot voi muuttaa kunnostustehtäviksi.

Vaihe 5: paikalta puuttuvien autojen kirjaus

Poissa oleva auto tarvitsee enemmän kuin merkinnän ”ehkä korjaamolla”. Kirjauksessa on sijainti, poissaolon syy, vastuuhenkilö ja tilanteen selittävä asiakirja.

Auton tila	Inventaarion tosite	Miten tila merkitään
Matkalla toimipisteeseen	Osto- ja kuljetusasiakirjat, kirjaus luovutuksesta kuljetusliikkeelle	Matkalla; kuuluuko auto jo vaihto-omaisuuteen, sen ratkaisee kirjanpito ostotositteiden perusteella
Ulkopuolisella korjaamolla tai kunnostuksessa	Työmääräin tai vastaanottokuittaus VIN-tunnuksella	Tarkastuspaikan ulkopuolella, sijainti tositteella todennettu
Koeajolla	Luovutuskirjaus VIN-tunnuksella, vastuuhenkilöllä ja suunnitellulla paluuajalla	Tilapäisesti luovutettu
Toisessa toimipisteessä tai ulkopuolisella pysäköintialueella	Paikallisen työntekijän vahvistus ja siirtokirjaus	Muu paikka, ei kahteen kertaan laskettu
Välityksessä	Kytkös omistajaan ja välitysasiakirjoihin	Välitykseen jätetty auto, erillään omista autoista
Myyty, odottaa luovutusta	Myyntiasiakirjat ja luovutuksen tila	Fyysisesti paikalla; vaihto-omaisuuteen tai myytyihin autoihin luokittelun ratkaisee kirjanpito myyntiasiakirjojen perusteella

Vahvistus poissa olevan auton sijainnista säilytetään erillään fyysisen tarkastuksen kirjauksesta. Tosite selittää, miksi auto puuttuu. Se ei kuitenkaan saa antaa vaikutelmaa, että tarkastaja olisi itse nähnyt auton.

Jälleenmyyjäkonsernissa kaikissa toimipisteissä käytetään samoja tilamerkintöjä. Lähettävän toimipisteen tila ”siirretty” ja vastaanottavan toimipisteen tila ”ei vastaanotettu” on voitava yhdistää yhteen jäljitettävään siirtoon.

Vaihe 6: inventaariolistan ja kirjanpidon vertailu molempiin suuntiin

Vertailussa on kaksi osaa:

Jokaisesta kirjanpidon autosta on tarkastuskirjaus tai selitys sille, miksi auto ei ole paikalla.
Jokaisesta löydetystä autosta on kirjaus kirjanpidossa tai selitys sille, miksi se ei kuulu varastokirjanpitoon.

Toinen osa paljastaa kirjaamattoman vastaanoton, auton kaksoiskortin tai asiakkaan auton, joka on vahingossa laskettu myyntivarastoon.

Havainto	Mikä eron selittää	Korjaustoimi
Listan auto puuttuu pihalta	Avoin työmääräin ulkopuolisella korjaamolla	Täydennetään sijainti ja kytkös työmääräimeen
Sama VIN on kirjattu useaan toimipisteeseen	Keskeneräinen siirto	Korjataan toimipistekohdistus ja säilytetään historia
Auto on alueella, mutta ei listauksessa	Vastaanottoa ei ole vielä kirjattu	Etsitään vastaanottotositteet ja kirjataan vastaanotto hyväksynnän jälkeen
Mittarilukema on suurempi kuin autokortissa	Koeajo tai siirtoajo korjaamolle	Päivitetään ajantasainen lukema ja kytkös liikkeeseen
Autossa on uusi vaurio	Ero aiempiin valokuviin	Kirjataan havainto ja annetaan ratkaisu vastuuhenkilölle

Ristiriita kirjataan ensin havainnoksi. Puuttuva auto ei vielä tarkoita menetystä: kyse voi olla kirjaamattomasta luovutuksesta tai siirrosta. Toimipisteen korjaaminen autokorttiin on toiminnallinen muutos, ei kirjanpidon inventaarioero.

Vaihe 7: erojen sulkeminen ja korjausten hyväksyntä

Jokaisella erolla on oma kirjauksensa: VIN, kuvaus, valokuvat tai tositteet, vastuuhenkilö ja ratkaisun määräaika. Ero on suljettu vasta, kun syy tiedetään ja hyväksytty korjaustoimi on tehty.

Toiminnalliset korjaukset, kuten sijainnin muutos, erotetaan kirjanpidollisista. Kirjanpito saa erolistan ja siihen liittyvät tositteet, ei uutta vientiä, josta alkuperäinen ristiriita ei enää näy.

Erojen käsittelysäännöt vaihtelevat maittain. Yleensä inventaarioerot kirjataan sille tilikaudelle, jonka tilanteen inventaario todentaa. Erojen toimittaminen kirjanpitoon ajoitetaan siksi tilinpäätöksen mukaan.

Selittämätön auton poissaolo tai epäily luvattomasta luovutuksesta ilmoitetaan johdolle välittömästi. Alkuperäiset kirjaukset ja asiakirjat jätetään ennalleen.

Vaihe 8: loppupöytäkirja

Pöytäkirja päättää autovaraston inventaarion kokonaisuutena. Siihen kuuluvat:

inventaarion laajuus ja inventaariohetki;
käytetty varastolistaus;
tarkastuksen tehneet ja hyväksyneet henkilöt;
luettelo fyysisesti tarkastetuista autoista;
luettelo poissa olevista autoista liitettyine tositteineen;
havaitut erot, niiden ratkaisut ja avoimet tapaukset;
kytkös kirjanpidon korjauksiin ja kirjauksiin.

Allekirjoitukset määrittävät vastuun tehdystä työstä. Inventaariolistaan sisältyy siksi yleensä allekirjoitusmerkintä sekä havaituista tosiasioista vastaavalta henkilöltä että inventaarion toteuttamisesta vastaavalta henkilöltä.

Aineisto säilytetään niin, että se löytyy sekä inventaarion että VIN-tunnuksen perusteella. Korjauksen jälkeen on nähtävä, mikä oli alkuperäinen tieto, mikä muuttui ja kuka muutoksen hyväksyi.

Mihin kiinnittää huomiota

Inventaario epäonnistuu useimmiten silloin, kun tiimi tarkastaa vain sen, mitä kirjanpito näyttää. Yleisimmät virheet ovat nämä:

Välitysautot omien autojen listalla. Ne paisuttavat vaihto-omaisuutta ja varaston arvoa, jonka varassa kirjanpito ja rahoituslaitos toimivat. Omistus täytetään siksi jokaiselle autolle jo ennen vertailua todelliseen tilanteeseen.
Avaimet kappalemääränä. Tieto ”kassakaapissa 48 avainta” ei kerro mitään. Puuttuva avain löytyy silloin vasta, kun autoa luovutetaan asiakkaalle. Jokainen avain kirjataan VIN-tunnukselle.
Valokuvat ilman päivämäärää ja kuvaajaa. Mittarin tai vaurion kuva ilman aikaa ja tarkastajan nimeä ei todista, milloin se on otettu. Riidassa kuljetusliikkeen tai asiakkaan kanssa sillä ei ole painoarvoa.
Inventaario teknisenä tarkastuksena. Inventaariolista tallentaa näkyvän kunnon. Vian vianmääritys hoidetaan erillisellä työmääräimellä, muuten inventaario venyy päiväkausiksi.

Omnetic yhdistää auton tarkastuksen toiminnallisiin ja kirjanpidollisiin tietoihin

Monessa autoliikkeessä inventaario näyttää samalta: vienti DMS-järjestelmästä, tulostettu lista, valokuvat puhelimissa, erotaulukko ja kirjanpito toisessa järjestelmässä. Jokainen uudelleensyöttö lisää virheiden mahdollisuutta. Omnetic korvaa nämä erilliset järjestelmät, taulukot ja paperityöt yhdellä pilvialustalla, joka toimii myös tabletilla ja mobiilissa. Inventaariossa hyödynnetään näitä osia:

CarAudit ohjaa tarkastusta suoraan auton luona verkossa ja ilman verkkoyhteyttä. Se lukee VIN-tunnuksen tyyppikilven valokuvasta, merkitsee vauriot korikarttaan valokuvineen ja tallentaa pöytäkirjan auton tietueeseen. Havainnot voi muuttaa kunnostustehtäviksi.
Omnetic DMS Core ylläpitää yhtä yhteistä auton, asiakkaan, työmääräinten ja rahaliikenteen tietuetta. Inventaariolistaus, tarkastuksen tulos ja niihin liittyvät tositteet kuuluvat siksi samaan autoon, eikä kenenkään tarvitse syöttää niitä järjestelmästä toiseen.
Accounting liittää myynnin, korjaamon, varaston ja pankin tositteet autoon, toimipisteeseen ja työmääräimeen. Kirjanpito näkee näin jokaisesta erosta, mihin autoon ja tositteeseen se kuuluu. Yritys, joka haluaa säilyttää oman kirjanpitojärjestelmänsä, voi siirtää siihen kirjaukset Omneticista markkinakohtaisesti sovitun integraation kautta.

Omneticin esittelyn voi sopia, ja siinä voi käydä läpi oman inventaarion varastolistauksesta erojen käsittelyyn.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö inventaario teettää ulkopuolisella yrityksellä?

Toiminnallisen inventaarion järjestää oma tiimi. Ulkopuolisen tarkastuksen tuo mukanaan lähinnä varastorahoitussopimus: rahoituslaitos tarkastaa rahoitetut autot omien ehtojensa mukaan, eikä sisäinen inventaariolista korvaa tätä tarkastusta. Hyvin hoidettu inventaario kuitenkin helpottaa sitä, koska poissa olevien autojen tositteet ovat jo valmiina.

Kuuluvatko esittelyautot ja yrityksen käyttöautot inventaarioon?

Kyllä, jos yritys pitää ne omaisuudessaan tai varastossa. Ne kirjataan omaksi luokakseen. Näissä autoissa ajantasainen mittarilukema on erityisen tärkeä, koska niiden kilometrit kasvavat päivittäin ja niiden on ennen myyntiä vastattava autokorttia.

Kuuluvatko korjaamolle vastaanotetut asiakasautot inventaariolistaan?

Alueen läpikäynnissä ne kirjataan omaksi luokakseen, jotta niitä ei sekoiteta kirjaamattomaan vastaanottoon myyntivarastoon. Ne kirjataan kytkettyinä asiakkaaseen ja työmääräimeen, erillään omista ja välitykseen jätetyistä myyntiautoista.