Wiedza

Inwentaryzacja samochodów na placu: procedura krok po kroku

Inwentaryzacja samochodów krok po kroku: zestawienie z ewidencji, kontrola po VIN, auta poza placem, wyjaśnianie różnic i protokół końcowy.

Najważniejsze wnioski

Pełną inwentaryzację przeprowadza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg i przy kontrolach finansowanych zapasów. W praktyce warto porównywać cały stan raz w miesiącu, a auta poza placem raz w tygodniu.
Punktem wyjścia jest zestawienie z ewidencji zamrożone na jeden moment. Ruchy aut w trakcie inwentaryzacji zapisuje się osobno.
Każde auto identyfikuje się po numerze VIN odczytanym bezpośrednio z pojazdu. Przy każdym aucie zapisuje się lokalizację, stan licznika ze zdjęciem, uszkodzenia, kluczyki i dokumenty.
Auta w drodze, w serwisie, na jeździe próbnej lub w innym oddziale ewidencjonuje się jako nieobecne i dołącza dokument potwierdzający ich lokalizację. Auta w komisie prowadzi się osobno od własnych.
Każda różnica dostaje wyjaśnienie, osobę odpowiedzialną i zatwierdzoną korektę. Pierwotne zestawienie i wynik inwentaryzacji pozostają zachowane. Protokół podpisuje osoba, która przeprowadziła inwentaryzację, i osoba odpowiedzialna za stan magazynowy.

Inwentaryzacja samochodów na placu porównuje ewidencję z tym, jakie auta firma faktycznie ma, gdzie stoją i w jakim są stanie. Policzenie aut na parkingu nie wystarczy. Część zapasu jest w przygotowaniu, w innym oddziale albo u klienta na jeździe próbnej. Na terenie firmy stoją z kolei auta, które do niej nie należą. Błąd w spisie wychodzi w sprawozdaniu finansowym, przy kontroli finansowanych zapasów i w chwili, gdy sprzedawca nie może znaleźć auta obiecanego klientowi.

Kiedy przeprowadzać inwentaryzację samochodów i jak często

Minimum wyznaczają terminy ustawowe i umowne. W Niemczech § 240 ust. 2 HGB wymaga sporządzenia inwentarza na koniec każdego roku obrotowego. Także przepisy o rachunkowości innych krajów z reguły wiążą inwentaryzację z zamknięciem ksiąg, a składniki rzeczowe weryfikuje się spisem z natury.

Obok zasad rachunkowości obowiązują umowy o finansowanie zapasów. Na przykład Stellantis Financial Services w Niemczech przewiduje regularne kontrole finansowanych aut magazynowych bezpośrednio w salonach. Spis rozróżnia więc także auta objęte finansowaniem zapasów.

Jedna kontrola w roku to jednak dla bieżącej działalności za mało. Błędnie zapisane przesunięcie między oddziałami da się wyjaśnić po tygodniu, po kilku miesiącach już nie. Sprawdzony wewnętrzny harmonogram wygląda tak:

Sytuacja	Zalecana częstotliwość	Co ma uchwycić kontrola
Przyjęcie, wydanie lub przesunięcie auta	Przy każdym ruchu	VIN, miejsce, czas i osobę, która przejęła auto
Auta poza zwykłym miejscem	Kontrola celowana raz w tygodniu	Auta w serwisie, na jazdach próbnych, na parkingach zewnętrznych i między oddziałami
Cały stan	Pełne porównanie raz w miesiącu	Zgodność listy ze stanem faktycznym i dokumenty do aut nieobecnych
Zamknięcie ksiąg	Zgodnie z zasadami danego kraju	Materiały do inwentaryzacji majątku i rozliczenia różnic
Kontrola finansowanych zapasów	Zgodnie z umową z instytucją finansującą	Istnienie i lokalizację finansowanych aut
Zmiana osoby odpowiedzialnej za plac lub podejrzenie straty	Inwentaryzacja nadzwyczajna danej części zapasu	Stan w chwili przekazania odpowiedzialności lub zdarzenia

Krok 1: określić zakres i odpowiedzialność

Zakres inwentaryzacji obejmuje wszystkie oddziały, place zewnętrzne, wynajęte parkingi i miejsca zewnętrzne, w których stoją auta z zapasu. Do każdego miejsca przypisuje się osobę, która zapewni dostęp do aut, kluczyków i dokumentów.

Rola	Odpowiedzialność
Kierownik inwentaryzacji	Ustala zakres, moment odniesienia i sposób zamknięcia różnic
Osoba przeprowadzająca spis z natury	Zapisuje stan faktyczny i dołącza zdjęcia oraz dokumenty
Osoba odpowiedzialna za plac lub oddział	Udostępnia auta i wyjaśnia ich ruchy
Sprzedaż i serwis	Dostarczają dokumenty dotyczące jazd, przygotowania, napraw i wydań
Księgowość	Porównuje spis z ewidencją księgową i księguje zatwierdzone korekty

Spis z natury warto powierzyć komuś innemu niż osobie, która na co dzień zapisuje ruchy magazynowe. W małej firmie, gdzie nie jest to możliwe, różnice dodatkowo zatwierdza kierownik.

Krok 2: przygotować zestawienie z ewidencji na jeden moment

Lista wyjściowa odzwierciedla stan na określoną datę i godzinę. Jej pierwotną wersję należy zachować i w trakcie inwentaryzacji nie zastępować jej na bieżąco aktualizowanym eksportem. Inaczej nie da się rozpoznać, czy różnica wynika z błędu w ewidencji, czy z późniejszego ruchu auta.

Dla każdego auta przygotowuje się co najmniej następujące dane:

Obszar	Dane w zestawieniu
Identyfikacja	VIN, wewnętrzny numer magazynowy, marka i model
Własność i finansowanie	Auto własne lub powierzone, powiązanie z finansowaniem zapasów
Lokalizacja	Oddział, parking, strefa lub miejsce zewnętrzne
Status operacyjny	W drodze, w przygotowaniu, w serwisie, na jeździe próbnej, gotowe do sprzedaży, zarezerwowane, oczekujące na wydanie
Ostatni ruch	Data, miejsce i powiązany dokument przyjęcia, wydania lub inny zapis
Akcesoria i dokumentacja	Ewidencjonowane kluczyki, dokumenty i wyposażenie przypisane do auta
Powiązane ewidencje	Umowa zakupu lub komisu, zlecenie serwisowe, dokumenty sprzedaży

W Omnetic DMS Core wszystkie moduły pracują na jednym wspólnym rekordzie auta, klienta, zleceń i pieniędzy. Dane nie są więc przepisywane między sprzedażą, serwisem i księgowością. Zestawienie do inwentaryzacji powstaje z jednego źródła i nie trzeba łączyć osobnych list.

VIN identyfikuje auto. Lokalizacja, własność i status sprzedaży to osobne dane. Oznaczenie „zarezerwowane” nie mówi, gdzie auto stoi ani do kogo należy.

Krok 3: ustalić zasady ruchów w trakcie kontroli

Najprościej jest przechodzić każdą strefę wtedy, gdy auta z niej nie wyjeżdżają. Jeśli praca trwa normalnie, przy każdym ruchu zapisuje się VIN, czas, miejsce początkowe i docelowe oraz osobę odpowiedzialną.

Auto, które w trakcie inwentaryzacji odjedzie z oddziału do serwisu, nie może zniknąć z jednej listy i pojawić się na drugiej bez powiązania. Z zapisu ruchu musi jasno wynikać, gdzie auto stało w momencie odniesienia.

Auta przyjęte po momencie odniesienia zapisuje się na osobnej liście. Tak samo traktuje się późniejsze wydania. Kontrolę można prowadzić stopniowo według stref lub oddziałów, ale wynik zawsze odnosi się do tego samego stanu wyjściowego.

Krok 4: przeprowadzić fizyczną kontrolę każdego auta

Fizyczną kontrolę zapasu aut w salonie prowadzi się według stref parkingowych, a nie według kolejności na liście. Tylko tak zespół wychwyci także auto, którego w ewidencji w ogóle nie ma.

Auto identyfikuje się po numerze VIN bezpośrednio na pojeździe. Tablica rejestracyjna, zawieszka z numerem wewnętrznym ani kod kreskowy go nie zastępują: błędnie przypisana zawieszka przeniosłaby błąd do spisu. Tak samo pracują zewnętrzne audyty pojazdów magazynowych. Identyfikują auto po VIN, oceniają widoczne uszkodzenia, fotografują licznik, a przy autach nieobecnych na miejscu przyjmują dokumenty potwierdzające ich lokalizację.

Co zapisać przy każdym aucie

VIN i lokalizacja: VIN odczytany z pojazdu i miejsce, w którym auto stoi.
Stan licznika: aktualny odczyt ze zdjęciem.
Stan i uszkodzenia: nowe otarcia i uszkodzenia nadwozia lub wnętrza w porównaniu z ostatnim zapisem.
Kluczyki: liczba i miejsce przechowywania, przypisane do VIN. Drugi komplet może być na przykład w sejfie.
Dokumenty: czy są przy aucie, czy w miejscu przechowywania odnotowanym w ewidencji.
Przypisane wyposażenie: na przykład kabel do ładowania, komplet kół lub inne akcesoria ewidencjonowane przy aucie.
Przebieg kontroli: data, godzina i nazwisko osoby kontrolującej.

Zapis „brak dokumentów” jest błędny, jeśli dokumenty są przechowywane w biurze zgodnie z ewidencją. Kluczyk, którego nie ma przy aucie, także nie musi być zgubiony. Spis odróżnia pozycję brakującą od pozycji przechowywanej gdzie indziej.

W aplikacji CarAudit pracownik przeprowadza kontrolę bezpośrednio przy aucie online i offline, więc dokończy ją także na zewnętrznym parkingu bez zasięgu. Aplikacja prowadzi go przez skonfigurowaną listę kontrolną, odczytuje VIN ze zdjęcia tabliczki i nanosi uszkodzenia na mapę nadwozia ze zdjęciami. Protokół zostaje zapisany przy rekordzie auta w DMS Core, a ustalenia można zamienić w zadania przygotowania.

Krok 5: zapisać auta, których nie ma na miejscu

Nieobecne auto wymaga czegoś więcej niż notatki „chyba w serwisie”. Zapis podaje lokalizację, powód nieobecności, osobę odpowiedzialną i dokument, który wyjaśnia stan.

Status auta	Dokument do inwentaryzacji	Jak oznaczyć status
W drodze do salonu	Dokumenty zakupu i transportu, potwierdzenie przekazania przewoźnikowi	W drodze; czy należy już do zapasów, ustala księgowość na podstawie dokumentów zakupu
W zewnętrznym serwisie lub przygotowaniu	Zlecenie lub potwierdzenie przyjęcia z numerem VIN	Poza miejscem kontroli, lokalizacja potwierdzona dokumentem
Na jeździe próbnej	Zapis wydania z numerem VIN, osobą odpowiedzialną i planowanym zwrotem	Tymczasowo wydane
W innym oddziale lub na zewnętrznym parkingu	Potwierdzenie pracownika na miejscu i zapis przesunięcia	Inne miejsce, bez podwójnego liczenia
W komisie	Powiązanie z właścicielem i dokumentacją komisu	Auto powierzone, osobno od aut własnych
Sprzedane, oczekujące na wydanie	Dokumenty sprzedaży i status wydania	Fizycznie obecne; zaliczenie do zapasów lub do aut sprzedanych ustala księgowość na podstawie dokumentów sprzedaży

Potwierdzenie lokalizacji nieobecnego auta przechowuje się osobno od zapisu fizycznych oględzin. Dokument wyjaśnia, dlaczego auta brakuje. Nie może jednak sugerować, że pracownik osobiście je widział.

W grupie dealerskiej wszystkie oddziały powinny stosować te same oznaczenia statusów. Status „przekazane” w oddziale wysyłającym i status „nieprzyjęte” w oddziale przyjmującym muszą należeć do jednego, możliwego do prześledzenia przesunięcia.

Krok 6: porównać spis z ewidencją w obu kierunkach

Porównanie ma dwie części:

Do każdego auta w ewidencji istnieje zapis z oględzin albo wyjaśnienie, dlaczego auta nie ma na miejscu.
Do każdego znalezionego auta istnieje zapis w ewidencji albo wyjaśnienie, dlaczego nie należy do ewidencji zapasów.

Druga część ujawnia niezaksięgowane przyjęcie, zdublowaną kartę pojazdu albo auto klienta, które przez pomyłkę wliczono do zapasów sprzedażowych.

Ustalenie	Co wyjaśnia różnicę	Korekta
Auta z listy nie ma na parkingu	Otwarte zlecenie w zewnętrznym serwisie	Uzupełnić lokalizację i powiązanie ze zleceniem
Ten sam VIN figuruje w kilku oddziałach	Niezakończone przesunięcie	Poprawić przypisanie do oddziału i zachować historię
Auto stoi na terenie firmy, ale nie ma go w zestawieniu	Przyjęcie jeszcze niezapisane w ewidencji	Odnaleźć dokumenty przyjęcia i po akceptacji uzupełnić przyjęcie
Licznik pokazuje więcej niż karta pojazdu	Jazda próbna lub przejazd do serwisu	Uzupełnić aktualny odczyt i powiązanie z ruchem
Auto ma nowe uszkodzenie	Różnica w stosunku do wcześniejszych zdjęć	Zapisać ustalenie i przydzielić rozwiązanie osobie odpowiedzialnej

Niezgodność najpierw zapisuje się jako ustalenie. Brakujące auto nie oznacza jeszcze straty: może chodzić o niezapisane wydanie lub przesunięcie. Poprawka oddziału w karcie pojazdu to zmiana operacyjna, a nie księgowa różnica inwentaryzacyjna.

Krok 7: zamknąć różnice i zatwierdzić korekty

Każda różnica ma własny zapis z numerem VIN, opisem, zdjęciami lub dokumentami, osobą odpowiedzialną i terminem rozwiązania. Różnica jest zamknięta dopiero wtedy, gdy znana jest przyczyna, a zatwierdzona korekta została wykonana.

Korekty operacyjne, na przykład zmianę lokalizacji, oddziela się od księgowych. Księgowość otrzymuje zestawienie różnic i powiązane dokumenty, a nie nowy eksport, w którym pierwotnej niezgodności już nie widać.

Zasady rozliczania różnic różnią się w poszczególnych krajach. Z reguły różnice inwentaryzacyjne księguje się w okresie sprawozdawczym, którego stan weryfikuje inwentaryzacja. Termin przekazania różnic księgowości wynika więc z harmonogramu zamknięcia.

Niewyjaśnioną nieobecność auta lub podejrzenie nieuprawnionego wydania przekazuje się kierownictwu natychmiast. Pierwotne zapisy i dokumenty pozostają bez zmian.

Krok 8: sporządzić protokół końcowy

Protokół zamyka inwentaryzację zapasu pojazdów jako całość. Zawiera:

zakres i moment odniesienia inwentaryzacji;
wykorzystane zestawienie z ewidencji;
osoby, które przeprowadziły i zatwierdziły kontrolę;
spis fizycznie sprawdzonych aut;
listę aut nieobecnych z dołączonymi dokumentami;
stwierdzone różnice, sposób ich rozwiązania i sprawy niezamknięte;
powiązanie z korektami ewidencji i księgowaniem.

Podpisy określają odpowiedzialność za wykonaną pracę. Arkusz spisu z natury zawiera więc zwykle podpis osoby odpowiedzialnej za stwierdzone fakty oraz osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie inwentaryzacji.

Dokumentację przechowuje się tak, aby można ją było odnaleźć zarówno według inwentaryzacji, jak i według VIN. Po korekcie musi być widać, jaka była pierwotna wartość, co się zmieniło i kto zmianę zatwierdził.

Na co uważać

Inwentaryzacja zawodzi głównie tam, gdzie zespół pracuje wyłącznie z tym, co pokazuje mu ewidencja. Najczęstsze błędy to:

Auta w komisie w spisie aut własnych. Zawyżają zapasy i wartość stanu, z którą liczy księgowość i instytucja finansująca. Własność należy więc uzupełnić przy każdym aucie jeszcze przed porównaniem ze stanem faktycznym.
Kluczyki jako liczba sztuk. Informacja „w sejfie 48 kluczyków” nic nie mówi. Brakujący kluczyk wychodzi wtedy na jaw dopiero przy wydaniu auta klientowi. Każdy kluczyk zapisuje się do VIN.
Zdjęcia bez daty i autora. Zdjęcie licznika lub uszkodzenia bez czasu i nazwiska pracownika nie dowodzi, kiedy powstało. W sporze z przewoźnikiem lub klientem nie ma wtedy wagi.
Inwentaryzacja jako przegląd techniczny. Spis obejmuje widoczny stan. Diagnostyką usterki zajmuje się osobne zlecenie serwisowe, inaczej inwentaryzacja przeciągnie się na kilka dni.

Omnetic łączy oględziny auta z ewidencją operacyjną i księgową

W wielu salonach inwentaryzacja wygląda tak samo: eksport z DMS, wydrukowana lista, zdjęcia w telefonach, arkusz różnic i księgowość w kolejnym systemie. Każde przepisanie zwiększa ryzyko błędu. Omnetic zastępuje te osobne systemy, arkusze i papiery jedną platformą w chmurze, która działa także na tablecie i telefonie. Przy inwentaryzacji przydają się następujące elementy:

CarAudit prowadzi oględziny bezpośrednio przy aucie online i offline. Odczytuje VIN ze zdjęcia tabliczki, nanosi uszkodzenia na mapę nadwozia ze zdjęciami i zapisuje protokół przy rekordzie auta. Ustalenia można zamienić w zadania przygotowania.
Omnetic DMS Core utrzymuje jeden wspólny rekord auta, klienta, zleceń i pieniędzy. Zestawienie do inwentaryzacji, wynik oględzin i powiązane dokumenty należą więc do tego samego auta i nikt ich nie przepisuje między systemami.
Accounting wiąże dokumenty ze sprzedaży, warsztatu, magazynu i banku z autem, oddziałem i zleceniem. Księgowość widzi więc przy każdej różnicy, do którego auta i dokumentu należy. Firma, która chce zachować własny system księgowy, może przekazywać do niego zapisy z Omneticu przez integrację uzgodnioną dla danego rynku.

Podczas prezentacji Omneticu można przejść własną inwentaryzację od zestawienia zapasu po rozliczenie różnic.

Powiązane artykuły

FAQ

Czy inwentaryzację musi przeprowadzić firma zewnętrzna?

Inwentaryzację operacyjną organizuje własny zespół. Kontrola zewnętrzna wynika głównie z umowy o finansowanie zapasów: instytucja finansująca sprawdza finansowane auta według własnych warunków, a wewnętrzny spis tej kontroli nie zastępuje. Dobrze prowadzona inwentaryzacja ją jednak ułatwia, bo dokumenty do aut nieobecnych są już przygotowane.

Czy samochody demonstracyjne i służbowe należą do inwentaryzacji?

Tak, jeśli firma prowadzi je w swoim majątku lub w zapasach. Zapisuje się je jako osobną kategorię. Przy tych autach szczególnie ważny jest aktualny stan licznika, bo ich przebieg rośnie każdego dnia, a przed sprzedażą musi zgadzać się z kartą pojazdu.

Czy do spisu należą auta klientów przyjęte do serwisu?

Przy obchodzie terenu zapisuje się je jako osobną kategorię, aby nie pomylić ich z niezapisanym przyjęciem do zapasów sprzedażowych. Prowadzi się je z powiązaniem z klientem i zleceniem serwisowym, osobno od aut własnych i komisowych przeznaczonych do sprzedaży.