Articole

Inventarierea mașinilor din stoc: procedura pas cu pas

Inventarierea mașinilor din stoc pas cu pas: extrasul din evidență, verificarea după VIN, mașinile absente, diferențele și procesul-verbal final.

Concluzii principale

Faceți o inventariere completă cel puțin la închiderea exercițiului financiar și la verificările stocului finanțat. În activitatea curentă merită să comparați întregul stoc o dată pe lună, iar mașinile aflate în afara locației o dată pe săptămână.
Punctul de plecare este un extras din evidență înghețat la un singur moment. Mișcările mașinilor din timpul inventarierii se înregistrează separat.
Identificați fiecare mașină după VIN-ul de pe vehicul. La fiecare mașină notați amplasarea, kilometrajul cu fotografie, deteriorările, cheile și documentele.
Mașinile aflate în tranzit, în service, la test drive sau la altă filială se înregistrează ca absente, cu documentul care atestă amplasarea lor. Mașinile în consignație se țin separat de cele proprii.
Fiecare diferență primește o explicație, o persoană responsabilă și o corecție aprobată. Extrasul inițial și rezultatul inventarierii rămân arhivate. Procesul-verbal îl semnează atât cel care a făcut inventarierea, cât și cel care răspunde de stoc.

Inventarierea mașinilor din stoc compară evidența cu mașinile pe care firma le are efectiv, cu locul în care se află și cu starea lor. Nu este suficient să numărați mașinile din parcare. O parte din stoc este în pregătire, la o altă filială sau la un client, la test drive. În schimb, în curte stau mașini care nu aparțin firmei. O greșeală în lista de inventariere se vede în situațiile financiare anuale, la verificarea stocului finanțat și în momentul în care vânzătorul nu găsește mașina promisă clientului.

Când și cât de des se face inventarierea mașinilor din stoc

Minimul este stabilit de termenele legale și contractuale. În Germania, § 240 alin. (2) HGB cere întocmirea inventarului la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar. Și reglementările contabile din alte țări leagă de regulă inventarierea de închiderea exercițiului, iar activele corporale se verifică prin inventariere fizică.

Pe lângă regulile contabile se aplică și contractele de finanțare a stocului. De exemplu, Stellantis Financial Services menționează în Germania verificări regulate ale mașinilor finanțate din stoc, direct la dealeri. De aceea, lista evidențiază separat și mașinile incluse în finanțarea stocului.

O singură verificare pe an este însă prea puțin pentru activitatea curentă. Un transfer între filiale înregistrat greșit se mai poate explica după o săptămână, după câteva luni nu. Un regim intern dovedit arată astfel:

Situație	Regim recomandat	Ce trebuie să surprindă verificarea
Intrarea, ieșirea sau transferul unei mașini	La fiecare mișcare	VIN-ul, locul, ora și persoana care a preluat mașina
Mașini aflate în afara locului obișnuit	Verificare țintită o dată pe săptămână	Mașinile din service, de la test drive, din parcările externe și dintre filiale
Întregul stoc	Comparație completă o dată pe lună	Concordanța listei cu situația fizică și documentele mașinilor absente
Închiderea exercițiului financiar	Conform regulilor țării respective	Documentele pentru inventarierea activelor și regularizarea diferențelor
Verificarea stocului finanțat	Conform contractului cu instituția finanțatoare	Existența și amplasarea mașinilor finanțate
Schimbarea gestionarului stocului sau suspiciunea unei pierderi	Inventariere extraordinară a părții afectate din stoc	Situația la predarea responsabilității sau la incident

Pasul 1: stabiliți aria de cuprindere și responsabilitățile

În sarcina de inventariere intră toate filialele, platformele exterioare, parcările închiriate și locurile externe unde stau mașinile din stoc. Fiecărui loc îi alocați o persoană care asigură accesul la mașini, chei și documente.

Rol	Responsabilitate
Coordonatorul inventarierii	Stabilește aria de cuprindere, momentul de referință și modul de închidere a diferențelor
Persoana care face verificarea fizică	Înregistrează situația constatată și atașează fotografii și documente
Gestionarul stocului sau al filialei	Asigură accesul la mașini și explică mișcările lor
Vânzări și service	Furnizează documentele privind test drive-urile, pregătirea, reparațiile și ieșirile
Contabilitate	Compară lista cu evidența contabilă și înregistrează corecțiile aprobate

Verificarea fizică trebuie încredințată altcuiva decât celui care înregistrează în mod obișnuit mișcările de stoc. Într-o locație mică, unde acest lucru nu este posibil, diferențele sunt aprobate ulterior de manager.

Pasul 2: pregătiți extrasul din evidență la un singur moment

Lista de pornire surprinde situația la data și ora stabilite. Păstrați-i forma inițială și nu o înlocuiți în timpul inventarierii cu un export actualizat continuu. Altfel nu veți ști dacă o diferență a apărut dintr-o greșeală de evidență sau dintr-o mișcare ulterioară a mașinii.

Pentru fiecare mașină pregătiți cel puțin aceste date:

Domeniu	Datele din extras
Identificare	VIN, număr intern de stoc, marcă și model
Proprietate și finanțare	Mașină proprie sau încredințată, legătura cu finanțarea stocului
Amplasare	Filiala, parcarea, zona sau locul extern
Stare operațională	În tranzit, în pregătire, în service, la test drive, pregătită pentru vânzare, rezervată, în așteptarea predării
Ultima mișcare	Data, locul și nota de recepție, documentul de ieșire sau altă înregistrare aferentă
Accesorii și documentație	Cheile, documentele și echipamentele înregistrate la mașină
Evidențe conexe	Contractul de cumpărare sau de consignație, comanda de service, documentele de vânzare

În Omnetic DMS Core, toate modulele lucrează pe o singură înregistrare comună a mașinii, clientului, comenzilor și banilor. De aceea, datele nu se transcriu între vânzări, service și contabilitate. Extrasul pentru inventariere provine dintr-o singură sursă și nu este nevoie să combinați liste separate.

VIN-ul identifică mașina. Amplasarea, proprietatea și stadiul vânzării sunt date separate. Mențiunea „rezervată” nu spune unde se află mașina și nici cui îi aparține.

Pasul 3: stabiliți regimul mișcărilor în timpul verificării

Cel mai simplu este să parcurgeți fiecare zonă într-un moment în care din ea nu se mută mașini. Dacă activitatea continuă, înregistrați la fiecare mișcare VIN-ul, ora, locul de plecare și cel de destinație și persoana responsabilă.

O mașină care pleacă de la filială la service în timpul inventarierii nu poate dispărea de pe o listă și apărea pe alta fără legătură. Din înregistrarea mișcării trebuie să reiasă clar unde se afla mașina la momentul de referință.

Mașinile intrate după momentul de referință se trec pe o listă separată. La fel procedați cu ieșirile ulterioare. Verificarea se poate face treptat, pe zone sau filiale, dar rezultatul se raportează întotdeauna la aceeași situație de pornire.

Pasul 4: efectuați verificarea fizică a fiecărei mașini

Verificarea fizică a stocului de mașini al dealerului se face pe zone de parcare, nu în ordinea din listă. Doar așa echipa surprinde și o mașină care nu apare deloc în evidență.

Identificați mașina după VIN-ul de pe vehicul. Numărul de înmatriculare, eticheta cu numărul intern sau codul de bare nu îl înlocuiesc: o etichetă atribuită greșit ar transfera eroarea în listă. La fel procedează și auditurile externe ale stocului de vehicule. Acestea identifică mașina după VIN, evaluează deteriorările vizibile, fotografiază kilometrajul și, pentru mașinile care nu sunt pe loc, preiau documentele privind amplasarea lor.

Ce se înregistrează la fiecare mașină

VIN și amplasare: VIN-ul citit de pe vehicul și locul unde stă mașina.
Kilometraj: valoarea actuală, cu fotografie.
Stare și deteriorări: zgârieturi și deteriorări noi ale caroseriei sau ale interiorului față de ultima înregistrare.
Chei: numărul și locul de păstrare, atribuite VIN-ului. Al doilea set poate fi, de exemplu, în seif.
Documente: dacă sunt la mașină sau unde sunt păstrate în mod evidențiat.
Echipamente atribuite: de exemplu cablul de încărcare, un set de roți sau alte accesorii înregistrate la mașină.
Desfășurarea verificării: data, ora și numele persoanei.

Mențiunea „lipsesc documentele” este greșită dacă documentele sunt păstrate evidențiat în birou. Nici o cheie care nu este la mașină nu este neapărat pierdută. Lista face diferența între o poziție lipsă și o poziție păstrată în alt loc.

În aplicația CarAudit, persoana face verificarea direct la mașină, online și offline, astfel încât o poate finaliza și într-o parcare externă fără semnal. Aplicația o ghidează printr-o listă de verificare configurată, citește VIN-ul din fotografia etichetei și marchează deteriorările pe harta caroseriei, cu fotografii. Protocolul se salvează la înregistrarea mașinii în DMS Core, iar constatările pot fi transformate în sarcini de pregătire.

Pasul 5: înregistrați mașinile care nu sunt pe loc

O mașină absentă are nevoie de mai mult decât nota „probabil în service”. Înregistrarea indică amplasarea, motivul absenței, persoana responsabilă și documentul care explică situația.

Starea mașinii	Document pentru inventariere	Cum se marchează starea
În tranzit spre locație	Documentele de cumpărare și de transport, înregistrarea predării către transportator	În tranzit; dacă face deja parte din stoc stabilește contabilitatea, pe baza documentelor de cumpărare
În service extern sau în pregătire externă	Comanda sau confirmarea de preluare cu VIN	În afara locului verificării, amplasare susținută de document
La test drive	Înregistrarea ieșirii cu VIN, persoana responsabilă și returul planificat	Ieșită temporar
La altă filială sau într-o parcare externă	Confirmarea persoanei de la fața locului și înregistrarea transferului	Alt loc, fără dublă numărare
În consignație	Legătura cu proprietarul și documentația de consignație	Mașină încredințată, separat de mașinile proprii
Vândută, în așteptarea predării	Documentele de vânzare și stadiul predării	Prezentă fizic; încadrarea în stoc sau la mașini vândute o stabilește contabilitatea, pe baza documentelor de vânzare

Confirmarea privind amplasarea unei mașini absente se păstrează separat de înregistrarea inspecției fizice. Documentul explică de ce lipsește mașina. Nu trebuie însă să creeze impresia că persoana a văzut-o personal.

Într-un grup de dealeri, folosiți la toate filialele aceleași denumiri ale stărilor. Starea „transferată” la filiala care trimite și starea „nerecepționată” la filiala care primește trebuie să aparțină unui singur transfer, care poate fi urmărit.

Pasul 6: comparați lista cu evidența în ambele sensuri

Comparația are două părți:

Pentru fiecare mașină din evidență există o înregistrare a inspecției sau o explicație de ce mașina nu este pe loc.
Pentru fiecare mașină găsită există o înregistrare în evidență sau o explicație de ce nu face parte din evidența stocului.

A doua parte scoate la iveală o intrare neînregistrată, o fișă dublă a mașinii sau mașina unui client numărată din greșeală în stocul de vânzare.

Constatare	Ce explică diferența	Corecție
O mașină din listă lipsește din parcare	Comandă deschisă într-un service extern	Completarea amplasării și a legăturii cu comanda
Același VIN apare la mai multe filiale	Transfer nefinalizat	Corectarea atribuirii la filială, cu păstrarea istoricului
Mașina stă în curte, dar nu apare în extras	Intrare neînregistrată încă în evidență	Identificarea documentelor de intrare și completarea intrării după aprobare
Kilometrajul arată mai mult decât fișa mașinii	Test drive sau deplasare la service	Completarea valorii actuale și a legăturii cu mișcarea
Mașina are o deteriorare nouă	Diferență față de fotografiile anterioare	Înregistrarea constatării și atribuirea rezolvării unei persoane responsabile

Neconcordanța se înregistrează mai întâi drept constatare. O mașină lipsă nu înseamnă încă o pierdere: poate fi vorba de o ieșire sau de un transfer neînregistrat. Corectarea filialei în fișa mașinii este o modificare operațională, nu o diferență contabilă de inventar.

Pasul 7: închideți diferențele și aprobați corecțiile

Fiecare diferență are propria înregistrare, cu VIN, descriere, fotografii sau documente, persoană responsabilă și termen de rezolvare. Diferența este închisă abia când cauza este cunoscută și corecția aprobată a fost făcută.

Corecțiile operaționale, de exemplu schimbarea amplasării, se separă de cele contabile. Contabilitatea primește lista diferențelor și documentele aferente, nu un export nou în care neconcordanța inițială nu mai este vizibilă.

Regulile de regularizare a diferențelor diferă de la o țară la alta. De regulă, diferențele de inventar se înregistrează în perioada contabilă a cărei situație o verifică inventarierea. Termenul de predare a diferențelor către contabilitate urmează, prin urmare, închiderea.

O absență neexplicată a unei mașini sau suspiciunea unei ieșiri neautorizate se comunică imediat conducerii. Înregistrările și documentele originale rămân nemodificate.

Pasul 8: întocmiți procesul-verbal final

Procesul-verbal încheie inventarierea stocului de vehicule ca întreg. Conține:

aria de cuprindere și momentul de referință al inventarierii;
extrasul din evidență folosit;
persoanele care au efectuat și au aprobat verificarea;
lista mașinilor verificate fizic;
lista mașinilor absente, cu documentele atașate;
diferențele constatate, rezolvarea lor și cazurile nefinalizate;
legătura cu corecțiile din evidență și cu înregistrările contabile.

Semnăturile stabilesc răspunderea pentru munca efectuată. De aceea, lista de inventariere conține de obicei semnătura persoanei care răspunde de faptele constatate și a persoanei care răspunde de efectuarea inventarierii.

Documentele se arhivează astfel încât să poată fi găsite după inventariere și după VIN. După corecție trebuie să se vadă care a fost valoarea inițială, ce s-a schimbat și cine a aprobat modificarea.

La ce trebuie să fiți atenți

Inventarierea eșuează mai ales acolo unde echipa lucrează doar cu ce îi arată evidența. Cele mai frecvente greșeli sunt acestea:

Mașini în consignație în lista mașinilor proprii. Supraevaluează stocul și valoarea acestuia, cu care lucrează contabilitatea și instituția finanțatoare. De aceea, completați proprietatea la fiecare mașină înainte de comparația cu realitatea.
Cheile ca număr de bucăți. Mențiunea „48 de chei în seif” nu spune nimic. O cheie lipsă se descoperă atunci abia la predarea mașinii către client. Înregistrați fiecare cheie la VIN.
Fotografii fără dată și autor. O fotografie a kilometrajului sau a unei deteriorări fără oră și numele persoanei nu dovedește când a fost făcută. Într-o dispută cu transportatorul sau cu clientul nu are greutate.
Inventarierea ca inspecție tehnică. Lista surprinde starea vizibilă. Diagnosticarea unui defect se face printr-o comandă de service separată, altfel inventarierea se întinde pe zile.

Omnetic leagă inspecția mașinii de evidența operațională și contabilă

La mulți dealeri, inventarierea arată la fel: export din DMS, listă tipărită, fotografii în telefoane, tabel cu diferențe și contabilitatea într-un alt sistem. Fiecare transcriere adaugă loc pentru greșeli. Omnetic înlocuiește aceste sisteme separate, tabelele și hârtiile cu o singură platformă cloud, care funcționează și pe tabletă și pe telefon. Pentru inventariere se folosesc aceste componente:

CarAudit ghidează inspecția direct la mașină, online și offline. Citește VIN-ul din fotografia etichetei, marchează deteriorările pe harta caroseriei, cu fotografii, și salvează protocolul la înregistrarea mașinii. Constatările pot fi transformate în sarcini de pregătire.
Omnetic DMS Core păstrează o singură înregistrare comună a mașinii, clientului, comenzilor și banilor. Extrasul pentru inventariere, rezultatul inspecției și documentele conexe aparțin astfel aceleiași mașini și nimeni nu le transcrie între sisteme.
Accounting leagă documentele din vânzări, atelier, depozit și bancă de mașină, filială și comandă. Contabilitatea vede astfel, la fiecare diferență, cărei mașini și cărui document îi aparține. O firmă care vrea să își păstreze propriul sistem contabil îi poate transmite înregistrările din Omnetic printr-o integrare convenită pentru piața respectivă.

Programați o demonstrație Omnetic și parcurgeți în ea propria inventariere, de la extrasul de stoc până la regularizarea diferențelor.

Articole similare

Întrebări frecvente

Trebuie ca inventarierea să fie făcută de o firmă externă?

Inventarierea operațională o organizează echipa proprie. Verificarea externă vine mai ales din contractul de finanțare a stocului: instituția finanțatoare verifică mașinile finanțate după propriile condiții, iar lista internă nu înlocuiește această verificare. O inventariere bine făcută o ușurează însă, pentru că documentele pentru mașinile absente sunt deja pregătite.

Intră în inventariere mașinile demo și cele de serviciu?

Da, dacă firma le are în patrimoniu sau în stoc. Înregistrați-le ca o categorie separată. La aceste mașini este deosebit de important kilometrajul actual, pentru că rulajul lor crește zilnic, iar înainte de vânzare trebuie să corespundă fișei mașinii.

Intră în listă mașinile clienților primite în service?

La parcurgerea curții, înregistrați-le ca o categorie separată, ca să nu fie confundate cu o intrare neînregistrată în stocul de vânzare. Țineți-le cu legătura la client și la comanda de service, separat de mașinile proprii și de cele în consignație destinate vânzării.