Raksti

Auto krājumu inventarizācija: process soli pa solim

Auto krājumu inventarizācija soli pa solim: uzskaites izraksts, pārbaude pēc VIN, auto ārpus teritorijas, atšķirību risināšana un noslēguma akts.

Galvenās atziņas

Pilnu inventarizāciju veiciet vismaz uz gada pārskata sagatavošanu un finansēto krājumu pārbaudēm. Ikdienas darbā ir vērts salīdzināt visus krājumus reizi mēnesī un auto ārpus teritorijas reizi nedēļā.
Sākumpunkts ir uzskaites izraksts, iesaldēts uz vienu brīdi. Auto pārvietošanu inventarizācijas laikā reģistrē atsevišķi.
Katru auto identificējiet pēc VIN tieši uz transportlīdzekļa. Katram auto ierakstiet atrašanās vietu, odometra rādījumu ar fotoattēlu, bojājumus, atslēgas un dokumentus.
Auto ceļā, servisā, testa braucienā vai citā filiālē uzskaitiet kā prombūtnē esošus un pievienojiet dokumentu par to atrašanās vietu. Komisijas auto uzskaitiet atsevišķi no pašu auto.
Katrai atšķirībai ir skaidrojums, atbildīgā persona un apstiprināts labojums. Sākotnējais izraksts un inventarizācijas rezultāts paliek saglabāti. Aktu paraksta gan tas, kurš inventarizāciju veica, gan tas, kurš atbild par krājumiem.

Auto krājumu inventarizācija salīdzina uzskaiti ar to, kādi auto uzņēmumam patiesībā ir, kur tie atrodas un kādā stāvoklī tie ir. Ar auto saskaitīšanu stāvlaukumā nepietiek. Daļa krājumu ir sagatavošanā, citā filiālē vai pie klienta testa braucienā. Teritorijā savukārt stāv auto, kas uzņēmumam nepieder. Kļūda sarakstā parādās gada pārskatā, finansēto krājumu pārbaudē un brīdī, kad pārdevējs nevar atrast klientam apsolīto auto.

Kad veikt auto krājumu inventarizāciju un cik bieži

Minimumu nosaka likumā un līgumos paredzētie termiņi. Vācijā HGB 240. panta 2. daļa prasa sastādīt inventāra sarakstu katra saimnieciskā gada beigās. Arī citu valstu grāmatvedības noteikumi parasti saista inventarizāciju ar gada pārskatu, un materiālos aktīvus pārbauda ar fizisku inventarizāciju.

Līdztekus grāmatvedības noteikumiem darbojas krājumu finansēšanas līgumi. Piemēram, Stellantis Financial Services Vācijā min regulāras finansēto krājumu auto pārbaudes tieši autosalonos. Tāpēc sarakstā nodala arī auto, kas iekļauti krājumu finansēšanā.

Viena pārbaude gadā ikdienas darbam tomēr ir par maz. Kļūdaini ierakstītu pārvietošanu starp filiālēm pēc nedēļas vēl var izskaidrot, pēc vairākiem mēnešiem vairs ne. Pārbaudīts iekšējais režīms izskatās šādi:

Situācija	Ieteicamais režīms	Kas pārbaudei jāfiksē
Auto saņemšana, izsniegšana vai pārvietošana	Pie katras kustības	VIN, vieta, laiks un persona, kas auto pārņēma
Auto ārpus ierastās vietas	Mērķtiecīga pārbaude reizi nedēļā	Auto servisā, testa braucienos, ārējos stāvlaukumos un starp filiālēm
Visi krājumi	Pilna salīdzināšana reizi mēnesī	Saraksta atbilstība faktiskajam stāvoklim un dokumenti par prombūtnē esošajiem auto
Gada pārskats	Saskaņā ar attiecīgās valsts noteikumiem	Materiāli aktīvu inventarizācijai un atšķirību noregulēšanai
Finansēto krājumu pārbaude	Saskaņā ar līgumu ar finansētāju	Finansēto auto esamība un atrašanās vieta
Krājumu pārziņa maiņa vai aizdomas par zudumu	Ārkārtas inventarizācija attiecīgajai krājumu daļai	Stāvoklis atbildības nodošanas vai incidenta brīdī

1. solis: nosakiet apjomu un atbildību

Inventarizācijas uzdevumā iekļauj visas filiāles, āra laukumus, nomātos stāvlaukumus un ārējās vietas, kur stāv krājumu auto. Katrai vietai piesaistiet cilvēku, kurš nodrošina piekļuvi auto, atslēgām un dokumentiem.

Loma	Atbildība
Inventarizācijas vadītājs	Nosaka apjomu, noteicošo brīdi un atšķirību slēgšanas kārtību
Fiziskās pārbaudes veicējs	Ieraksta konstatēto stāvokli un pievieno fotoattēlus un dokumentus
Krājumu vai filiāles pārzinis	Nodrošina piekļuvi auto un izskaidro to kustību
Pārdošana un serviss	Iesniedz materiālus par braucieniem, sagatavošanu, remontiem un izsniegšanu
Grāmatvedība	Salīdzina sarakstu ar grāmatvedības uzskaiti un iegrāmato apstiprinātos labojumus

Fizisko pārbaudi uzticiet citam cilvēkam, nevis tam, kurš ikdienā reģistrē krājumu kustību. Nelielā uzņēmumā, kur tas nav iespējams, atšķirības papildus apstiprina vadītājs.

2. solis: sagatavojiet uzskaites izrakstu uz vienu brīdi

Sākotnējais saraksts atspoguļo stāvokli noteiktā datumā un laikā. Saglabājiet tā sākotnējo versiju un inventarizācijas laikā neaizstājiet to ar pastāvīgi atjauninātu eksportu. Citādi nevarēs noteikt, vai atšķirība radusies uzskaites kļūdas vai vēlākas auto kustības dēļ.

Katram auto sagatavojiet vismaz šos datus:

Joma	Dati izrakstā
Identifikācija	VIN, iekšējais krājumu numurs, marka un modelis
Īpašums un finansēšana	Pašu vai uzticēts auto, saistība ar krājumu finansēšanu
Atrašanās vieta	Filiāle, stāvlaukums, zona vai ārēja vieta
Darbības statuss	Ceļā, sagatavošanā, servisā, testa braucienā, gatavs pārdošanai, rezervēts, gaida nodošanu
Pēdējā kustība	Datums, vieta un saistītā pieņemšanas, izsniegšanas vai cita ieraksta dokuments
Piederumi un dokumentācija	Uzskaitītās atslēgas, dokumenti un auto piesaistītais aprīkojums
Saistītā uzskaite	Pirkuma vai komisijas līgums, servisa pasūtījums, pārdošanas dokumenti

Omnetic DMS Core visi moduļi strādā ar vienu kopīgu auto, klienta, pasūtījumu un naudas ierakstu. Tāpēc dati starp pārdošanu, servisu un grāmatvedību netiek pārrakstīti. Inventarizācijas izraksts rodas no viena avota, un atsevišķi saraksti nav jāapvieno.

VIN identificē auto. Atrašanās vieta, īpašums un pārdošanas statuss ir atsevišķi dati. Atzīme „rezervēts” nepasaka, kur auto stāv un kam tas pieder.

3. solis: nosakiet kustības režīmu pārbaudes laikā

Visvienkāršāk ir pārbaudīt katru zonu laikā, kad no tās auto netiek pārvietoti. Ja darbs turpinās, pie katras kustības ierakstiet VIN, laiku, sākuma un mērķa vietu un atbildīgo personu.

Auto, kas inventarizācijas laikā aizbrauc no filiāles uz servisu, nedrīkst pazust no viena saraksta un parādīties otrā bez sasaistes. No kustības ieraksta jābūt skaidram, kur auto atradās noteicošajā brīdī.

Auto, kas saņemti pēc noteicošā brīža, ierakstiet atsevišķā sarakstā. Tāpat rīkojieties ar vēlāku izsniegšanu. Pārbaudi var veikt pakāpeniski pa zonām vai filiālēm, taču rezultāts vienmēr attiecas uz to pašu sākotnējo stāvokli.

4. solis: veiciet katra auto fizisko pārbaudi

Autosalona auto krājumu fizisko pārbaudi veiciet pa stāvvietu zonām, nevis saraksta secībā. Tikai tā komanda pamanīs arī auto, kura uzskaitē vispār nav.

Auto identificējiet pēc VIN tieši uz transportlīdzekļa. Valsts numura zīme, birka ar iekšējo numuru vai svītrkods to neaizstāj: kļūdaini piesaistīta birka pārnestu kļūdu sarakstā. Tāpat strādā arī ārējie krājumu auto auditi. Tie identificē auto pēc VIN, novērtē redzamos bojājumus, nofotografē odometru un par auto, kas uz vietas nav, pieņem dokumentus par to atrašanās vietu.

Kas jāieraksta par katru auto

VIN un atrašanās vieta: no transportlīdzekļa nolasīts VIN un vieta, kur auto stāv.
Odometra rādījums: aktuālais rādījums ar fotoattēlu.
Stāvoklis un bojājumi: jauni skrāpējumi un virsbūves vai salona bojājumi salīdzinājumā ar pēdējo ierakstu.
Atslēgas: skaits un glabāšanas vieta, piesaistīta VIN. Otrs komplekts var būt, piemēram, seifā.
Dokumenti: vai tie ir pie auto vai kur tie ir uzskaitīti glabāšanā.
Piesaistītais aprīkojums: piemēram, uzlādes kabelis, riteņu komplekts vai citi pie auto uzskaitīti piederumi.
Pārbaudes gaita: datums, laiks un darbinieka vārds.

Ieraksts „dokumentu nav” ir kļūdains, ja dokumenti ir uzskaitīti glabāšanā birojā. Arī atslēga, kas nav pie auto, ne vienmēr ir pazaudēta. Saraksts nošķir trūkstošu pozīciju no pozīcijas, kas glabājas citur.

Lietotnē CarAudit darbinieks veic pārbaudi tieši pie auto tiešsaistē un bezsaistē, tāpēc var to pabeigt arī ārējā stāvlaukumā bez signāla. Lietotne vada viņu pēc iestatītā kontrolsaraksta, nolasa VIN no plāksnītes fotoattēla un iezīmē bojājumus virsbūves kartē ar fotoattēliem. Protokols tiek saglabāts pie auto ieraksta DMS Core, un konstatējumus var pārvērst sagatavošanas uzdevumos.

5. solis: ierakstiet auto, kas uz vietas nav

Prombūtnē esošam auto vajadzīgs vairāk nekā piezīme „laikam servisā”. Ierakstā norāda atrašanās vietu, prombūtnes iemeslu, atbildīgo personu un dokumentu, kas stāvokli izskaidro.

Auto statuss	Inventarizācijas pamatojums	Kā statusu atzīmēt
Ceļā uz uzņēmumu	Pirkuma un pārvadājuma dokumenti, ieraksts par nodošanu pārvadātājam	Ceļā; vai auto jau pieder pie krājumiem, nosaka grāmatvedība pēc pirkuma dokumentiem
Ārējā servisā vai sagatavošanā	Pasūtījums vai pieņemšanas apstiprinājums ar VIN	Ārpus pārbaudes vietas, atrašanās vieta pamatota ar dokumentu
Testa braucienā	Izsniegšanas ieraksts ar VIN, atbildīgo personu un plānoto atgriešanos	Īslaicīgi izsniegts
Citā filiālē vai ārējā stāvlaukumā	Vietējā darbinieka apstiprinājums un pārvietošanas ieraksts	Cita vieta, bez dubultas uzskaites
Komisijā	Saistība ar īpašnieku un komisijas dokumentāciju	Uzticēts auto, atsevišķi no pašu auto
Pārdots, gaida nodošanu	Pārdošanas dokumenti un nodošanas statuss	Fiziski klātesošs; iekļaušanu krājumos vai pārdotajos auto nosaka grāmatvedība pēc pārdošanas dokumentiem

Apstiprinājumu par prombūtnē esoša auto atrašanās vietu glabājiet atsevišķi no fiziskās apskates ieraksta. Dokuments izskaidro, kāpēc auto nav uz vietas. Taču tas nedrīkst radīt iespaidu, ka darbinieks auto personīgi redzējis.

Dīleru grupā visās filiālēs izmantojiet vienādus statusu apzīmējumus. Statusam „pārvietots” nosūtītājā filiālē un statusam „nav saņemts” saņēmējā filiālē jāattiecas uz vienu izsekojamu pārvietošanu.

6. solis: salīdziniet sarakstu ar uzskaiti abos virzienos

Salīdzināšanai ir divas daļas:

Katram auto uzskaitē ir apskates ieraksts vai skaidrojums, kāpēc auto nav uz vietas.
Katram atrastajam auto ir ieraksts uzskaitē vai skaidrojums, kāpēc tas nepieder krājumu uzskaitei.

Otrā daļa atklāj nereģistrētu saņemšanu, dublētu auto kartīti vai klienta auto, kas kļūdas pēc ieskaitīts pārdošanas krājumos.

Konstatējums	Kas atšķirību izskaidro	Labojums
Saraksta auto stāvlaukumā nav	Atvērts pasūtījums ārējā servisā	Papildināt atrašanās vietu un saistību ar pasūtījumu
Tas pats VIN uzskaitīts vairākās filiālēs	Nepabeigta pārvietošana	Labot piesaisti filiālei un saglabāt vēsturi
Auto stāv teritorijā, bet izrakstā tā nav	Saņemšana vēl nav reģistrēta uzskaitē	Atrast saņemšanas dokumentus un pēc apstiprinājuma reģistrēt saņemšanu
Odometrs rāda vairāk nekā auto kartītē	Testa brauciens vai brauciens uz servisu	Papildināt aktuālo rādījumu un saistību ar kustību
Auto ir jauns bojājums	Atšķirība no iepriekšējiem fotoattēliem	Ierakstīt konstatējumu un uzdot risinājumu atbildīgajai personai

Neatbilstību vispirms ierakstiet kā konstatējumu. Trūkstošs auto vēl nenozīmē zudumu: tā var būt nereģistrēta izsniegšana vai pārvietošana. Filiāles labošana auto kartītē ir darbības izmaiņa, nevis grāmatvedības inventarizācijas atšķirība.

7. solis: slēdziet atšķirības un apstipriniet labojumus

Katrai atšķirībai ir savs ieraksts ar VIN, aprakstu, fotoattēliem vai dokumentiem, atbildīgo personu un risināšanas termiņu. Atšķirība ir slēgta tikai tad, kad cēlonis ir zināms un apstiprinātais labojums ir izpildīts.

Darbības labojumus, piemēram, atrašanās vietas maiņu, nodaliet no grāmatvedības labojumiem. Grāmatvedība saņem atšķirību sarakstu un saistītos dokumentus, nevis jaunu eksportu, kurā sākotnējā neatbilstība vairs nav redzama.

Atšķirību noregulēšanas noteikumi dažādās valstīs atšķiras. Parasti inventarizācijas atšķirības iegrāmato tajā pārskata periodā, kura stāvokli inventarizācija pārbauda. Tāpēc atšķirību nodošanas termiņš grāmatvedībai ir saistīts ar perioda slēgšanu.

Neizskaidrotu auto prombūtni vai aizdomas par nesankcionētu izsniegšanu nekavējoties nododiet vadībai. Sākotnējos ierakstus un dokumentus atstājiet nemainītus.

8. solis: sastādiet noslēguma aktu

Akts noslēdz transportlīdzekļu krājumu inventarizāciju kopumā. Tajā ir:

inventarizācijas apjoms un noteicošais brīdis;
izmantotais uzskaites izraksts;
personas, kas pārbaudi veica un apstiprināja;
fiziski apskatīto auto saraksts;
prombūtnē esošo auto saraksts ar pievienotajiem dokumentiem;
konstatētās atšķirības, to risinājums un neslēgtie gadījumi;
sasaiste ar uzskaites labojumiem un iegrāmatošanu.

Paraksti nosaka atbildību par paveikto darbu. Tāpēc inventarizācijas sarakstā parasti ir gan par konstatētajiem faktiem atbildīgās personas, gan par inventarizācijas veikšanu atbildīgās personas paraksts.

Materiālus glabājiet tā, lai tos varētu atrast gan pēc inventarizācijas, gan pēc VIN. Pēc labojuma jābūt redzamam, kāds bija sākotnējais ieraksts, kas mainījās un kurš izmaiņu apstiprināja.

Kam pievērst uzmanību

Inventarizācija visbiežāk neizdodas tur, kur komanda strādā tikai ar to, ko tai parāda uzskaite. Biežākās kļūdas ir šādas:

Komisijas auto pašu auto sarakstā. Tie pārspīlē krājumus un krājumu vērtību, ar kuru rēķinās grāmatvedība un finansētājs. Tāpēc īpašumu aizpildiet katram auto vēl pirms salīdzināšanas ar faktisko stāvokli.
Atslēgas kā gabalu skaits. Ieraksts „seifā 48 atslēgas” neko neizsaka. Trūkstošā atslēga tad atklājas tikai, nododot auto klientam. Katru atslēgu ierakstiet pie VIN.
Fotoattēli bez datuma un autora. Odometra vai bojājuma fotoattēls bez laika un darbinieka vārda nepierāda, kad tas uzņemts. Strīdā ar pārvadātāju vai klientu tam tad nav svara.
Inventarizācija kā tehniskā apskate. Saraksts fiksē redzamo stāvokli. Defekta diagnostiku risina atsevišķs servisa pasūtījums, citādi inventarizācija ievelkas vairākas dienas.

Omnetic sasaista auto apskati ar darbības un grāmatvedības uzskaiti

Daudzos autosalonos inventarizācija izskatās vienādi: eksports no DMS, izdrukāts saraksts, fotoattēli telefonos, atšķirību tabula un grāmatvedība vēl citā sistēmā. Katra pārrakstīšana palielina kļūdas iespēju. Omnetic šīs atsevišķās sistēmas, tabulas un papīrus aizstāj ar vienu mākoņplatformu, kas darbojas arī planšetdatorā un mobilajā tālrunī. Inventarizācijā noder šīs daļas:

CarAudit vada apskati tieši pie auto tiešsaistē un bezsaistē. Tas nolasa VIN no plāksnītes fotoattēla, iezīmē bojājumus virsbūves kartē ar fotoattēliem un saglabā protokolu pie auto ieraksta. Konstatējumus var pārvērst sagatavošanas uzdevumos.
Omnetic DMS Core uztur vienu kopīgu auto, klienta, pasūtījumu un naudas ierakstu. Tāpēc inventarizācijas izraksts, apskates rezultāts un saistītie dokumenti pieder tam pašam auto, un neviens tos nepārraksta starp sistēmām.
Accounting sasaista pārdošanas, darbnīcas, noliktavas un bankas dokumentus ar auto, filiāli un pasūtījumu. Tādējādi grāmatvedība pie katras atšķirības redz, kuram auto un dokumentam tā pieder. Uzņēmums, kas vēlas saglabāt savu grāmatvedības sistēmu, var tai no Omnetic nodot ierakstus ar integrāciju, kas saskaņota attiecīgajam tirgum.

Piesakiet Omnetic demonstrāciju un izejiet tajā savu inventarizāciju no krājumu izraksta līdz atšķirību noregulēšanai.

Saistītie raksti

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai inventarizācija jāveic ārējam uzņēmumam?

Darbības inventarizāciju organizē pašu komanda. Ārēju pārbaudi parasti paredz krājumu finansēšanas līgums: finansētājs pārbauda finansētos auto pēc saviem noteikumiem, un iekšējais saraksts šo pārbaudi neaizstāj. Labi veikta inventarizācija to tomēr atvieglo, jo dokumenti par prombūtnē esošajiem auto jau ir sagatavoti.

Vai inventarizācijā iekļauj demonstrācijas un dienesta auto?

Jā, ja uzņēmums tos uzskaita savos aktīvos vai krājumos. Ierakstiet tos kā atsevišķu kategoriju. Šiem auto īpaši svarīgs ir aktuālais odometra rādījums, jo to nobraukums katru dienu pieaug un pirms pārdošanas tam jāatbilst auto kartītei.

Vai sarakstā iekļauj servisā pieņemtos klientu auto?

Apstaigājot teritoriju, ierakstiet tos kā atsevišķu kategoriju, lai tos nesajauktu ar nereģistrētu saņemšanu pārdošanas krājumos. Uzskaitiet tos ar saistību ar klientu un servisa pasūtījumu, atsevišķi no pašu un komisijas auto, kas paredzēti pārdošanai.