Články

Inventura vozů na skladě: postup krok za krokem

Inventura vozů na skladě krok za krokem: výpis z evidence, kontrola podle VIN, auta mimo areál, řešení rozdílů a závěrečný zápis.

Klíčová zjištění

Úplnou inventuru dělejte nejméně k účetní uzávěrce a při kontrolách financovaného skladu. V provozu se vyplatí porovnat celý sklad jednou měsíčně a auta mimo areál jednou týdně.
Výchozím bodem je výpis z evidence zmrazený k jednomu okamžiku. Pohyby aut během inventury se zapisují zvlášť.
Každé auto ztotožněte podle VIN přímo na voze. U každého auta zapište umístění, stav tachometru s fotografií, poškození, klíče a doklady.
Auta na cestě, v servisu, na předváděcí jízdě nebo na jiné pobočce veďte jako nepřítomná a připojte doklad o jejich umístění. Komisní auta veďte odděleně od vlastních.
Každý rozdíl dostane vysvětlení, odpovědnou osobu a schválenou nápravu. Původní výpis i výsledek inventury zůstanou uložené. Zápis podepíše ten, kdo inventuru provedl, i ten, kdo za sklad odpovídá.

Inventura vozů na skladě porovnává evidenci s tím, jaká auta firma skutečně má, kde stojí a v jakém jsou stavu. Spočítat auta na parkovišti nestačí. Část skladu je v přípravě, na jiné pobočce nebo u zákazníka na předváděcí jízdě. V areálu naopak stojí auta, která firmě nepatří. Chyba v soupisu se projeví v účetní závěrce, při kontrole financovaného skladu i ve chvíli, kdy prodejce nemůže najít auto slíbené zákazníkovi.

Kdy dělat inventuru vozů na skladě a jak často

Minimum určují zákonné a smluvní termíny. V Německu požaduje § 240 odst. 2 HGB sestavení inventáře ke konci každého obchodního roku. Také účetní předpisy dalších zemí zpravidla vážou inventarizaci k účetní závěrce a hmotný majetek se ověřuje fyzickou inventurou.

Vedle účetních pravidel platí smlouvy o financování skladu. Například Stellantis Financial Services v Německu uvádí pravidelné kontroly financovaných skladových vozů přímo v autosalonech. Soupis proto rozlišuje i auta zahrnutá do skladového financování.

Jedna kontrola za rok je ale pro provoz málo. Chybně zapsaný přesun mezi pobočkami jde po týdnu ještě vysvětlit, po několika měsících už ne. Osvědčený vnitřní režim vypadá takto:

Situace	Doporučený režim	Co má kontrola zachytit
Příjem, výdej nebo přesun auta	Při každém pohybu	VIN, místo, čas a osobu, která auto převzala
Auta mimo obvyklé místo	Cílená kontrola jednou týdně	Auta v servisu, na předváděcích jízdách, na externích parkovištích a mezi pobočkami
Celý sklad	Úplné porovnání jednou měsíčně	Shodu seznamu s fyzickým stavem a doklady k nepřítomným autům
Účetní uzávěrka	Podle pravidel dané země	Podklady pro inventarizaci majetku a vypořádání rozdílů
Kontrola financovaného skladu	Podle smlouvy s financující institucí	Existenci a umístění financovaných aut
Změna správce skladu nebo podezření na ztrátu	Mimořádná inventura dotčené části skladu	Stav při předání odpovědnosti nebo při incidentu

Krok 1: určete rozsah a odpovědnosti

Do zadání inventury patří všechny pobočky, venkovní plochy, pronajatá parkoviště a externí místa, kde skladová auta stojí. Ke každému místu přiřaďte člověka, který zajistí přístup k autům, klíčům a dokladům.

Role	Odpovědnost
Vedoucí inventury	Stanoví rozsah, rozhodný okamžik a způsob uzavření rozdílů
Pracovník fyzické kontroly	Zapíše zjištěný stav a připojí fotografie a doklady
Správce skladu nebo pobočky	Zpřístupní auta a vysvětlí jejich pohyby
Prodej a servis	Dodají podklady k jízdám, přípravě, opravám a výdejům
Účetnictví	Porovná soupis s účetní evidencí a zaúčtuje schválené opravy

Fyzickou kontrolu svěřte někomu jinému než tomu, kdo běžně zapisuje skladové pohyby. V malé provozovně, kde to nejde, rozdíly dodatečně schvaluje vedoucí.

Krok 2: připravte výpis z evidence k jednomu okamžiku

Výchozí seznam zachycuje stav k určenému datu a času. Uchovejte jeho původní podobu a během inventury ho nenahrazujte průběžně aktualizovaným exportem. Jinak nepoznáte, zda rozdíl vznikl chybou v evidenci, nebo pozdějším pohybem auta.

Pro každé auto připravte alespoň tyto údaje:

Oblast	Údaje ve výpisu
Identifikace	VIN, interní skladové číslo, značka a model
Vlastnictví a financování	Vlastní nebo svěřené auto, vazba na skladové financování
Umístění	Pobočka, parkoviště, zóna nebo externí místo
Provozní stav	Na cestě, v přípravě, v servisu, na předváděcí jízdě, připravené k prodeji, rezervované, čekající na předání
Poslední pohyb	Datum, místo a související příjemka, výdejka nebo jiný záznam
Příslušenství a dokumentace	Evidované klíče, doklady a výbava přiřazená k autu
Navazující evidence	Nákupní nebo komisní smlouva, servisní zakázka, prodejní doklady

V Omnetic DMS Core pracují všechny moduly nad jedním společným záznamem auta, zákazníka, zakázek a peněz. Údaje se proto mezi prodejem, servisem a účetnictvím nepřepisují. Výpis k inventuře vzniká z jednoho zdroje a není potřeba spojovat oddělené seznamy.

VIN identifikuje auto. Umístění, vlastnictví a stav prodeje jsou samostatné údaje. Označení „rezervováno“ neříká, kde auto stojí, ani komu patří.

Krok 3: nastavte režim pohybů během kontroly

Nejjednodušší je procházet každou zónu v době, kdy se z ní auta nepřesouvají. Pokud provoz pokračuje, zapisujte u každého pohybu VIN, čas, výchozí a cílové místo a odpovědnou osobu.

Auto, které během inventury odjede z pobočky do servisu, nesmí na jednom seznamu zmizet a na druhém se objevit bez návaznosti. Ze záznamu pohybu musí být jasné, kde auto stálo v rozhodném okamžiku.

Auta přijatá po rozhodném okamžiku zapisujte na oddělený seznam. Stejně zacházejte s pozdějšími výdeji. Kontrolu lze dělat postupně po zónách nebo pobočkách, výsledek se ale vždy vztahuje ke stejnému výchozímu stavu.

Krok 4: proveďte fyzickou kontrolu každého auta

Fyzickou kontrolu skladu vozů v autosalonu veďte po parkovacích zónách, ne podle pořadí v seznamu. Jen tak tým zachytí i auto, které v evidenci vůbec není.

Auto identifikujte podle VIN přímo na voze. Registrační značka, visačka s interním číslem ani čárový kód ho nenahrazují: chybně přiřazená visačka by chybu přenesla do soupisu. Stejně pracují i externí audity skladových vozidel. Auto ztotožní podle VIN, posoudí viditelné poškození, vyfotí tachometr a u aut, která na místě nejsou, převezmou doklady o jejich umístění.

Co zapsat u každého auta

VIN a umístění: VIN přečtený z vozu a místo, kde auto stojí.
Stav tachometru: aktuální údaj s fotografií.
Stav a poškození: nové oděrky a poškození karoserie nebo interiéru oproti poslednímu záznamu.
Klíče: počet a místo uložení, přiřazené k VIN. Druhá sada může být například v trezoru.
Doklady: zda jsou u auta, nebo kde jsou evidovaně uložené.
Přiřazená výbava: například nabíjecí kabel, sada kol nebo jiné příslušenství vedené u auta.
Průběh kontroly: datum, čas a jméno pracovníka.

Zápis „doklady chybí“ je chybný, pokud jsou doklady evidovaně uložené v kanceláři. Klíč, který není u auta, také nemusí být ztracený. Soupis odliší chybějící položku od položky uložené jinde.

V aplikaci CarAudit projde pracovník kontrolu přímo u auta online i offline, takže ji dokončí i na externím parkovišti bez signálu. Aplikace ho vede nastaveným kontrolním seznamem, VIN načte z fotografie štítku a poškození zakreslí do mapy karoserie s fotografiemi. Protokol se uloží k záznamu auta v DMS Core a nálezy lze převést na úkoly přípravy.

Krok 5: zapište auta, která na místě nejsou

Nepřítomné auto potřebuje víc než poznámku „asi v servisu“. Záznam uvádí umístění, důvod nepřítomnosti, odpovědnou osobu a dokument, který stav vysvětluje.

Stav auta	Podklad k inventuře	Jak stav označit
Na cestě do provozovny	Nákupní a přepravní dokumenty, záznam o předání dopravci	Na cestě; zda už patří do zásob, určí účetnictví podle nákupních dokladů
V externím servisu nebo přípravě	Zakázka nebo potvrzení převzetí s VIN	Mimo místo kontroly, umístění podložené dokladem
Na předváděcí jízdě	Záznam výdeje s VIN, odpovědnou osobou a plánovaným návratem	Dočasně vydané
Na jiné pobočce nebo externím parkovišti	Potvrzení místního pracovníka a záznam přesunu	Jiné místo, bez dvojího započtení
V komisi	Vazba na vlastníka a komisní dokumentaci	Svěřené auto, odděleně od vlastních aut
Prodané, čekající na předání	Prodejní doklady a stav předání	Fyzicky přítomné; zařazení do zásob nebo mezi prodaná auta určí účetnictví podle prodejních dokladů

Potvrzení o umístění nepřítomného auta ukládejte odděleně od záznamu fyzické prohlídky. Doklad vysvětluje, proč auto chybí. Nesmí ale vyvolat dojem, že ho pracovník osobně viděl.

V dealerské skupině používejte na všech pobočkách stejné označení stavů. Stav „převedeno“ na odesílající pobočce a stav „nepřijato“ na přijímající pobočce musí patřit k jednomu dohledatelnému přesunu.

Krok 6: porovnejte soupis s evidencí v obou směrech

Porovnání má dvě části:

Ke každému autu v evidenci existuje záznam z prohlídky nebo vysvětlení, proč auto na místě není.
Ke každému nalezenému autu existuje záznam v evidenci nebo vysvětlení, proč do skladové evidence nepatří.

Druhá část odhalí nezapsaný příjem, duplicitní kartu auta nebo zákaznické auto, které se omylem započítalo do prodejních zásob.

Zjištění	Co rozdíl vysvětluje	Náprava
Auto ze seznamu na parkovišti chybí	Otevřená zakázka v externím servisu	Doplnit umístění a vazbu na zakázku
Stejné VIN je vedené na více pobočkách	Nedokončený přesun	Opravit přiřazení k pobočce a zachovat historii
Auto stojí v areálu, ale ve výpisu není	Příjem dosud nezapsaný do evidence	Dohledat příjmové doklady a doplnit příjem po schválení
Tachometr ukazuje víc než karta auta	Předváděcí jízda nebo přejezd do servisu	Doplnit aktuální údaj a vazbu na pohyb
Auto má nové poškození	Rozdíl proti předchozím fotografiím	Zapsat nález a přidělit řešení odpovědné osobě

Nesoulad nejdřív zapište jako zjištění. Chybějící auto ještě neznamená ztrátu: může jít o nezapsaný výdej nebo přesun. Oprava pobočky v kartě auta je provozní změna, ne účetní inventarizační rozdíl.

Krok 7: uzavřete rozdíly a schvalte opravy

Každý rozdíl má vlastní záznam s VIN, popisem, fotografiemi nebo doklady, odpovědnou osobou a termínem řešení. Rozdíl je uzavřený, až když je známá příčina a schválená náprava je provedená.

Provozní opravy, například změnu umístění, oddělte od účetních. Účetnictví dostane soupis rozdílů a související doklady, ne nový export, ve kterém už původní nesoulad není vidět.

Pravidla pro vypořádání rozdílů se v jednotlivých zemích liší. Zpravidla se inventarizační rozdíly zaúčtují do účetního období, jehož stav inventura ověřuje. Termín předání rozdílů účetnictví proto navazuje na uzávěrku.

Nevysvětlenou nepřítomnost auta nebo podezření na neoprávněný výdej předejte vedení ihned. Původní záznamy a dokumenty nechte beze změny.

Krok 8: sepište závěrečný zápis

Zápis uzavírá inventuru skladu vozidel jako celek. Obsahuje:

rozsah a rozhodný okamžik inventury;
použitý výpis z evidence;
osoby, které kontrolu provedly a schválily;
soupis fyzicky prohlédnutých aut;
seznam nepřítomných aut s připojenými doklady;
zjištěné rozdíly, jejich řešení a neuzavřené případy;
návaznost na opravy evidence a zaúčtování.

Podpisy určují odpovědnost za provedenou práci. Inventurní soupis proto obvykle obsahuje podpisový záznam osoby odpovědné za zjištěné skutečnosti i osoby odpovědné za provedení inventury.

Podklady ukládejte tak, aby šly najít podle inventury i podle VIN. Po nápravě musí být vidět, jaký byl původní údaj, co se změnilo a kdo změnu schválil.

Na co si dát pozor

Inventura selhává hlavně tam, kde tým pracuje jen s tím, co mu ukáže evidence. Nejčastější chyby jsou tyto:

Komisní auta v soupisu vlastních aut. Nadhodnotí zásoby i hodnotu skladu, se kterou počítá účetnictví a financující instituce. Vlastnictví proto vyplňte u každého auta ještě před porovnáním se skutečností.
Klíče jako počet kusů. Údaj „v trezoru 48 klíčů“ nic neřekne. Chybějící klíč se pak najde až při předání auta zákazníkovi. Každý klíč zapisujte k VIN.
Fotografie bez data a autora. Snímek tachometru nebo poškození bez času a jména pracovníka neprokáže, kdy vznikl. Při sporu s dopravcem nebo zákazníkem pak nemá váhu.
Inventura jako technická prohlídka. Soupis zachytí viditelný stav. Diagnostiku závady řeší samostatná servisní zakázka, jinak se inventura protáhne na dny.

Omnetic propojí prohlídku auta s provozní a účetní evidencí

V řadě autosalonů vypadá inventura stejně: export z DMS, vytištěný seznam, fotografie v telefonech, tabulka rozdílů a účetnictví v dalším systému. Každé přepsání přidá prostor pro chybu. Omnetic tyto oddělené systémy, tabulky a papírování nahrazuje jednou cloudovou platformou, která funguje i na tabletu a mobilu. Pro inventuru se uplatní tyto části:

CarAudit vede prohlídku přímo u auta online i offline. VIN načte z fotografie štítku, poškození zakreslí do mapy karoserie s fotografiemi a protokol uloží k záznamu auta. Nálezy lze převést na úkoly přípravy.
Omnetic DMS Core drží jeden společný záznam auta, zákazníka, zakázek a peněz. Výpis k inventuře, výsledek prohlídky i navazující doklady proto patří ke stejnému autu a nikdo je mezi systémy nepřepisuje.
Accounting váže doklady z prodeje, dílny, skladu a banky na auto, pobočku a zakázku. Účetnictví tak u každého rozdílu vidí, ke kterému autu a dokladu patří. Firma, která chce ponechat vlastní účetní systém, mu může z Omneticu předávat zápisy přes integraci dohodnutou pro daný trh.

Domluvte si ukázku Omneticu a projděte na ní vlastní inventuru od výpisu skladu po vypořádání rozdílů.

Související články

FAQ

Musí inventuru dělat externí firma?

Provozní inventuru organizuje vlastní tým. Externí kontrolu přináší hlavně smlouva o financování skladu: financující instituce kontroluje financovaná auta podle vlastních podmínek a vnitřní soupis tuto kontrolu nenahrazuje. Dobře vedená inventura ji ale usnadní, protože doklady k nepřítomným autům jsou už připravené.

Patří do inventury předváděcí a služební auta?

Ano, pokud je firma vede ve svém majetku nebo na skladě. Zapisujte je jako samostatnou kategorii. U těchto aut je zvlášť důležitý aktuální stav tachometru, protože jejich nájezd každý den roste a před prodejem musí odpovídat kartě auta.

Patří do soupisu zákaznická auta přijatá do servisu?

Při procházení areálu je zapište jako samostatnou kategorii, aby se nezaměnila s nezapsaným příjmem na prodejní sklad. Veďte je s vazbou na zákazníka a servisní zakázku, odděleně od vlastních i komisních aut určených k prodeji.