Teadmised

Sõidukite inventuur laos: samm-sammuline juhend

Sõidukite inventuur laos samm-sammult: väljavõte arvestusest, kontroll VIN-koodi järgi, autod väljaspool territooriumi, vahede lahendamine ja lõppakt.

Peamised järeldused

Tehke täielik inventuur vähemalt raamatupidamisaasta lõpetamiseks ja finantseeritud lao kontrollideks. Igapäevatöös tasub kogu ladu võrrelda kord kuus ja territooriumilt väljas olevaid autosid kord nädalas.
Lähtepunkt on ühe hetke seisuga külmutatud väljavõte arvestusest. Autode liikumised inventuuri ajal kirjutatakse üles eraldi.
Tuvastage iga auto otse sõidukilt loetud VIN-koodi järgi. Märkige iga auto juures üles asukoht, läbisõidumõõdiku näit koos fotoga, kahjustused, võtmed ja dokumendid.
Teel, töökojas, proovisõidul või teises esinduses olevad autod arvestage kohalt puuduvatena ja lisage dokument nende asukoha kohta. Arvestage komisjonimüügi autosid oma autodest eraldi.
Iga vahe saab selgituse, vastutava isiku ja kinnitatud parandusmeetme. Algne väljavõte ja inventuuri tulemus säilitatakse. Akti allkirjastavad nii inventuuri tegija kui ka lao eest vastutaja.

Sõidukite inventuur laos võrdleb arvestust sellega, millised autod ettevõttel tegelikult on, kus need seisavad ja millises seisukorras. Platsil olevate autode kokkulugemisest ei piisa. Osa laost on ettevalmistuses, teises esinduses või kliendi juures proovisõidul. Territooriumil seisavad aga autod, mis ettevõttele ei kuulu. Viga loendis ilmneb raamatupidamise aastaaruandes, finantseeritud lao kontrollil ja ka siis, kui müügiesindaja ei leia kliendile lubatud autot.

Millal teha sõidukite inventuuri laos ja kui sageli

Miinimumi määravad seaduses ja lepingutes sätestatud tähtajad. Saksamaal nõuab HGB § 240 lõige 2 inventari koostamist iga majandusaasta lõpu seisuga. Ka teiste riikide raamatupidamiseeskirjad seovad inventeerimise üldjuhul aastaaruandega ja materiaalne vara kontrollitakse füüsilise inventuuriga.

Raamatupidamisreeglite kõrval kehtivad laofinantseerimise lepingud. Näiteks nimetab Stellantis Financial Services Saksamaal finantseeritud laoautode regulaarseid kontrolle otse autoesindustes. Seetõttu eristab loend ka laofinantseerimisega hõlmatud autosid.

Üks kontroll aastas on igapäevatöö jaoks siiski liiga vähe. Valesti registreeritud liikumist esinduste vahel saab nädala pärast veel selgitada, mitme kuu pärast enam mitte. Läbiproovitud sisemine režiim näeb välja nii:

Olukord	Soovitatav režiim	Mida kontroll peab jäädvustama
Auto vastuvõtt, väljastamine või ümberpaigutamine	Iga liikumise korral	VIN, koht, aeg ja auto vastu võtnud isik
Autod väljaspool tavapärast kohta	Sihtkontroll kord nädalas	Autod töökojas, proovisõitudel, välistel parklatel ja esinduste vahel
Kogu ladu	Täielik võrdlus kord kuus	Nimekirja vastavus füüsilisele seisule ja dokumendid puuduvate autode kohta
Raamatupidamisaasta lõpetamine	Asjaomase riigi reeglite järgi	Andmed vara inventeerimiseks ja vahede lahendamiseks
Finantseeritud lao kontroll	Finantseerijaga sõlmitud lepingu järgi	Finantseeritud autode olemasolu ja asukoht
Laohoidja vahetus või kahtlus kao suhtes	Erakorraline inventuur asjaomases laoosas	Seis vastutuse üleandmisel või intsidendi ajal

1. samm: määrake ulatus ja vastutus

Inventuuri ülesandesse kuuluvad kõik esindused, välisplatsid, renditud parklad ja välised kohad, kus laoautod seisavad. Määrake igale kohale inimene, kes tagab juurdepääsu autodele, võtmetele ja dokumentidele.

Roll	Vastutus
Inventuuri juht	Määrab ulatuse, arvestushetke ja vahede sulgemise viisi
Füüsilise kontrolli tegija	Kirjutab üles tuvastatud seisu ning lisab fotod ja dokumendid
Laohoidja või esinduse juht	Teeb autod kättesaadavaks ja selgitab nende liikumisi
Müük ja töökoda	Esitavad andmed sõitude, ettevalmistuse, remonditööde ja väljastamiste kohta
Raamatupidamine	Võrdleb loendit raamatupidamisarvestusega ja kirjendab kinnitatud parandused

Usaldage füüsiline kontroll kellelegi teisele kui sellele, kes tavaliselt laoliikumisi registreerib. Väikeses tegevuskohas, kus see ei ole võimalik, kinnitab vahed tagantjärele juht.

2. samm: valmistage ette ühe hetke seisuga väljavõte arvestusest

Lähtenimekiri kajastab seisu kindlaksmääratud kuupäeva ja kellaaja seisuga. Säilitage selle algne kuju ja ärge asendage seda inventuuri ajal jooksvalt uuendatava ekspordiga. Muidu ei tea te, kas vahe tekkis arvestusvea või auto hilisema liikumise tõttu.

Valmistage iga auto kohta ette vähemalt järgmised andmed:

Valdkond	Andmed väljavõttes
Identifitseerimine	VIN, sisemine laonumber, mark ja mudel
Omand ja finantseerimine	Oma või hoiule antud auto, seos laofinantseerimisega
Asukoht	Esindus, parkla, tsoon või väline koht
Kasutusolek	Teel, ettevalmistuses, töökojas, proovisõidul, müügivalmis, broneeritud, ootab üleandmist
Viimane liikumine	Kuupäev, koht ja sellega seotud sissetuleku-, väljamineku- või muu dokument
Tarvikud ja dokumentatsioon	Arvestatud võtmed, dokumendid ja autoga seotud varustus
Seotud arvestus	Ostu- või komisjonileping, töökäsk, müügidokumendid

Omnetic DMS Core platvormis töötavad kõik moodulid ühe ühise auto-, kliendi-, töökäsu- ja rahakirjega. Seetõttu ei kirjutata andmeid müügi, töökoja ja raamatupidamise vahel ümber. Inventuuri väljavõte tekib ühest allikast ja eraldi nimekirju ei ole vaja kokku liita.

VIN identifitseerib auto. Asukoht, omand ja müügiolek on eraldi andmed. Märge „broneeritud“ ei ütle, kus auto seisab ega kellele see kuulub.

3. samm: seadke kontrolli ajaks liikumiste kord

Kõige lihtsam on käia iga tsoon läbi ajal, mil sealt autosid ei liigutata. Kui töö jätkub, kirjutage iga liikumise juures üles VIN, aeg, lähte- ja sihtkoht ning vastutav isik.

Auto, mis inventuuri ajal esindusest töökotta sõidab, ei tohi ühest nimekirjast kaduda ja teises ilma seoseta ilmuda. Liikumiskirjest peab olema selge, kus auto arvestushetkel seisis.

Pärast arvestushetke vastu võetud autod kirjutage eraldi nimekirja. Samamoodi käsitlege hilisemaid väljastamisi. Kontrolli võib teha järk-järgult tsoonide või esinduste kaupa, kuid tulemus seostub alati sama lähteseisuga.

4. samm: tehke iga auto füüsiline kontroll

Juhtige autoesinduse sõidukilao füüsilist kontrolli parkimistsoonide kaupa, mitte nimekirja järjekorras. Ainult nii tuvastab meeskond ka auto, mida arvestuses üldse ei ole.

Tuvastage auto otse sõidukilt loetud VIN-koodi järgi. Registreerimismärk, sisemise numbriga silt ega vöötkood seda ei asenda: valesti seotud silt kannaks vea loendisse. Samamoodi töötavad ka laosõidukite välisauditid. Need tuvastavad auto VIN-koodi järgi, hindavad nähtavaid kahjustusi, pildistavad läbisõidumõõdikut ja võtavad kohalt puuduvate autode kohta vastu asukohta tõendavad dokumendid.

Mida iga auto juures üles kirjutada

VIN ja asukoht: sõidukilt loetud VIN ja koht, kus auto seisab.
Läbisõidumõõdiku näit: hetkenäit koos fotoga.
Seisukord ja kahjustused: uued kriimustused ning kere- või salongikahjustused võrreldes viimase kirjega.
Võtmed: arv ja hoiukoht, seotud VIN-koodiga. Teine komplekt võib olla näiteks seifis.
Dokumendid: kas need on auto juures või kus need arvestuse järgi hoiul on.
Seotud varustus: näiteks laadimiskaabel, rehvikomplekt või muud auto juurde arvestatud tarvikud.
Kontrolli käik: kuupäev, kellaaeg ja töötaja nimi.

Kirje „dokumendid puuduvad“ on vale, kui dokumendid on arvestuse järgi kontoris hoiul. Võti, mis ei ole auto juures, ei pruugi samuti olla kadunud. Loend eristab puuduvat asja mujal hoiul olevast.

Rakenduses CarAudit teeb töötaja kontrolli otse auto juures nii võrgus kui ka võrguühenduseta, nii et ta saab selle lõpetada ka levita välisparklas. Rakendus juhib teda seadistatud kontrollnimekirja järgi, loeb VIN-koodi sildi fotolt ja märgib kahjustused koos fotodega kereskeemile. Protokoll salvestatakse auto kirje juurde moodulis DMS Core ja leiud saab muuta ettevalmistuse ülesanneteks.

5. samm: kirjutage üles autod, mis ei ole kohal

Kohalt puuduv auto vajab rohkemat kui märget „vist töökojas“. Kirjes on asukoht, puudumise põhjus, vastutav isik ja dokument, mis olukorda selgitab.

Auto olek	Inventuuri alusdokument	Kuidas olekut märkida
Teel tegevuskohta	Ostu- ja veodokumendid, vedajale üleandmise kirje	Teel; kas auto kuulub juba varude hulka, otsustab raamatupidamine ostudokumentide järgi
Välises töökojas või ettevalmistuses	Töökäsk või vastuvõtukinnitus koos VIN-koodiga	Väljaspool kontrollikohta, asukoht dokumendiga tõendatud
Proovisõidul	Väljastamise kirje koos VIN-koodi, vastutava isiku ja kavandatud tagastusajaga	Ajutiselt väljastatud
Teises esinduses või välisparklas	Kohaliku töötaja kinnitus ja ümberpaigutamise kirje	Muu asukoht, ilma topeltarvestuseta
Komisjonimüügis	Seos omaniku ja komisjonidokumentidega	Hoiule antud auto, oma autodest eraldi
Müüdud, ootab üleandmist	Müügidokumendid ja üleandmise seis	Füüsiliselt kohal; varude või müüdud autode hulka arvamise otsustab raamatupidamine müügidokumentide järgi

Hoidke kohalt puuduva auto asukoha kinnitust füüsilise ülevaatuse kirjest eraldi. Dokument selgitab, miks autot pole, kuid ei tohi jätta muljet, et töötaja nägi seda isiklikult.

Kasutage edasimüüjate grupis kõigis esindustes samu olekute nimetusi. Olek „üle antud“ saatvas esinduses ja olek „vastu võtmata“ vastuvõtvas esinduses peavad kuuluma ühe jälgitava ümberpaigutamise juurde.

6. samm: võrrelge loendit arvestusega mõlemas suunas

Võrdlusel on kaks osa:

Iga arvestuses oleva auto kohta on olemas ülevaatuse kirje või selgitus, miks autot kohal ei ole.
Iga leitud auto kohta on olemas kirje arvestuses või selgitus, miks see laoarvestusse ei kuulu.

Teine osa paljastab registreerimata vastuvõtu, auto topeltkaardi või kliendi auto, mis on ekslikult müügivarude hulka arvatud.

Leid	Mis vahet selgitab	Parandusmeede
Nimekirjas olev auto puudub platsilt	Avatud töökäsk välises töökojas	Lisada asukoht ja seos töökäsuga
Sama VIN on arvel mitmes esinduses	Lõpetamata ümberpaigutamine	Parandada esindusega seos ja säilitada ajalugu
Auto seisab territooriumil, kuid väljavõttes seda pole	Vastuvõtt pole veel arvestusse kantud	Leida sissetulekudokumendid ja lisada vastuvõtt pärast kinnitamist
Läbisõidumõõdik näitab rohkem kui auto kaart	Proovisõit või sõit töökotta	Lisada hetkenäit ja seos liikumisega
Autol on uus kahjustus	Erinevus varasemate fotodega	Kirjutada leid üles ja anda lahendamine vastutavale isikule

Kirjutage lahknevus esmalt üles leiuna. Puuduv auto ei tähenda veel kadu: tegu võib olla registreerimata väljastamise või ümberpaigutamisega. Esinduse parandamine auto kaardil on töökorralduslik muudatus, mitte raamatupidamislik inventuurivahe.

7. samm: sulgege vahed ja kinnitage parandused

Igal vahel on oma kirje VIN-koodi, kirjelduse, fotode või dokumentide, vastutava isiku ja lahendamise tähtajaga. Vahe on suletud alles siis, kui põhjus on teada ja kinnitatud parandusmeede on tehtud.

Eraldage töökorralduslikud parandused, näiteks asukoha muutmine, raamatupidamislikest. Raamatupidamine saab vahede loendi ja nendega seotud dokumendid, mitte uue ekspordi, kus algset lahknevust enam näha pole.

Vahede lahendamise reeglid erinevad riigiti. Üldjuhul kirjendatakse inventuurivahed aruandeperioodi, mille seisu inventuur kontrollib. Seetõttu on vahede raamatupidamisele üleandmise tähtaeg seotud perioodi sulgemisega.

Andke selgitamata puudumine või kahtlus volitamata väljastamise kohta kohe juhtkonnale edasi. Jätke algsed kirjed ja dokumendid muutmata.

8. samm: koostage lõppakt

Akt lõpetab sõidukilao inventuuri tervikuna. See sisaldab:

inventuuri ulatust ja arvestushetke;
kasutatud väljavõtet arvestusest;
kontrolli teinud ja kinnitanud isikuid;
füüsiliselt üle vaadatud autode loendit;
kohalt puuduvate autode nimekirja koos lisatud dokumentidega;
tuvastatud vahesid, nende lahendusi ja lõpetamata juhtumeid;
seost arvestuse paranduste ja kirjendustega.

Allkirjad määravad vastutuse tehtud töö eest. Seetõttu sisaldab inventuuri loend tavaliselt nii tuvastatud asjaolude eest vastutava isiku kui ka inventuuri läbiviimise eest vastutava isiku allkirja.

Säilitage dokumendid nii, et neid saaks leida nii inventuuri kui ka VIN-koodi järgi. Pärast parandust peab olema näha, milline oli algne andmeväärtus, mis muutus ja kes muudatuse kinnitas.

Millele tähelepanu pöörata

Inventuur ebaõnnestub peamiselt seal, kus meeskond töötab ainult sellega, mida arvestus talle näitab. Kõige sagedasemad vead on järgmised:

Komisjonimüügi autod oma autode loendis. Need paisutavad varusid ja lao väärtust, millega arvestavad raamatupidamine ja finantseerija. Seetõttu märkige omand iga auto juures enne tegeliku seisuga võrdlemist.
Võtmed tükiarvuna. Andmest „seifis 48 võtit“ pole kasu. Puuduv võti leitakse siis alles auto kliendile üleandmisel. Kirjutage iga võti VIN-koodi juurde.
Fotod ilma kuupäeva ja autorita. Läbisõidumõõdiku või kahjustuse foto ilma kellaaja ja töötaja nimeta ei tõenda, millal see tehti. Vaidluses vedaja või kliendiga ei ole sellel siis kaalu.
Inventuur tehnilise ülevaatusena. Loend jäädvustab nähtava seisukorra. Rikke diagnostika lahendatakse eraldi töökäsuga, muidu venib inventuur päevade pikkuseks.

Omnetic ühendab auto ülevaatuse töökorraldusliku ja raamatupidamisliku arvestusega

Paljudes autoesindustes näeb inventuur välja ühtmoodi: eksport DMS-ist, väljatrükitud nimekiri, fotod telefonides, vahede tabel ja raamatupidamine veel ühes süsteemis. Iga ümberkirjutamine lisab vearuumi. Omnetic asendab need eraldi süsteemid, tabelid ja paberimajanduse ühe pilveplatvormiga, mis töötab ka tahvelarvutis ja mobiilis. Inventuuris tulevad kasuks järgmised osad:

CarAudit juhib ülevaatust otse auto juures nii võrgus kui ka võrguühenduseta. See loeb VIN-koodi sildi fotolt, märgib kahjustused koos fotodega kereskeemile ja salvestab protokolli auto kirje juurde. Leiud saab muuta ettevalmistuse ülesanneteks.
Omnetic DMS Core hoiab üht ühist auto-, kliendi-, töökäsu- ja rahakirjet. Inventuuri väljavõte, ülevaatuse tulemus ja seotud dokumendid kuuluvad seetõttu sama auto juurde ja keegi ei kirjuta neid süsteemide vahel ümber.
Accounting seob müügi, töökoja, lao ja panga dokumendid auto, esinduse ja töökäsuga. Nii näeb raamatupidamine iga vahe puhul, millise auto ja dokumendi juurde see kuulub. Ettevõte, kes soovib jätkata oma raamatupidamissüsteemiga, saab sinna Omnetic platvormist kirjeid edastada asjaomase turu jaoks kokku lepitud liidestuse kaudu.

Leppige kokku Omnetic demo ja käige sellel läbi oma inventuur alates lao väljavõttest kuni vahede lahendamiseni.

Seotud artiklid

KKK

Kas inventuuri peab tegema väline ettevõte?

Töökorralduslikku inventuuri korraldab oma meeskond. Välise kontrolli toob peamiselt kaasa laofinantseerimise leping: finantseerija kontrollib finantseeritud autosid oma tingimuste järgi ja sisemine loend seda kontrolli ei asenda. Hästi tehtud inventuur muudab selle siiski lihtsamaks, sest kohalt puuduvate autode dokumendid on juba olemas.

Kas demo- ja ametiautod kuuluvad inventuuri?

Jah, kui ettevõte arvestab neid oma vara või varude hulgas. Kirjutage need üles eraldi kategooriana. Nende autode puhul on eriti oluline läbisõidumõõdiku hetkenäit, sest nende läbisõit kasvab iga päev ja peab enne müüki vastama auto kaardile.

Kas töökotta vastu võetud kliendiautod kuuluvad loendisse?

Territooriumi läbimisel kirjutage need üles eraldi kategooriana, et neid ei aetaks segi registreerimata vastuvõtuga müügilattu. Arvestage neid seotuna kliendi ja töökäsuga, eraldi nii oma kui ka komisjonimüügi autodest.