Články

Inventúra vozidiel na sklade: postup krok za krokom

Inventúra vozidiel na sklade krok za krokom: výpis z evidencie, kontrola podľa VIN, autá mimo areálu, riešenie rozdielov a záverečný zápis.

Kľúčové zistenia

Úplnú inventúru robte najmenej k účtovnej závierke a pri kontrolách financovaného skladu. V prevádzke sa oplatí porovnať celý sklad raz mesačne a autá mimo areálu raz týždenne.
Východiskovým bodom je výpis z evidencie zmrazený k jednému okamihu. Pohyby áut počas inventúry sa zapisujú zvlášť.
Každé auto stotožnite podľa VIN priamo na vozidle. Pri každom aute zapíšte umiestnenie, stav tachometra s fotografiou, poškodenia, kľúče a doklady.
Autá na ceste, v servise, na predvádzacej jazde alebo na inej pobočke veďte ako neprítomné a pripojte doklad o ich umiestnení. Komisné autá veďte oddelene od vlastných.
Každý rozdiel dostane vysvetlenie, zodpovednú osobu a schválenú nápravu. Pôvodný výpis aj výsledok inventúry zostanú uložené. Zápis podpíše ten, kto inventúru vykonal, aj ten, kto za sklad zodpovedá.

Inventúra vozidiel na sklade porovnáva evidenciu s tým, aké autá firma skutočne má, kde stoja a v akom sú stave. Spočítať autá na parkovisku nestačí. Časť skladu je v príprave, na inej pobočke alebo u zákazníka na predvádzacej jazde. V areáli naopak stoja autá, ktoré firme nepatria. Chyba v súpise sa prejaví v účtovnej závierke, pri kontrole financovaného skladu aj vo chvíli, keď predajca nemôže nájsť auto sľúbené zákazníkovi.

Kedy robiť inventúru vozidiel na sklade a ako často

Minimum určujú zákonné a zmluvné termíny. V Nemecku vyžaduje § 240 ods. 2 HGB zostavenie inventára ku koncu každého obchodného roka. Aj účtovné predpisy ďalších krajín spravidla viažu inventarizáciu na účtovnú závierku a hmotný majetok sa overuje fyzickou inventúrou.

Popri účtovných pravidlách platia zmluvy o financovaní skladu. Napríklad Stellantis Financial Services v Nemecku uvádza pravidelné kontroly financovaných skladových vozidiel priamo v autosalónoch. Súpis preto rozlišuje aj autá zahrnuté do skladového financovania.

Jedna kontrola za rok je však pre prevádzku málo. Chybne zapísaný presun medzi pobočkami sa po týždni ešte dá vysvetliť, po niekoľkých mesiacoch už nie. Osvedčený vnútorný režim vyzerá takto:

Situácia	Odporúčaný režim	Čo má kontrola zachytiť
Príjem, výdaj alebo presun auta	Pri každom pohybe	VIN, miesto, čas a osobu, ktorá auto prevzala
Autá mimo obvyklého miesta	Cielená kontrola raz týždenne	Autá v servise, na predvádzacích jazdách, na externých parkoviskách a medzi pobočkami
Celý sklad	Úplné porovnanie raz mesačne	Zhodu zoznamu s fyzickým stavom a doklady k neprítomným autám
Účtovná závierka	Podľa pravidiel danej krajiny	Podklady na inventarizáciu majetku a vysporiadanie rozdielov
Kontrola financovaného skladu	Podľa zmluvy s financujúcou inštitúciou	Existenciu a umiestnenie financovaných áut
Zmena správcu skladu alebo podozrenie na stratu	Mimoriadna inventúra dotknutej časti skladu	Stav pri odovzdaní zodpovednosti alebo pri incidente

Krok 1: určte rozsah a zodpovednosti

Do zadania inventúry patria všetky pobočky, vonkajšie plochy, prenajaté parkoviská a externé miesta, kde skladové autá stoja. Ku každému miestu priraďte človeka, ktorý zabezpečí prístup k autám, kľúčom a dokladom.

Rola	Zodpovednosť
Vedúci inventúry	Stanoví rozsah, rozhodujúci okamih a spôsob uzavretia rozdielov
Pracovník fyzickej kontroly	Zapíše zistený stav a pripojí fotografie a doklady
Správca skladu alebo pobočky	Sprístupní autá a vysvetlí ich pohyby
Predaj a servis	Dodajú podklady k jazdám, príprave, opravám a výdajom
Účtovníctvo	Porovná súpis s účtovnou evidenciou a zaúčtuje schválené opravy

Fyzickú kontrolu zverte niekomu inému ako tomu, kto bežne zapisuje skladové pohyby. V malej prevádzke, kde to nejde, rozdiely dodatočne schvaľuje vedúci.

Krok 2: pripravte výpis z evidencie k jednému okamihu

Východiskový zoznam zachytáva stav k určenému dátumu a času. Uchovajte jeho pôvodnú podobu a počas inventúry ho nenahrádzajte priebežne aktualizovaným exportom. Inak nespoznáte, či rozdiel vznikol chybou v evidencii, alebo neskorším pohybom auta.

Pre každé auto pripravte aspoň tieto údaje:

Oblasť	Údaje vo výpise
Identifikácia	VIN, interné skladové číslo, značka a model
Vlastníctvo a financovanie	Vlastné alebo zverené auto, väzba na skladové financovanie
Umiestnenie	Pobočka, parkovisko, zóna alebo externé miesto
Prevádzkový stav	Na ceste, v príprave, v servise, na predvádzacej jazde, pripravené na predaj, rezervované, čakajúce na odovzdanie
Posledný pohyb	Dátum, miesto a súvisiaca príjemka, výdajka alebo iný záznam
Príslušenstvo a dokumentácia	Evidované kľúče, doklady a výbava priradená k autu
Nadväzujúca evidencia	Kúpna alebo komisná zmluva, servisná zákazka, predajné doklady

V Omnetic DMS Core pracujú všetky moduly nad jedným spoločným záznamom auta, zákazníka, zákaziek a peňazí. Údaje sa preto medzi predajom, servisom a účtovníctvom neprepisujú. Výpis na inventúru vzniká z jedného zdroja a nie je potrebné spájať oddelené zoznamy.

VIN identifikuje auto. Umiestnenie, vlastníctvo a stav predaja sú samostatné údaje. Označenie „rezervované“ nehovorí, kde auto stojí, ani komu patrí.

Krok 3: nastavte režim pohybov počas kontroly

Najjednoduchšie je prechádzať každú zónu v čase, keď sa z nej autá nepresúvajú. Ak prevádzka pokračuje, zapisujte pri každom pohybe VIN, čas, východiskové a cieľové miesto a zodpovednú osobu.

Auto, ktoré počas inventúry odíde z pobočky do servisu, nesmie na jednom zozname zmiznúť a na druhom sa objaviť bez nadväznosti. Zo záznamu pohybu musí byť jasné, kde auto stálo v rozhodujúcom okamihu.

Autá prijaté po rozhodujúcom okamihu zapisujte na oddelený zoznam. Rovnako zaobchádzajte s neskoršími výdajmi. Kontrolu možno robiť postupne po zónach alebo pobočkách, výsledok sa však vždy vzťahuje na rovnaký východiskový stav.

Krok 4: vykonajte fyzickú kontrolu každého auta

Fyzickú kontrolu skladu vozidiel v autosalóne veďte po parkovacích zónach, nie podľa poradia v zozname. Len tak tím zachytí aj auto, ktoré v evidencii vôbec nie je.

Auto identifikujte podľa VIN priamo na vozidle. Evidenčné číslo, visačka s interným číslom ani čiarový kód ho nenahrádzajú: chybne priradená visačka by chybu preniesla do súpisu. Rovnako pracujú aj externé audity skladových vozidiel. Auto stotožnia podľa VIN, posúdia viditeľné poškodenia, odfotia tachometer a pri autách, ktoré na mieste nie sú, prevezmú doklady o ich umiestnení.

Čo zapísať pri každom aute

VIN a umiestnenie: VIN prečítané z vozidla a miesto, kde auto stojí.
Stav tachometra: aktuálny údaj s fotografiou.
Stav a poškodenia: nové odreniny a poškodenia karosérie alebo interiéru oproti poslednému záznamu.
Kľúče: počet a miesto uloženia, priradené k VIN. Druhá sada môže byť napríklad v trezore.
Doklady: či sú pri aute, alebo kde sú evidovane uložené.
Priradená výbava: napríklad nabíjací kábel, sada kolies alebo iné príslušenstvo vedené pri aute.
Priebeh kontroly: dátum, čas a meno pracovníka.

Zápis „doklady chýbajú“ je chybný, ak sú doklady evidovane uložené v kancelárii. Kľúč, ktorý nie je pri aute, tiež nemusí byť stratený. Súpis odlíši chýbajúcu položku od položky uloženej inde.

V aplikácii CarAudit prejde pracovník kontrolu priamo pri aute online aj offline, takže ju dokončí aj na externom parkovisku bez signálu. Aplikácia ho vedie nastaveným kontrolným zoznamom, VIN načíta z fotografie štítka a poškodenia zakreslí do mapy karosérie s fotografiami. Protokol sa uloží k záznamu auta v DMS Core a nálezy možno previesť na úlohy prípravy.

Krok 5: zapíšte autá, ktoré na mieste nie sú

Neprítomné auto potrebuje viac než poznámku „asi v servise“. Záznam uvádza umiestnenie, dôvod neprítomnosti, zodpovednú osobu a dokument, ktorý stav vysvetľuje.

Stav auta	Podklad k inventúre	Ako stav označiť
Na ceste do prevádzky	Nákupné a prepravné dokumenty, záznam o odovzdaní dopravcovi	Na ceste; či už patrí do zásob, určí účtovníctvo podľa nákupných dokladov
V externom servise alebo príprave	Zákazka alebo potvrdenie prevzatia s VIN	Mimo miesta kontroly, umiestnenie podložené dokladom
Na predvádzacej jazde	Záznam výdaja s VIN, zodpovednou osobou a plánovaným návratom	Dočasne vydané
Na inej pobočke alebo externom parkovisku	Potvrdenie miestneho pracovníka a záznam presunu	Iné miesto, bez dvojitého započítania
V komisii	Väzba na vlastníka a komisnú dokumentáciu	Zverené auto, oddelene od vlastných áut
Predané, čakajúce na odovzdanie	Predajné doklady a stav odovzdania	Fyzicky prítomné; zaradenie do zásob alebo medzi predané autá určí účtovníctvo podľa predajných dokladov

Potvrdenie o umiestnení neprítomného auta ukladajte oddelene od záznamu fyzickej obhliadky. Doklad vysvetľuje, prečo auto chýba. Nesmie však vyvolať dojem, že ho pracovník osobne videl.

V dílerskej skupine používajte na všetkých pobočkách rovnaké označenie stavov. Stav „prevedené“ na odosielajúcej pobočke a stav „neprijaté“ na prijímajúcej pobočke musia patriť k jednému dohľadateľnému presunu.

Krok 6: porovnajte súpis s evidenciou v oboch smeroch

Porovnanie má dve časti:

Ku každému autu v evidencii existuje záznam z obhliadky alebo vysvetlenie, prečo auto na mieste nie je.
Ku každému nájdenému autu existuje záznam v evidencii alebo vysvetlenie, prečo do skladovej evidencie nepatrí.

Druhá časť odhalí nezapísaný príjem, duplicitnú kartu auta alebo zákaznícke auto, ktoré sa omylom započítalo do predajných zásob.

Zistenie	Čo rozdiel vysvetľuje	Náprava
Auto zo zoznamu na parkovisku chýba	Otvorená zákazka v externom servise	Doplniť umiestnenie a väzbu na zákazku
Rovnaké VIN je vedené na viacerých pobočkách	Nedokončený presun	Opraviť priradenie k pobočke a zachovať históriu
Auto stojí v areáli, ale vo výpise nie je	Príjem doteraz nezapísaný do evidencie	Dohľadať príjmové doklady a doplniť príjem po schválení
Tachometer ukazuje viac ako karta auta	Predvádzacia jazda alebo presun do servisu	Doplniť aktuálny údaj a väzbu na pohyb
Auto má nové poškodenie	Rozdiel oproti predchádzajúcim fotografiám	Zapísať nález a prideliť riešenie zodpovednej osobe

Nesúlad najprv zapíšte ako zistenie. Chýbajúce auto ešte neznamená stratu: môže ísť o nezapísaný výdaj alebo presun. Oprava pobočky v karte auta je prevádzková zmena, nie účtovný inventarizačný rozdiel.

Krok 7: uzavrite rozdiely a schváľte opravy

Každý rozdiel má vlastný záznam s VIN, opisom, fotografiami alebo dokladmi, zodpovednou osobou a termínom riešenia. Rozdiel je uzavretý, až keď je známa príčina a schválená náprava je vykonaná.

Prevádzkové opravy, napríklad zmenu umiestnenia, oddeľte od účtovných. Účtovníctvo dostane súpis rozdielov a súvisiace doklady, nie nový export, v ktorom už pôvodný nesúlad nie je vidieť.

Pravidlá na vysporiadanie rozdielov sa v jednotlivých krajinách líšia. Spravidla sa inventarizačné rozdiely zaúčtujú do účtovného obdobia, ktorého stav inventúra overuje. Termín odovzdania rozdielov účtovníctvu preto nadväzuje na závierku.

Nevysvetlenú neprítomnosť auta alebo podozrenie na neoprávnený výdaj odovzdajte vedeniu ihneď. Pôvodné záznamy a dokumenty nechajte bez zmeny.

Krok 8: spíšte záverečný zápis

Zápis uzatvára inventúru skladu vozidiel ako celok. Obsahuje:

rozsah a rozhodujúci okamih inventúry;
použitý výpis z evidencie;
osoby, ktoré kontrolu vykonali a schválili;
súpis fyzicky obhliadnutých áut;
zoznam neprítomných áut s pripojenými dokladmi;
zistené rozdiely, ich riešenie a neuzavreté prípady;
nadväznosť na opravy evidencie a zaúčtovanie.

Podpisy určujú zodpovednosť za vykonanú prácu. Inventúrny súpis preto zvyčajne obsahuje podpisový záznam osoby zodpovednej za zistené skutočnosti aj osoby zodpovednej za vykonanie inventúry.

Podklady ukladajte tak, aby sa dali nájsť podľa inventúry aj podľa VIN. Po náprave musí byť vidieť, aký bol pôvodný údaj, čo sa zmenilo a kto zmenu schválil.

Na čo si dať pozor

Inventúra zlyháva hlavne tam, kde tím pracuje len s tým, čo mu ukáže evidencia. Najčastejšie chyby sú tieto:

Komisné autá v súpise vlastných áut. Nadhodnotia zásoby aj hodnotu skladu, s ktorou počíta účtovníctvo a financujúca inštitúcia. Vlastníctvo preto vyplňte pri každom aute ešte pred porovnaním so skutočnosťou.
Kľúče ako počet kusov. Údaj „v trezore 48 kľúčov“ nič nepovie. Chýbajúci kľúč sa potom nájde až pri odovzdaní auta zákazníkovi. Každý kľúč zapisujte k VIN.
Fotografie bez dátumu a autora. Záber tachometra alebo poškodenia bez času a mena pracovníka nepreukáže, kedy vznikol. Pri spore s dopravcom alebo zákazníkom potom nemá váhu.
Inventúra ako technická obhliadka. Súpis zachytí viditeľný stav. Diagnostiku poruchy rieši samostatná servisná zákazka, inak sa inventúra natiahne na dni.

Omnetic prepojí obhliadku auta s prevádzkovou a účtovnou evidenciou

V mnohých autosalónoch vyzerá inventúra rovnako: export z DMS, vytlačený zoznam, fotografie v telefónoch, tabuľka rozdielov a účtovníctvo v ďalšom systéme. Každé prepísanie pridá priestor na chybu. Omnetic tieto oddelené systémy, tabuľky a papierovanie nahrádza jednou cloudovou platformou, ktorá funguje aj na tablete a mobile. Pri inventúre sa uplatnia tieto časti:

CarAudit vedie obhliadku priamo pri aute online aj offline. VIN načíta z fotografie štítka, poškodenia zakreslí do mapy karosérie s fotografiami a protokol uloží k záznamu auta. Nálezy možno previesť na úlohy prípravy.
Omnetic DMS Core drží jeden spoločný záznam auta, zákazníka, zákaziek a peňazí. Výpis na inventúru, výsledok obhliadky aj nadväzujúce doklady preto patria k rovnakému autu a nikto ich medzi systémami neprepisuje.
Accounting viaže doklady z predaja, dielne, skladu a banky na auto, pobočku a zákazku. Účtovníctvo tak pri každom rozdiele vidí, ku ktorému autu a dokladu patrí. Firma, ktorá chce ponechať vlastný účtovný systém, mu môže z Omneticu odovzdávať zápisy cez integráciu dohodnutú pre daný trh.

Dohodnite si ukážku Omneticu a prejdite na nej vlastnú inventúru od výpisu skladu po vysporiadanie rozdielov.

Súvisiace články

FAQ

Musí inventúru robiť externá firma?

Prevádzkovú inventúru organizuje vlastný tím. Externú kontrolu prináša hlavne zmluva o financovaní skladu: financujúca inštitúcia kontroluje financované autá podľa vlastných podmienok a vnútorný súpis túto kontrolu nenahrádza. Dobre vedená inventúra ju však uľahčí, pretože doklady k neprítomným autám sú už pripravené.

Patria do inventúry predvádzacie a služobné autá?

Áno, ak ich firma vedie vo svojom majetku alebo na sklade. Zapisujte ich ako samostatnú kategóriu. Pri týchto autách je obzvlášť dôležitý aktuálny stav tachometra, pretože ich nájazd každý deň rastie a pred predajom musí zodpovedať karte auta.

Patria do súpisu zákaznícke autá prijaté do servisu?

Pri prechádzaní areálu ich zapíšte ako samostatnú kategóriu, aby sa nezamenili s nezapísaným príjmom na predajný sklad. Veďte ich s väzbou na zákazníka a servisnú zákazku, oddelene od vlastných aj komisných áut určených na predaj.