Szakmai cikkek

A gépjárműkészlet leltározása lépésről lépésre

A raktáron lévő autók leltározása lépésről lépésre: nyilvántartási kivonat, ellenőrzés alvázszám alapján, telephelyen kívüli autók, eltérések, jegyzőkönyv.

A legfontosabb megállapítások

Teljes leltárt legalább a számviteli zárláskor és a finanszírozott készlet ellenőrzésekor végezzen. A gyakorlatban érdemes a teljes készletet havonta, a telephelyen kívüli autókat pedig hetente összevetni.
A kiindulópont egy adott időpontra rögzített nyilvántartási kivonat. Az autók leltár közbeni mozgását külön kell rögzíteni.
Minden autót közvetlenül a járművön leolvasott alvázszám (VIN) alapján azonosítson. Minden autónál rögzítse a helyét, a kilométeróra-állást fotóval, a sérüléseket, a kulcsokat és a dokumentumokat.
Az úton lévő, szervizben, próbaúton vagy másik telephelyen lévő autókat távollévőként vezesse, és csatolja a helyüket igazoló bizonylatot. A bizományi autókat a saját autóktól elkülönítve vezesse.
Minden eltérés magyarázatot, felelőst és jóváhagyott korrekciót kap. Az eredeti kivonat és a leltár eredménye is megmarad. A jegyzőkönyvet a leltárt végző és a készletért felelős személy is aláírja.

A gépjárműkészlet leltározása összeveti a nyilvántartást azzal, milyen autói vannak ténylegesen a cégnek, hol állnak, és milyen állapotban vannak. Nem elég megszámolni az autókat a parkolóban. A készlet egy része felkészítés alatt áll, másik telephelyen van, vagy egy ügyfélnél próbaúton. A telephelyen viszont olyan autók is állnak, amelyek nem a cég tulajdonában vannak. A leltár hibája megjelenik a beszámolóban, a finanszírozott készlet ellenőrzésekor, és akkor is, amikor az értékesítő nem találja az ügyfélnek megígért autót.

Mikor és milyen gyakran leltározzuk a gépjárműkészletet

A minimumot a jogszabályi és szerződéses határidők szabják meg. Németországban a HGB 240. § (2) bekezdése minden üzleti év végére leltár összeállítását írja elő. Más országok számviteli szabályai is általában a beszámolóhoz kötik a leltározást, a tárgyi eszközöket pedig fizikai leltárral ellenőrzik.

A számviteli szabályok mellett a készletfinanszírozási szerződések is érvényesek. A Stellantis Financial Services Németországban például a finanszírozott készletautók rendszeres, közvetlenül az autókereskedésekben végzett ellenőrzését írja elő. A leltárívnek ezért a készletfinanszírozásba bevont autókat is meg kell különböztetnie.

Évi egy ellenőrzés azonban a napi működéshez kevés. A telephelyek közötti, hibásan rögzített áthelyezést egy hét után még meg lehet magyarázni, néhány hónap után már nem. Egy bevált belső rend így néz ki:

Helyzet	Javasolt rend	Mit kell rögzítenie az ellenőrzésnek
Az autó beérkezése, kiadása vagy áthelyezése	Minden mozgásnál	Alvázszám, hely, időpont és az autót átvevő személy
A szokásos helyükön kívüli autók	Célzott ellenőrzés hetente	Szervizben, próbaúton, külső parkolóban és telephelyek között lévő autók
Teljes készlet	Teljes összevetés havonta	A lista és a fizikai állapot egyezése, valamint a távollévő autók bizonylatai
Számviteli zárlás	Az adott ország szabályai szerint	Az eszközleltár alapjai és az eltérések rendezése
A finanszírozott készlet ellenőrzése	A finanszírozóval kötött szerződés szerint	A finanszírozott autók megléte és helye
A raktárfelelős váltása vagy hiány gyanúja	Rendkívüli leltár a készlet érintett részére	Az állapot a felelősség átadásakor vagy az eseménykor

1. lépés: határozza meg a terjedelmet és a felelősségi köröket

A leltár feladatleírásába beletartozik minden telephely, kültéri terület, bérelt parkoló és külső helyszín, ahol készletautók állnak. Minden helyszínhez rendeljen hozzá egy embert, aki biztosítja a hozzáférést az autókhoz, a kulcsokhoz és a dokumentumokhoz.

Szerep	Felelősség
Leltárvezető	Meghatározza a terjedelmet, a fordulónapot és az eltérések lezárásának módját
A fizikai ellenőrzést végző munkatárs	Rögzíti a megállapított állapotot, csatolja a fotókat és a bizonylatokat
Raktár- vagy telephelyfelelős	Hozzáférhetővé teszi az autókat, és megmagyarázza a mozgásukat
Értékesítés és szerviz	Átadják a próbautakra, a felkészítésre, a javításokra és a kiadásokra vonatkozó bizonylatokat
Könyvelés	Összeveti a leltárívet a számviteli nyilvántartással, és lekönyveli a jóváhagyott korrekciókat

A fizikai ellenőrzést ne az végezze, aki a készletmozgásokat általában rögzíti. Kis telephelyen, ahol ez nem lehetséges, az eltéréseket utólag a vezető hagyja jóvá.

2. lépés: készítsen nyilvántartási kivonatot egy adott időpontra

A kiinduló lista egy meghatározott dátum és időpont szerinti állapotot rögzít. Őrizze meg eredeti formájában, és a leltár alatt ne cserélje le folyamatosan frissített exporttal. Különben nem tudja megállapítani, hogy az eltérés nyilvántartási hibából vagy az autó későbbi mozgásából ered.

Minden autóhoz legalább a következő adatokat készítse elő:

Terület	Adatok a kivonatban
Azonosítás	Alvázszám, belső készletszám, márka és modell
Tulajdon és finanszírozás	Saját vagy rábízott autó, kapcsolat a készletfinanszírozással
Hely	Telephely, parkoló, zóna vagy külső helyszín
Üzemi állapot	Úton, felkészítés alatt, szervizben, próbaúton, eladásra kész, lefoglalt, átadásra vár
Utolsó mozgás	Dátum, hely és a kapcsolódó bevételezési, kiadási vagy más bizonylat
Tartozékok és dokumentáció	Az autóhoz rendelt, nyilvántartott kulcsok, dokumentumok és felszereltség
Kapcsolódó nyilvántartás	Adásvételi vagy bizományi szerződés, szervizmunkalap, értékesítési bizonylatok

Az Omnetic DMS Core rendszerben minden modul az autó, az ügyfél, a munkalapok és a pénzmozgások egyetlen közös rekordjával dolgozik. Az adatokat ezért nem kell átírni az értékesítés, a szerviz és a könyvelés között. A leltárhoz szükséges kivonat egyetlen forrásból készül, nem kell különálló listákat összefésülni.

Az alvázszám azonosítja az autót. A hely, a tulajdon és az értékesítési állapot külön adatok. A „lefoglalva” jelölés nem mondja meg, hol áll az autó, sem azt, kié.

3. lépés: határozza meg a mozgások rendjét az ellenőrzés alatt

A legegyszerűbb, ha minden zónát akkor jár be, amikor onnan nem mozgatnak autókat. Ha a működés folytatódik, minden mozgásnál rögzítse az alvázszámot, az időpontot, a kiinduló és a célhelyet, valamint a felelős személyt.

Az az autó, amely a leltár alatt a telephelyről a szervizbe megy, nem tűnhet el az egyik listáról, hogy aztán összefüggés nélkül felbukkanjon a másikon. A mozgás rögzítéséből egyértelműnek kell lennie, hol állt az autó a fordulóidőpontban.

A fordulóidőpont után beérkezett autókat külön listára vegye fel. Ugyanígy járjon el a későbbi kiadásokkal. Az ellenőrzés zónánként vagy telephelyenként fokozatosan is végezhető, az eredmény azonban mindig ugyanarra a kiinduló állapotra vonatkozik.

4. lépés: végezze el minden autó fizikai ellenőrzését

Az autókereskedés járműkészletének fizikai ellenőrzését parkolózónák szerint végezze, ne a lista sorrendjében. Csak így veszi észre a csapat azt az autót is, amely egyáltalán nem szerepel a nyilvántartásban.

Az autót a közvetlenül a járművön leolvasott alvázszám alapján azonosítsa. A rendszám, a belső számot tartalmazó címke és a vonalkód nem helyettesíti: egy tévesen hozzárendelt címke a hibát a leltárívbe is átvinné. A készletautók külső auditjai is így dolgoznak. Az autót alvázszám alapján azonosítják, értékelik a látható sérüléseket, lefotózzák a kilométerórát, a helyszínen nem lévő autóknál pedig átveszik a helyüket igazoló bizonylatokat.

Mit kell rögzíteni minden autónál

Alvázszám és hely: a járműről leolvasott alvázszám és az autó helye.
Kilométeróra-állás: az aktuális érték fotóval.
Állapot és sérülések: új kopások, a karosszéria vagy az utastér sérülései az utolsó rögzítéshez képest.
Kulcsok: a darabszám és a tárolási hely, az alvázszámhoz rendelve. A második kulcs például a széfben lehet.
Dokumentumok: az autónál vannak-e, vagy hol tárolják őket nyilvántartott módon.
Hozzárendelt felszereltség: például az autóhoz nyilvántartott töltőkábel, kerékgarnitúra vagy más tartozék.
Az ellenőrzés adatai: dátum, időpont és a munkatárs neve.

A „dokumentumok hiányoznak” bejegyzés hibás, ha a dokumentumokat nyilvántartott módon az irodában tárolják. Az autónál nem lévő kulcs sem feltétlenül veszett el. A leltárív megkülönbözteti a hiányzó tételt a máshol tárolttól.

A CarAudit alkalmazásban a munkatárs online és offline is elvégzi az ellenőrzést közvetlenül az autónál, így térerő nélküli külső parkolóban is befejezheti. Az alkalmazás a beállított ellenőrzőlista szerint vezeti, az alvázszámot a címke fotójáról olvassa be, a sérüléseket pedig fotókkal együtt berajzolja a karosszériatérképbe. A jegyzőkönyv az autó rekordjához kerül a DMS Core rendszerben, a megállapítások felkészítési feladatokká alakíthatók.

5. lépés: rögzítse a helyszínen nem lévő autókat

A távollévő autóhoz több kell, mint a „talán a szervizben van” megjegyzés. A bejegyzés tartalmazza a helyet, a távollét okát, a felelős személyt és az állapotot magyarázó dokumentumot.

Az autó állapota	Alátámasztó bizonylat a leltárhoz	Hogyan jelöljük az állapotot
Úton a telephely felé	Beszerzési és szállítási dokumentumok, a fuvarozónak történt átadás rögzítése	Úton; hogy már a készlethez tartozik-e, azt a könyvelés a beszerzési bizonylatok alapján dönti el
Külső szervizben vagy felkészítésen	Munkalap vagy átvételi igazolás alvázszámmal	Az ellenőrzés helyén kívül, a hely bizonylattal alátámasztva
Próbaúton	Kiadási bejegyzés alvázszámmal, felelős személlyel és tervezett visszaérkezéssel	Ideiglenesen kiadva
Másik telephelyen vagy külső parkolóban	A helyi munkatárs igazolása és az áthelyezés rögzítése	Más helyszín, kettős számbavétel nélkül
Bizományban	Kapcsolat a tulajdonossal és a bizományi dokumentációval	Rábízott autó, a saját autóktól elkülönítve
Eladva, átadásra vár	Értékesítési bizonylatok és az átadás állapota	Fizikailag jelen van; hogy a készlethez vagy az eladott autókhoz sorolandó-e, azt a könyvelés az értékesítési bizonylatok alapján dönti el

A távollévő autó helyét igazoló bizonylatot a fizikai szemle rögzítésétől elkülönítve tárolja. A bizonylat megmagyarázza, miért hiányzik az autó. Nem keltheti azonban azt a látszatot, hogy a munkatárs személyesen látta.

Kereskedőcsoportban minden telephelyen ugyanazokat az állapotjelöléseket használja. A küldő telephelyen „áthelyezve”, a fogadó telephelyen „nincs átvéve” állapotnak egyetlen visszakereshető áthelyezéshez kell tartoznia.

6. lépés: vesse össze a leltárívet a nyilvántartással mindkét irányban

Az összevetésnek két része van:

A nyilvántartás minden autójához van szemle-bejegyzés, vagy magyarázat arra, miért nincs az autó a helyszínen.
Minden megtalált autóhoz van nyilvántartási bejegyzés, vagy magyarázat arra, miért nem tartozik a készletnyilvántartásba.

A második rész leleplezi a rögzítetlen bevételezést, a kettős járműkartont vagy azt az ügyfélautót, amelyet tévesen az értékesítési készletbe számoltak.

Megállapítás	Mi magyarázza az eltérést	Korrekció
A listán szereplő autó hiányzik a parkolóból	Nyitott munkalap egy külső szervizben	A hely és a munkalaphoz való kapcsolat kiegészítése
Ugyanaz az alvázszám több telephelyen szerepel	Befejezetlen áthelyezés	A telephely-hozzárendelés javítása az előzmények megőrzésével
Az autó a telephelyen áll, de a kivonatban nincs	A nyilvántartásba még nem rögzített bevételezés	A bevételezési bizonylatok felkutatása és a bevételezés pótlása jóváhagyás után
A kilométeróra többet mutat, mint a járműkarton	Próbaút vagy átállás a szervizbe	Az aktuális érték és a mozgáshoz való kapcsolat pótlása
Az autón új sérülés van	Eltérés a korábbi fotókhoz képest	A megállapítás rögzítése és a megoldás kiosztása a felelős személynek

Az eltérést először megállapításként rögzítse. A hiányzó autó még nem jelent hiányt: lehet rögzítetlen kiadás vagy áthelyezés is. A telephely javítása a járműkartonon üzemi módosítás, nem számviteli leltáreltérés.

7. lépés: zárja le az eltéréseket, és hagyja jóvá a korrekciókat

Minden eltérésnek saját bejegyzése van alvázszámmal, leírással, fotókkal vagy bizonylatokkal, felelőssel és rendezési határidővel. Az eltérés akkor zárul le, amikor ismert az oka, és a jóváhagyott korrekció megtörtént.

Az üzemi korrekciókat, például a hely módosítását, válassza el a számviteliektől. A könyvelés az eltérések listáját és a kapcsolódó bizonylatokat kapja meg, nem egy új exportot, amelyben az eredeti eltérés már nem látszik.

Az eltérések rendezésének szabályai országonként eltérnek. Általában a leltáreltéréseket abba az üzleti évbe könyvelik, amelynek állapotát a leltár igazolja. Az eltérések könyvelésnek való átadásának határideje ezért a zárláshoz igazodik.

Az autó megmagyarázatlan hiányát vagy jogosulatlan kiadás gyanúját azonnal jelezze a vezetésnek. Az eredeti bejegyzéseket és dokumentumokat hagyja változatlanul.

8. lépés: készítse el a záró jegyzőkönyvet

A jegyzőkönyv egészként zárja le a gépjárműkészlet leltárát. Tartalmazza:

a leltár terjedelmét és fordulóidőpontját;
a felhasznált nyilvántartási kivonatot;
az ellenőrzést végző és jóváhagyó személyeket;
a fizikailag megszemlélt autók leltárívét;
a távollévő autók listáját a csatolt bizonylatokkal;
a feltárt eltéréseket, azok rendezését és a nyitott ügyeket;
a kapcsolatot a nyilvántartási korrekciókkal és a könyveléssel.

Az aláírások határozzák meg az elvégzett munkáért viselt felelősséget. A leltárív ezért általában a megállapított tényekért felelős személy és a leltár végrehajtásáért felelős személy aláírását is tartalmazza.

A dokumentumokat úgy tárolja, hogy a leltár és az alvázszám szerint is visszakereshetők legyenek. A korrekció után is látszania kell, mi volt az eredeti adat, mi változott, és ki hagyta jóvá a változást.

Mire figyeljen

A leltár főleg ott vall kudarcot, ahol a csapat csak azzal dolgozik, amit a nyilvántartás mutat neki. A leggyakoribb hibák a következők:

Bizományi autók a saját autók leltárívében. Túlértékelik a készletet és a készlet értékét, amellyel a könyvelés és a finanszírozó számol. A tulajdonviszonyt ezért minden autónál még a tényleges állapottal való összevetés előtt töltse ki.
Kulcsok darabszámként. A „48 kulcs a széfben” adat semmit nem mond. A hiányzó kulcs így csak az ügyfélnek történő átadáskor derül ki. Minden kulcsot az alvázszámhoz rögzítsen.
Fotók dátum és készítő nélkül. A kilométeróráról vagy sérülésről készült, időpont és munkatársnév nélküli kép nem bizonyítja, mikor készült. A fuvarozóval vagy az ügyféllel folytatott vitában így nincs súlya.
A leltár mint műszaki átvizsgálás. A leltárív a látható állapotot rögzíti. A hiba diagnosztikája külön szervizmunkalapra tartozik, különben a leltár napokig elhúzódik.

Az Omnetic összeköti az autó szemléjét az üzemi és a számviteli nyilvántartással

Sok autókereskedésben ugyanúgy néz ki a leltár: export a DMS-ből, kinyomtatott lista, fotók a telefonokon, eltéréstáblázat és könyvelés egy másik rendszerben. Minden átírás újabb hibalehetőséget jelent. Az Omnetic ezeket a különálló rendszereket, táblázatokat és papírmunkát egyetlen felhőplatformmal váltja ki, amely táblagépen és mobilon is működik. A leltárhoz a következő részek kapcsolódnak:

A CarAudit online és offline is vezeti a szemlét közvetlenül az autónál. Az alvázszámot a címke fotójáról olvassa be, a sérüléseket fotókkal együtt berajzolja a karosszériatérképbe, a jegyzőkönyvet pedig az autó rekordjához menti. A megállapítások felkészítési feladatokká alakíthatók.
Az Omnetic DMS Core az autó, az ügyfél, a munkalapok és a pénzmozgások egyetlen közös rekordját tartja. A leltári kivonat, a szemle eredménye és a kapcsolódó bizonylatok ezért ugyanahhoz az autóhoz tartoznak, és senki sem írja át őket rendszerek között.
Az Accounting az értékesítés, a műhely, a raktár és a bank bizonylatait az autóhoz, a telephelyhez és a munkalaphoz kapcsolja. A könyvelés így minden eltérésnél látja, melyik autóhoz és bizonylathoz tartozik. Az a cég, amely meg akarja tartani saját könyvelési rendszerét, az adott piacra egyeztetett integráción keresztül adhatja át neki a tételeket az Omnetic platformról.

Kérjen Omnetic-bemutatót, és járja végig rajta saját leltárát a készletkivonattól az eltérések rendezéséig.

Kapcsolódó cikkek

Gyakori kérdések

Külső cégnek kell végeznie a leltárt?

Az üzemi leltárt a saját csapat szervezi. Külső ellenőrzést elsősorban a készletfinanszírozási szerződés hoz: a finanszírozó a saját feltételei szerint ellenőrzi a finanszírozott autókat, és ezt a belső leltárív nem helyettesíti. A jól vezetett leltár viszont megkönnyíti, mert a távollévő autók bizonylatai már készen állnak.

A bemutató- és szolgálati autók is a leltár részét képezik?

Igen, ha a cég a saját eszközei között vagy a készletében tartja nyilván őket. Önálló kategóriaként rögzítse őket. Ezeknél az autóknál különösen fontos az aktuális kilométeróra-állás, mert futásteljesítményük naponta nő, és eladás előtt egyeznie kell a járműkartonnal.

A szervizbe beérkezett ügyfélautók is a leltárívre kerülnek?

A telephely bejárásakor önálló kategóriaként rögzítse őket, hogy ne lehessen összekeverni őket az értékesítési készlet rögzítetlen bevételezésével. Az ügyfélhez és a szervizmunkalaphoz kapcsolva vezesse őket, a saját és a bizományi, eladásra szánt autóktól elkülönítve.