Vpogledi

Inventura vozil na zalogi: postopek po korakih

Inventura vozil na zalogi po korakih: izpis iz evidence, preverjanje po VIN, vozila zunaj lokacije, reševanje razlik in končni zapisnik.

Ključne ugotovitve

Popolno inventuro opravite vsaj ob računovodskem zaključku in ob pregledih financirane zaloge. V vsakdanjem delu se splača celotno zalogo primerjati enkrat mesečno, vozila zunaj lokacije pa enkrat tedensko.
Izhodišče je izpis iz evidence, zamrznjen na en trenutek. Premiki vozil med inventuro se beležijo ločeno.
Vsako vozilo identificirajte po VIN neposredno na vozilu. Pri vsakem vozilu zapišite lokacijo, stanje števca kilometrov s fotografijo, poškodbe, ključe in dokumente.
Vozila na poti, v servisu, na testni vožnji ali v drugi poslovalnici vodite kot odsotna in priložite dokazilo o njihovi lokaciji. Komisijska vozila vodite ločeno od lastnih.
Vsaka razlika dobi pojasnilo, odgovorno osebo in odobren popravni ukrep. Prvotni izpis in rezultat inventure ostaneta shranjena. Zapisnik podpišeta oseba, ki je inventuro izvedla, in oseba, odgovorna za zalogo.

Inventura vozil na zalogi primerja evidenco s tem, katera vozila podjetje dejansko ima, kje stojijo in v kakšnem stanju so. Prešteti vozila na parkirišču ni dovolj. Del zaloge je v pripravi, v drugi poslovalnici ali pri stranki na testni vožnji. Na lokaciji pa nasprotno stojijo vozila, ki podjetju ne pripadajo. Napaka v popisu se pokaže v računovodskih izkazih, pri pregledu financirane zaloge in v trenutku, ko prodajalec ne najde vozila, obljubljenega stranki.

Kdaj in kako pogosto opraviti inventuro vozil na zalogi

Minimum določajo zakonski in pogodbeni roki. V Nemčiji § 240, odstavek 2, HGB zahteva sestavo popisa ob koncu vsakega poslovnega leta. Tudi računovodski predpisi drugih držav popis praviloma vežejo na računovodske izkaze, opredmetena sredstva pa se preverjajo s fizičnim popisom.

Poleg računovodskih pravil veljajo pogodbe o financiranju zaloge. Stellantis Financial Services v Nemčiji na primer navaja redne preglede financiranih vozil na zalogi neposredno v avtohišah. Popis zato razlikuje tudi vozila, vključena v financiranje zaloge.

En pregled na leto pa je za vsakdanje delo premalo. Napačno zapisan premik med poslovalnicama je po tednu še mogoče pojasniti, po nekaj mesecih ne več. Preizkušen notranji režim je takšen:

Situacija	Priporočeni režim	Kaj mora pregled zajeti
Prevzem, izdaja ali premik vozila	Pri vsakem premiku	VIN, lokacijo, čas in osebo, ki je vozilo prevzela
Vozila zunaj običajne lokacije	Ciljni pregled enkrat tedensko	Vozila v servisu, na testnih vožnjah, na zunanjih parkiriščih in med poslovalnicami
Celotna zaloga	Popolna primerjava enkrat mesečno	Ujemanje seznama s fizičnim stanjem in dokazila za odsotna vozila
Računovodski zaključek	Po pravilih posamezne države	Podlage za popis sredstev in obračun razlik
Pregled financirane zaloge	Po pogodbi s financerjem	Obstoj in lokacijo financiranih vozil
Menjava skrbnika zaloge ali sum izgube	Izredna inventura prizadetega dela zaloge	Stanje ob predaji odgovornosti ali ob incidentu

1. korak: določite obseg in odgovornosti

V naročilo inventure spadajo vse poslovalnice, zunanje površine, najeta parkirišča in zunanje lokacije, kjer stojijo vozila z zaloge. Vsaki lokaciji dodelite osebo, ki zagotovi dostop do vozil, ključev in dokumentov.

Vloga	Odgovornost
Vodja inventure	Določi obseg, presečni trenutek in način zaprtja razlik
Izvajalec fizičnega pregleda	Zapiše ugotovljeno stanje ter priloži fotografije in dokumente
Skrbnik zaloge ali poslovalnice	Omogoči dostop do vozil in pojasni njihove premike
Prodaja in servis	Zagotovita podlage za vožnje, pripravo, popravila in izdaje
Računovodstvo	Primerja popis z računovodsko evidenco in knjiži odobrene popravke

Fizični pregled zaupajte nekomu drugemu kot osebi, ki običajno vpisuje premike zaloge. V majhni poslovalnici, kjer to ni mogoče, razlike naknadno odobri vodja.

2. korak: pripravite izpis iz evidence na en trenutek

Izhodiščni seznam zajema stanje na določen datum in uro. Ohranite njegovo prvotno obliko in ga med inventuro ne zamenjujte s sproti posodobljenim izvozom. Sicer ne boste ugotovili, ali je razlika nastala zaradi napake v evidenci ali zaradi poznejšega premika vozila.

Za vsako vozilo pripravite vsaj te podatke:

Področje	Podatki v izpisu
Identifikacija	VIN, interna številka zaloge, znamka in model
Lastništvo in financiranje	Lastno ali zaupano vozilo, povezava s financiranjem zaloge
Lokacija	Poslovalnica, parkirišče, cona ali zunanja lokacija
Operativni status	Na poti, v pripravi, v servisu, na testni vožnji, pripravljeno za prodajo, rezervirano, čaka na predajo
Zadnji premik	Datum, lokacija in povezana prevzemnica, izdajnica ali drug zapis
Oprema in dokumentacija	Evidentirani ključi, dokumenti in oprema, dodeljena vozilu
Povezane evidence	Kupna ali komisijska pogodba, servisni delovni nalog, prodajni dokumenti

V Omnetic DMS Core vsi moduli delajo na enem skupnem zapisu vozila, stranke, delovnih nalogov in denarja. Podatki se zato med prodajo, servisom in računovodstvom ne prepisujejo. Izpis za inventuro nastane iz enega vira in ločenih seznamov ni treba združevati.

VIN identificira vozilo. Lokacija, lastništvo in prodajni status so ločeni podatki. Oznaka »rezervirano« ne pove, kje vozilo stoji, niti komu pripada.

3. korak: določite režim premikov med pregledom

Najenostavneje je vsako cono pregledati v času, ko se vozila iz nje ne premikajo. Če delo poteka naprej, pri vsakem premiku zapišite VIN, čas, izhodiščno in ciljno lokacijo ter odgovorno osebo.

Vozilo, ki med inventuro odpelje iz poslovalnice v servis, ne sme na enem seznamu izginiti in se na drugem pojaviti brez povezave. Iz zapisa premika mora biti jasno, kje je vozilo stalo v presečnem trenutku.

Vozila, prevzeta po presečnem trenutku, zapisujte na ločen seznam. Enako ravnajte s poznejšimi izdajami. Pregled je mogoče izvajati postopoma po conah ali poslovalnicah, rezultat pa se vedno nanaša na isto izhodiščno stanje.

4. korak: fizično preglejte vsako vozilo

Fizični pregled zaloge vozil v avtohiši vodite po parkirnih conah, ne po vrstnem redu na seznamu. Le tako ekipa zajame tudi vozilo, ki ga v evidenci sploh ni.

Vozilo identificirajte po VIN neposredno na vozilu. Registrska tablica, obesna etiketa z interno številko ali črtna koda ga ne nadomestijo: napačno dodeljena etiketa bi napako prenesla v popis. Enako delajo tudi zunanje presoje zaloge vozil. Vozilo identificirajo po VIN, ocenijo vidne poškodbe, fotografirajo števec kilometrov, pri vozilih, ki jih ni na mestu, pa prevzamejo dokazila o njihovi lokaciji.

Kaj zapisati pri vsakem vozilu

VIN in lokacija: VIN, prebran z vozila, in mesto, kjer vozilo stoji.
Stanje števca kilometrov: trenutni podatek s fotografijo.
Stanje in poškodbe: nove odrgnine in poškodbe karoserije ali notranjosti glede na zadnji zapis.
Ključi: število in mesto hrambe, dodeljeno VIN. Drugi komplet je lahko na primer v sefu.
Dokumenti: ali so pri vozilu ali kje so evidentirano shranjeni.
Dodeljena oprema: na primer polnilni kabel, komplet koles ali druga dodatna oprema, vodena pri vozilu.
Potek pregleda: datum, čas in ime izvajalca.

Zapis »dokumenti manjkajo« je napačen, če so dokumenti evidentirano shranjeni v pisarni. Tudi ključ, ki ni pri vozilu, ni nujno izgubljen. Popis loči manjkajočo postavko od postavke, shranjene drugje.

V aplikaciji CarAudit izvajalec pregled opravi neposredno pri vozilu na spletu in brez povezave, zato ga dokonča tudi na zunanjem parkirišču brez signala. Aplikacija ga vodi po nastavljenem kontrolnem seznamu, VIN prebere s fotografije nalepke, poškodbe pa vriše v zemljevid karoserije s fotografijami. Zapisnik se shrani k zapisu vozila v DMS Core, ugotovitve pa je mogoče pretvoriti v naloge priprave.

5. korak: zapišite vozila, ki jih ni na mestu

Odsotno vozilo potrebuje več kot opombo »verjetno v servisu«. Zapis navaja lokacijo, razlog odsotnosti, odgovorno osebo in dokument, ki stanje pojasnjuje.

Status vozila	Podlaga za inventuro	Kako označiti status
Na poti v poslovalnico	Nabavni in prevozni dokumenti, zapis o predaji prevozniku	Na poti; ali že spada v zalogo, določi računovodstvo na podlagi nabavnih dokumentov
V zunanjem servisu ali pripravi	Delovni nalog ali potrdilo o prevzemu z VIN	Zunaj mesta pregleda, lokacija podprta z dokazilom
Na testni vožnji	Zapis o izdaji z VIN, odgovorno osebo in načrtovano vrnitvijo	Začasno izdano
V drugi poslovalnici ali na zunanjem parkirišču	Potrditev lokalnega zaposlenega in zapis premika	Druga lokacija, brez dvojnega štetja
V komisiji	Povezava z lastnikom in komisijsko dokumentacijo	Zaupano vozilo, ločeno od lastnih vozil
Prodano, čaka na predajo	Prodajni dokumenti in status predaje	Fizično prisotno; uvrstitev v zalogo ali med prodana vozila določi računovodstvo na podlagi prodajnih dokumentov

Potrdila o lokaciji odsotnega vozila shranjujte ločeno od zapisa fizičnega pregleda. Dokazilo pojasnjuje, zakaj vozilo manjka. Ne sme pa ustvariti vtisa, da ga je izvajalec osebno videl.

V trgovski skupini v vseh poslovalnicah uporabljajte enake oznake statusov. Status »preneseno« v pošiljajoči poslovalnici in status »neprevzeto« v prejemni poslovalnici morata spadati k enemu sledljivemu premiku.

6. korak: popis primerjajte z evidenco v obe smeri

Primerjava ima dva dela:

Za vsako vozilo v evidenci obstaja zapis pregleda ali pojasnilo, zakaj vozila ni na mestu.
Za vsako najdeno vozilo obstaja zapis v evidenci ali pojasnilo, zakaj ne spada v evidenco zaloge.

Drugi del razkrije nezapisan prevzem, podvojeno kartico vozila ali vozilo stranke, ki je bilo pomotoma šteto v prodajno zalogo.

Ugotovitev	Kaj pojasni razliko	Popravni ukrep
Vozila s seznama na parkirišču ni	Odprt delovni nalog v zunanjem servisu	Dopolniti lokacijo in povezavo z delovnim nalogom
Isti VIN je voden v več poslovalnicah	Nedokončan premik	Popraviti dodelitev poslovalnici in ohraniti zgodovino
Vozilo stoji na lokaciji, v izpisu pa ga ni	Prevzem še ni vpisan v evidenco	Poiskati prevzemne dokumente in po odobritvi dopolniti prevzem
Števec kaže več kot kartica vozila	Testna vožnja ali prevoz v servis	Dopolniti trenutni podatek in povezavo s premikom
Vozilo ima novo poškodbo	Razlika glede na prejšnje fotografije	Zapisati ugotovitev in rešitev dodeliti odgovorni osebi

Neskladje najprej zapišite kot ugotovitev. Manjkajoče vozilo še ne pomeni izgube: lahko gre za nezapisano izdajo ali premik. Popravek poslovalnice na kartici vozila je operativna sprememba, ne računovodska inventurna razlika.

7. korak: zaprite razlike in odobrite popravke

Vsaka razlika ima lasten zapis z VIN, opisom, fotografijami ali dokumenti, odgovorno osebo in rokom rešitve. Razlika je zaprta šele, ko je znan vzrok in je odobren popravni ukrep izveden.

Operativne popravke, na primer spremembo lokacije, ločite od računovodskih. Računovodstvo prejme seznam razlik in povezane dokumente, ne novega izvoza, v katerem prvotno neskladje ni več vidno.

Pravila za obračun razlik se v posameznih državah razlikujejo. Inventurne razlike se praviloma knjižijo v obračunsko obdobje, katerega stanje inventura preverja. Rok za predajo razlik računovodstvu se zato navezuje na zaključek.

Nepojasnjeno odsotnost vozila ali sum nedovoljene izdaje takoj predajte vodstvu. Prvotne zapise in dokumente pustite nespremenjene.

8. korak: sestavite končni zapisnik

Zapisnik zaključi inventuro zaloge vozil kot celoto. Vsebuje:

obseg in presečni trenutek inventure;
uporabljeni izpis iz evidence;
osebe, ki so pregled izvedle in odobrile;
popis fizično pregledanih vozil;
seznam odsotnih vozil s priloženimi dokazili;
ugotovljene razlike, njihove rešitve in nezaprte primere;
povezavo s popravki evidence in knjiženjem.

Podpisi določajo odgovornost za opravljeno delo. Inventurni popis zato običajno vsebuje podpis osebe, odgovorne za ugotovljena dejstva, in osebe, odgovorne za izvedbo inventure.

Podlage shranjujte tako, da jih je mogoče najti po inventuri in po VIN. Po popravku mora biti vidno, kakšen je bil prvotni podatek, kaj se je spremenilo in kdo je spremembo odobril.

Na kaj morate paziti

Inventura spodleti predvsem tam, kjer ekipa dela le s tem, kar ji pokaže evidenca. Najpogostejše napake so:

Komisijska vozila v popisu lastnih vozil. Precenijo zalogo in vrednost zaloge, s katero računata računovodstvo in financer. Lastništvo zato pri vsakem vozilu izpolnite še pred primerjavo z dejanskim stanjem.
Ključi kot število kosov. Podatek »v sefu 48 ključev« ne pove ničesar. Manjkajoči ključ se nato najde šele ob predaji vozila stranki. Vsak ključ zapišite k VIN.
Fotografije brez datuma in avtorja. Posnetek števca ali poškodbe brez časa in imena izvajalca ne dokazuje, kdaj je nastal. V sporu s prevoznikom ali stranko nima teže.
Inventura kot tehnični pregled. Popis zajame vidno stanje. Diagnostiko napake rešuje ločen servisni delovni nalog, sicer se inventura raztegne na več dni.

Omnetic poveže pregled vozila z operativno in računovodsko evidenco

V številnih avtohišah je inventura videti enako: izvoz iz DMS, natisnjen seznam, fotografije v telefonih, tabela razlik in računovodstvo v drugem sistemu. Vsako prepisovanje doda prostor za napako. Omnetic te ločene sisteme, tabele in papirologijo nadomesti z eno platformo v oblaku, ki deluje tudi na tablici in telefonu. Za inventuro se uporabijo ti deli:

CarAudit vodi pregled neposredno pri vozilu na spletu in brez povezave. VIN prebere s fotografije nalepke, poškodbe vriše v zemljevid karoserije s fotografijami in zapisnik shrani k zapisu vozila. Ugotovitve je mogoče pretvoriti v naloge priprave.
Omnetic DMS Core hrani en skupni zapis vozila, stranke, delovnih nalogov in denarja. Izpis za inventuro, rezultat pregleda in povezani dokumenti zato spadajo k istemu vozilu in jih nihče ne prepisuje med sistemi.
Accounting dokumente iz prodaje, delavnice, skladišča in banke poveže z vozilom, poslovalnico in delovnim nalogom. Računovodstvo tako pri vsaki razliki vidi, h kateremu vozilu in dokumentu spada. Podjetje, ki želi obdržati lasten računovodski sistem, mu lahko iz Omnetica predaja knjižbe prek integracije, dogovorjene za posamezni trg.

Dogovorite se za predstavitev Omnetica in na njej preglejte svojo inventuro od izpisa zaloge do obračuna razlik.

Sorodni članki

Pogosta vprašanja

Ali mora inventuro opraviti zunanje podjetje?

Operativno inventuro organizira lastna ekipa. Zunanji pregled prinaša predvsem pogodba o financiranju zaloge: financer preverja financirana vozila po lastnih pogojih in notranji popis tega pregleda ne nadomešča. Dobro vodena inventura pa ga olajša, saj so dokazila za odsotna vozila že pripravljena.

Ali v inventuro spadajo predstavitvena in službena vozila?

Da, če jih podjetje vodi med svojimi sredstvi ali na zalogi. Zapisujte jih kot ločeno kategorijo. Pri teh vozilih je posebej pomembno trenutno stanje števca, ker njihova prevožena razdalja vsak dan narašča in mora pred prodajo ustrezati kartici vozila.

Ali v popis spadajo vozila strank, sprejeta v servis?

Pri pregledu lokacije jih zapišite kot ločeno kategorijo, da jih ne zamenjate z nezapisanim prevzemom na prodajno zalogo. Vodite jih s povezavo na stranko in servisni delovni nalog, ločeno od lastnih in komisijskih vozil za prodajo.