Inzichten

Voorraadtelling van auto's in het autobedrijf: stap voor stap

Voorraadtelling van auto's stap voor stap: voorraadlijst uit de administratie, controle op VIN, auto's buiten het terrein, verschillen en eindverslag.

Belangrijkste bevindingen

Doe een volledige voorraadtelling minstens bij de jaarafsluiting en bij controles van gefinancierde voorraad. In de praktijk loont het om de hele voorraad eens per maand te vergelijken en auto's buiten het terrein eens per week.
Uitgangspunt is een lijst uit de administratie, bevroren op één moment. Bewegingen van auto's tijdens de telling worden apart geregistreerd.
Identificeer elke auto aan de hand van het VIN op de auto zelf. Leg per auto de locatie vast, de kilometerstand met foto, schade, sleutels en documenten.
Auto's die onderweg zijn, in de werkplaats staan, op proefrit zijn of bij een andere vestiging staan, registreert u als afwezig, met een bewijsstuk van hun locatie. Consignatieauto's houdt u gescheiden van eigen auto's.
Elk verschil krijgt een verklaring, een verantwoordelijke en een goedgekeurde correctie. De oorspronkelijke lijst en het resultaat van de telling blijven bewaard. Het verslag wordt ondertekend door wie de telling heeft uitgevoerd en door wie verantwoordelijk is voor de voorraad.

Een voorraadtelling van auto's vergelijkt de administratie met de auto's die het bedrijf werkelijk heeft, waar ze staan en in welke staat ze zijn. Auto's op het terrein tellen is niet genoeg. Een deel van de voorraad wordt voorbereid, staat bij een andere vestiging of is bij een klant op proefrit. Op het terrein staan juist ook auto's die niet van het bedrijf zijn. Een fout in de lijst komt naar boven in de jaarrekening, bij een controle van de gefinancierde voorraad en op het moment dat een verkoper een aan de klant beloofde auto niet kan vinden.

Wanneer en hoe vaak doet u een voorraadtelling van auto's?

Het minimum wordt bepaald door wettelijke en contractuele termijnen. In Duitsland eist § 240 lid 2 HGB het opstellen van een inventaris aan het einde van elk boekjaar. Ook de boekhoudregels van andere landen koppelen de inventarisatie doorgaans aan de jaarrekening, en materiële activa worden met een fysieke telling gecontroleerd.

Naast de boekhoudregels gelden de contracten voor voorraadfinanciering. Stellantis Financial Services in Duitsland noemt bijvoorbeeld regelmatige controles van gefinancierde voorraadauto's rechtstreeks bij de dealers. De lijst maakt daarom ook onderscheid naar auto's die onder voorraadfinanciering vallen.

Eén controle per jaar is voor de praktijk echter te weinig. Een verkeerd geregistreerde verplaatsing tussen vestigingen is na een week nog te verklaren, na enkele maanden niet meer. Een beproefd intern ritme ziet er zo uit:

Situatie	Aanbevolen ritme	Wat de controle moet vastleggen
Inname, uitgifte of verplaatsing van een auto	Bij elke beweging	VIN, plaats, tijd en de persoon die de auto heeft overgenomen
Auto's buiten de gebruikelijke plaats	Gerichte controle eens per week	Auto's in de werkplaats, op proefrit, op externe parkeerplaatsen en tussen vestigingen
Hele voorraad	Volledige vergelijking eens per maand	Overeenstemming van de lijst met de fysieke stand en bewijsstukken voor afwezige auto's
Jaarafsluiting	Volgens de regels van het betreffende land	Onderbouwing voor de inventarisatie van activa en de afwikkeling van verschillen
Controle van gefinancierde voorraad	Volgens het contract met de financier	Aanwezigheid en locatie van gefinancierde auto's
Wisseling van voorraadbeheerder of vermoeden van verlies	Extra telling van het betreffende deel van de voorraad	Stand bij overdracht van verantwoordelijkheid of bij een incident

Stap 1: bepaal de omvang en de verantwoordelijkheden

In de opdracht voor de telling horen alle vestigingen, buitenterreinen, gehuurde parkeerplaatsen en externe locaties waar voorraadauto's staan. Wijs aan elke locatie iemand toe die zorgt voor toegang tot auto's, sleutels en documenten.

Rol	Verantwoordelijkheid
Leider van de telling	Bepaalt de omvang, het peilmoment en de manier waarop verschillen worden afgesloten
Medewerker fysieke controle	Legt de aangetroffen stand vast en voegt foto's en documenten toe
Voorraad- of vestigingsbeheerder	Maakt de auto's toegankelijk en verklaart hun bewegingen
Verkoop en werkplaats	Leveren gegevens over ritten, voorbereiding, reparaties en uitgiftes
Boekhouding	Vergelijkt de lijst met de boekhoudkundige administratie en boekt goedgekeurde correcties

Laat de fysieke controle doen door iemand anders dan degene die normaal voorraadbewegingen registreert. In een klein bedrijf waar dat niet kan, keurt de leidinggevende de verschillen achteraf goed.

Stap 2: maak een lijst uit de administratie op één peilmoment

De uitgangslijst legt de stand vast op een bepaalde datum en tijd. Bewaar de oorspronkelijke versie en vervang die tijdens de telling niet door een steeds bijgewerkte export. Anders kunt u niet zien of een verschil door een fout in de administratie of door een latere beweging van de auto is ontstaan.

Zet per auto minstens deze gegevens klaar:

Onderwerp	Gegevens op de lijst
Identificatie	VIN, intern voorraadnummer, merk en model
Eigendom en financiering	Eigen of toevertrouwde auto, koppeling met voorraadfinanciering
Locatie	Vestiging, parkeerterrein, zone of externe locatie
Status	Onderweg, in voorbereiding, in de werkplaats, op proefrit, verkoopklaar, gereserveerd, wacht op aflevering
Laatste beweging	Datum, plaats en het bijbehorende innameformulier, uitgifteformulier of andere registratie
Toebehoren en documentatie	Geregistreerde sleutels, documenten en uitrusting die aan de auto zijn toegewezen
Gekoppelde administratie	Koop- of consignatieovereenkomst, werkorder, verkoopdocumenten

In Omnetic DMS Core werken alle modules op één gedeeld record van auto, klant, orders en geld. Gegevens worden daardoor niet tussen verkoop, werkplaats en boekhouding overgetypt. De lijst voor de telling komt uit één bron en losse lijsten hoeven niet te worden samengevoegd.

Het VIN identificeert de auto. Locatie, eigendom en verkoopstatus zijn aparte gegevens. Het label "gereserveerd" zegt niet waar de auto staat en ook niet van wie hij is.

Stap 3: leg vast hoe u met bewegingen tijdens de controle omgaat

Het eenvoudigst is om elke zone te doorlopen op een moment dat er geen auto's uit worden verplaatst. Gaat het bedrijf door, registreer dan bij elke beweging het VIN, de tijd, de plaats van vertrek en bestemming en de verantwoordelijke persoon.

Een auto die tijdens de telling van de vestiging naar de werkplaats rijdt, mag niet van de ene lijst verdwijnen en zonder samenhang op de andere opduiken. Uit de registratie van de beweging moet duidelijk zijn waar de auto op het peilmoment stond.

Registreer auto's die na het peilmoment zijn ingenomen op een aparte lijst. Doe hetzelfde met latere uitgiftes. De controle kan stapsgewijs per zone of vestiging gebeuren, maar het resultaat heeft altijd betrekking op dezelfde uitgangssituatie.

Stap 4: controleer elke auto fysiek

Voer de fysieke controle van de autovoorraad bij de dealer uit per parkeerzone, niet in de volgorde van de lijst. Alleen zo vindt het team ook een auto die helemaal niet in de administratie staat.

Identificeer de auto aan de hand van het VIN op de auto zelf. Kenteken, label met intern nummer of barcode vervangen dat niet: een verkeerd bevestigd label zou de fout naar de lijst overbrengen. Externe audits van voorraadauto's werken op dezelfde manier. Ze identificeren de auto aan de hand van het VIN, beoordelen zichtbare schade, fotograferen de kilometerteller en nemen voor auto's die niet ter plaatse zijn bewijsstukken van hun locatie in ontvangst.

Wat u per auto vastlegt

VIN en locatie: het van de auto afgelezen VIN en de plaats waar de auto staat.
Kilometerstand: de actuele stand met foto.
Staat en schade: nieuwe krassen en schade aan carrosserie of interieur ten opzichte van de laatste registratie.
Sleutels: aantal en bewaarplaats, gekoppeld aan het VIN. Een tweede set kan bijvoorbeeld in de kluis liggen.
Documenten: of ze bij de auto zijn of waar ze geregistreerd zijn opgeborgen.
Toegewezen uitrusting: bijvoorbeeld een laadkabel, een set wielen of ander toebehoren dat bij de auto is geregistreerd.
Verloop van de controle: datum, tijd en naam van de medewerker.

De notitie "documenten ontbreken" is onjuist als de documenten geregistreerd op kantoor liggen. Een sleutel die niet bij de auto is, hoeft ook niet verloren te zijn. De lijst maakt onderscheid tussen een ontbrekend item en een item dat elders ligt.

In de app CarAudit doorloopt de medewerker de controle direct bij de auto, online en offline, zodat hij die ook op een extern terrein zonder bereik kan afronden. De app leidt hem door een ingestelde checklist, leest het VIN uit een foto van het typeplaatje en tekent schade met foto's in op een carrosseriekaart. Het rapport wordt bij het record van de auto in DMS Core opgeslagen en bevindingen kunnen worden omgezet in voorbereidingstaken.

Stap 5: registreer auto's die niet ter plaatse zijn

Een afwezige auto vraagt meer dan de notitie "waarschijnlijk in de werkplaats". De registratie vermeldt de locatie, de reden van afwezigheid, de verantwoordelijke persoon en het document dat de stand verklaart.

Status van de auto	Onderbouwing voor de telling	Hoe u de status aangeeft
Onderweg naar het bedrijf	Aankoop- en transportdocumenten, registratie van overdracht aan de vervoerder	Onderweg; of de auto al tot de voorraad behoort, bepaalt de boekhouding aan de hand van de aankoopdocumenten
In een externe werkplaats of voorbereiding	Werkorder of ontvangstbevestiging met VIN	Buiten de controlelocatie, locatie onderbouwd met een document
Op proefrit	Uitgifteregistratie met VIN, verantwoordelijke persoon en geplande terugkeer	Tijdelijk uitgegeven
Bij een andere vestiging of op een extern terrein	Bevestiging van de lokale medewerker en registratie van de verplaatsing	Andere locatie, zonder dubbele telling
In consignatie	Koppeling met de eigenaar en de consignatiedocumenten	Toevertrouwde auto, gescheiden van eigen auto's
Verkocht, wacht op aflevering	Verkoopdocumenten en status van de aflevering	Fysiek aanwezig; of de auto tot de voorraad of tot de verkochte auto's behoort, bepaalt de boekhouding aan de hand van de verkoopdocumenten

Bewaar de bevestiging van de locatie van een afwezige auto apart van de registratie van de fysieke inspectie. Het document verklaart waarom de auto ontbreekt. Het mag echter niet de indruk wekken dat de medewerker de auto zelf heeft gezien.

Gebruik in een dealergroep op alle vestigingen dezelfde statusaanduidingen. De status "overgeboekt" bij de verzendende vestiging en de status "niet ontvangen" bij de ontvangende vestiging moeten bij één traceerbare verplaatsing horen.

Stap 6: vergelijk de lijst met de administratie in beide richtingen

De vergelijking bestaat uit twee delen:

Bij elke auto in de administratie hoort een inspectieregistratie of een verklaring waarom de auto niet ter plaatse is.
Bij elke aangetroffen auto hoort een registratie in de administratie of een verklaring waarom hij niet in de voorraadadministratie thuishoort.

Het tweede deel brengt een niet-geregistreerde inname aan het licht, een dubbele voertuigkaart of een klantauto die per ongeluk bij de verkoopvoorraad is meegeteld.

Bevinding	Wat het verschil verklaart	Correctie
Auto van de lijst ontbreekt op het terrein	Openstaande werkorder bij een externe werkplaats	Locatie en koppeling met de werkorder aanvullen
Hetzelfde VIN staat bij meerdere vestigingen geregistreerd	Niet-afgeronde verplaatsing	Toewijzing aan de vestiging corrigeren en de historie bewaren
Auto staat op het terrein maar niet op de lijst	Inname nog niet in de administratie geregistreerd	Innamedocumenten opzoeken en inname na goedkeuring aanvullen
Kilometerteller geeft meer aan dan de voertuigkaart	Proefrit of rit naar de werkplaats	Actuele stand en koppeling met de beweging aanvullen
Auto heeft nieuwe schade	Verschil met eerdere foto's	Bevinding vastleggen en afhandeling toewijzen aan een verantwoordelijke

Leg een afwijking eerst vast als bevinding. Een ontbrekende auto betekent nog geen verlies: het kan gaan om een niet-geregistreerde uitgifte of verplaatsing. Het corrigeren van de vestiging op de voertuigkaart is een operationele wijziging, geen boekhoudkundig inventarisverschil.

Stap 7: sluit verschillen af en keur correcties goed

Elk verschil heeft een eigen registratie met VIN, beschrijving, foto's of documenten, verantwoordelijke en termijn voor afhandeling. Een verschil is pas gesloten als de oorzaak bekend is en de goedgekeurde correctie is uitgevoerd.

Scheid operationele correcties, zoals een locatiewijziging, van boekhoudkundige. De boekhouding krijgt de lijst met verschillen en de bijbehorende documenten, geen nieuwe export waarin de oorspronkelijke afwijking niet meer te zien is.

De regels voor de afwikkeling van verschillen verschillen per land. Doorgaans worden inventarisverschillen geboekt in de boekhoudperiode waarvan de telling de stand controleert. De termijn voor het aanleveren van verschillen aan de boekhouding sluit daarom aan op de afsluiting.

Meld een onverklaarde afwezigheid van een auto of een vermoeden van onrechtmatige uitgifte direct aan de directie. Laat oorspronkelijke registraties en documenten ongewijzigd.

Stap 8: stel het eindverslag op

Het verslag sluit de voorraadtelling van de auto's als geheel af. Het bevat:

de omvang en het peilmoment van de telling;
de gebruikte lijst uit de administratie;
de personen die de controle hebben uitgevoerd en goedgekeurd;
de lijst van fysiek geïnspecteerde auto's;
de lijst van afwezige auto's met de bijbehorende documenten;
de gevonden verschillen, de afhandeling ervan en de nog openstaande gevallen;
de aansluiting op correcties in de administratie en de boekingen.

Handtekeningen leggen de verantwoordelijkheid voor het uitgevoerde werk vast. De inventarislijst bevat daarom meestal een handtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor de vastgestelde feiten en van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de telling.

Bewaar de stukken zo dat ze terug te vinden zijn per telling en per VIN. Na de correctie moet zichtbaar zijn wat het oorspronkelijke gegeven was, wat er is veranderd en wie de wijziging heeft goedgekeurd.

Waar u op moet letten

Een telling mislukt vooral waar het team alleen werkt met wat de administratie laat zien. De meest voorkomende fouten zijn:

Consignatieauto's op de lijst van eigen auto's. Die overschatten de voorraad en de voorraadwaarde waarmee de boekhouding en de financier rekenen. Vul daarom het eigendom bij elke auto in voordat u met de werkelijkheid vergelijkt.
Sleutels als aantal stuks. De notitie "48 sleutels in de kluis" zegt niets. Een ontbrekende sleutel komt dan pas bij de aflevering aan de klant aan het licht. Registreer elke sleutel bij het VIN.
Foto's zonder datum en maker. Een foto van de kilometerteller of schade zonder tijd en naam van de medewerker bewijst niet wanneer hij is gemaakt. Bij een geschil met een vervoerder of klant heeft hij dan geen gewicht.
Telling als technische inspectie. De lijst legt de zichtbare staat vast. Diagnose van een defect loopt via een aparte werkorder, anders sleept de telling dagen aan.

Omnetic verbindt de inspectie van de auto met de operationele en financiële administratie

In veel autobedrijven ziet een voorraadtelling er hetzelfde uit: een export uit het DMS, een geprinte lijst, foto's op telefoons, een spreadsheet met verschillen en de boekhouding in nog een ander systeem. Elke keer overtypen geeft ruimte voor fouten. Omnetic vervangt die losse systemen, spreadsheets en papierwerk door één cloudplatform dat ook op tablet en mobiel werkt. Voor de telling zijn deze onderdelen van belang:

CarAudit voert de inspectie direct bij de auto uit, online en offline. Het leest het VIN uit een foto van het typeplaatje, tekent schade met foto's in op een carrosseriekaart en slaat het rapport op bij het record van de auto. Bevindingen kunnen worden omgezet in voorbereidingstaken.
Omnetic DMS Core houdt één gedeeld record bij van auto, klant, orders en geld. De lijst voor de telling, het resultaat van de inspectie en de bijbehorende documenten horen daardoor bij dezelfde auto en niemand typt ze tussen systemen over.
Accounting koppelt documenten uit verkoop, werkplaats, magazijn en bank aan auto, vestiging en order. De boekhouding ziet zo bij elk verschil bij welke auto en welk document het hoort. Een bedrijf dat zijn eigen boekhoudsysteem wil houden, kan er vanuit Omnetic boekingen naartoe sturen via een integratie die voor de betreffende markt wordt afgesproken.

Plan een demo van Omnetic en loop daarin uw eigen voorraadtelling door, van voorraadlijst tot afwikkeling van verschillen.

Veelgestelde vragen

Moet een extern bedrijf de voorraadtelling doen?

De operationele telling organiseert het eigen team. Externe controle komt vooral voort uit het contract voor voorraadfinanciering: de financier controleert de gefinancierde auto's volgens zijn eigen voorwaarden, en de interne lijst vervangt die controle niet. Een goed uitgevoerde telling maakt die controle wel makkelijker, omdat de documenten voor afwezige auto's al klaarliggen.

Horen demonstratie- en bedrijfsauto's in de telling?

Ja, als het bedrijf ze in zijn bezit of op voorraad heeft. Registreer ze als aparte categorie. Bij deze auto's is de actuele kilometerstand extra belangrijk, omdat hun kilometrage elke dag oploopt en vóór de verkoop met de voertuigkaart moet overeenkomen.

Horen klantauto's die voor de werkplaats zijn ingenomen op de lijst?

Registreer ze bij het doorlopen van het terrein als aparte categorie, zodat ze niet worden verward met een niet-geregistreerde inname in de verkoopvoorraad. Houd ze bij met een koppeling naar de klant en de werkorder, gescheiden van eigen auto's en consignatieauto's die te koop staan.