Approfondimenti

Inventario dei veicoli in concessionaria: la procedura passo dopo passo

Inventario dei veicoli passo per passo: estratto dal gestionale, controllo per telaio, auto fuori sede, gestione delle differenze e verbale finale.

Punti chiave

Fate un inventario completo almeno alla chiusura contabile e in occasione delle verifiche sullo stock finanziato. Nella gestione quotidiana conviene confrontare l'intero stock una volta al mese e le auto fuori sede una volta alla settimana.
Il punto di partenza è un estratto del gestionale congelato a un unico momento. I movimenti delle auto durante l'inventario si registrano a parte.
Identificate ogni auto dal numero di telaio (VIN) letto direttamente sul veicolo. Per ogni auto registrate posizione, chilometraggio con foto, danni, chiavi e documenti.
Le auto in viaggio, in officina, in prova su strada o in un'altra filiale vanno registrate come assenti, con un documento che ne attesti la posizione. Le auto in conto vendita si tengono separate da quelle di proprietà.
Ogni differenza riceve una spiegazione, un responsabile e una correzione approvata. L'estratto originale e il risultato dell'inventario restano archiviati. Il verbale lo firmano sia chi ha eseguito l'inventario sia chi risponde dello stock.

L'inventario dei veicoli in stock confronta il gestionale con le auto che l'azienda ha davvero, dove si trovano e in che stato sono. Contare le auto sul piazzale non basta. Una parte dello stock è in ricondizionamento, in un'altra filiale o presso un cliente per una prova su strada. Nel piazzale, al contrario, ci sono auto che non appartengono all'azienda. Un errore nell'elenco emerge nel bilancio, nella verifica dello stock finanziato e nel momento in cui il venditore non trova l'auto promessa al cliente.

Quando fare l'inventario dei veicoli e con quale frequenza

Il minimo è fissato dalle scadenze di legge e di contratto. In Germania il § 240, comma 2, dell'HGB impone di redigere l'inventario alla fine di ogni esercizio. Anche le norme contabili degli altri paesi legano di regola l'inventario alla chiusura del bilancio e i beni materiali si verificano con un inventario fisico.

Accanto alle regole contabili valgono i contratti di finanziamento dello stock. Stellantis Financial Services in Germania, per esempio, indica controlli periodici dei veicoli in stock finanziati direttamente presso le concessionarie. L'elenco distingue quindi anche le auto comprese nel finanziamento dello stock.

Un controllo all'anno, però, è poco per l'operatività. Un trasferimento tra filiali registrato male si spiega ancora dopo una settimana, dopo qualche mese non più. Un regime interno collaudato è il seguente:

Situazione	Regime consigliato	Che cosa deve rilevare il controllo
Ingresso, uscita o trasferimento di un'auto	A ogni movimento	Telaio, luogo, ora e persona che ha preso in carico l'auto
Auto fuori dalla posizione abituale	Controllo mirato una volta alla settimana	Auto in officina, in prova su strada, su piazzali esterni e tra filiali
Intero stock	Confronto completo una volta al mese	Corrispondenza dell'elenco con la situazione fisica e documenti per le auto assenti
Chiusura contabile	Secondo le regole del paese	Documentazione per l'inventario dei beni e la sistemazione delle differenze
Verifica dello stock finanziato	Secondo il contratto con la finanziaria	Esistenza e posizione delle auto finanziate
Cambio del responsabile dello stock o sospetto ammanco	Inventario straordinario della parte interessata	Situazione al passaggio di responsabilità o al momento dell'incidente

Passo 1: definite perimetro e responsabilità

Nel perimetro dell'inventario rientrano tutte le filiali, le aree esterne, i parcheggi in affitto e i luoghi esterni dove si trovano auto in stock. A ogni luogo assegnate una persona che garantisca l'accesso alle auto, alle chiavi e ai documenti.

Ruolo	Responsabilità
Responsabile dell'inventario	Stabilisce perimetro, momento di riferimento e modalità di chiusura delle differenze
Addetto al controllo fisico	Registra la situazione rilevata e allega foto e documenti
Responsabile dello stock o della filiale	Rende accessibili le auto e spiega i loro movimenti
Vendita e officina	Forniscono i documenti su prove su strada, ricondizionamento, riparazioni e uscite
Amministrazione	Confronta l'elenco con la contabilità e registra le correzioni approvate

Affidate il controllo fisico a una persona diversa da chi registra abitualmente i movimenti di stock. In una sede piccola, dove non è possibile, le differenze le approva poi il responsabile.

Passo 2: preparate un estratto del gestionale a un unico momento

L'elenco di partenza fotografa la situazione a una data e un'ora stabilite. Conservatene la versione originale e durante l'inventario non sostituitelo con un export aggiornato man mano. Altrimenti non capirete se la differenza nasce da un errore di registrazione o da un movimento successivo dell'auto.

Per ogni auto preparate almeno questi dati:

Area	Dati nell'estratto
Identificazione	Telaio, numero interno di stock, marca e modello
Proprietà e finanziamento	Auto di proprietà o affidata, legame con il finanziamento dello stock
Posizione	Filiale, piazzale, zona o luogo esterno
Stato operativo	In viaggio, in ricondizionamento, in officina, in prova su strada, pronta per la vendita, prenotata, in attesa di consegna
Ultimo movimento	Data, luogo e relativo documento di carico, di scarico o altra registrazione
Accessori e documentazione	Chiavi, documenti e dotazioni registrati sull'auto
Registrazioni collegate	Contratto di acquisto o di conto vendita, commessa di officina, documenti di vendita

In Omnetic DMS Core tutti i moduli lavorano su un unico record condiviso di auto, cliente, commesse e movimenti economici. I dati quindi non vengono ricopiati tra vendita, officina e contabilità. L'estratto per l'inventario nasce da un'unica fonte e non serve unire elenchi separati.

Il telaio identifica l'auto. Posizione, proprietà e stato di vendita sono dati distinti. L'indicazione "prenotata" non dice dove si trova l'auto né a chi appartiene.

Passo 3: stabilite le regole per i movimenti durante il controllo

La soluzione più semplice è percorrere ogni zona quando le auto non vengono spostate. Se l'attività continua, per ogni movimento registrate telaio, ora, luogo di partenza e di destinazione e persona responsabile.

Un'auto che durante l'inventario lascia la filiale per andare in officina non può sparire da un elenco e comparire in un altro senza collegamento. Dalla registrazione del movimento deve risultare chiaro dove si trovava l'auto al momento di riferimento.

Le auto entrate dopo il momento di riferimento si registrano in un elenco separato. Lo stesso vale per le uscite successive. Il controllo si può fare per zone o per filiali, ma il risultato si riferisce sempre alla stessa situazione di partenza.

Passo 4: eseguite il controllo fisico di ogni auto

Il controllo fisico dello stock in concessionaria va condotto per zone del piazzale, non nell'ordine dell'elenco. Solo così il team rileva anche un'auto che nel gestionale non c'è affatto.

Identificate l'auto dal telaio letto direttamente sul veicolo. Né la targa, né il cartellino con il numero interno, né il codice a barre lo sostituiscono: un cartellino abbinato male riporterebbe l'errore nell'elenco. Allo stesso modo lavorano anche gli audit esterni sui veicoli in stock. Identificano l'auto dal telaio, valutano i danni visibili, fotografano il contachilometri e per le auto non presenti acquisiscono i documenti che ne attestano la posizione.

Che cosa registrare per ogni auto

Telaio e posizione: il telaio letto sul veicolo e il luogo in cui si trova l'auto.
Chilometraggio: il dato attuale con foto.
Stato e danni: nuovi graffi e danni alla carrozzeria o all'abitacolo rispetto all'ultima registrazione.
Chiavi: numero e luogo di custodia, abbinati al telaio. Il secondo mazzo può trovarsi, per esempio, in cassaforte.
Documenti: se si trovano con l'auto o dove sono custoditi secondo il registro.
Dotazioni abbinate: per esempio il cavo di ricarica, un treno di ruote o altri accessori registrati sull'auto.
Svolgimento del controllo: data, ora e nome dell'addetto.

L'annotazione "documenti mancanti" è sbagliata se i documenti sono custoditi in ufficio secondo il registro. Anche una chiave che non è con l'auto non è necessariamente persa. L'elenco distingue la voce mancante da quella custodita altrove.

Nell'app CarAudit l'addetto esegue il controllo direttamente accanto all'auto, online e offline, così lo porta a termine anche su un piazzale esterno senza segnale. L'app lo guida con la checklist impostata, legge il telaio dalla foto della targhetta e riporta i danni sulla mappa della carrozzeria con le foto. Il verbale viene salvato nella scheda dell'auto in DMS Core e i rilievi si possono trasformare in attività di ricondizionamento.

Passo 5: registrate le auto che non sono sul posto

Un'auto assente richiede più di una nota come "forse in officina". La registrazione indica posizione, motivo dell'assenza, persona responsabile e documento che spiega la situazione.

Stato dell'auto	Documento per l'inventario	Come indicare lo stato
In viaggio verso la sede	Documenti di acquisto e di trasporto, registrazione della consegna al trasportatore	In viaggio; se rientra già nelle rimanenze lo stabilisce l'amministrazione in base ai documenti di acquisto
In un'officina o un centro di ricondizionamento esterno	Commessa o conferma di presa in carico con il telaio	Fuori dal luogo di controllo, posizione attestata da documento
In prova su strada	Registrazione dell'uscita con telaio, persona responsabile e rientro previsto	Uscita temporanea
In un'altra filiale o su un piazzale esterno	Conferma dell'addetto locale e registrazione del trasferimento	Altra sede, senza doppio conteggio
In conto vendita	Collegamento al proprietario e alla documentazione del conto vendita	Auto affidata, separata dalle auto di proprietà
Venduta, in attesa di consegna	Documenti di vendita e stato della consegna	Fisicamente presente; se è nelle rimanenze o tra le auto vendute lo stabilisce l'amministrazione in base ai documenti di vendita

Conservate la conferma della posizione di un'auto assente separata dalla registrazione dell'ispezione fisica. Il documento spiega perché l'auto manca. Non deve però dare l'impressione che l'addetto l'abbia vista di persona.

In un gruppo di concessionarie usate in tutte le filiali le stesse denominazioni degli stati. Lo stato "trasferita" nella filiale che invia e lo stato "non ricevuta" in quella che riceve devono appartenere a un unico trasferimento rintracciabile.

Passo 6: confrontate l'elenco con il gestionale in entrambe le direzioni

Il confronto ha due parti:

Per ogni auto nel gestionale esiste una registrazione dell'ispezione o una spiegazione del perché l'auto non è sul posto.
Per ogni auto trovata esiste una registrazione nel gestionale o una spiegazione del perché non rientra nello stock.

La seconda parte fa emergere un ingresso non registrato, una scheda auto duplicata o un'auto di un cliente conteggiata per errore nelle rimanenze in vendita.

Rilievo	Che cosa spiega la differenza	Correzione
Un'auto dell'elenco manca dal piazzale	Commessa aperta in un'officina esterna	Aggiornare la posizione e il collegamento alla commessa
Lo stesso telaio risulta in più filiali	Trasferimento non concluso	Correggere l'assegnazione alla filiale e conservare lo storico
L'auto è nel piazzale, ma non nell'estratto	Ingresso non ancora registrato	Recuperare i documenti di carico e registrare l'ingresso dopo l'approvazione
Il contachilometri indica più della scheda auto	Prova su strada o trasferimento in officina	Aggiornare il dato e il collegamento al movimento
L'auto ha un nuovo danno	Differenza rispetto alle foto precedenti	Registrare il rilievo e assegnarne la soluzione a un responsabile

Una discrepanza va prima registrata come rilievo. Un'auto mancante non significa ancora un ammanco: può trattarsi di un'uscita o di un trasferimento non registrati. La correzione della filiale sulla scheda auto è una modifica operativa, non una differenza inventariale contabile.

Passo 7: chiudete le differenze e approvate le correzioni

Ogni differenza ha una registrazione propria con telaio, descrizione, foto o documenti, persona responsabile e scadenza. La differenza è chiusa solo quando la causa è nota e la correzione approvata è stata eseguita.

Separate le correzioni operative, per esempio un cambio di posizione, da quelle contabili. All'amministrazione arriva l'elenco delle differenze con i relativi documenti, non un nuovo export in cui la discrepanza originale non si vede più.

Le regole per la sistemazione delle differenze variano da paese a paese. Di norma le differenze inventariali si registrano nell'esercizio la cui situazione l'inventario verifica. La scadenza per passare le differenze all'amministrazione segue quindi la chiusura contabile.

Un'assenza inspiegata di un'auto o il sospetto di un'uscita non autorizzata vanno segnalati subito alla direzione. Registrazioni e documenti originali restano invariati.

Passo 8: redigete il verbale finale

Il verbale chiude l'inventario dello stock veicoli nel suo insieme. Contiene:

perimetro e momento di riferimento dell'inventario;
l'estratto del gestionale utilizzato;
le persone che hanno eseguito e approvato il controllo;
l'elenco delle auto ispezionate fisicamente;
l'elenco delle auto assenti con i documenti allegati;
le differenze rilevate, la loro soluzione e i casi non chiusi;
il collegamento con le correzioni del gestionale e le registrazioni contabili.

Le firme stabiliscono la responsabilità del lavoro svolto. L'elenco inventariale contiene quindi di solito la firma della persona responsabile dei fatti rilevati e di quella responsabile dell'esecuzione dell'inventario.

Archiviate la documentazione in modo da poterla ritrovare sia per inventario sia per telaio. Dopo la correzione deve essere visibile quale era il dato originale, che cosa è cambiato e chi ha approvato la modifica.

A che cosa fare attenzione

L'inventario fallisce soprattutto quando il team lavora solo con ciò che mostra il gestionale. Gli errori più frequenti sono questi:

Auto in conto vendita nell'elenco delle auto di proprietà. Gonfiano le rimanenze e il valore dello stock su cui contano l'amministrazione e la finanziaria. Compilate quindi la proprietà di ogni auto prima del confronto con la situazione reale.
Chiavi contate come pezzi. Il dato "48 chiavi in cassaforte" non dice nulla. La chiave mancante salta fuori solo alla consegna dell'auto al cliente. Registrate ogni chiave sul telaio.
Foto senza data e autore. Una foto del contachilometri o di un danno senza ora e nome dell'addetto non dimostra quando è stata scattata. In una contestazione con il trasportatore o con il cliente non ha valore.
Inventario come ispezione tecnica. L'elenco rileva lo stato visibile. La diagnosi di un guasto la gestisce una commessa di officina separata, altrimenti l'inventario si trascina per giorni.

Omnetic collega l'ispezione dell'auto alle registrazioni operative e contabili

In molte concessionarie l'inventario si svolge allo stesso modo: export dal DMS, elenco stampato, foto nei telefoni, tabella delle differenze e contabilità in un altro sistema. Ogni ricopiatura aggiunge spazio per un errore. Omnetic sostituisce questi sistemi separati, fogli di calcolo e scartoffie con un'unica piattaforma cloud che funziona anche su tablet e smartphone. Per l'inventario servono queste parti:

CarAudit guida l'ispezione direttamente accanto all'auto, online e offline. Legge il telaio dalla foto della targhetta, riporta i danni sulla mappa della carrozzeria con le foto e salva il verbale nella scheda dell'auto. I rilievi si possono trasformare in attività di ricondizionamento.
Omnetic DMS Core mantiene un unico record condiviso di auto, cliente, commesse e movimenti economici. Estratto per l'inventario, risultato dell'ispezione e documenti collegati appartengono quindi alla stessa auto e nessuno li ricopia da un sistema all'altro.
Accounting collega i documenti di vendita, officina, magazzino e banca all'auto, alla filiale e alla commessa. L'amministrazione vede così per ogni differenza a quale auto e a quale documento appartiene. Un'azienda che vuole mantenere il proprio sistema contabile può ricevere le registrazioni da Omnetic tramite un'integrazione concordata per il mercato specifico.

Prenotate una demo di Omnetic e ripercorrete il vostro inventario dall'estratto dello stock fino alla sistemazione delle differenze.

FAQ

L'inventario deve farlo una società esterna?

L'inventario operativo lo organizza il team interno. Il controllo esterno deriva soprattutto dal contratto di finanziamento dello stock: la finanziaria verifica le auto finanziate secondo le proprie condizioni e l'elenco interno non sostituisce questa verifica. Un inventario ben gestito la rende però più semplice, perché i documenti per le auto assenti sono già pronti.

Le auto dimostrative e aziendali rientrano nell'inventario?

Sì, se l'azienda le registra tra i propri beni o in stock. Registratele come categoria a parte. Per queste auto è particolarmente importante il chilometraggio aggiornato, perché cresce ogni giorno e prima della vendita deve corrispondere alla scheda dell'auto.

Le auto dei clienti entrate in officina vanno nell'elenco?

Durante il giro del piazzale registratele come categoria a parte, perché non vengano scambiate per un ingresso non registrato nello stock in vendita. Tenetele collegate al cliente e alla commessa di officina, separate sia dalle auto di proprietà sia da quelle in conto vendita.