Įžvalgos

Atsarginių dalių sandėlis: kaip aptikti nejudančias dalis ir atlaisvinti įšaldytą kapitalą

Kaip valdyti autoserviso atsarginių dalių sandėlį: nejudančios dalys, ABC analizė, minimumai ir maksimumai, apyvartumas ir įšaldyto kapitalo atlaisvinimas.

Svarbiausios išvados

Nejudančių dalių ieškokite pagal paskutinio išdavimo užsakymui arba pardavimo prie prekystalio datą. Perkėlimas tarp sandėlių paklausos neįrodo.
Senos atsargos dar nebūtinai yra nelikvidžios. Atskirkite sezonines ir saugos atsargas bei galiojančias rezervacijas nuo pertekliaus. Tik perteklius įsigijimo kainomis parodo įšaldytą kapitalą.
Pinigų atneša tik grąžinimas tiekėjui, perkėlimas į padalinį, kuriame yra paklausa, arba tikslinis pardavimas. Nei apskaitinis vertės sumažinimas, nei nurašymas grynųjų pinigų neatlaisvina.
ABC analizę papildykite atsargų amžiumi ir pertekliaus verte. Geras viso sandėlio apyvartumas gali paslėpti brangias dalis, kurios guli nenaudojamos.
Warehouse platformoje Omnetic veda likučius, rezervacijas ir užsakymus visuose sandėliuose ir padaliniuose vienoje prekės kortelėje ir padeda rasti nejudančias dalis.

Nejudančios dalys atsiranda net sandėlyje, kuris patikimai aprūpina dirbtuves. Jos lieka po atšauktų remontų, klaidingų užsakymų arba pasikeitus į servisą atvykstančių automobilių struktūrai. Jos užima vietą ir įšaldo pinigus, kurių vėliau trūksta perkant įprastai sunaudojamas prekes. Be to, ilgai nenaudojamos atsargos sandėliuoti kainuoja daugiau nei prekės, kurios sandėlį pereina greitai. Todėl sandėlio vadovas ne tik ieško seniausių dalių, bet ir sprendžia, kurios iš jų dar turi veiklos reikšmę ir ką daryti su likusiomis. Dėl to valdant atsarginių dalių sandėlį tokias prekes reikia laiku aptikti ir nuspręsti, ką su jomis daryti.

Kada nejudančios dalys iš tiesų yra problema?

Nejudanti dalis yra prekė, kuri per stebimą laikotarpį nebuvo išduota užsakymui ir nebuvo parduota. Nelikvidžios atsargos yra siauresnė grupė: jos neturi panaudojimo dirbtuvėse ir priimtino pardavimo ar grąžinimo kelio.

Kaip bazinis laikotarpis visai ataskaitai tinka paskutiniai 12 mėnesių, nes jie apima visą sezoninį ciklą. Tačiau viena laiko riba visoms prekėms netinka. Filtras reguliariai aptarnaujamiems automobiliams vertinamas kitaip nei sezoniniai priedai ar brangi dalis, kurią servisas laiko dėl ilgo pristatymo termino.

Situacija	Ką reiškia	Kaip su ja elgtis
Filtrai automobiliams, kurie į servisą beveik nebeatvyksta	Pradinė paklausa išnyko	Apriboti papildymą, perteklių pasiūlyti grąžinti arba parduoti
Stabdžių trinkelės, rezervuotos patvirtintam remontui	Atsargos turi aiškų tikslą	Palikti su užsakymu susietą rezervaciją
Guolis, laikomas dėl ilgo pristatymo termino	Gali būti pagrįstos saugos atsargos	Užrašyti laikymo priežastį ir atsakingą asmenį
Diržas, užsakytas atšauktam remontui	Pirkimas užsakymui liko nepanaudotas	Atlaisvinti rezervaciją ir pirmiausia spręsti grąžinimą

Sezoninį asortimentą lyginkite su tuo pačiu praėjusių metų sezonu. Kitoms prekėms remkitės sunaudojimo dažnumu, pristatymo terminu ir grąžinimo galimybe. Grąžinimo tiekėjui terminas turi pirmenybę prieš vidinę amžiaus ribą: dalis, kurią dar galima grąžinti, nelaukia, kol ataskaita ją nuspalvins raudonai.

Kaip sudaryti ataskaitą, kuri parodytų įšaldytą kapitalą?

Pagrindas yra ataskaita pagal prekių korteles ir padalinius, kuri atskiria fizines atsargas, rezervuotą kiekį ir perteklių, su kuriuo galima ką nors daryti.

Į darbinę ataskaitą įtraukiama:

katalogo numeris, pavadinimas ir vieta;
vienetų skaičius ir jų įsigijimo vertė;
paskutinio išdavimo užsakymui arba pardavimo data;
per stebimą laikotarpį išduotas kiekis ir pajamavimų istorija;
rezervacijos, susietos su atviru užsakymu;
atviri pirkimo užsakymai;
grąžinimo sąlygos ir termino pabaiga;
atsargų palikimo priežastis, siūlomas žingsnis ir atsakingas asmuo.

Apdorojant rankiniu būdu reikia sujungti judėjimų eksportą su rezervacijomis, užsakymais ir pirkimo užsakymais. Klaidų atsiranda todėl, kad kiekvienas sąrašas fiksuoja kitą veiklos momentą: per tą laiką dalis išduodama, pirkimo užsakymas pasikeičia arba užsakymas atšaukiamas. Warehouse platformoje Omnetic veda likučius, judėjimus, prieinamumą, rezervacijas ir pirkimo užsakymus vienoje prekės kortelėje visuose sandėliuose ir padaliniuose. Dalis jis rezervuoja atviriems serviso užsakymams, o pasikeitus ar atšaukus užsakymą jas atlaisvina, todėl nebereikia rankiniu būdu sieti sandėlio su užsakymais.

Skaičiuokite pertekliaus vertę, o ne senų prekių skaičių

Kiekvienai prekei galioja:

Pertekliuje įšaldytas kapitalas = perteklinių vienetų skaičius × vieneto įsigijimo kaina.

Perteklius yra atsargos, viršijančios pagrįstą poreikį, t. y. atėmus galiojančias rezervacijas, numatomą sunaudojimą ir saugos atsargas. Kai skirtingų pajamavimų vienetai įvertinti skirtingai, naudokite būtent tų vienetų sandėlio įvertinimą.

Iliustracinis pavyzdys	Alyvos filtrai vienam varikliui	Turbokompresorius
Vienetai sandėlyje	30	1
Rezervacijos užsakymams	4	0
Numatomas sunaudojimas iki kito pristatymo	6	0
Saugos atsargos	4	0
Perteklius	16 vnt.	1 vnt.
Įsigijimo kaina už vienetą	6 €	900 €
Pertekliuje įšaldytas kapitalas	96 €	900 €

Skaičiai yra iliustraciniai. Tačiau jie parodo, kodėl ataskaitą pirmiausia reikia rikiuoti pagal besibaigiančius grąžinimo terminus, o tada pagal pertekliaus vertę: šešiolika filtrų atrodo kaip didesnė problema, tačiau viena brangi dalis įšaldo daugiau pinigų.

Atkreipkite dėmesį į dalinį sunaudojimą. Neseniai parduotas vienas vienetas gali paslėpti likusių vienetų perteklių, todėl prie paskutinio išdavimo datos visada nurodomas ir per stebimą laikotarpį išduotas kiekis.

Ką daryti su atsargomis: grąžinti, perkelti, parduoti ar nurašyti?

Kiekvienai probleminei prekei reikia sprendimo, atsakingo asmens ir termino. Sąrašas be tolesnio žingsnio tik aprašo sandėlio būklę.

Būdas	Kada prasminga	Ką įtraukti į sprendimą
Grąžinimas tiekėjui	Dalis atitinka sutartas grąžinimo sąlygas	Terminą, pakuotės būklę, transportą ir galimus išskaitymus
Perkėlimas į kitą padalinį	Kitas padalinys turi užsakymą arba pasikartojantį sunaudojimą	Transportavimo ir krovos sąnaudas, rezervaciją gavėjui
Tikslinis pardavimas	Yra pirkėjas, o dalis tinkamai identifikuota	Pardavimo kainą, pardavimo sąnaudas ir nuolaidos patvirtinimą
Palikimas kaip rezervo	Dalies trūkumas keltų pavojų klientų aptarnavimui	Laikymo priežastį, kiekį ir kitos peržiūros terminą
Nurašymas	Dalis neturi saugaus panaudojimo nei realizavimo galimybės	Priežasties įrašą ir atitinkamą utilizavimo būdą

Grąžinimą spręskite anksčiau nei visuotinę nuolaidą

Dalies, užsakytos atšauktam užsakymui, atveju pirmiausia pasinaudokite sutartine grąžinimo galimybe. Kiekviena papildoma savaitė sandėlyje gali šį kelią uždaryti. Grąžinimas nėra bendra teisė, jį reglamentuoja susitarimas su tiekėju.

Perkėlimas turi sekti paskui paklausą

Dalies perkėlimas į didesnį padalinį kapitalo neatlaisvina, jei ten jos niekam nereikia. Prasminga perkelti patvirtintam užsakymui arba ten, kur prekė nuolat sunaudojama. Pigios dalies atveju transportavimas ir krova gali kainuoti daugiau, nei perkėlimas atneš.

Nuolaida gali būti geriau nei tolesnis laukimas

Pertekliaus atveju skaičiuokite sumą, kurią pardavimas iš tiesų atneš atėmus pardavimo sąnaudas. Pradinės įsigijimo kainos tolesnis sandėliavimas jau nepakeis. Todėl pardavimas mažesne nei įprasta marža gali būti protingas atsargų užbaigimas, tačiau kaip patvirtinta išimtis, o ne nuolaida, kurią kiekvienas pardavėjas prie prekystalio nustato pats.

Apskaitinis atsargų vertės sumažinimas ir grynųjų pinigų atlaisvinimas yra skirtingi dalykai. Pinigų atneša tik pardavimas arba grąžinimo atsiskaitymas. Nurašymas pašalina netinkamas naudoti atsargas ir atlaisvina vietą, tačiau pirkimui išleistų pinigų negrąžina.

Kaip nustatyti ABC analizę, minimumus ir maksimumus?

ABC analizė lygina asortimento kiekybinę ir vertinę struktūrą. Papildymui valdyti prekės rikiuojamos pagal to paties laikotarpio sunaudojimo vertę:

Prekės sunaudojimo vertė = išduotas kiekis × įsigijimo kaina.

Prekėms, turinčioms didžiausią sunaudojimo vertės dalį (A grupė), užsakant reikia daugiausia dėmesio, likusį asortimentą pakanka valdyti paprastesniu režimu. Tačiau ABC analizė nejudančių atsargų nemato: brangi dalis be išdavimų turi nulinę sunaudojimo vertę, nors įšaldo didelę kapitalo dalį. Todėl ABC analizę papildykite atsargų amžiumi ir pertekliaus verte.

Nesupainiokite saugos atsargų ir užsakymo taško

Saugos atsargos yra rezervas sandėlyje sunaudojimo svyravimams ar pristatymo vėlavimams. Užsakymo taškas nurodo, kada laikas papildyti atsargas:

Užsakymo taškas = vidutinis dienos sunaudojimas × papildymo trukmė dienomis + saugos atsargos.

Užsakant į skaičiavimą be fizinio likučio įtraukiamos ir rezervacijos bei jau užsakyti pristatymai. Kitaip sandėlis tą patį poreikį užsakys du kartus.

Papildymo modelyje su optimaliu užsakymo kiekiu maksimalios atsargos nustatomos taip:

Maksimalios atsargos = saugos atsargos + optimalus užsakymo kiekis.

Minimumus ir maksimumus nustatykite kiekvienam sandėliui atskirai pagal jo sunaudojimą ir pristatymo sąlygas. Padalinys su reguliaria paklausa neturėtų turėti tokio paties maksimumo kaip veikla, kuriai dalies reikia retai. Prekę, kuri parduodama retai, o tiekėjas ją pristato greitai, geriau pirkti pagal užsakymą. Išimtis yra dalys, be kurių sustotų remontas arba nebūtų užtikrintas sutartas klientų aptarnavimo lygis.

Kaip įvertinti, ar atsarginių dalių sandėlis gerėja?

Sandėlio vertės sumažėjimo nepakanka. Pernelyg apribojus atsargas problema persikelia į dirbtuves: mechanikai laukia dalių, o remontai užsitęsia.

Rodiklis	Ką rodo	Kaip jį skaityti
Nejudančių dalių vertė įsigijimo kainomis	Pinigų sumą nenaudojamose atsargose	Atskirti pagrįstus rezervus nuo pertekliaus
Pertekliaus vertė pagal sprendimo būdą	Kiek atsargų laukia grąžinimo, pardavimo ar nurašymo	Stebėti užbaigtus žingsnius, o ne sudarytus sąrašus
Sandėlio vertinis apyvartumas	Sunaudojimo ir vidutinių atsargų santykį	Skaičiuoti pagal padalinius ir asortimento grupes
Užsakymai, vėluojantys dėl dalių	Aprūpinimo poveikį servisui	Atskirti trūkstamas sandėlio atsargas nuo užsakymo ar pristatymo klaidos
Marža parduodant užsakymui ir prie prekystalio	Kainų drausmę abiejuose pardavimo kanaluose	Atskirti įprastą pardavimą nuo patvirtinto išpardavimo

Vertinis apyvartumas apskaičiuojamas taip:

Sandėlio apyvartumas = išduotų arba parduotų atsargų savikaina per laikotarpį ÷ vidutinės atsargos įsigijimo kainomis.

Skaitiklis ir vardiklis turi būti įvertinti vienodai; pardavimo pajamos pardavimo kainomis, padalytos iš atsargų įsigijimo kainomis, apyvartumą padidina. Reguliarių likučių per laikotarpį (pavyzdžiui, mėnesinių) vidurkis sezoninius svyravimus atspindi geriau nei pradinio ir galutinio likučio vidurkis.

Prekybinei maržai visuose padaliniuose taikykite vieną apibrėžimą:

Marža % = (pardavimo kaina − įsigijimo kaina) ÷ pardavimo kaina × 100.

Kainos turi būti toje pačioje bazėje, abi be PVM. Taip apskaičiuota marža neapima sandėlio veiklos sąnaudų ir nėra tapati antkainiui įsigijimo kainai.

Į ką atkreipti dėmesį

Perkėlimai tarp sandėlių „atjaunina“ ataskaitą. Kiekvienas perkėlimas pakeičia paskutinio judėjimo datą, net jei dalies niekas nepanaudojo.
Senos rezervacijos blokuoja tinkamas naudoti atsargas. Rezervacija uždarytam ar atšauktam užsakymui laiko dalį, kurios gali trūkti kitur.
Kiekio nuolaida veda prie perteklinių atsargų. Mažesnė pirkimo kaina neapsimoka, jei perteklius lieka gulėti sandėlyje.
Visuotinis minimumų mažinimas sukelia trūkumus. Mažinti reikia pagal sunaudojimą, pristatymo terminą ir prekės svarbą dirbtuvėms, o ne vienu procentu visam sandėliui.
Išpardavimą tęsia naujas pirkimas. Atsargoms, skirtoms užbaigti, atšaukite papildymą ir atvirus pirkimo užsakymus, kitaip perteklius sugrįš.

Omnetic susieja dalių sandėlį su užsakymais ir rezultatais

Warehouse veda kelis sandėlius ir padalinius vienoje prekės kortelėje. Sujungia likučius, judėjimus, rezervacijas ir pirkimo užsakymus, siūlo ABC analizę su minimumais ir maksimumais kiekvienam sandėliui ir padeda rasti nejudančias dalis. Taip pat stebi nustatytą minimalią maržą parduodant serviso užsakymams ir prie prekystalio, todėl išpardavimas mažesne marža lieka patvirtinta išimtimi.

Reporting skaičiuoja iš tų pačių duomenų, su kuriais dirba sandėlis. Pateikia standartinius sandėlio (amžius, apyvartumas, struktūra), maržos ir padalinių vaizdus, o kiekvieną skaičių galima išskleisti iki pirminio įrašo. Taip sandėlio vadovas nuo suvestinės vertės pereina tiesiai prie prekės, dėl kurios turi priimti sprendimą.

Visi moduliai dirba su vienu bendru transporto priemonės, kliento, užsakymų ir finansų įrašu DMS Core. Dirbtuvių rezervacijos, sandėlio likutis ir sąskaita tarp sistemų neperrašomi, todėl pertekliaus ataskaita nesiremia viena kitai prieštaraujančiomis skaičiuoklėmis.

Susitarkite dėl Omnetic demonstravimo, skirto dalių rezervacijoms, pertekliui ir atsargų valdymui visuose padaliniuose.

Susiję straipsniai

DUK

Kaip elgtis su dalimi, kurios katalogo numerį gamintojas pakeitė?

Paklausos istoriją stebėkite bendrai senam ir naujam numeriui. Kitaip senas žymuo atrodo kaip prekė be sunaudojimo, nors paklausa tęsiasi su nauju numeriu. Seną dalį išduokite tik ten, kur tai leidžia galiojanti pakeitimo informacija.

Ar kliento pristatytos dalys ir konsignacinės dalys priskiriamos serviso įšaldytam kapitalui?

Ne. Fizinėje apskaitoje jos turi būti vedamos atskirai, tačiau į nuosavą įšaldytą kapitalą neįtraukiamos atsargos, kurios servisui nepriklauso. Nuosavų ir svetimų dalių sumaišymas iškreipia sandėlio vertę ir apyvartumą.

Ar inventorizacijos metu trūkstamas vienetas yra nelikvidžios atsargos?

Ne. Tai inventorizacijos skirtumas, kuriam reikia surasti pajamavimą, išdavimą, perkėlimą ar kitą priežastį. Priskyrimas nelikvidžioms atsargoms paslėptų apskaitos ir fizinio likučio neatitikimą.