Artigos

Stock de peças: como identificar peças sem rotação e libertar capital empatado

Como gerir o stock de peças da oficina: peças sem rotação, análise ABC, mínimos e máximos, rotação do stock e libertação do capital empatado.

Principais conclusões

Procure as peças sem rotação pela data da última saída para uma ordem de reparação ou da última venda ao balcão. Uma transferência entre armazéns não prova que haja procura.
Um stock antigo não é necessariamente invendável. Separe o stock sazonal e de segurança e as reservas válidas das unidades excedentárias. Só o excedente a preço de custo mostra o capital empatado.
Só gera dinheiro a devolução ao fornecedor, a transferência para uma filial com procura ou uma venda dirigida. Nem a redução contabilística do valor nem o abate libertam tesouraria.
Complete a análise ABC com a antiguidade do stock e o valor dos excedentes. Uma boa rotação do armazém no seu conjunto pode esconder peças caras paradas sem utilização.
O Warehouse do Omnetic gere existências, reservas e encomendas entre armazéns e filiais numa única ficha de artigo e ajuda a encontrar peças sem rotação.

As peças sem rotação surgem mesmo num armazém que abastece a oficina de forma fiável. Ficam de reparações canceladas, de encomendas erradas ou da mudança na composição dos veículos que entram na oficina. Ocupam espaço e empatam dinheiro que depois faz falta para comprar artigos de consumo corrente. Além disso, um stock sem utilização prolongada custa mais em armazenagem do que a mercadoria que passa depressa pelo armazém. Por isso, o responsável pelo armazém não procura apenas as peças mais antigas: decide quais delas ainda têm importância operacional e o que fazer com as restantes. Por isso, a gestão do stock de peças tem de identificar atempadamente esses artigos e decidir o que fazer com eles.

Quando é que as peças sem rotação são realmente um problema?

Uma peça sem rotação é um artigo que, no período analisado, não saiu para nenhuma ordem de reparação nem foi vendido. O stock invendável é um grupo mais restrito: não tem utilização na oficina nem uma via aceitável de venda ou devolução.

Como período de referência para toda a listagem, convêm os últimos 12 meses, porque captam um ciclo sazonal completo. Um único limite temporal para todos os artigos, porém, não funciona. Um filtro para veículos com manutenção regular avalia-se de forma diferente de um acessório sazonal ou de uma peça cara que a oficina mantém por causa de um prazo de entrega longo.

Situação	O que significa	Como tratá-la
Filtros para veículos que já quase não vêm à oficina	A procura original desapareceu	Limitar a reposição, propor o excedente para devolução ou venda
Pastilhas de travão reservadas para uma reparação confirmada	O stock tem um fim claro	Manter a reserva associada à ordem de reparação
Rolamento mantido por causa de um prazo de entrega longo	Pode ser um stock de segurança justificado	Registar o motivo da manutenção e o responsável
Correia encomendada para uma reparação cancelada	A compra para uma ordem de reparação ficou sem utilização	Libertar a reserva e tratar prioritariamente da devolução

Compare o sortido sazonal com a mesma época do ano anterior. Nos restantes artigos, parta da frequência de consumo, do prazo de entrega e da possibilidade de devolução. O prazo de devolução ao fornecedor tem prioridade sobre o limite interno de antiguidade: uma peça que ainda pode ser devolvida não fica à espera de que a listagem a marque a vermelho.

Como montar uma listagem que mostre o capital empatado?

A base é uma listagem por ficha de artigo e por filial que distinga o stock físico, a quantidade reservada e o excedente sobre o qual é possível agir.

A listagem de trabalho deve incluir:

referência, designação e localização;
número de unidades e o seu valor de custo;
data da última saída para ordem de reparação ou venda;
quantidade saída no período analisado e histórico de entradas;
reservas associadas a uma ordem de reparação aberta;
encomendas em aberto;
condições e fim do prazo de devolução;
motivo para manter o stock, passo proposto e responsável.

No tratamento manual, é preciso juntar a exportação dos movimentos com as reservas, as ordens de reparação e as encomendas. Os erros surgem porque cada lista capta um momento diferente da operação: entretanto, a peça sai, a encomenda muda ou a ordem de reparação é cancelada. O Warehouse do Omnetic gere existências, movimentos, disponibilidade, reservas e encomendas numa única ficha de artigo, entre armazéns e filiais. Reserva peças para as ordens de reparação abertas e liberta-as quando a ordem de reparação é alterada ou cancelada, o que elimina o cruzamento manual entre armazém e ordens de reparação.

Calcule o valor do excedente, não o número de artigos antigos

Para cada artigo, aplica-se:

Capital empatado no excedente = número de unidades excedentárias × preço de custo unitário.

O excedente é o stock acima da necessidade justificável, ou seja, depois de deduzidas as reservas válidas, o consumo previsto e o stock de segurança. Quando as unidades de diferentes entradas têm valorizações diferentes, use a valorização de inventário dessas mesmas unidades.

Exemplo ilustrativo	Filtros de óleo para um motor	Turbocompressor
Unidades em stock	30	1
Reservas para ordens de reparação	4	0
Consumo previsto até à próxima entrega	6	0
Stock de segurança	4	0
Excedente	16 un.	1 un.
Preço de custo por unidade	6 €	900 €
Capital empatado no excedente	96 €	900 €

Os números são ilustrativos. Mostram, no entanto, por que razão a listagem deve ser ordenada primeiro pelos prazos de devolução a terminar e depois pelo valor do excedente: dezasseis filtros parecem um problema maior, mas uma única peça cara empata mais dinheiro.

Atenção ao consumo parcial. A venda recente de uma unidade pode esconder o excedente das restantes, pelo que à data da última saída deve sempre juntar-se a quantidade saída no período analisado.

O que fazer com o stock: devolver, transferir, vender ou abater?

Cada artigo problemático precisa de uma decisão, de um responsável e de um prazo. Uma lista sem passo seguinte limita-se a descrever o estado do armazém.

Via	Quando faz sentido	O que considerar na decisão
Devolução ao fornecedor	A peça cumpre as condições de devolução acordadas	Prazo, estado da embalagem, transporte e eventuais deduções
Transferência para outra filial	Outra filial tem uma ordem de reparação ou consumo recorrente	Custos de transporte e manuseamento, reserva para a filial recetora
Venda dirigida	Há um comprador e a peça está corretamente identificada	Preço de venda, custos de venda e aprovação do desconto
Manutenção como reserva	A falta da peça poria em risco o serviço aos clientes	Motivo da manutenção, quantidade e data da próxima revisão
Abate	A peça não tem utilização segura nem saída	Registo do motivo e forma adequada de eliminação

Trate da devolução antes de um desconto generalizado

No caso de uma peça encomendada para uma ordem de reparação que foi cancelada, use primeiro a possibilidade contratual de devolução. Cada semana adicional em armazém pode fechar esta via. A devolução não é um direito geral; rege-se pelo acordo com o fornecedor.

A transferência deve seguir a procura

Mudar uma peça para uma filial maior não liberta capital se lá não houver procura. Faz sentido transferir para uma ordem de reparação confirmada ou para onde o artigo é consumido de forma recorrente. Numa peça barata, o transporte e o manuseamento podem custar mais do que a transferência rende.

Um desconto pode ser melhor do que continuar à espera

No excedente, conte com o montante que a venda efetivamente gera depois de deduzidos os custos de venda. O preço de custo original já não muda com mais tempo em armazém. Vender abaixo da margem habitual pode, por isso, ser uma forma sensata de liquidar o stock, mas como exceção aprovada, e não como um desconto que cada vendedor ao balcão define por si.

A redução contabilística do valor do stock e a libertação de tesouraria são coisas diferentes. Só a venda ou a regularização de uma devolução trazem dinheiro. O abate elimina stock inutilizável e liberta espaço, mas não devolve o dinheiro gasto na compra.

Como definir a análise ABC, os mínimos e os máximos?

A análise ABC compara a estrutura do sortido em quantidade e em valor. Para gerir a reposição, os artigos são ordenados pelo valor do consumo no mesmo período:

Valor do consumo do artigo = quantidade saída × preço de custo.

Os artigos com maior peso no valor do consumo (grupo A) exigem mais atenção nas encomendas; o resto do sortido pode ser gerido com um regime mais simples. A análise ABC, porém, não vê o stock parado: uma peça cara sem saídas tem valor de consumo zero, mesmo que empate uma grande parte do capital. Por isso, complete a análise ABC com a antiguidade do stock e o valor dos excedentes.

Não confunda stock de segurança com ponto de encomenda

O stock de segurança é uma reserva em armazém para oscilações do consumo ou atrasos na entrega. O ponto de encomenda indica quando é altura de repor o stock:

Ponto de encomenda = consumo médio diário × prazo de reaprovisionamento em dias + stock de segurança.

Na encomenda, além das existências físicas, entram no cálculo as reservas e as entregas já encomendadas. Caso contrário, o armazém encomenda duas vezes a mesma necessidade.

No modelo de reposição com quantidade económica de encomenda, o stock máximo define-se assim:

Stock máximo = stock de segurança + quantidade económica de encomenda.

Defina mínimos e máximos para cada armazém separadamente, de acordo com o seu consumo e as condições de entrega. Uma filial com consumo regular não deve ter o mesmo máximo que uma operação que só precisa da peça excecionalmente. Num artigo que se vende raramente e que o fornecedor entrega depressa, é preferível comprar por ordem de reparação. As exceções são as peças sem as quais uma reparação pararia ou o nível de serviço acordado com os clientes não seria cumprido.

Como medir se o stock de peças está a melhorar?

A descida do valor do stock não chega. Uma redução excessiva do stock passa o problema para a oficina: os técnicos esperam por peças e as reparações prolongam-se.

Indicador	O que mostra	Como lê-lo
Valor das peças sem rotação a preço de custo	Volume de dinheiro em stock sem utilização	Separar as reservas justificadas dos excedentes
Valor dos excedentes por forma de resolução	Quanto stock aguarda devolução, venda ou abate	Acompanhar os passos concluídos, não as listas criadas
Rotação do stock em valor	Relação entre o consumo e o stock médio	Calcular por filial e por grupo de sortido
Ordens de reparação atrasadas por falta de peças	Impacto do aprovisionamento na oficina	Distinguir a falta de stock de um erro na encomenda ou na entrega
Margem na venda para ordens de reparação e ao balcão	Disciplina de preços nos dois canais de venda	Separar a venda corrente da liquidação aprovada

A rotação do stock em valor calcula-se assim:

Rotação do stock = custo das existências saídas ou vendidas no período ÷ stock médio a preço de custo.

O numerador e o denominador têm de ter a mesma valorização; vendas a preço de venda divididas pelo stock a preço de custo inflacionam a rotação. A média de existências periódicas ao longo do período (por exemplo, mensais) capta as oscilações sazonais melhor do que a média das existências inicial e final.

Na margem comercial, mantenha uma única definição para todas as filiais:

Margem em % = (preço de venda − preço de custo) ÷ preço de venda × 100.

Os preços têm de estar na mesma base, ambos sem IVA. A margem calculada desta forma não inclui os custos operacionais do armazém e não é igual ao markup sobre o preço de custo.

A que deve prestar atenção

As transferências entre armazéns rejuvenescem a listagem. Cada transferência muda a data do último movimento, mesmo que ninguém tenha usado a peça.
Reservas antigas bloqueiam stock utilizável. Uma reserva para uma ordem de reparação fechada ou cancelada retém uma peça que pode faltar noutro sítio.
O desconto de quantidade leva a excesso de stock. Um preço de compra mais baixo não compensa se o excedente ficar parado no armazém.
A redução generalizada dos mínimos provoca ruturas. Os cortes devem seguir o consumo, o prazo de entrega e a importância do artigo para a oficina, e não uma percentagem única para todo o armazém.
A liquidação continua com novas compras. No stock destinado a ser liquidado, cancele a reposição e as encomendas em aberto; caso contrário, o excedente volta.

O Omnetic liga o armazém de peças às ordens de reparação e aos resultados

O Warehouse gere vários armazéns e filiais numa única ficha de artigo. Junta existências, movimentos, reservas e encomendas, disponibiliza análise ABC com mínimos e máximos para cada armazém e ajuda a encontrar peças sem rotação. Controla também a margem mínima definida na venda para ordens de reparação e ao balcão, pelo que a liquidação abaixo da margem continua a ser uma exceção aprovada.

O Reporting calcula a partir dos mesmos dados com que trabalha o armazém. Disponibiliza vistas-padrão do armazém (antiguidade, rotação, estrutura), da margem e das filiais, e cada número pode ser desdobrado até ao registo de origem. O responsável pelo armazém passa assim do valor agregado diretamente para o artigo sobre o qual tem de decidir.

Todos os módulos trabalham sobre um registo único e comum do veículo, do cliente, das ordens de reparação e dos valores financeiros no DMS Core. As reservas da oficina, as existências e a fatura não são transcritas entre sistemas, pelo que a listagem de excedentes não depende de folhas de cálculo que se contradizem.

Marque uma demonstração do Omnetic centrada nas reservas de peças, nos excedentes e na gestão de stocks entre filiais.

Perguntas frequentes

Como tratar uma peça cuja referência foi alterada pelo fabricante?

Acompanhe o histórico da procura em conjunto para a referência antiga e para a nova. Caso contrário, a referência antiga parece um artigo sem consumo, mesmo que a procura continue com a nova referência. Dê saída à peça antiga apenas onde a informação de substituição em vigor o permitir.

As peças fornecidas pelo cliente e as peças à consignação contam para o capital empatado da oficina?

Não. No registo físico devem ser geridas em separado, mas o stock que a oficina não detém não faz parte do seu próprio capital empatado. Misturar peças próprias e alheias distorce o valor do armazém e a rotação.

Uma unidade em falta no inventário é stock invendável?

Não. É uma diferença de inventário, para a qual é preciso apurar a entrada, a saída, a transferência ou outra causa. Classificá-la como stock invendável esconderia a discrepância entre o registo e as existências físicas.