Wiedza

Magazyn części zamiennych: jak wykryć części niechodliwe i uwolnić zamrożony kapitał

Jak zarządzać magazynem części zamiennych w serwisie: części niechodliwe, analiza ABC, minima i maksima, rotacja i uwolnienie zamrożonego kapitału.

Najważniejsze wnioski

Części niechodliwe należy wyszukiwać według daty ostatniego wydania na zlecenie lub sprzedaży przy ladzie. Przesunięcie między magazynami nie dowodzi popytu.
Stary zapas nie musi jeszcze być niesprzedawalny. Zapas sezonowy i zapas bezpieczeństwa oraz aktualne rezerwacje trzeba oddzielić od nadwyżek. Dopiero nadwyżka w cenach zakupu pokazuje zamrożony kapitał.
Pieniądze przyniesie tylko zwrot do dostawcy, przesunięcie do oddziału, w którym jest popyt, lub ukierunkowana sprzedaż. Księgowy odpis aktualizujący wartość ani likwidacja nie uwalniają gotówki.
Analizę ABC warto uzupełnić o wiek zapasów i wartość nadwyżek. Dobra rotacja całego magazynu może ukrywać drogie części, które leżą niewykorzystane.
Warehouse w Omneticu prowadzi stany, rezerwacje i zamówienia we wszystkich magazynach i oddziałach na jednej kartotece magazynowej i pomaga znaleźć części niechodliwe.

Części niechodliwe powstają także w magazynie, który niezawodnie zaopatruje warsztat. Zostają po anulowanych naprawach, po błędnych zamówieniach lub po zmianie struktury samochodów przyjeżdżających do serwisu. Zajmują miejsce i zamrażają pieniądze, których potem brakuje na zakup pozycji zużywanych na co dzień. Długotrwale niewykorzystywany zapas kosztuje ponadto więcej w magazynowaniu niż towar, który szybko przechodzi przez magazyn. Kierownik magazynu nie szuka więc tylko najstarszych części, lecz decyduje, które z nich mają jeszcze znaczenie operacyjne i co zrobić z resztą. Dlatego zarządzanie magazynem części zamiennych musi odpowiednio wcześnie wykrywać takie pozycje i rozstrzygać, co z nimi zrobić.

Kiedy części niechodliwe są naprawdę problemem?

Część niechodliwa to pozycja, która w badanym okresie nie została wydana na zlecenie ani sprzedana. Zapas niesprzedawalny to węższa grupa: nie ma zastosowania w warsztacie ani akceptowalnej drogi sprzedaży lub zwrotu.

Jako podstawowy okres dla całego zestawienia dobrze sprawdza się ostatnie 12 miesięcy, ponieważ obejmuje pełny cykl sezonowy. Jedna granica czasowa dla wszystkich pozycji jednak się nie sprawdza. Filtr do regularnie serwisowanych samochodów ocenia się inaczej niż akcesoria sezonowe lub drogą część, którą serwis utrzymuje ze względu na długi czas dostawy.

Sytuacja	Co oznacza	Jak postąpić
Filtry do samochodów, które prawie już nie przyjeżdżają do serwisu	Pierwotny popyt zniknął	Ograniczyć uzupełnianie, nadwyżkę zaproponować do zwrotu lub sprzedaży
Klocki hamulcowe zarezerwowane na potwierdzoną naprawę	Zapas ma jasny cel	Pozostawić rezerwację powiązaną ze zleceniem
Łożysko utrzymywane ze względu na długi czas dostawy	Może to być uzasadniony zapas bezpieczeństwa	Zapisać przyczynę utrzymywania i osobę odpowiedzialną
Pasek zamówiony na anulowaną naprawę	Zakup na zlecenie pozostał niewykorzystany	Zwolnić rezerwację i w pierwszej kolejności zająć się zwrotem

Asortyment sezonowy należy porównywać z tym samym sezonem poprzedniego roku. W przypadku pozostałych pozycji punktem wyjścia są częstotliwość zużycia, czas dostawy i możliwość zwrotu. Termin zwrotu do dostawcy ma pierwszeństwo przed wewnętrzną granicą wieku: część, którą da się jeszcze zwrócić, nie czeka, aż zestawienie oznaczy ją na czerwono.

Jak zbudować zestawienie, które pokaże zamrożony kapitał?

Podstawą jest zestawienie według kartotek magazynowych i oddziałów, które odróżnia zapas fizyczny, ilość zarezerwowaną i nadwyżkę, z którą można coś zrobić.

Do zestawienia roboczego należą:

numer katalogowy, nazwa i lokalizacja;
liczba sztuk i ich wartość w cenach zakupu;
data ostatniego wydania na zlecenie lub sprzedaży;
ilość wydana w badanym okresie i historia przyjęć;
rezerwacje powiązane z otwartym zleceniem;
otwarte zamówienia;
warunki i koniec terminu zwrotu;
przyczyna pozostawienia zapasu, proponowany krok i osoba odpowiedzialna.

Przy ręcznym opracowaniu trzeba połączyć eksport ruchów magazynowych z rezerwacjami, zleceniami i zamówieniami. Błędy biorą się z tego, że każda lista odzwierciedla inny moment pracy zakładu: w międzyczasie część zostaje wydana, zamówienie się zmienia lub zlecenie zostaje anulowane. Warehouse w Omneticu prowadzi stany, ruchy, dostępność, rezerwacje i zamówienia na jednej kartotece magazynowej we wszystkich magazynach i oddziałach. Rezerwuje części dla otwartych zleceń serwisowych, a przy zmianie lub anulowaniu zlecenia je zwalnia, więc ręczne zestawianie magazynu ze zleceniami staje się zbędne.

Liczyć wartość nadwyżki, a nie liczbę starych pozycji

Dla każdej pozycji obowiązuje:

Kapitał zamrożony w nadwyżce = liczba nadwyżkowych sztuk × jednostkowa cena zakupu.

Nadwyżka to zapas ponad uzasadnione zapotrzebowanie, czyli po odjęciu aktualnych rezerwacji, oczekiwanego zużycia i zapasu bezpieczeństwa. Jeśli sztuki z różnych przyjęć mają różną wycenę, należy użyć wyceny magazynowej właśnie tych sztuk.

Przykład poglądowy	Filtry oleju do jednego silnika	Turbosprężarka
Sztuki w magazynie	30	1
Rezerwacje na zlecenia	4	0
Oczekiwane zużycie do następnej dostawy	6	0
Zapas bezpieczeństwa	4	0
Nadwyżka	16 szt.	1 szt.
Cena zakupu za sztukę	6 €	900 €
Kapitał zamrożony w nadwyżce	96 €	900 €

Liczby są poglądowe. Pokazują jednak, dlaczego zestawienie należy sortować najpierw według kończących się terminów zwrotu, a potem według wartości nadwyżki: szesnaście filtrów wygląda na większy problem, ale jedna droga część zamraża więcej pieniędzy.

Uwaga na częściowe zużycie. Niedawna sprzedaż jednej sztuki może ukryć nadwyżkę pozostałych, dlatego do daty ostatniego wydania zawsze należy dołączyć także ilość wydaną w badanym okresie.

Co zrobić z zapasem: zwrócić, przesunąć, sprzedać czy zlikwidować?

Każda problematyczna pozycja wymaga decyzji, osoby odpowiedzialnej i terminu. Lista bez kolejnego kroku jedynie opisuje stan magazynu.

Droga	Kiedy ma sens	Co uwzględnić w decyzji
Zwrot do dostawcy	Część spełnia uzgodnione warunki zwrotu	Termin, stan opakowania, transport i ewentualne potrącenia
Przesunięcie do innego oddziału	Inny oddział ma zlecenie lub regularne zużycie	Koszty transportu i manipulacji, rezerwację dla odbiorcy
Ukierunkowana sprzedaż	Istnieje odbiorca, a część jest prawidłowo zidentyfikowana	Cenę sprzedaży, koszty sprzedaży i zatwierdzenie rabatu
Pozostawienie jako rezerwy	Brak części zagroziłby obsłudze klientów	Przyczynę utrzymywania, ilość i termin kolejnego przeglądu
Likwidacja	Część nie ma bezpiecznego zastosowania ani zbytu	Zapis przyczyny i odpowiedni sposób utylizacji

Zwrotem zająć się przed ogólną obniżką cen

W przypadku części zamówionej na zlecenie, które zostało anulowane, najpierw należy wykorzystać umowną możliwość zwrotu. Każdy kolejny tydzień w magazynie może zamknąć tę drogę. Zwrot nie jest ogólnym uprawnieniem, lecz zależy od umowy z dostawcą.

Przesunięcie powinno podążać za popytem

Przeniesienie części do większego oddziału nie uwolni kapitału, jeśli nie ma tam na nią popytu. Sens ma przesunięcie na potwierdzone zlecenie lub tam, gdzie pozycja jest regularnie zużywana. W przypadku taniej części transport i manipulacja mogą kosztować więcej, niż przyniesie przesunięcie.

Rabat może być lepszy niż dalsze czekanie

Przy nadwyżce należy liczyć z kwotą, którą sprzedaż faktycznie przyniesie po odjęciu kosztów sprzedaży. Pierwotnej ceny zakupu dalsze magazynowanie już nie zmieni. Sprzedaż poniżej zwykłej marży może więc być rozsądnym zakończeniem zapasu, ale jako zatwierdzony wyjątek, a nie rabat, który każdy sprzedawca przy ladzie ustala sam.

Księgowy odpis aktualizujący wartość zapasu i uwolnienie gotówki to różne rzeczy. Pieniądze przyniesie dopiero sprzedaż lub rozliczenie zwrotu. Likwidacja usuwa bezużyteczny zapas i zwalnia miejsce, ale nie zwraca pieniędzy wydanych na zakup.

Jak ustawić analizę ABC, minima i maksima?

Analiza ABC porównuje strukturę ilościową i wartościową asortymentu. Do zarządzania uzupełnianiem pozycje sortuje się według wartości zużycia za ten sam okres:

Wartość zużycia pozycji = ilość wydana × cena zakupu.

Pozycje o największym udziale w wartości zużycia (grupa A) wymagają największej uwagi przy zamawianiu, resztą asortymentu wystarczy zarządzać w prostszym trybie. Analiza ABC nie widzi jednak zapasu niechodliwego: droga część bez wydań ma zerową wartość zużycia, nawet jeśli zamraża dużą część kapitału. Dlatego analizę ABC należy uzupełnić o wiek zapasów i wartość nadwyżek.

Nie mylić zapasu bezpieczeństwa z punktem ponownego zamówienia

Zapas bezpieczeństwa to rezerwa w magazynie na wahania zużycia lub opóźnienia dostaw. Punkt ponownego zamówienia mówi, kiedy należy uzupełnić zapas:

Punkt ponownego zamówienia = średnie dzienne zużycie × czas realizacji zamówienia w dniach + zapas bezpieczeństwa.

Przy zamawianiu do obliczenia należą oprócz stanu fizycznego także rezerwacje i już zamówione dostawy. W przeciwnym razie magazyn zamówi to samo zapotrzebowanie dwukrotnie.

W modelu uzupełniania z optymalną wielkością zamówienia zapas maksymalny ustala się następująco:

Zapas maksymalny = zapas bezpieczeństwa + optymalna wielkość zamówienia.

Minima i maksima należy ustalać dla każdego magazynu osobno według jego zużycia i warunków dostaw. Oddział z regularnym odbiorem nie powinien mieć takiego samego maksimum jak zakład, który potrzebuje danej części sporadycznie. W przypadku pozycji, która sprzedaje się rzadko, a dostawca dowozi ją szybko, lepszy jest zakup na zlecenie. Wyjątkiem są części, bez których naprawa by stanęła lub nie zostałby dotrzymany uzgodniony poziom obsługi klientów.

Jak mierzyć, czy magazyn części zamiennych działa lepiej?

Spadek wartości magazynu nie wystarczy. Nadmierne ograniczenie zapasu przenosi problem do warsztatu: mechanicy czekają na części, a naprawy się przedłużają.

Wskaźnik	Co pokazuje	Jak go odczytywać
Wartość części niechodliwych w cenach zakupu	Kwota zamrożona w niewykorzystywanym zapasie	Oddzielić uzasadnione rezerwy od nadwyżek
Wartość nadwyżek według sposobu rozwiązania	Ile zapasu czeka na zwrot, sprzedaż lub likwidację	Śledzić zakończone kroki, a nie utworzone listy
Wartościowy wskaźnik rotacji zapasów	Relację zużycia do średniego zapasu	Liczyć według oddziałów i grup asortymentowych
Zlecenia opóźnione z powodu części	Wpływ zaopatrzenia na serwis	Odróżnić brak zapasu magazynowego od błędu w zamówieniu lub dostawie
Marża przy sprzedaży na zlecenie i przy ladzie	Dyscyplinę cenową w obu kanałach sprzedaży	Oddzielić zwykłą sprzedaż od zatwierdzonej wyprzedaży

Wartościowy wskaźnik rotacji oblicza się następująco:

Rotacja zapasów = koszt wydanych lub sprzedanych zapasów za okres ÷ średni zapas w cenach zakupu.

Licznik i mianownik muszą mieć tę samą wycenę; przychody w cenach sprzedaży podzielone przez zapas w cenach zakupu zawyżą rotację. Średnia z regularnych stanów w okresie (na przykład miesięcznych) lepiej oddaje wahania sezonowe niż średnia ze stanu początkowego i końcowego.

W przypadku marży handlowej należy stosować jedną definicję dla wszystkich oddziałów:

Marża w % = (cena sprzedaży − cena zakupu) ÷ cena sprzedaży × 100.

Ceny muszą być wyrażone na tej samej podstawie, obie bez VAT. Tak obliczona marża nie obejmuje kosztów operacyjnych magazynu i nie jest tożsama z narzutem na cenę zakupu.

Na co uważać

Przesunięcia między magazynami „odmładzają” zestawienie. Każde przesunięcie przesuwa datę ostatniego ruchu, nawet jeśli nikt nie użył części.
Stare rezerwacje blokują użyteczny zapas. Rezerwacja na zamknięte lub anulowane zlecenie trzyma część, której może brakować gdzie indziej.
Rabat ilościowy prowadzi do przezapasowania. Niższa cena zakupu się nie opłaca, jeśli nadwyżka zostanie w magazynie.
Ogólne obniżenie minimów powoduje braki. Cięcia powinny wynikać ze zużycia, czasu dostawy i znaczenia pozycji dla warsztatu, a nie z jednego procentu dla całego magazynu.
Wyprzedaż idzie w parze z nowym zakupem. Przy zapasie przeznaczonym do wygaszenia należy wyłączyć uzupełnianie i anulować otwarte zamówienia, inaczej nadwyżka wróci.

Omnetic łączy magazyn części ze zleceniami i wynikami

Warehouse prowadzi wiele magazynów i oddziałów na jednej kartotece magazynowej. Łączy stany, ruchy, rezerwacje i zamówienia, oferuje analizę ABC z minimami i maksimami dla każdego magazynu i pomaga znaleźć części niechodliwe. Pilnuje też ustawionej marży minimalnej przy sprzedaży na zleceniach serwisowych i przy ladzie, dzięki czemu wyprzedaż poniżej marży pozostaje zatwierdzonym wyjątkiem.

Reporting liczy na tych samych danych, z którymi pracuje magazyn. Oferuje standardowe widoki magazynu (wiek, rotacja, struktura), marży i oddziałów, a każdą liczbę można rozwinąć aż do rekordu źródłowego. Kierownik magazynu przechodzi więc od wartości zbiorczej bezpośrednio do pozycji, w sprawie której ma podjąć decyzję.

Wszystkie moduły pracują na jednym wspólnym rekordzie pojazdu, klienta, zleceń i płatności w DMS Core. Rezerwacje z warsztatu, stan magazynu i faktura nie są przepisywane między systemami, więc zestawienie nadwyżek nie opiera się na wzajemnie sprzecznych arkuszach.

Można umówić prezentację Omneticu poświęconą rezerwacjom części, nadwyżkom i zarządzaniu zapasami we wszystkich oddziałach.

Powiązane artykuły

FAQ

Jak postępować z częścią, której producent zmienił numer katalogowy?

Historię popytu należy śledzić łącznie dla starego i nowego numeru. W przeciwnym razie stare oznaczenie wygląda jak pozycja bez zużycia, choć popyt trwa pod nowym numerem. Starą część wydaje się tylko tam, gdzie pozwala na to aktualna informacja o zamienności.

Czy części dostarczone przez klienta i części konsygnacyjne należą do kapitału zamrożonego w serwisie?

Nie. W ewidencji fizycznej powinny być prowadzone osobno, ale do własnego zamrożonego kapitału nie należy zapas, którego serwis nie jest właścicielem. Mieszanie własnych i cudzych części zniekształca wartość magazynu i rotację.

Czy brakująca sztuka przy inwentaryzacji to zapas niesprzedawalny?

Nie. Jest to różnica inwentaryzacyjna, przy której trzeba ustalić przyjęcie, wydanie, przesunięcie lub inną przyczynę. Zaliczenie jej do zapasów niesprzedawalnych ukryłoby niezgodność ewidencji ze stanem fizycznym.