Artikkelit

Varaosavarasto: miten liikkumattomat varaosat löydetään ja sidottu pääoma vapautetaan

Näin korjaamon varaosavarastoa hallitaan: liikkumattomat varaosat, ABC-analyysi, minimit ja maksimit, kiertonopeus ja sidotun pääoman vapauttaminen.

Tärkeimmät havainnot

Liikkumattomia varaosia etsitään viimeisimmän työmääräimelle tehdyn varastonoton tai tiskimyynnin päivämäärän perusteella. Siirto varastosta toiseen ei osoita kysyntää.
Vanha varasto ei välttämättä ole vielä myyntikelvotonta. Kausi- ja varmuusvarasto sekä voimassa olevat varaukset erotetaan ylimääräisistä kappaleista. Vasta ylijäämä hankintahinnoin näyttää sidotun pääoman.
Rahaa tuo vain palautus toimittajalle, siirto toimipisteeseen, jossa kysyntää on, tai kohdennettu myynti. Kirjanpidollinen arvonalennus tai romutus ei vapauta käteistä.
ABC-analyysia täydennetään varaston iällä ja ylijäämän arvolla. Koko varaston hyvä kiertonopeus voi kätkeä kalliita varaosia, jotka makaavat käyttämättöminä.
Omneticin Warehouse hallinnoi saldoja, varauksia ja tilauksia eri varastoissa ja toimipisteissä yhdellä varastokortilla ja auttaa löytämään liikkumattomat varaosat.

Liikkumattomia varaosia syntyy myös varastoon, joka palvelee korjaamoa luotettavasti. Niitä jää peruttujen korjausten, virheellisten tilausten tai korjaamolla käyvien autojen rakenteen muutosten jälkeen. Ne vievät tilaa ja sitovat rahaa, joka puuttuu sitten tavallisesti kuluvien nimikkeiden ostamisesta. Pitkään käyttämättä oleva varasto maksaa lisäksi varastoinnissa enemmän kuin tavara, joka kiertää varastosta nopeasti. Varastopäällikkö ei siksi etsi vain vanhimpia varaosia, vaan päättää, millä niistä on vielä merkitystä toiminnalle ja mitä loput tehdään. Varaosavaraston hallinnan on siksi tunnistettava tällaiset nimikkeet ajoissa ja päätettävä, mitä niille tehdään.

Milloin liikkumattomat varaosat ovat todellinen ongelma?

Liikkumaton varaosa on nimike, jota ei tarkastelujaksolla ole otettu varastosta työmääräimelle eikä myyty. Myyntikelvoton varasto on suppeampi ryhmä: sillä ei ole käyttöä korjaamossa eikä hyväksyttävää tietä myyntiin tai palautukseen.

Koko raportin perusjaksoksi sopivat viimeiset 12 kuukautta, koska ne kattavat koko kausivaihtelun. Yksi aikaraja kaikille nimikkeille ei kuitenkaan toimi. Säännöllisesti huollettavien autojen suodatinta arvioidaan eri tavalla kuin kausivarusteita tai kallista varaosaa, jota korjaamo pitää varastossa pitkän toimitusajan vuoksi.

Tilanne	Mitä se tarkoittaa	Miten sen kanssa toimitaan
Suodattimet autoihin, jotka eivät enää juuri käy korjaamolla	Alkuperäinen kysyntä on kadonnut	Rajoitetaan täydennystä, ylijäämää tarjotaan palautettavaksi tai myytäväksi
Vahvistetulle korjaukselle varatut jarrupalat	Varastolla on selvä tarkoitus	Varaus pidetään sidottuna työmääräimeen
Laakeri, jota pidetään varastossa pitkän toimitusajan vuoksi	Voi olla perusteltu varmuusvarasto	Kirjataan varastossa pitämisen syy ja vastuuhenkilö
Peruttua korjausta varten tilattu hihna	Työmääräinkohtainen hankinta jäi käyttämättä	Vapautetaan varaus ja hoidetaan ensisijaisesti palautus

Kausivalikoimaa verrataan edellisen vuoden samaan kauteen. Muissa nimikkeissä lähtökohtana ovat kulutuksen tiheys, toimitusaika ja palautusmahdollisuus. Toimittajan palautusaika menee sisäisen ikärajan edelle: varaosa, jonka voi vielä palauttaa, ei jää odottamaan, että raportti merkitsee sen punaisella.

Miten koostetaan raportti, joka näyttää sidotun pääoman?

Pohjana on varastokorteittain ja toimipisteittäin laadittu raportti, joka erottaa fyysisen varaston, varatun määrän ja ylijäämän, jolle voi tehdä jotain.

Työraporttiin kuuluvat:

luettelonumero, nimike ja varastopaikka;
kappalemäärä ja hankinta-arvo;
viimeisimmän työmääräimelle tehdyn varastonoton tai myynnin päivämäärä;
tarkastelujaksolla luovutettu määrä ja vastaanottohistoria;
varaukset ja niiden yhteys avoimeen työmääräimeen;
avoimet tilaukset;
palautusehdot ja palautusajan päättyminen;
varastossa pitämisen syy, ehdotettu toimenpide ja vastuuhenkilö.

Käsin tehtäessä varastotapahtumien vienti on yhdistettävä varauksiin, työmääräimiin ja tilauksiin. Virheitä syntyy, koska jokainen luettelo kuvaa toiminnan eri hetkeä: sillä välin varaosa on otettu varastosta, tilaus muuttunut tai työmääräin peruttu. Omneticin Warehouse hallinnoi saldoja, varastotapahtumia, saatavuutta, varauksia ja tilauksia yhdellä varastokortilla eri varastoissa ja toimipisteissä. Se varaa varaosat avoimille työmääräimille ja vapauttaa ne, kun työmääräin muuttuu tai peruuntuu, joten varaston ja työmääräinten yhdistäminen käsin jää pois.

Lasketaan ylijäämän arvo, ei vanhojen nimikkeiden määrä

Jokaiselle nimikkeelle pätee:

Ylijäämään sidottu pääoma = ylimääräisten kappaleiden määrä × yksikön hankintahinta.

Ylijäämä on varasto, joka ylittää perustellun tarpeen eli voimassa olevien varausten, odotetun kulutuksen ja varmuusvaraston vähentämisen jälkeen jäljelle jäävän määrän. Kun eri vastaanottojen kappaleilla on eri arvostus, käytetään juuri niiden kappaleiden varastoarvostusta.

Havainnollistava esimerkki	Öljynsuodattimet yhteen moottoriin	Turboahdin
Kappaleita varastossa	30	1
Varaukset työmääräimille	4	0
Odotettu kulutus ennen seuraavaa toimitusta	6	0
Varmuusvarasto	4	0
Ylijäämä	16 kpl	1 kpl
Hankintahinta kappaleelta	6 €	900 €
Ylijäämään sidottu pääoma	96 €	900 €

Luvut ovat havainnollistavia. Ne kuitenkin näyttävät, miksi raportti kannattaa järjestää ensin päättyvien palautusaikojen ja sitten ylijäämän arvon mukaan: kuusitoista suodatinta näyttää suuremmalta ongelmalta, mutta yksi kallis varaosa sitoo enemmän rahaa.

Osittaiseen kulutukseen on syytä kiinnittää huomiota. Yhden kappaleen tuore myynti voi peittää muiden kappaleiden ylijäämän, joten viimeisimmän varastonoton päivämäärän rinnalla on aina oltava myös tarkastelujaksolla luovutettu määrä.

Mitä varastolle tehdään: palautus, siirto, myynti vai romutus?

Jokainen ongelmallinen nimike tarvitsee päätöksen, vastuuhenkilön ja määräajan. Luettelo ilman seuraavaa toimenpidettä vain kuvaa varaston tilaa.

Vaihtoehto	Milloin se on järkevä	Mitä päätöksessä otetaan huomioon
Palautus toimittajalle	Varaosa täyttää sovitut palautusehdot	Määräaika, pakkauksen kunto, kuljetus ja mahdolliset vähennykset
Siirto toiseen toimipisteeseen	Toisella toimipisteellä on työmääräin tai toistuvaa kulutusta	Kuljetus- ja käsittelykustannukset, varaus vastaanottajalle
Kohdennettu myynti	Ostaja on olemassa ja varaosa on tunnistettu oikein	Myyntihinta, myynnin kustannukset ja alennuksen hyväksyntä
Säilyttäminen varmuusvarastona	Varaosan puuttuminen vaarantaisi asiakaspalvelun	Varastossa pitämisen syy, määrä ja seuraavan tarkistuksen ajankohta
Romutus	Varaosalla ei ole turvallista käyttöä eikä menekkiä	Syyn kirjaaminen ja asianmukainen hävitystapa

Palautus hoidetaan ennen yleistä alennusta

Perutulle työmääräimelle tilatun varaosan kohdalla käytetään ensin sopimuksen mukaista palautusmahdollisuutta. Jokainen lisäviikko varastossa voi sulkea tämän tien. Palautus ei ole yleinen oikeus, vaan se perustuu toimittajan kanssa tehtyyn sopimukseen.

Siirron on seurattava kysyntää

Varaosan siirtäminen suuremmalle toimipisteelle ei vapauta pääomaa, jos siellä ei ole sille kysyntää. Järkevä on siirto vahvistetulle työmääräimelle tai sinne, missä nimikettä kuluu toistuvasti. Edullisen varaosan kohdalla kuljetus ja käsittely voivat maksaa enemmän kuin siirto tuottaa.

Alennus voi olla parempi kuin lisäodotus

Ylijäämän kohdalla lasketaan summa, jonka myynti todella tuo myynnin kustannusten vähentämisen jälkeen. Alkuperäistä hankintahintaa lisävarastointi ei enää muuta. Myynti tavallista katetta alemmalla hinnalla voi siksi olla järkevä tapa purkaa varasto, mutta hyväksyttynä poikkeuksena, ei alennuksena, jonka jokainen tiskimyyjä asettaa itse.

Varaston kirjanpidollinen arvonalennus ja käteisen vapautuminen ovat eri asioita. Rahaa tuo vasta myynti tai palautuksen hyvitys. Romutus poistaa käyttökelvottoman varaston ja vapauttaa tilaa, mutta ei palauta ostoon käytettyä rahaa.

Miten ABC-analyysi, minimit ja maksimit määritetään?

ABC-analyysi vertaa valikoiman määrä- ja arvorakennetta. Täydennyksen ohjaamista varten nimikkeet järjestetään saman ajanjakson kulutuksen arvon mukaan:

Nimikkeen kulutuksen arvo = luovutettu määrä × hankintahinta.

Nimikkeet, joiden osuus kulutuksen arvosta on suurin (ryhmä A), vaativat eniten huomiota tilattaessa, ja muuta valikoimaa riittää ohjata yksinkertaisemmin. ABC ei kuitenkaan näe liikkumatonta varastoa: kalliin varaosan, jota ei ole otettu varastosta, kulutuksen arvo on nolla, vaikka se sitoo suuren osan pääomasta. Siksi ABC-analyysia täydennetään varaston iällä ja ylijäämän arvolla.

Varmuusvarastoa ja tilauspistettä ei pidä sekoittaa

Varmuusvarasto on varastossa oleva puskuri kulutuksen vaihteluiden tai toimitusviiveiden varalle. Tilauspiste kertoo, milloin varastoa on aika täydentää:

Tilauspiste = keskimääräinen päiväkulutus × hankinta-aika päivinä + varmuusvarasto.

Tilattaessa laskelmaan kuuluvat fyysisen saldon lisäksi myös varaukset ja jo tilatut toimitukset. Muuten varasto tilaa saman tarpeen kahteen kertaan.

Täydennysmallissa, jossa käytetään taloudellista tilauserää, maksimivarasto määritetään näin:

Maksimivarasto = varmuusvarasto + taloudellinen tilauserä.

Minimit ja maksimit määritetään jokaiselle varastolle erikseen sen kulutuksen ja toimitusehtojen mukaan. Toimipisteellä, jolla on säännöllistä kysyntää, ei pidä olla samaa maksimia kuin yksiköllä, joka tarvitsee varaosaa vain poikkeuksellisesti. Nimikkeelle, jota myydään harvoin ja jonka toimittaja tuo nopeasti, työmääräinkohtainen hankinta on parempi. Poikkeuksena ovat varaosat, joita ilman korjaus pysähtyisi tai sovittua asiakaspalvelun tasoa ei saavutettaisi.

Miten mitataan, parantuuko varaosavarasto?

Varaston arvon pieneneminen ei riitä. Liiallinen varaston karsiminen siirtää ongelman korjaamoon: asentajat odottavat varaosia ja korjaukset venyvät.

Tunnusluku	Mitä se näyttää	Miten sitä luetaan
Liikkumattomien varaosien arvo hankintahinnoin	Käyttämättömään varastoon sitoutuneen rahan määrä	Erotetaan perustellut varmuusvarastot ylijäämästä
Ylijäämän arvo käsittelytavan mukaan	Kuinka paljon varastoa odottaa palautusta, myyntiä tai romutusta	Seurataan toteutettuja toimenpiteitä, ei laadittuja luetteloita
Varaston arvoon perustuva kiertonopeus	Kulutuksen ja keskimääräisen varaston suhde	Lasketaan sekä toimipisteittäin että valikoimaryhmittäin
Varaosien vuoksi viivästyneet työmääräimet	Varaosahuollon vaikutus korjaamoon	Erotetaan puuttuva varasto tilaus- tai toimitusvirheestä
Kate työmääräinmyynnissä ja tiskimyynnissä	Hintakuri molemmissa myyntikanavissa	Erotetaan tavallinen myynti hyväksytystä loppuunmyynnistä

Arvoon perustuva kiertonopeus lasketaan näin:

Varaston kiertonopeus = jakson aikana luovutettujen tai myytyjen varaosien hankintakustannus ÷ keskimääräinen varasto hankintahinnoin.

Osoittajalla ja nimittäjällä on oltava sama arvostus; myyntihintainen myynti jaettuna hankintahintaisella varastolla liioittelee kiertonopeutta. Jakson aikana säännöllisesti (esimerkiksi kuukausittain) mitattujen saldojen keskiarvo kuvaa kausivaihtelua paremmin kuin alku- ja loppusaldon keskiarvo.

Myyntikatteelle käytetään kaikissa toimipisteissä samaa määritelmää:

Kate % = (myyntihinta − hankintahinta) ÷ myyntihinta × 100.

Hintojen on oltava samalla perusteella, molemmat ilman arvonlisäveroa. Näin laskettu kate ei sisällä varaston toimintakustannuksia, eikä se ole sama kuin hankintahintaan tehtävä hinnanlisäys.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota

Varastojen väliset siirrot nuorentavat raporttia. Jokainen siirto siirtää viimeisimmän tapahtuman päivämäärää, vaikka kukaan ei ole käyttänyt varaosaa.
Vanhat varaukset lukitsevat käyttökelpoista varastoa. Suljetun tai perutun työmääräimen varaus pitää varaosaa, joka voi puuttua muualta.
Määräalennus johtaa ylivarastointiin. Alempi ostohinta ei kannata, jos ylijäämä jää makaamaan varastoon.
Minimien yleinen alentaminen aiheuttaa puutteita. Karsinnan on perustuttava kulutukseen, toimitusaikaan ja nimikkeen merkitykseen korjaamolle, ei yhteen prosenttilukuun koko varastolle.
Loppuunmyynti jatkuu uusilla ostoilla. Purettavaksi tarkoitetun varaston täydennys ja avoimet tilaukset perutaan, muuten ylijäämä palaa.

Omnetic yhdistää varaosavaraston työmääräimiin ja tuloksiin

Warehouse hallinnoi useita varastoja ja toimipisteitä yhdellä varastokortilla. Se yhdistää saldot, varastotapahtumat, varaukset ja tilaukset, tarjoaa ABC-analyysin varastokohtaisine minimeineen ja maksimeineen ja auttaa löytämään liikkumattomat varaosat. Se valvoo myös asetettua vähimmäiskatetta sekä työmääräimiin liittyvässä myynnissä että tiskimyynnissä, joten katetta alempi loppuunmyynti pysyy hyväksyttynä poikkeuksena.

Reporting laskee samoista tiedoista, joita varasto käyttää. Se tarjoaa vakionäkymät varastoon (ikä, kiertonopeus, rakenne), katteeseen ja toimipisteisiin, ja jokaisen luvun voi avata lähdekirjaukseen asti. Varastopäällikkö siirtyy näin yhteenvetoarvosta suoraan nimikkeeseen, josta hänen on päätettävä.

Kaikki moduulit käyttävät DMS Coressa yhtä yhteistä ajoneuvon, asiakkaan, työmääräinten ja rahaliikenteen tietuetta. Korjaamon varauksia, varastosaldoa ja laskua ei kirjoiteta uudelleen järjestelmästä toiseen, joten ylijäämäraportti ei perustu keskenään ristiriitaisiin taulukoihin.

Omneticin esittelyn voi sopia keskittyen varaosavarauksiin, ylijäämiin ja varastonhallintaan eri toimipisteissä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Usein kysytyt kysymykset

Miten toimitaan varaosan kanssa, jonka luettelonumeron valmistaja on muuttanut?

Kysyntähistoriaa seurataan yhdessä vanhalle ja uudelle numerolle. Muuten vanha tunnus näyttää nimikkeeltä, jolla ei ole kulutusta, vaikka kysyntä jatkuu uudella numerolla. Vanhaa varaosaa luovutetaan vain silloin, kun voimassa oleva korvaavuustieto sen sallii.

Kuuluvatko asiakkaan toimittamat varaosat ja konsignaatiovarasto korjaamon sidottuun pääomaan?

Eivät. Fyysisessä kirjanpidossa niitä on hallittava erikseen, mutta korjaamon omaan sidottuun pääomaan ei kuulu varasto, jota korjaamo ei omista. Omien ja vieraiden varaosien sekoittaminen vääristää sekä varaston arvoa että kiertonopeutta.

Onko inventaariossa puuttuva kappale myyntikelvotonta varastoa?

Ei. Kyse on inventaarioerosta, jonka syy on selvitettävä: vastaanotto, varastonotto, siirto tai jokin muu. Sen luokittelu myyntikelvottomaksi varastoksi peittäisi kirjausten ja fyysisen saldon välisen ristiriidan.