Indsigter

Reservedelslager: sådan findes dele uden bevægelse, og bunden kapital frigøres

Sådan styres værkstedets reservedelslager: dele uden bevægelse, ABC-analyse, minimum og maksimum, omsætningshastighed og frigørelse af bunden kapital.

De vigtigste konklusioner

Find dele uden bevægelse ud fra datoen for seneste udlevering til en ordre eller seneste disksalg. En flytning mellem lagre beviser ikke, at der er efterspørgsel.
Gammelt lager er ikke nødvendigvis ukurant. Adskil sæsonlager, sikkerhedslager og gyldige reservationer fra overskydende stykker. Først overskuddet i indkøbspriser viser den bundne kapital.
Kun returnering til leverandøren, flytning til en afdeling med efterspørgsel eller målrettet salg giver penge. Hverken en regnskabsmæssig nedskrivning eller en kassation frigør likviditet.
Suppler ABC-analysen med lagerets alder og værdien af overskuddet. En god omsætningshastighed for hele lageret kan skjule dyre dele, der ligger ubrugt hen.
Warehouse i Omnetic håndterer beholdninger, reservationer og indkøbsordrer på tværs af lagre og afdelinger på ét lagerkort og hjælper med at finde dele uden bevægelse.

Dele uden bevægelse opstår også på et lager, der forsyner værkstedet pålideligt. De bliver tilbage efter annullerede reparationer, fejlbestillinger eller ændringer i sammensætningen af de biler, der kommer på værkstedet. De optager plads og binder penge, som så mangler ved indkøb af de varer, der bruges løbende. Et lager, der ikke bliver brugt i lang tid, koster desuden mere at opbevare end varer, der hurtigt passerer gennem lageret. Lagerchefen leder derfor ikke kun efter de ældste dele, men afgør, hvilke af dem der stadig har driftsmæssig betydning, og hvad der skal ske med resten. God styring af reservedelslageret skal altså opdage sådanne varer i tide og tage stilling til, hvad der skal ske med dem.

Hvornår er dele uden bevægelse virkelig et problem?

En del uden bevægelse er en vare, der i den undersøgte periode hverken er udleveret til en ordre eller solgt. Ukurante varer er en snævrere gruppe: de har hverken anvendelse på værkstedet eller en acceptabel vej til salg eller returnering.

Som grundperiode for hele oversigten egner de seneste 12 måneder sig, fordi de dækker en hel sæsoncyklus. Én tidsgrænse for alle varer fungerer dog ikke. Et filter til biler, der kommer til regelmæssig service, vurderes anderledes end sæsontilbehør eller en dyr del, som værkstedet har på lager på grund af lang leveringstid.

Situation	Hvad den betyder	Hvordan den håndteres
Filtre til biler, der næsten ikke længere kommer på værkstedet	Den oprindelige efterspørgsel er forsvundet	Begrænse genopfyldningen, tilbyde overskuddet til returnering eller salg
Bremseklodser reserveret til en bekræftet reparation	Lageret har et klart formål	Bevare reservationen knyttet til ordren
Leje på lager på grund af lang leveringstid	Kan være et begrundet sikkerhedslager	Notere årsagen til lagerføringen og den ansvarlige person
Rem bestilt til en annulleret reparation	Indkøb til en ordre er blevet tilbage uden anvendelse	Frigive reservationen og prioritere returnering

Sammenlign sæsonsortimentet med samme sæson året før. For de øvrige varer tages udgangspunkt i forbrugshyppighed, leveringstid og mulighed for returnering. Fristen for returnering til leverandøren går forud for en intern aldersgrænse: en del, der stadig kan returneres, skal ikke vente, til oversigten farver den rød.

Hvordan opbygges en oversigt, der viser den bundne kapital?

Grundlaget er en oversigt pr. lagerkort og afdeling, der skelner mellem den fysiske beholdning, den reserverede mængde og det overskud, der kan gøres noget ved.

Arbejdsoversigten skal indeholde:

varenummer, betegnelse og placering;
antal stykker og deres indkøbsværdi;
dato for seneste udlevering til en ordre eller seneste salg;
udleveret mængde i den undersøgte periode og historik over tilgange;
reservationer med tilknytning til en åben ordre;
åbne indkøbsordrer;
betingelser og udløb af fristen for returnering;
årsag til at beholde varen, foreslået handling og ansvarlig person.

Ved manuel behandling skal et udtræk af bevægelser kobles med reservationer, ordrer og indkøbsordrer. Fejlene opstår, fordi hver liste viser et forskelligt øjeblik i driften: i mellemtiden bliver en del udleveret, en indkøbsordre ændret eller en ordre annulleret. Warehouse i Omnetic håndterer beholdninger, bevægelser, tilgængelighed, reservationer og indkøbsordrer på ét lagerkort på tværs af lagre og afdelinger. Modulet reserverer dele til åbne serviceordrer og frigiver dem, når ordren ændres eller annulleres, så den manuelle afstemning af lager og ordrer bortfalder.

Beregn værdien af overskuddet, ikke antallet af gamle varer

For hver vare gælder:

Bunden kapital i overskud = antal overskydende stykker × indkøbspris pr. stk.

Overskud er lager ud over et forsvarligt behov, dvs. efter fradrag af gyldige reservationer, forventet forbrug og sikkerhedslager. Når stykker fra forskellige tilgange har forskellig værdiansættelse, bruges lagerværdien for netop de stykker.

Illustrativt eksempel	Oliefiltre til én motor	Turbolader
Stykker på lager	30	1
Reservationer til ordrer	4	0
Forventet forbrug frem til næste levering	6	0
Sikkerhedslager	4	0
Overskud	16 stk.	1 stk.
Indkøbspris pr. stk.	6 €	900 €
Bunden kapital i overskud	96 €	900 €

Tallene er illustrative. De viser dog, hvorfor oversigten først skal sorteres efter udløbende returfrister og derefter efter overskuddets værdi: seksten filtre ligner et større problem, men én dyr del binder flere penge.

Vær opmærksom på delvist forbrug. Et nyligt salg af ét stykke kan skjule overskuddet af de øvrige, og derfor hører den udleverede mængde i den undersøgte periode altid med til datoen for seneste udlevering.

Hvad skal der ske med lageret: returnering, flytning, salg eller kassation?

Hver problemvare kræver en beslutning, en ansvarlig person og en frist. En liste uden næste skridt beskriver blot lagerets tilstand.

Vej	Hvornår den giver mening	Hvad der skal indgå i beslutningen
Returnering til leverandøren	Delen opfylder de aftalte returbetingelser	Frist, emballagens tilstand, transport og eventuelle fradrag
Flytning til en anden afdeling	En anden afdeling har en ordre eller et tilbagevendende forbrug	Omkostninger til transport og håndtering, reservation til modtageren
Målrettet salg	Der findes en køber, og delen er korrekt identificeret	Salgspris, salgsomkostninger og godkendelse af rabatten
Bevaring som reserve	Mangel på delen ville true kundebetjeningen	Årsag til lagerføringen, mængde og tidspunkt for næste gennemgang
Kassation	Delen har hverken sikker anvendelse eller afsætning	Notering af årsagen og passende bortskaffelse

Tag returneringen før en generel rabat

For en del, der er bestilt til en ordre, som er blevet annulleret, udnyttes først den aftalte mulighed for returnering. Hver ekstra uge på lageret kan lukke den vej. Returnering er ikke en generel ret, men afhænger af aftalen med leverandøren.

En flytning skal følge efterspørgslen

At flytte en del til en større afdeling frigør ikke kapital, hvis der ikke er efterspørgsel efter den dér. Det giver mening at flytte til en bekræftet ordre eller derhen, hvor varen bruges regelmæssigt. For en billig del kan transport og håndtering koste mere, end flytningen indbringer.

En rabat kan være bedre end at vente længere

For overskuddet regnes med det beløb, salget faktisk indbringer efter fradrag af salgsomkostningerne. Den oprindelige indkøbspris ændres ikke af yderligere lageropbevaring. Et salg under den normale avance kan derfor være en fornuftig måde at afvikle lageret på, men som en godkendt undtagelse, ikke som en rabat, hver sælger ved disken fastsætter selv.

En regnskabsmæssig nedskrivning af lageret og frigørelse af likviditet er to forskellige ting. Penge kommer først ved et salg eller ved afregning af en returnering. En kassation fjerner ubrugeligt lager og frigør plads, men giver ikke de penge tilbage, der blev brugt på indkøbet.

Hvordan indstilles ABC-analyse, minimum og maksimum?

ABC-analysen sammenligner sortimentets mængde- og værdimæssige struktur. Til styring af genopfyldningen sorteres varerne efter forbrugsværdi i samme periode:

Varens forbrugsværdi = udleveret mængde × indkøbspris.

Varer med den største andel af forbrugsværdien (gruppe A) kræver mest opmærksomhed ved bestilling, mens resten af sortimentet kan styres efter en enklere ordning. ABC-analysen ser dog ikke lager, der står stille: en dyr del uden udlevering har en forbrugsværdi på nul, selv om den binder en stor del af kapitalen. Suppler derfor ABC-analysen med lagerets alder og værdien af overskuddet.

Forveksl ikke sikkerhedslager og bestillingspunkt

Sikkerhedslageret er en reserve på lageret til udsving i forbruget eller forsinkede leverancer. Bestillingspunktet angiver, hvornår lageret skal genopfyldes:

Bestillingspunkt = gennemsnitligt dagligt forbrug × genanskaffelsestid i dage + sikkerhedslager.

Ved bestilling indgår ud over den fysiske beholdning også reservationer og allerede bestilte leverancer i beregningen. Ellers bestiller lageret det samme behov to gange.

I en genopfyldningsmodel med optimal ordrestørrelse fastsættes det maksimale lager således:

Maksimalt lager = sikkerhedslager + optimal ordrestørrelse.

Fastsæt minimum og maksimum for hvert lager separat ud fra dets forbrug og leveringsbetingelser. En afdeling med regelmæssigt forbrug skal ikke have samme maksimum som en enhed, der kun undtagelsesvis har brug for delen. For en vare, der sjældent sælges, og som leverandøren hurtigt kan levere, er indkøb til den enkelte ordre bedre. Undtagelsen er dele, uden hvilke en reparation ville gå i stå, eller det aftalte serviceniveau over for kunderne ikke kunne overholdes.

Hvordan måles det, om reservedelslageret bliver bedre?

Et fald i lagerværdien er ikke nok. En for kraftig nedskæring af lageret flytter problemet ud på værkstedet: mekanikerne venter på reservedele, og reparationerne trækker ud.

Nøgletal	Hvad det viser	Hvordan det aflæses
Værdi af dele uden bevægelse i indkøbspriser	Mængden af penge i ubrugt lager	Adskille begrundede reserver fra overskud
Værdi af overskud fordelt på håndteringsmåde	Hvor meget lager der venter på returnering, salg eller kassation	Følge gennemførte handlinger, ikke oprettede lister
Lagerets værdimæssige omsætningshastighed	Forholdet mellem forbrug og gennemsnitligt lager	Beregne pr. afdeling og pr. varegruppe
Ordrer forsinket på grund af reservedele	Forsyningens betydning for værkstedet	Skelne manglende lagerbeholdning fra en fejl i bestilling eller levering
Avance ved salg på ordrer og over disken	Prisdisciplinen i begge salgskanaler	Adskille almindeligt salg fra godkendt udsalg

Den værdimæssige omsætningshastighed beregnes således:

Lagerets omsætningshastighed = vareforbrug for udleverede eller solgte varer i perioden ÷ gennemsnitligt lager i indkøbspriser.

Tæller og nævner skal værdiansættes ens; omsætning i salgspriser divideret med lager i indkøbspriser overvurderer omsætningshastigheden. Et gennemsnit af regelmæssige opgørelser i løbet af perioden (f.eks. månedlige) fanger sæsonudsving bedre end et gennemsnit af primo- og ultimobeholdningen.

For handelsavancen bruges én definition for alle afdelinger:

Avance i % = (salgspris − indkøbspris) ÷ salgspris × 100.

Priserne skal være på samme grundlag, begge ekskl. moms. En avance beregnet på denne måde omfatter ikke lagerets driftsomkostninger og er ikke det samme som et pålæg på indkøbsprisen.

Hvad man skal være opmærksom på

Flytninger mellem lagre forynger oversigten. Hver overførsel rykker datoen for seneste bevægelse, selv om ingen har brugt delen.
Gamle reservationer blokerer brugbart lager. En reservation til en afsluttet eller annulleret ordre fastholder en del, som kan mangle et andet sted.
Mængderabat fører til overlager. En lavere indkøbspris kan ikke betale sig, hvis overskuddet bliver liggende på lageret.
En generel sænkning af minimum giver mangler. Der skal skæres ud fra forbrug, leveringstid og varens betydning for værkstedet, ikke med én procentsats for hele lageret.
Udsalg fortsætter med nye indkøb. For lager, der skal afvikles, annulleres genopfyldning og åbne indkøbsordrer, ellers vender overskuddet tilbage.

Omnetic forbinder reservedelslageret med ordrer og resultater

Warehouse håndterer flere lagre og afdelinger på ét lagerkort. Modulet samler beholdninger, bevægelser, reservationer og indkøbsordrer, tilbyder ABC-analyse med minimum og maksimum for hvert lager og hjælper med at finde dele uden bevægelse. Det overvåger også den fastsatte minimumsavance ved salg på serviceordrer og over disken, så udsalg under avancen forbliver en godkendt undtagelse.

Reporting regner på de samme data, som lageret arbejder med. Modulet giver standardvisninger af lager (alder, omsætningshastighed, struktur), avance og afdelinger, og hvert tal kan foldes ud helt ned til den oprindelige registrering. Lagerchefen kan dermed gå fra den samlede værdi direkte til den vare, der skal træffes beslutning om.

Alle moduler arbejder på én fælles registrering af køretøj, kunde, ordrer og penge i DMS Core. Reservationer fra værkstedet, lagerbeholdning og faktura skal ikke tastes om mellem systemer, så oversigten over overskud ikke bygger på regneark, der modsiger hinanden.

Aftal en demo af Omnetic med fokus på reservation af reservedele, overskud og lagerstyring på tværs af afdelinger.

Relaterede artikler

FAQ

Hvordan håndteres en del, som producenten har givet et nyt varenummer?

Følg efterspørgselshistorikken samlet for både det gamle og det nye nummer. Ellers ligner den gamle betegnelse en vare uden forbrug, selv om efterspørgslen fortsætter under det nye nummer. Udlever kun den gamle del, hvor gældende oplysninger om udskiftningen tillader det.

Hører dele leveret af kunden og konsignationsdele med i værkstedets bundne kapital?

Nej. I den fysiske registrering skal de føres separat, men lager, som værkstedet ikke ejer, hører ikke med i den egne bundne kapital. Sammenblanding af egne og fremmede dele forvrænger både lagerværdien og omsætningshastigheden.

Er et manglende stykke ved optællingen ukurant lager?

Nej. Der er tale om en optællingsdifference, hvor tilgang, udlevering, overførsel eller en anden årsag skal spores. At henføre det til ukurante varer ville skjule uoverensstemmelsen mellem registreringen og den fysiske beholdning.