Inzichten

Onderdelenmagazijn: zo spoort u incourante onderdelen op en maakt u gebonden kapitaal vrij

Zo beheert u het onderdelenmagazijn van een werkplaats: incourante onderdelen, ABC-analyse, minimum en maximum, omloopsnelheid en gebonden kapitaal.

Belangrijkste bevindingen

Zoek incourante onderdelen op basis van de datum van de laatste uitgifte aan een werkorder of de laatste verkoop aan de balie. Een overboeking tussen magazijnen bewijst geen vraag.
Oude voorraad is nog niet per se onverkoopbaar. Scheid seizoensvoorraad, veiligheidsvoorraad en geldige reserveringen van overtollige stuks. Pas het overschot tegen inkoopprijzen laat het gebonden kapitaal zien.
Geld levert alleen een retour naar de leverancier, een overboeking naar een vestiging met vraag of een gerichte verkoop op. Een boekhoudkundige afwaardering of afvoer maakt geen liquide middelen vrij.
Vul de ABC-analyse aan met de ouderdom van de voorraad en de waarde van overschotten. Een goede omloopsnelheid van het hele magazijn kan dure onderdelen verbergen die ongebruikt op de plank liggen.
Warehouse in Omnetic beheert voorraden, reserveringen en bestellingen over magazijnen en vestigingen heen op één artikelkaart en helpt incourante onderdelen op te sporen.

Incourante onderdelen ontstaan ook in een magazijn dat de werkplaats betrouwbaar bevoorraadt. Ze blijven achter na geannuleerde reparaties, na foutieve bestellingen of na een verandering in de samenstelling van de auto's die de werkplaats bezoeken. Ze nemen ruimte in en binden geld dat vervolgens ontbreekt bij de inkoop van artikelen die regelmatig worden verbruikt. Langdurig ongebruikte voorraad kost bovendien meer aan opslag dan artikelen die snel door het magazijn gaan. De magazijnchef zoekt daarom niet alleen de oudste onderdelen, maar beslist welke daarvan nog een functie in de bedrijfsvoering hebben en wat er met de rest gebeurt. Het beheer van het onderdelenmagazijn moet zulke artikelen daarom tijdig opsporen en bepalen wat ermee gebeurt.

Wanneer zijn incourante onderdelen echt een probleem?

Een incourant onderdeel is een artikel dat in de beschouwde periode niet aan een werkorder is uitgegeven en ook niet is verkocht. Onverkoopbare voorraad is een kleinere groep: die heeft geen toepassing in de werkplaats en ook geen aanvaardbare weg naar verkoop of retour.

Als basisperiode voor het hele overzicht zijn de afgelopen 12 maanden geschikt, omdat die een volledige seizoenscyclus omvatten. Eén tijdsgrens voor alle artikelen werkt echter niet. Een filter voor auto's die regelmatig voor onderhoud komen, wordt anders beoordeeld dan seizoensaccessoires of een duur onderdeel dat de werkplaats vanwege een lange levertijd op voorraad houdt.

Situatie	Wat het betekent	Hoe ermee om te gaan
Filters voor auto's die nauwelijks nog naar de werkplaats komen	De oorspronkelijke vraag is verdwenen	Aanvulling beperken, het overschot aanbieden voor retour of verkoop
Remblokken gereserveerd voor een bevestigde reparatie	De voorraad heeft een duidelijk doel	De reservering gekoppeld aan de werkorder laten staan
Lager op voorraad vanwege een lange levertijd	Kan een gerechtvaardigde veiligheidsvoorraad zijn	De reden voor het aanhouden en de verantwoordelijke persoon vastleggen
Riem besteld voor een geannuleerde reparatie	Een inkoop voor een werkorder is ongebruikt gebleven	De reservering vrijgeven en retour met voorrang regelen

Vergelijk het seizoensassortiment met hetzelfde seizoen van het voorgaande jaar. Ga bij de overige artikelen uit van de verbruiksfrequentie, de levertijd en de retourmogelijkheden. De retourtermijn bij de leverancier gaat voor op een interne leeftijdsgrens: een onderdeel dat nog kan worden geretourneerd, wacht niet tot het overzicht het rood kleurt.

Hoe stelt u een overzicht op dat het gebonden kapitaal laat zien?

De basis is een overzicht per artikelkaart en vestiging dat de fysieke voorraad, de gereserveerde hoeveelheid en het overschot waarmee iets kan worden gedaan van elkaar onderscheidt.

In het werkoverzicht horen:

onderdeelnummer, omschrijving en locatie;
aantal stuks en hun inkoopwaarde;
datum van de laatste uitgifte aan een werkorder of van de laatste verkoop;
uitgegeven hoeveelheid in de beschouwde periode en de historie van ontvangsten;
reserveringen met een koppeling aan een openstaande werkorder;
openstaande bestellingen;
voorwaarden en einde van de retourtermijn;
reden om de voorraad aan te houden, voorgestelde stap en verantwoordelijke persoon.

Bij handmatige verwerking moet een export van mutaties worden gekoppeld aan reserveringen, werkorders en bestellingen. Fouten ontstaan doordat elke lijst een ander moment in de bedrijfsvoering vastlegt: intussen wordt een onderdeel uitgegeven, een bestelling gewijzigd of een werkorder geannuleerd. Warehouse in Omnetic beheert voorraden, mutaties, beschikbaarheid, reserveringen en bestellingen op één artikelkaart over magazijnen en vestigingen heen. De module reserveert onderdelen voor openstaande werkorders en geeft ze vrij als een werkorder wordt gewijzigd of geannuleerd, zodat het handmatig koppelen van magazijn en werkorders vervalt.

Reken met de waarde van het overschot, niet met het aantal oude artikelen

Voor elk artikel geldt:

Gebonden kapitaal in het overschot = aantal overtollige stuks × inkoopprijs per stuk.

Het overschot is de voorraad boven de verdedigbare behoefte, dus na aftrek van geldige reserveringen, verwacht verbruik en veiligheidsvoorraad. Als stuks uit verschillende ontvangsten een verschillende waardering hebben, gebruik dan de voorraadwaardering van precies die stuks.

Illustratief voorbeeld	Oliefilters voor één motor	Turbocompressor
Stuks op voorraad	30	1
Reserveringen voor werkorders	4	0
Verwacht verbruik tot de volgende levering	6	0
Veiligheidsvoorraad	4	0
Overschot	16 st.	1 st.
Inkoopprijs per stuk	€ 6	€ 900
Gebonden kapitaal in het overschot	€ 96	€ 900

De getallen zijn illustratief. Ze laten wel zien waarom u het overzicht eerst sorteert op aflopende retourtermijnen en daarna op de waarde van het overschot: zestien filters lijken een groter probleem, maar één duur onderdeel bindt meer geld.

Let op gedeeltelijk verbruik. Een recente verkoop van één stuk kan het overschot van de overige stuks verhullen. Daarom hoort bij de datum van de laatste uitgifte altijd ook de uitgegeven hoeveelheid in de beschouwde periode.

Wat doet u met de voorraad: retourneren, overboeken, verkopen of afvoeren?

Elk probleemartikel heeft een beslissing, een verantwoordelijke persoon en een termijn nodig. Een lijst zonder vervolgstap beschrijft alleen de toestand van het magazijn.

Route	Wanneer het zinvol is	Wat de beslissing moet omvatten
Retour naar de leverancier	Het onderdeel voldoet aan de afgesproken retourvoorwaarden	Termijn, staat van de verpakking, transport en eventuele inhoudingen
Overboeking naar een andere vestiging	Een andere vestiging heeft een werkorder of terugkerend verbruik	Kosten van transport en handling, reservering voor de ontvangende vestiging
Gerichte verkoop	Er is een afnemer en het onderdeel is correct geïdentificeerd	Verkoopprijs, verkoopkosten en goedkeuring van de korting
Aanhouden als reserve	Als het onderdeel ontbreekt, komt de service aan klanten in gevaar	Reden voor het aanhouden, hoeveelheid en datum van de volgende herbeoordeling
Afvoeren	Het onderdeel heeft geen veilige toepassing en geen afzet	Vastlegging van de reden en een passende manier van afvoer

Regel een retour eerder dan een algemene korting

Gebruik bij een onderdeel dat is besteld voor een geannuleerde werkorder eerst de contractuele retourmogelijkheid. Elke extra week in het magazijn kan die weg afsluiten. Retour is geen algemeen recht; het wordt bepaald door de afspraak met de leverancier.

Een overboeking moet de vraag volgen

Een onderdeel naar een grotere vestiging verplaatsen maakt geen kapitaal vrij als er daar geen vraag naar is. Zinvol is een overboeking voor een bevestigde werkorder of naar een plek waar het artikel regelmatig wordt verbruikt. Bij een goedkoop onderdeel kunnen transport en handling meer kosten dan de overboeking oplevert.

Een korting kan beter zijn dan langer wachten

Reken bij een overschot met het bedrag dat de verkoop na aftrek van de verkoopkosten werkelijk oplevert. De oorspronkelijke inkoopprijs verandert door langere opslag niet meer. Verkoop onder de normale marge kan daarom een verstandige manier zijn om de voorraad af te bouwen, maar als goedgekeurde uitzondering, niet als korting die elke verkoper aan de balie zelf instelt.

Een boekhoudkundige afwaardering van de voorraad en het vrijmaken van liquide middelen zijn twee verschillende dingen. Geld komt pas binnen bij verkoop of bij de verrekening van een retour. Afvoeren verwijdert onbruikbare voorraad en maakt ruimte vrij, maar het geld dat aan de inkoop is besteed, komt niet terug.

Hoe stelt u de ABC-analyse en minimum- en maximumvoorraden in?

ABC-analyse vergelijkt de verdeling van het assortiment naar hoeveelheid en naar waarde. Voor het sturen van de aanvulling worden artikelen gerangschikt naar verbruikswaarde over dezelfde periode:

Verbruikswaarde van een artikel = uitgegeven hoeveelheid × inkoopprijs.

Artikelen met het grootste aandeel in de verbruikswaarde (groep A) vragen de meeste aandacht bij het bestellen; voor de rest van het assortiment volstaat een eenvoudiger regime. ABC ziet stilstaande voorraad echter niet: een duur onderdeel zonder uitgifte heeft een verbruikswaarde van nul, ook al bindt het een groot deel van het kapitaal. Vul de ABC-analyse daarom aan met de ouderdom van de voorraad en de waarde van overschotten.

Verwar veiligheidsvoorraad en bestelpunt niet

Veiligheidsvoorraad is een reserve in het magazijn voor schommelingen in het verbruik of vertraging van een levering. Het bestelpunt geeft aan wanneer het tijd is om de voorraad aan te vullen:

Bestelpunt = gemiddeld dagverbruik × levertijd in dagen + veiligheidsvoorraad.

Bij het bestellen horen naast de fysieke voorraad ook reserveringen en reeds bestelde leveringen in de berekening. Anders bestelt het magazijn dezelfde behoefte twee keer.

In een aanvulmodel met een optimale bestelhoeveelheid wordt de maximale voorraad als volgt bepaald:

Maximale voorraad = veiligheidsvoorraad + optimale bestelhoeveelheid.

Stel minimum- en maximumvoorraden voor elk magazijn afzonderlijk in op basis van het eigen verbruik en de leveringsvoorwaarden. Een vestiging met regelmatige afname hoort niet hetzelfde maximum te hebben als een vestiging die het onderdeel slechts zelden nodig heeft. Bij een artikel dat zelden wordt verkocht en dat de leverancier snel levert, is inkoop per werkorder beter. Uitzonderingen zijn onderdelen zonder welke een reparatie stil zou komen te liggen of het afgesproken serviceniveau voor klanten niet zou worden gehaald.

Hoe meet u of het onderdelenmagazijn verbetert?

Een dalende magazijnwaarde is niet genoeg. Te sterk snoeien in de voorraad verplaatst het probleem naar de werkplaats: technici wachten op onderdelen en reparaties lopen uit.

Kengetal	Wat het laat zien	Hoe het te lezen
Waarde van incourante onderdelen tegen inkoopprijzen	Hoeveel geld in ongebruikte voorraad zit	Gerechtvaardigde reserves scheiden van overschotten
Waarde van overschotten per afhandelingsroute	Hoeveel voorraad wacht op retour, verkoop of afvoer	Afgeronde stappen volgen, niet aangemaakte lijsten
Omloopsnelheid van het magazijn in waarde	Verhouding tussen verbruik en gemiddelde voorraad	Per vestiging en per assortimentsgroep berekenen
Werkorders vertraagd door onderdelen	Het effect van de bevoorrading op de werkplaats	Ontbrekende magazijnvoorraad onderscheiden van een fout in bestelling of levering
Marge bij verkoop op werkorder en aan de balie	Prijsdiscipline in beide verkoopkanalen	Normale verkoop scheiden van goedgekeurde uitverkoop

De omloopsnelheid in waarde wordt zo berekend:

Omloopsnelheid van het magazijn = kosten van uitgegeven of verkochte voorraad in de periode ÷ gemiddelde voorraad tegen inkoopprijzen.

Teller en noemer moeten dezelfde waardering hebben; omzet tegen verkoopprijzen gedeeld door voorraad tegen inkoopprijzen overschat de omloopsnelheid. Een gemiddelde van regelmatige standen gedurende de periode (bijvoorbeeld maandelijks) vangt seizoensschommelingen beter op dan het gemiddelde van begin- en eindstand.

Houd voor de handelsmarge één definitie aan voor alle vestigingen:

Marge in % = (verkoopprijs − inkoopprijs) ÷ verkoopprijs × 100.

De prijzen moeten op dezelfde basis staan, allebei exclusief btw. Een zo berekende marge omvat de bedrijfskosten van het magazijn niet en is niet hetzelfde als de opslag op de inkoopprijs.

Waar u op moet letten

Overboekingen tussen magazijnen verjongen het overzicht. Elke overboeking verschuift de datum van de laatste mutatie, ook als niemand het onderdeel heeft gebruikt.
Oude reserveringen blokkeren bruikbare voorraad. Een reservering voor een afgesloten of geannuleerde werkorder houdt een onderdeel vast dat elders kan ontbreken.
Kwantumkorting leidt tot overvoorraad. Een lagere inkoopprijs loont niet als het overschot in het magazijn blijft liggen.
Minimumvoorraden over de hele linie verlagen leidt tot tekorten. Snoeien moet gebeuren op basis van verbruik, levertijd en het belang van het artikel voor de werkplaats, niet met één percentage voor het hele magazijn.
Uitverkopen en tegelijk bijbestellen. Annuleer bij voorraad die moet worden afgebouwd de aanvulling en openstaande bestellingen, anders keert het overschot terug.

Omnetic verbindt het onderdelenmagazijn met werkorders en resultaten

Warehouse beheert meerdere magazijnen en vestigingen op één artikelkaart. De module combineert voorraden, mutaties, reserveringen en bestellingen, biedt ABC-analyse met minimum- en maximumvoorraden per magazijn en helpt incourante onderdelen op te sporen. Ook bewaakt de module de ingestelde minimale marge bij verkoop op werkorders en aan de balie, zodat uitverkoop onder de marge een goedgekeurde uitzondering blijft.

Reporting rekent met dezelfde gegevens waarmee het magazijn werkt. De module biedt standaardoverzichten van het magazijn (ouderdom, omloopsnelheid, samenstelling), de marge en de vestigingen, en elk getal kan worden opengeklapt tot aan het bronrecord. De magazijnchef gaat zo van de totale waarde direct naar het artikel waarover hij moet beslissen.

Alle modules werken op één gemeenschappelijk record van voertuig, klant, werkorders en geld in DMS Core. Reserveringen uit de werkplaats, de magazijnvoorraad en de factuur worden niet tussen systemen overgetypt, zodat het overzicht van overschotten niet steunt op spreadsheets die elkaar tegenspreken.

Vraag een demo van Omnetic aan die is afgestemd op reserveringen van onderdelen, overschotten en voorraadbeheer over vestigingen heen.

Veelgestelde vragen

Hoe gaat u om met een onderdeel waarvan de fabrikant het onderdeelnummer heeft gewijzigd?

Volg de vraaghistorie voor het oude en het nieuwe nummer samen. Anders lijkt het oude nummer een artikel zonder verbruik, terwijl de vraag onder het nieuwe nummer doorloopt. Geef het oude onderdeel alleen uit waar de geldende vervangingsinformatie dat toestaat.

Horen door de klant aangeleverde onderdelen en consignatieonderdelen bij het gebonden kapitaal van de werkplaats?

Nee. In de fysieke administratie moeten ze apart worden bijgehouden, maar voorraad die de werkplaats niet in eigendom heeft, hoort niet bij het eigen gebonden kapitaal. Het vermengen van eigen en andermans onderdelen vertekent zowel de magazijnwaarde als de omloopsnelheid.

Is een ontbrekend stuk bij de inventarisatie onverkoopbare voorraad?

Nee. Het gaat om een inventarisverschil waarvan de ontvangst, uitgifte, overboeking of een andere oorzaak moet worden achterhaald. Het indelen bij onverkoopbare voorraad zou de afwijking tussen administratie en fysieke voorraad verhullen.