Articole

Stocul de piese de schimb: cum identificați piesele fără mișcare și eliberați capitalul imobilizat

Cum gestionați stocul de piese de schimb în service: piese fără mișcare, analiza ABC, stoc minim și maxim, rotație și eliberarea capitalului imobilizat.

Concluzii principale

Căutați piesele fără mișcare după data ultimei ieșiri pe o comandă sau a ultimei vânzări la ghișeu. Un transfer între depozite nu dovedește existența cererii.
Un stoc vechi nu este neapărat nevandabil. Separați stocul sezonier și cel de siguranță, precum și rezervările valabile, de bucățile excedentare. Abia excedentul la preț de achiziție arată capitalul imobilizat.
Bani aduc doar returul la furnizor, transferul la o sucursală unde există cerere sau vânzarea țintită. Nici deprecierea contabilă, nici casarea nu eliberează numerar.
Completați analiza ABC cu vechimea stocurilor și valoarea excedentelor. O rotație bună a întregului depozit poate ascunde piese scumpe care stau nefolosite.
Warehouse din Omnetic gestionează stocurile, rezervările și comenzile la furnizori pentru toate depozitele și sucursalele pe o singură fișă de stoc și ajută la identificarea pieselor fără mișcare.

Piesele fără mișcare apar și într-un depozit care aprovizionează atelierul fără probleme. Rămân în urma reparațiilor anulate, a comenzilor greșite sau a schimbării structurii mașinilor care vin în service. Ocupă spațiu și imobilizează bani care lipsesc apoi la achiziția articolelor consumate în mod curent. În plus, un stoc nefolosit timp îndelungat costă mai mult la depozitare decât marfa care trece rapid prin depozit. De aceea, responsabilul depozitului nu caută doar cele mai vechi piese, ci decide care dintre ele mai au importanță operațională și ce se face cu restul. Prin urmare, gestionarea stocului de piese de schimb trebuie să depisteze la timp astfel de articole și să decidă ce se face cu ele.

Când sunt piesele fără mișcare cu adevărat o problemă?

O piesă fără mișcare este un articol care, în perioada analizată, nu a ieșit pe nicio comandă și nu a fost vândut. Stocul nevandabil este un grup mai restrâns: nu are utilizare în atelier și nici o cale acceptabilă de vânzare sau de returnare.

Ca perioadă de bază pentru întregul raport sunt potrivite ultimele 12 luni, deoarece surprind un ciclu sezonier complet. O singură limită de timp pentru toate articolele nu funcționează însă. Un filtru pentru mașini care vin regulat la service se evaluează altfel decât accesoriile sezoniere sau o piesă scumpă pe care service-ul o ține pe stoc din cauza termenului lung de livrare.

Situație	Ce înseamnă	Cum se procedează
Filtre pentru mașini care aproape nu mai vin în service	Cererea inițială a dispărut	Limitarea reaprovizionării, excedentul oferit pentru retur sau vânzare
Plăcuțe de frână rezervate pentru o reparație confirmată	Stocul are un scop clar	Păstrarea rezervării legate de comandă
Rulment ținut pe stoc din cauza termenului lung de livrare	Poate fi un stoc de siguranță justificat	Consemnarea motivului păstrării și a persoanei responsabile
Curea comandată pentru o reparație anulată	Achiziția pe comandă a rămas fără utilizare	Eliberarea rezervării și rezolvarea cu prioritate a returului

Comparați sortimentul sezonier cu același sezon din anul precedent. La celelalte articole, porniți de la frecvența consumului, termenul de livrare și posibilitatea de returnare. Termenul de retur la furnizor are prioritate față de limita internă de vechime: o piesă care încă poate fi returnată nu așteaptă până când raportul o marchează cu roșu.

Cum se construiește un raport care arată capitalul imobilizat?

Baza o constituie un raport pe fișe de stoc și pe sucursale, care diferențiază stocul fizic, cantitatea rezervată și excedentul cu care se poate face ceva.

În raportul de lucru intră:

numărul de catalog, denumirea și amplasamentul;
numărul de bucăți și valoarea lor de achiziție;
data ultimei ieșiri pe comandă sau a ultimei vânzări;
cantitatea ieșită în perioada analizată și istoricul intrărilor;
rezervările legate de o comandă deschisă;
comenzile deschise la furnizori;
condițiile și termenul-limită de retur;
motivul păstrării stocului, pasul propus și persoana responsabilă.

La prelucrarea manuală, exportul mișcărilor trebuie combinat cu rezervările, comenzile de service și comenzile la furnizori. Erorile apar pentru că fiecare listă surprinde un alt moment al activității: între timp, piesa iese din stoc, comanda la furnizor se modifică sau comanda de service se anulează. Warehouse din Omnetic gestionează stocurile, mișcările, disponibilitatea, rezervările și comenzile la furnizori pe o singură fișă de stoc, pentru toate depozitele și sucursalele. Rezervă piese pentru comenzile de service deschise și le eliberează la modificarea sau anularea comenzii, astfel încât corelarea manuală a depozitului cu comenzile dispare.

Calculați valoarea excedentului, nu numărul articolelor vechi

Pentru fiecare articol este valabil:

Capitalul imobilizat în excedent = numărul de bucăți excedentare × prețul unitar de achiziție.

Excedentul este stocul care depășește necesarul justificabil, adică ce rămâne după scăderea rezervărilor valabile, a consumului așteptat și a stocului de siguranță. Când bucățile din intrări diferite au evaluări diferite, folosiți evaluarea din gestiune exact a acelor bucăți.

Exemplu ilustrativ	Filtre de ulei pentru un anumit motor	Turbocompresor
Bucăți pe stoc	30	1
Rezervări pe comenzi	4	0
Consum așteptat până la următoarea livrare	6	0
Stoc de siguranță	4	0
Excedent	16 buc.	1 buc.
Preț de achiziție pe bucată	6 €	900 €
Capital imobilizat în excedent	96 €	900 €

Cifrele sunt ilustrative. Arată însă de ce raportul trebuie ordonat mai întâi după termenele de retur care expiră și apoi după valoarea excedentului: șaisprezece filtre par o problemă mai mare, dar o singură piesă scumpă imobilizează mai mulți bani.

Atenție la consumul parțial. Vânzarea recentă a unei bucăți poate ascunde excedentul celorlalte, de aceea, lângă data ultimei ieșiri trebuie să figureze întotdeauna și cantitatea ieșită în perioada analizată.

Ce se face cu stocul: retur, transfer, vânzare sau casare?

Fiecare articol problematic are nevoie de o decizie, de o persoană responsabilă și de un termen. O listă fără pasul următor doar descrie starea depozitului.

Cale	Când are sens	Ce trebuie inclus în decizie
Retur la furnizor	Piesa îndeplinește condițiile de retur convenite	Termenul, starea ambalajului, transportul și eventualele rețineri
Transfer la altă sucursală	Altă sucursală are o comandă sau un consum recurent	Costurile de transport și manipulare, rezervarea pentru destinatar
Vânzare țintită	Există un cumpărător, iar piesa este identificată corect	Prețul de vânzare, costurile vânzării și aprobarea reducerii
Păstrare ca rezervă	Lipsa piesei ar pune în pericol servirea clienților	Motivul păstrării, cantitatea și termenul următoarei reevaluări
Casare	Piesa nu are o utilizare sigură și nici desfacere	Consemnarea motivului și modalitatea corespunzătoare de eliminare

Rezolvați returul înaintea unei reduceri generalizate

La o piesă comandată pentru o comandă de service care a fost anulată, folosiți mai întâi posibilitatea contractuală de retur. Fiecare săptămână în plus în depozit poate închide această cale. Returul nu este un drept general, ci se stabilește prin acordul cu furnizorul.

Transferul trebuie să urmeze cererea

Mutarea unei piese la o sucursală mai mare nu eliberează capital dacă acolo nu există cerere pentru ea. Are sens transferul pentru o comandă confirmată sau acolo unde articolul se consumă în mod repetat. La o piesă ieftină, transportul și manipularea pot costa mai mult decât aduce transferul.

O reducere poate fi mai bună decât încă o perioadă de așteptare

La excedent, socotiți suma pe care vânzarea o aduce efectiv după scăderea costurilor vânzării. Prețul inițial de achiziție nu mai este schimbat de depozitarea în continuare. Vânzarea sub marja obișnuită poate fi, așadar, o modalitate rezonabilă de lichidare a stocului, dar ca excepție aprobată, nu ca reducere pe care fiecare vânzător de la ghișeu și-o stabilește singur.

Deprecierea contabilă a stocului și eliberarea de numerar sunt lucruri diferite. Banii vin abia din vânzare sau din decontarea returului. Casarea elimină stocul inutilizabil și eliberează spațiu, dar nu recuperează banii cheltuiți la achiziție.

Cum se configurează analiza ABC, stocul minim și stocul maxim?

Analiza ABC compară structura cantitativă și valorică a sortimentului. Pentru gestionarea reaprovizionării, articolele se ordonează după valoarea consumului din aceeași perioadă:

Valoarea consumului unui articol = cantitatea ieșită × prețul de achiziție.

Articolele cu cea mai mare pondere în valoarea consumului (grupa A) necesită cea mai mare atenție la comandare, iar restul sortimentului poate fi gestionat într-un regim mai simplu. Analiza ABC nu vede însă stocul imobil: o piesă scumpă fără ieșiri are o valoare a consumului zero, chiar dacă imobilizează o parte mare din capital. De aceea, completați analiza ABC cu vechimea stocurilor și valoarea excedentelor.

Nu confundați stocul de siguranță cu punctul de recomandă

Stocul de siguranță este o rezervă în depozit pentru fluctuațiile consumului sau întârzierea livrărilor. Punctul de recomandă arată când este momentul să reaprovizionați stocul:

Punctul de recomandă = consumul mediu zilnic × termenul de aprovizionare în zile + stocul de siguranță.

La comandare, pe lângă stocul fizic intră în calcul și rezervările și livrările deja comandate. Altfel, depozitul comandă de două ori același necesar.

Într-un model de reaprovizionare cu cantitatea optimă de comandă, stocul maxim se stabilește astfel:

Stocul maxim = stocul de siguranță + cantitatea optimă de comandă.

Stabiliți stocul minim și maxim separat pentru fiecare depozit, în funcție de consumul și de condițiile lui de livrare. O sucursală cu un consum regulat nu trebuie să aibă același maxim ca o unitate care are nevoie de piesă doar excepțional. La un articol care se vinde rar și pe care furnizorul îl livrează rapid, este mai bună achiziția pe comandă. Excepție fac piesele fără de care s-ar opri o reparație sau nu s-ar respecta nivelul convenit de servire a clienților.

Cum se măsoară dacă stocul de piese de schimb se îmbunătățește?

Scăderea valorii stocului nu este suficientă. O limitare excesivă a stocului mută problema în atelier: tehnicienii așteaptă piese, iar reparațiile se prelungesc.

Indicator	Ce arată	Cum se interpretează
Valoarea pieselor fără mișcare la preț de achiziție	Volumul banilor din stocul neutilizat	Separarea rezervelor justificate de excedente
Valoarea excedentelor în funcție de modul de rezolvare	Cât stoc așteaptă retur, vânzare sau casare	Urmărirea pașilor finalizați, nu a listelor create
Rotația valorică a stocului	Raportul dintre consum și stocul mediu	Calcul pe sucursale și pe grupe de sortiment
Comenzi întârziate din cauza pieselor	Impactul aprovizionării asupra service-ului	Diferențierea lipsei de stoc de o eroare în comanda la furnizor sau în livrare
Marja la vânzarea pe comandă și la ghișeu	Disciplina de preț în ambele canale de vânzare	Separarea vânzării obișnuite de lichidarea aprobată

Rotația valorică se calculează astfel:

Rotația stocului = costul stocurilor ieșite sau vândute în perioadă ÷ stocul mediu la preț de achiziție.

Numărătorul și numitorul trebuie să aibă aceeași evaluare; încasările la preț de vânzare împărțite la stocul la preț de achiziție supraevaluează rotația. Media stocurilor înregistrate regulat în cursul perioadei (de exemplu, lunar) surprinde fluctuațiile sezoniere mai bine decât media dintre stocul inițial și cel final.

Pentru marja comercială, păstrați o singură definiție pentru toate sucursalele:

Marja în % = (prețul de vânzare − prețul de achiziție) ÷ prețul de vânzare × 100.

Prețurile trebuie să fie pe aceeași bază, ambele fără TVA. Marja calculată astfel nu include costurile operaționale ale depozitului și nu este identică cu adaosul la prețul de achiziție.

La ce trebuie să fiți atenți

Transferurile între depozite întineresc raportul. Fiecare transfer mută data ultimei mișcări, chiar dacă piesa nu a fost folosită de nimeni.
Rezervările vechi blochează stocul utilizabil. O rezervare pentru o comandă închisă sau anulată ține o piesă care poate lipsi în altă parte.
Reducerea de cantitate duce la suprastocare. Un preț de achiziție mai mic nu merită dacă excedentul rămâne în depozit.
Reducerea generalizată a stocurilor minime provoacă rupturi de stoc. Tăierile trebuie făcute în funcție de consum, de termenul de livrare și de importanța articolului pentru atelier, nu cu un singur procent pentru întregul depozit.
Lichidarea continuă cu achiziții noi. La stocul destinat lichidării, anulați reaprovizionarea și comenzile deschise la furnizori, altfel excedentul revine.

Omnetic leagă depozitul de piese de comenzi și de rezultate

Warehouse gestionează mai multe depozite și sucursale pe o singură fișă de stoc. Combină stocurile, mișcările, rezervările și comenzile la furnizori, oferă analiza ABC cu stocuri minime și maxime pentru fiecare depozit și ajută la identificarea pieselor fără mișcare. Monitorizează totodată marja minimă stabilită la vânzarea pe comenzile de service și la ghișeu, astfel încât lichidarea sub marjă rămâne o excepție aprobată.

Reporting calculează pe baza acelorași date cu care lucrează depozitul. Oferă perspective standard asupra stocului (vechime, rotație, structură), marjei și sucursalelor, iar fiecare cifră poate fi detaliată până la înregistrarea-sursă. Responsabilul depozitului trece astfel de la valoarea totală direct la articolul asupra căruia trebuie să decidă.

Toate modulele lucrează pe aceeași înregistrare comună a vehiculului, a clientului, a comenzilor și a banilor din DMS Core. Rezervările din atelier, stocul din depozit și factura nu se transcriu între sisteme, astfel încât raportul excedentelor nu se bazează pe tabele care se contrazic între ele.

Programați o demonstrație Omnetic axată pe rezervarea pieselor, pe excedente și pe gestionarea stocurilor la nivelul tuturor sucursalelor.

Articole similare

Întrebări frecvente

Cum se procedează cu o piesă căreia producătorul i-a schimbat numărul de catalog?

Urmăriți istoricul cererii împreună, atât pentru numărul vechi, cât și pentru cel nou. Altfel, codul vechi apare ca articol fără consum, deși cererea continuă sub numărul nou. Eliberați piesa veche doar acolo unde informația valabilă privind înlocuirea o permite.

Intră piesele aduse de client și piesele în consignație în capitalul imobilizat al service-ului?

Nu. În evidența fizică trebuie gestionate separat, dar în capitalul imobilizat propriu nu intră stocul pe care service-ul nu îl deține. Amestecarea pieselor proprii cu cele ale terților distorsionează valoarea stocului și rotația.

O bucată lipsă la inventar este stoc nevandabil?

Nu. Este o diferență de inventar, pentru care trebuie identificate intrarea, ieșirea, transferul sau altă cauză. Încadrarea ei la stocuri nevandabile ar ascunde neconcordanța dintre evidență și stocul fizic.