Omnetic lanserar ny modul för automatisering av godkännandeprocesser

Checklistor: standardisera era arbetssätt

Checklistor hjälper er att förena arbetsrutinerna, så att alla vet vad de ska göra samtidigt som ni behåller kontrollen.

• Tidsbesparing och färre fel: checklistor leder medarbetarna genom en tydligt definierad process, minskar risken för mänskliga fel och sparar tid som annars går åt till upprepade kontroller.
• Bättre kontroll och processöverblick: chefer får en detaljerad överblick över slutförda och återstående steg, vilket ökar transparensen och varje medarbetares ansvar.
• Högre produktivitet och effektivitet i teamet: standardiserade processer som definieras med checklistor stöder effektivitet, minskar dubbelarbete och ger smidigare drift hos återförsäljaren.
• Anpassat för er återförsäljare: varje återförsäljare kan enkelt skapa egna checklistor för interna behov, standarder eller särskilda kundkrav.

Hantera checklistmallar

I denna del av programmet kan du skapa och redigera egna checklistmallar som sedan används i olika processer i systemet.

Dynamiska mallar efter posttyp

I en rullista väljer du vilken posttyp checklistan ska kopplas till: affärsärende, kund, lead, serviceärende, försäljningsfordon eller servicefordon. På så sätt kan varje del av systemet ha en egen rutin.

I fältet Beskrivning kan du kort förklara checklistans syfte och de processer den hjälper till att hantera. Texten visas för användare ovanför checklistan i posten, så att syfte och sammanhang framgår direkt. Vi rekommenderar därför att du anger de viktigaste målen och rutinerna som ska följas.

Definiera uppgifter, krav och dokument

I varje mall kan du definiera valfritt antal uppgifter. Var och en kan ha två särskilda egenskaper:

Obligatorisk uppgift

• Om en uppgift markeras som obligatorisk kan checklistan inte stängas förrän uppgiften är klar.
• På så sätt garanterar systemet att inget nyckelsteg hoppas över.

Dokument krävs

• Om rutan Dokument krävs markeras för en uppgift måste du ladda upp relevant bilaga, till exempel en faktura, ett avtal eller ett foto, för att slutföra den.
• Om uppgiften inte samtidigt är obligatorisk behöver den inte slutföras för att hela checklistan ska bli klar. Men om du väljer att markera den som klar krävs dokumentet.

I praktiken kan vissa uppgifter alltså bara bockas av, medan andra kräver ett uppladdat dokument eller måste slutföras innan checklistan kan stängas. Kombinationen gör att ni kan fastställa vilka aktiviteter och underlag som inte får förbises.

Använd en checklista

I varje process, exempelvis fordonsinköp, återköp av leasingfordon eller auktionsfordon, kan du välja den fördefinierade mall som passar det aktuella behovet. Välj Välj mall högst upp på skärmen och välj sedan en lämplig mall i menyn, till exempel ”Fullständig checklista för inköpt fordon”.

När mallen har lästs in visas uppgifterna med beskrivningar och eventuella anteckningar. Markera avslutade uppgifter genom att klicka på raden eller kryssrutan. Om en uppgift kräver att ett dokument laddas upp eller att en anteckning läggs till använder du det särskilda formuläret. Där kan du:

• Lägga till en kort anteckning som förklarar uppgiften eller ger ytterligare sammanhang.
• Ladda upp ett dokument, till exempel en inskannad registreringshandling, foton eller andra bilagor, som sparas med uppgiften.

Efter sparandet uppdateras uppgiftens status direkt och du och dina kollegor behåller en tydlig överblick över vad som redan är klart och vad som återstår.

Indikatorer för slutförandestatus

I checklisteöversikten ser du alltid hur många uppgifter som är klara och hur många som återstår. Visuella indikatorer, som procent eller färgmarkering, hjälper till. Om vissa uppgifter markeras som obligatoriska visar systemet hur många som behöver slutföras för full status. När alla obligatoriska punkter är klara blir indikatorn 100 %, och teamet vet direkt att processen är avslutad.

Integration med programmets processer

Checklistor är tätt kopplade till viktiga processer i systemet. Om exempelvis inte alla obligatoriska punkter i ett affärsärende är slutförda tillåter programmet inte att ärendet stängs. Det säkerställer att inget viktigt steg eller dokument förbises och att processen följer de fördefinierade standarderna.

Byta mall

Om en viss checklistmall redan har tilldelats en post, till exempel ett fordon eller ett affärsärende, och du senare redigerar mallen i inställningarna, återspeglas ändringarna inte i checklistan som redan används. Du kan däremot byta den tilldelade mallen. Tänk då på att alla ändringar i den befintliga checklistan, såsom anteckningar, uppladdade dokument och uppgifternas slutförandestatus, raderas och att posten flyttas till den nya mallens standardinställningar.