Omnetic lancerer nyt modul til automatisering af godkendelsesprocesser

Tjeklister: standardisér jeres arbejdsgange

Tjeklister hjælper jer med at ensrette arbejdsgange, så alle ved, hvad de skal gøre, samtidig med at I bevarer overblikket.

• Tidsbesparelse og færre fejltjeklister fører medarbejderne gennem en klart defineret proces, mindsker risikoen for menneskelige fejl og sparer tid, der ellers bruges på gentagne kontroltjek.
• Bedre kontrol og procesoverblikledere får et detaljeret overblik over afsluttede og udestående trin, hvilket øger gennemsigtigheden og den enkelte medarbejders ansvarlighed.
• Højere produktivitet og effektivitet i teametstandardiserede processer, der er klart defineret med tjeklister, understøtter effektivitet, reducerer dobbeltarbejde og giver en mere smidig drift hos forhandleren.
• Tilpasset jeres forhandlerhver forhandler kan nemt oprette egne tjeklister, der matcher interne behov, standarder eller særlige kundekrav.

Administration af tjeklisteskabeloner

I denne del af applikationen kan I oprette og redigere jeres egne tjeklisteskabeloner, som I derefter bruger til forskellige processer i hele systemet.

Dynamiske skabeloner efter posttype

I en rullemenu vælger du blot, hvilken type post tjeklisten skal knyttes til: en forretningssag, en kunde, et lead, en servicesag, et salgskøretøj eller et servicekøretøj. Dermed kan du have en særskilt arbejdsgang for hvert område i systemet.

I feltet Beskrivelse kan du kort forklare, hvad tjeklisten bruges til, og hvilke processer den hjælper med at styre. Teksten vises derefter for brugerne over selve tjeklisten i den pågældende post, så de straks kan se dens formål og sammenhæng. Vi anbefaler derfor, at du angiver de vigtigste mål og arbejdsgange, der skal følges, når du bruger tjeklisten.

Definering af opgaver, deres obligatoriske status og dokumenter

I hver skabelon kan du definere et vilkårligt antal opgaver, og hver af dem kan have to særlige egenskaber:

Obligatorisk opgave

• Hvis en opgave er markeret som obligatorisk, kan tjeklisten ikke lukkes, før opgaven er fuldført.
• På den måde sikrer systemet, at intet vigtigt trin springes over.

Påkrævet dokument

• Hvis feltet Påkrævet dokument er afkrydset for en opgave, skal du uploade den relevante vedhæftning (for eksempel en faktura, en kontrakt eller et foto) for at fuldføre den.
• Hvis opgaven ikke også er obligatorisk, behøver den ikke at være fuldført, før hele tjeklisten kan afsluttes. Men hvis du vælger at markere den som udført, skal du uploade et dokument.

I praksis betyder det, at nogle opgaver blot skal markeres som udført, mens andre kræver, at et dokument uploades, eller at opgaven fuldføres, før hele tjeklisten kan lukkes. Kombinationen gør det muligt at definere præcist, hvilke aktiviteter der ikke må overses, og hvilke bilag der skal indsendes.

Brug af en tjekliste

I hver proces (f.eks. køb af køretøj, tilbagekøb fra leasing eller et auktionskøretøj) kan du vælge en foruddefineret tjeklisteskabelon, der passer bedst til dine aktuelle behov. Øverst på skærmen vælger du Vælg skabelon og vælger derefter en passende skabelon i menuen (f.eks. “Komplet tjekliste for indkøbte køretøjer”).

Når skabelonen er indlæst, ser du en liste over opgaver med deres beskrivelser og eventuelle noter. Du markerer gennemførte opgaver ved blot at klikke på deres række eller afkrydsningsfelt. Hvis en opgave kræver, at et dokument uploades eller en note tilføjes, bruger du den særlige formular. Den giver dig mulighed for at:

• Tilføje en kort note for at forklare eller give yderligere sammenhæng.
• Uploade et dokument (for eksempel en scanning af køretøjets registreringsattest, fotos eller andre vedhæftninger), der gemmes sammen med den pågældende opgave.

Efter lagring opdateres opgavens status med det samme, og du (og dine kolleger) bevarer et klart overblik over, hvad der allerede er udført, og hvad der stadig mangler.

Statusindikatorer for færdiggørelse

I tjeklisteoversigten kan du altid se, hvor mange opgaver der allerede er udført, og hvor mange der mangler; visuelle indikatorer (som f.eks. en procentdel eller en farveindikator) hjælper dig. Hvis du markerer nogle opgaver som “obligatoriske”, fremhæver systemet, hvor mange af dem der skal fuldføres for at nå en komplet status. Når du har gennemført alle obligatoriske punkter, når tjeklistens statusindikator 100 %, og du og dit team ved straks, at processen er afsluttet.

Integration med processer i applikationen

Tjeklister er tæt knyttet til vigtige processer i systemet. Hvis alle obligatoriske punkter på en forretningssag f.eks. ikke er afsluttet, tillader applikationen ikke, at sagen lukkes. Det sikrer, at intet kritisk trin eller dokument overses, og at hele processen forløber efter de foruddefinerede standarder.

Ændring af skabelonen

Hvis en bestemt tjeklisteskabelon allerede er tildelt en specifik post (for eksempel et køretøj eller en forretningssag), og du senere redigerer den i indstillingerne, afspejles ændringerne ikke i den tjekliste, der allerede er i brug. Applikationen lader dig dog skifte den aktuelt tildelte skabelon ud med en anden, men vær opmærksom på, at alle ændringer (f.eks. tilføjede noter, uploadede dokumenter eller status for gennemførte opgaver) i den eksisterende tjekliste slettes, og posten flyttes til den nye skabelon med dens standardindstillinger.