Η Omnetic παρουσιάζει νέα μονάδα για την αυτοματοποίηση διαδικασιών έγκρισης

Λίστες ελέγχου: τυποποιήστε τις διαδικασίες σας

Οι λίστες ελέγχου σάς βοηθούν να ενοποιήσετε τις διαδικασίες εργασίας, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν ενώ εσείς διατηρείτε τα πάντα υπό έλεγχο.

• Εξοικονόμηση χρόνου και λιγότερα λάθη: οι λίστες ελέγχου καθοδηγούν τους εργαζομένους μέσα από μια σαφώς ορισμένη διαδικασία, μειώνοντας σημαντικά τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους και τον χρόνο που θα αφιερωνόταν σε επαναλαμβανόμενους ελέγχους.
• Καλύτερος έλεγχος και ορατότητα των διαδικασιών: οι διευθυντές αποκτούν λεπτομερή εικόνα των ολοκληρωμένων και εκκρεμών βημάτων, γεγονός που αυξάνει τη διαφάνεια και τη λογοδοσία κάθε μέλους του προσωπικού.
• Υψηλότερη παραγωγικότητα και αποδοτικότητα της ομάδας: οι τυποποιημένες διαδικασίες που ορίζονται καθαρά μέσω λιστών ελέγχου ενισχύουν την αποδοτικότητα, περιορίζουν τις διπλές εργασίες και οδηγούν σε ομαλότερη λειτουργία της αντιπροσωπείας.
• Προσαρμοσμένες στην αντιπροσωπεία σας: κάθε έμπορος μπορεί εύκολα να δημιουργήσει τις δικές του λίστες ελέγχου, σύμφωνα με τις εσωτερικές του ανάγκες, τα πρότυπα ή τις ειδικές απαιτήσεις των πελατών.

Διαχείριση προτύπων λιστών ελέγχου

Σε αυτό το μέρος της εφαρμογής μπορείτε να δημιουργείτε και να επεξεργάζεστε τα δικά σας πρότυπα λιστών ελέγχου, τα οποία στη συνέχεια χρησιμοποιείτε σε διάφορες διαδικασίες του συστήματος.

Δυναμικά πρότυπα ανά τύπο εγγραφής

Από ένα αναπτυσσόμενο μενού επιλέγετε απλώς με ποιον τύπο εγγραφής θα συνδεθεί η λίστα ελέγχου: εμπορική υπόθεση, πελάτη, lead, υπόθεση service, όχημα προς πώληση ή όχημα service. Έτσι μπορείτε να διατηρείτε μια ειδική διαδικασία για κάθε τομέα του συστήματος.

Στο πεδίο Περιγραφή μπορείτε να εξηγήσετε σύντομα σε τι χρησιμεύει η λίστα ελέγχου και ποιες διαδικασίες βοηθά να διαχειριστείτε. Το κείμενο αυτό εμφανίζεται στους χρήστες πάνω από την ίδια τη λίστα στην αντίστοιχη εγγραφή, ώστε να βλέπουν αμέσως τον σκοπό και το πλαίσιο. Συνιστούμε, επομένως, να αναφέρετε τους βασικούς στόχους και τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται κατά τη χρήση της λίστας.

Ορισμός εργασιών, υποχρεώσεων και εγγράφων

Σε κάθε πρότυπο μπορείτε να ορίσετε οποιονδήποτε αριθμό εργασιών και καθεμία από αυτές μπορεί να έχει δύο ειδικές ιδιότητες:

Υποχρεωτική εργασία

• Αν μια εργασία επισημανθεί ως υποχρεωτική, η λίστα ελέγχου δεν μπορεί να κλείσει μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία.
• Με αυτόν τον τρόπο το σύστημα εγγυάται ότι δεν παραλείπεται κανένα βασικό βήμα.

Απαιτείται έγγραφο

• Αν για μια εργασία είναι επιλεγμένο το πλαίσιο Απαιτείται έγγραφο, πρέπει να ανεβάσετε το σχετικό συνημμένο (για παράδειγμα τιμολόγιο, σύμβαση ή φωτογραφία) για να την ολοκληρώσετε.
• Αν η εργασία δεν είναι ταυτόχρονα υποχρεωτική, δεν χρειάζεται να ολοκληρωθεί για να τελειώσει ολόκληρη η λίστα. Ωστόσο, αν αποφασίσετε να τη σημειώσετε ως ολοκληρωμένη, απαιτείται η μεταφόρτωση εγγράφου.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι ορισμένες εργασίες αρκεί να επισημανθούν ως ολοκληρωμένες, ενώ άλλες απαιτούν μεταφόρτωση εγγράφου ή ολοκλήρωση της εργασίας πριν κλείσει ολόκληρη η λίστα ελέγχου. Αυτός ο συνδυασμός σάς επιτρέπει να ορίσετε με ακρίβεια ποιες δραστηριότητες δεν πρέπει να παραβλέπονται και ποια αποδεικτικά έγγραφα πρέπει να παρέχονται.

Χρήση μιας λίστας ελέγχου

Μέσα σε κάθε διαδικασία (π.χ. αγορά οχήματος, επαναγορά leasing ή όχημα δημοπρασίας) μπορείτε να επιλέξετε ένα προκαθορισμένο πρότυπο λίστας ελέγχου που ταιριάζει καλύτερα στις τρέχουσες ανάγκες σας. Στο επάνω μέρος της οθόνης επιλέγετε Επιλογή προτύπου και στη συνέχεια επιλέγετε από το μενού ένα κατάλληλο πρότυπο (π.χ. «Πλήρης λίστα ελέγχου αγορασμένου οχήματος»).

Μόλις φορτωθεί το πρότυπο, βλέπετε μια λίστα εργασιών με τις περιγραφές και τυχόν σημειώσεις τους. Επισημαίνετε τις ολοκληρωμένες εργασίες απλώς κάνοντας κλικ στη γραμμή ή στο πλαίσιο επιλογής τους. Αν μια εργασία απαιτεί μεταφόρτωση εγγράφου ή προσθήκη σημείωσης, χρησιμοποιείτε την ειδική φόρμα. Σας επιτρέπει να:

• Προσθέσετε μια σύντομη σημείωση για εξήγηση ή πρόσθετο πλαίσιο.
• Ανεβάσετε ένα έγγραφο (για παράδειγμα σάρωση άδειας κυκλοφορίας, φωτογραφίες ή άλλα συνημμένα), το οποίο αποθηκεύεται με τη συγκεκριμένη εργασία.

Μετά την αποθήκευση, η κατάσταση της εργασίας ενημερώνεται αμέσως και εσείς (καθώς και οι συνάδελφοί σας) διατηρείτε σαφή εικόνα για όσα έχουν ήδη ολοκληρωθεί και όσα εκκρεμούν.

Δείκτες κατάστασης ολοκλήρωσης

Στην επισκόπηση της λίστας ελέγχου βλέπετε πάντοτε πόσες εργασίες έχουν ήδη ολοκληρωθεί και πόσες απομένουν· οπτικοί δείκτες, όπως ποσοστό ή έγχρωμη ένδειξη, σάς βοηθούν. Αν επισημάνετε κάποιες εργασίες ως «υποχρεωτικές», το σύστημα υποδεικνύει πόσες από αυτές πρέπει να ολοκληρωθούν για πλήρη κατάσταση. Μόλις ολοκληρώσετε όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία, ο δείκτης κατάστασης της λίστας φτάνει στο 100 % και εσείς και η ομάδα σας γνωρίζετε αμέσως ότι η διαδικασία έχει κλείσει.

Ενσωμάτωση με τις διαδικασίες της εφαρμογής

Οι λίστες ελέγχου συνδέονται στενά με σημαντικές διαδικασίες του συστήματος. Για παράδειγμα, αν δεν έχουν ολοκληρωθεί όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία της λίστας σε μια εμπορική υπόθεση, η εφαρμογή δεν θα επιτρέψει το κλείσιμό της. Έτσι διασφαλίζεται ότι κανένα κρίσιμο βήμα ή έγγραφο δεν παραβλέπεται και ότι η όλη διαδικασία εκτελείται σύμφωνα με τα προκαθορισμένα πρότυπα.

Αλλαγή του προτύπου

Αν ένα συγκεκριμένο πρότυπο λίστας ελέγχου έχει ήδη αντιστοιχιστεί σε μια εγγραφή (για παράδειγμα σε όχημα ή εμπορική υπόθεση) και το επεξεργαστείτε αργότερα στις ρυθμίσεις, οι αλλαγές αυτές δεν θα αντικατοπτριστούν στη λίστα που χρησιμοποιείται ήδη. Ωστόσο, η εφαρμογή σάς επιτρέπει να αλλάξετε το τρέχον αντιστοιχισμένο πρότυπο με άλλο, αλλά πρέπει να έχετε υπόψη ότι όλες οι επεξεργασίες της υπάρχουσας λίστας (όπως σημειώσεις που προστέθηκαν, έγγραφα που μεταφορτώθηκαν ή κατάσταση ολοκλήρωσης εργασιών) θα διαγραφούν και η εγγραφή θα μεταφερθεί στο νέο πρότυπο με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του.