Omnetic uvaja nov modul za avtomatizacijo postopkov odobritve

Kontrolni seznami: standardizirajte svoje postopke

Kontrolni seznami vam pomagajo poenotiti delovne postopke, da vsak ve, kaj mora storiti, vi pa imate vse pod nadzorom.

• Prihranek časa in manj napakkontrolni seznami vodijo zaposlene skozi jasno opredeljen postopek, kar znatno zmanjša tveganje človeških napak in prihrani čas, ki bi ga sicer porabili za ponavljajoča preverjanja.
• Boljši nadzor in preglednost procesovvodje dobijo podroben pregled nad opravljenimi in neizvedenimi koraki, kar poveča preglednost in odgovornost posameznih zaposlenih.
• Večja produktivnost in učinkovitost ekipestandardizirani procesi, jasno opredeljeni s kontrolnimi seznami, podpirajo učinkovitost, zmanjšujejo podvajanje dela in omogočajo bolj tekoče poslovanje prodajnega salona.
• Prilagojeno vašemu prodajnemu salonuvsak prodajalec lahko preprosto ustvari lastne kontrolne sezname, prilagojene internim potrebam, standardom ali posebnim zahtevam strank.

Upravljanje predlog kontrolnih seznamov

V tem delu aplikacije lahko ustvarjate in urejate lastne predloge kontrolnih seznamov, ki jih nato uporabljate v različnih procesih sistema.

Dinamične predloge po vrsti zapisa

V spustnem meniju preprosto izberete vrsto zapisa, s katerim bo povezan kontrolni seznam: poslovni primer, stranka, povpraševanje, servisni primer, prodajno vozilo ali servisno vozilo. Tako lahko za vsako področje sistema določite lasten postopek.

V polju Opis lahko na kratko pojasnite, čemu je kontrolni seznam namenjen in katere procese pomaga upravljati. To besedilo se uporabnikom prikaže nad samim kontrolnim seznamom v ustreznem zapisu, zato takoj vidijo njegov namen in kontekst. Zato priporočamo, da navedete glavne cilje in postopke, ki jih je treba upoštevati pri delu s kontrolnim seznamom.

Določanje nalog, obveznosti in dokumentov

V vsaki predlogi lahko določite poljubno število nalog, vsaka pa ima lahko dve posebni lastnosti:

Obvezna naloga

• Če je naloga označena kot obvezna, kontrolnega seznama ni mogoče zapreti, dokler naloga ni opravljena.
• Sistem tako zagotovi, da noben ključni korak ni preskočen.

Zahtevan dokument

• Če je pri nalogi označeno polje Zahtevan dokument, morate za njeno dokončanje naložiti ustrezno prilogo, na primer račun, pogodbo ali fotografijo.
• Če naloga ni hkrati obvezna, je za dokončanje celotnega kontrolnega seznama ni treba opraviti. Če pa se odločite, da jo označite kot opravljeno, je nalaganje dokumenta obvezno.

V praksi to pomeni, da je nekatere naloge treba le označiti kot opravljene, druge pa zahtevajo naložen dokument ali dokončanje naloge, preden je mogoče zapreti celoten kontrolni seznam. S to kombinacijo natančno določite, katerih dejavnosti ne smete spregledati in katera dokazila je treba priložiti.

Uporaba kontrolnega seznama

V vsakem procesu (na primer pri nakupu vozila, odkupu po lizingu ali vozilu z dražbe) lahko izberete vnaprej določeno predlogo kontrolnega seznama, ki najbolje ustreza trenutnim potrebam. Na vrhu zaslona izberete Izberi predlogo in nato v meniju izberete ustrezno predlogo (na primer »Celoten kontrolni seznam za odkupljeno vozilo«).

Ko se predloga naloži, vidite seznam nalog z opisi in morebitnimi opombami. Opravljene naloge označite s klikom na njihovo vrstico ali potrditveno polje. Če naloga zahteva naložen dokument ali dodano opombo, uporabite namenski obrazec. Ta omogoča:

• Dodate kratko opombo z razlago ali dodatnim kontekstom.
• Naložite dokument (na primer sken prometnega dovoljenja, fotografije ali druge priloge), ki se shrani k določeni nalogi.

Po shranjevanju se stanje naloge takoj posodobi, vi in sodelavci pa ohranite jasen pregled nad opravljenim in preostalim delom.

Kazalniki stanja dokončanja

V pregledu kontrolnega seznama vedno vidite, koliko nalog je že opravljenih in koliko jih še ostaja; pri tem pomagajo vizualni kazalniki, kot sta odstotek ali barvni indikator. Če nekatere naloge označite kot »obvezne«, sistem poudari, koliko jih je treba dokončati za polno stanje. Ko opravite vse obvezne postavke, kazalnik stanja doseže 100 % in vi ter vaša ekipa takoj veste, da je proces zaključen.

Povezava s procesi v aplikaciji

Kontrolni seznami so tesno povezani s pomembnimi procesi v sistemu. Če na primer v poslovnem primeru niso opravljene vse obvezne postavke, aplikacija primera ne dovoli zapreti. To zagotavlja, da noben ključni korak ali dokument ni spregledan in da celoten proces poteka po vnaprej določenih standardih.

Sprememba predloge

Če je bila določena predloga kontrolnega seznama že dodeljena konkretnemu zapisu (na primer vozilu ali poslovnemu primeru) in jo pozneje uredite v nastavitvah, se spremembe ne bodo odrazile v že uporabljenem kontrolnem seznamu. Aplikacija vam sicer omogoča, da trenutno dodeljeno predlogo zamenjate z drugo, vendar upoštevajte, da bodo vse spremembe obstoječega seznama (dodane opombe, naloženi dokumenti ali stanje dokončanja nalog) izbrisane, zapis pa bo prešel na novo predlogo s privzetimi nastavitvami.