Omnetic toob turule uue mooduli kinnitamisprotsessi automatiseerimiseks

Kontrollnimekirjad: standardiseerige oma protseduurid

Kontrollnimekirjad aitavad tööprotseduure ühtlustada, et kõik teaksid, mida teha, ning teie hoiaksite kõike kontrolli all.

• Ajasääst ja vähem vigukontrollnimekirjad juhivad töötajaid läbi selgelt määratletud protsessi, vähendades märkimisväärselt inimliku eksimuse riski ning säästes aega, mis muidu kuluks korduvatele ülekontrollimistele.
• Parem kontroll ja protsesside nähtavusjuhid saavad üksikasjaliku ülevaate lõpetatud ja pooleliolevatest sammudest, mis suurendab läbipaistvust ning iga töötaja vastutust.
• Meeskonna suurem tootlikkus ja tõhususkontrollnimekirjadega selgelt määratletud standardiseeritud protsessid toetavad tõhusust, vähendavad dubleerimist ja muudavad esinduse töö sujuvamaks.
• Teie esindusele kohandatudiga automüüja saab hõlpsalt luua oma kontrollnimekirjad, mis vastavad sisemistele vajadustele, standarditele või konkreetsetele kliendinõuetele.

Kontrollnimekirjamallide haldamine

Selles rakenduse osas saate luua ja muuta oma kontrollnimekirjamalle, mida seejärel kasutate süsteemi eri protsessides.

Dünaamilised mallid kirjetüübi järgi

Rippmenüüst valite lihtsalt kirjetüübi, millega kontrollnimekiri seotakse: äritehing, klient, müügivihje, teenindusjuhtum, müügisõiduk või teenindatav sõiduk. Nii saate hoida süsteemi iga valdkonna jaoks eraldi protseduuri.

Väljal Kirjeldus saate lühidalt selgitada, milleks kontrollnimekiri mõeldud on ja milliseid protsesse see aitab juhtida. See tekst kuvatakse kasutajatele vastavas kirjes kontrollnimekirja kohal, nii et nad näevad kohe selle eesmärki ja konteksti. Seetõttu soovitame kirja panna peamised eesmärgid ja protseduurid, mida kontrollnimekirjaga töötamisel tuleb järgida.

Ülesannete, nende kohustuslikkuse ja dokumentide määratlemine

Igas mallis saate määratleda suvalise arvu ülesandeid ning igal neist võib olla kaks eriomadust:

Kohustuslik ülesanne

• Kui ülesanne on märgitud kui kohustuslik, ei saa kontrollnimekirja sulgeda enne selle ülesande lõpetamist.
• Nii tagab süsteem, et ükski oluline samm ei jää vahele.

Dokument nõutud

• Kui ülesande juures on märgitud ruut Dokument nõutud , peate ülesande lõpetamiseks üles laadima asjakohase manuse, näiteks arve, lepingu või foto.
• Kui ülesanne ei ole samal ajal kohustuslik, ei pea seda kogu kontrollnimekirja lõpetamiseks täitma. Kui otsustate selle siiski tehtuks märkida, on dokumendi üleslaadimine nõutud.

Praktikas tähendab see, et mõne ülesande puhul piisab tehtuks märkimisest, teised aga nõuavad dokumendi üleslaadimist või ülesande lõpetamist enne kogu kontrollnimekirja sulgemist. See kombinatsioon võimaldab täpselt määratleda, milliseid tegevusi ei tohi tähelepanuta jätta ja millised tõendavad dokumendid tuleb esitada.

Kontrollnimekirja kasutamine

Iga protsessi puhul, näiteks sõiduki ost, liisingu tagasiost või oksjonisõiduk, saate valida eelmääratud kontrollnimekirjamalli, mis vastab kõige paremini hetkevajadustele. Ekraani ülaosas valite Vali mall ning seejärel sobiva malli menüüst, näiteks „Ostetud sõiduki täielik kontrollnimekiri”.

Pärast malli laadimist näete ülesannete loendit koos kirjelduste ja võimalike märkustega. Lõpetatud ülesanded märgite lihtsalt nende real või märkeruudul klõpsates. Kui ülesanne nõuab dokumendi üleslaadimist või märkuse lisamist, kasutate selleks eraldi vormi. See võimaldab:

• Lisada lühikese märkuse selgituseks või lisakonteksti andmiseks.
• Laadida üles dokumendi, näiteks sõiduki registreerimistunnistuse skanni, fotod või muud manused, mis salvestatakse vastava ülesande juurde.

Pärast salvestamist uueneb ülesande olek kohe ning teil ja teie kolleegidel on selge ülevaade sellest, mis on juba tehtud ja mis veel ootel.

Lõpetatuse näitajad

Kontrollnimekirja ülevaates näete alati, mitu ülesannet on juba tehtud ja mitu on veel jäänud; visuaalsed näitajad, näiteks protsent või värvitähis, aitavad ülevaadet hoida. Kui märgite mõne ülesande kohustuslikuks, tõstab süsteem esile, mitu neist tuleb täieliku oleku saavutamiseks lõpetada. Kui kõik kohustuslikud punktid on täidetud, liigub kontrollnimekirja olekunäit 100%-ni ning teie ja meeskond teate kohe, et protsess on suletud.

Seotus rakenduse protsessidega

Kontrollnimekirjad on tihedalt seotud süsteemi oluliste protsessidega. Näiteks kui äritehingu kõik kohustuslikud kontrollnimekirjapunktid pole täidetud, ei luba rakendus seda tehingut sulgeda. See tagab, et ükski kriitiline samm ega dokument ei jää tähelepanuta ning kogu protsess järgib eelmääratud standardeid.

Malli muutmine

Kui konkreetne kontrollnimekirjamall on juba määratud kindlale kirjele, näiteks sõidukile või äritehingule, ning muudate seda hiljem seadetes, ei kajastu need muudatused juba kasutusel olevas kontrollnimekirjas. Rakendus lubab siiski praegu määratud malli teise vastu vahetada, kuid arvestage, et olemasoleva kontrollnimekirja kõik muudatused, näiteks lisatud märkused, üles laaditud dokumendid ja ülesannete lõpetatuse olekud, kustutatakse ning kirje liigub uude malli selle vaikeseadetega.