Omnetic ievieš jaunu moduli apstiprināšanas procesu automatizācijai

Kontrolsaraksti: standartizējiet savus procesus

Kontrolsaraksti palīdz vienādot darba kārtību, lai ikviens zinātu, kas jādara, un jūs saglabātu pārskatāmību par procesu.

• Laika ietaupījums un mazāk kļūdu — kontrolsaraksts vada darbiniekus cauri skaidri definētam procesam, samazinot cilvēcisku kļūdu risku un atkārtotu pārbaužu laiku.
• Labāka kontrole un procesu pārskatāmība — vadītāji redz paveiktos un atlikušos soļus, kas palielina caurskatāmību un atbildību.
• Augstāka komandas produktivitāte — standartizēti procesi samazina dublētu darbu un veicina raitāku autosalona darbību.
• Pielāgots jūsu autosalonam — katrs tirgotājs var izveidot savām vajadzībām, standartiem vai klientu prasībām atbilstošus sarakstus.

Kontrolsarakstu veidņu pārvaldība

Šajā lietotnes daļā varat veidot un rediģēt savas kontrolsarakstu veidnes, kuras pēc tam izmanto dažādos sistēmas procesos.

Dinamiskas veidnes pēc ieraksta veida

Nolaižamajā izvēlnē izvēlieties ieraksta veidu, ar kuru saistīt kontrolsarakstu: darījumu, klientu, pieprasījumu, servisa gadījumu, pārdošanas vai servisa transportlīdzekli. Tādējādi katrai sistēmas jomai var būt savs process. Laukā “Apraksts” īsi norādiet saraksta nolūku un vadāmos procesus; lietotāji šo tekstu redzēs virs saraksta attiecīgajā ierakstā.

Uzdevumu, to obligātuma un dokumentu definēšana

Katrā veidnē var definēt neierobežotu uzdevumu skaitu. Katram uzdevumam var piešķirt divas īpašas īpašības.

Obligāts uzdevums

Ja uzdevums ir atzīmēts kā obligāts, kontrolsarakstu nevar aizvērt, kamēr tas nav pabeigts. Tādējādi sistēma nodrošina, ka netiek izlaists neviens būtisks solis.

Nepieciešams dokuments

Ja uzdevumam ir atzīmēta prasība “Nepieciešams dokuments”, lai to pabeigtu, jāaugšupielādē attiecīgais pielikums, piemēram, rēķins, līgums vai fotoattēls. Ja uzdevums nav obligāts, tas nav jāpabeidz, lai pabeigtu visu sarakstu; tomēr, atzīmējot to kā pabeigtu, dokuments ir obligāts.

Kontrolsaraksta izmantošana

Katram procesam, piemēram, transportlīdzekļa iegādei, līzinga atpirkumam vai izsoles transportlīdzeklim, ekrāna augšā izvēlieties „Izvēlēties veidni” un tad izvēlieties piemērotāko iepriekš definēto veidni. Pēc veidnes ielādes redzēsiet uzdevumus, aprakstus un piezīmes; pabeigtos uzdevumus atzīmējiet rindā vai izvēles rūtiņā. Īpašā veidlapa ļauj pievienot paskaidrojošu piezīmi vai augšupielādēt uzdevumam pievienojamu dokumentu.

Pēc saglabāšanas uzdevuma statuss atjaunojas nekavējoties, un jūs kopā ar kolēģiem saglabājat skaidru pārskatu par to, kas jau paveikts un kas vēl jāizdara.

Pabeigšanas statusa rādītāji

Pārskatā vienmēr redzams paveikto un atlikušo uzdevumu skaits; palīdz procentuālie un krāsu rādītāji. Obligātiem uzdevumiem sistēma parāda, cik vēl jāpabeidz. Kad visi obligātie vienumi ir pabeigti, statusa rādītājs sasniedz 100 %, un komanda uzreiz redz, ka process ir noslēgts.

Integrācija ar lietotnes procesiem

Kontrolsaraksti ir cieši saistīti ar svarīgiem sistēmas procesiem. Piemēram, ja darījumam nav pabeigti visi obligātie saraksta vienumi, lietotne neļaus šo darījumu aizvērt. Tas novērš kritisku soļu vai dokumentu neievērošanu un palīdz ievērot iepriekš definētus standartus.

Veidnes maiņa

Ja veidne jau ir piešķirta ierakstam un vēlāk to rediģējat iestatījumos, izmaiņas neparādās jau izmantotajā sarakstā. Piešķirto veidni var nomainīt, taču jāņem vērā, ka tiks dzēstas esošā saraksta piezīmes, augšupielādētie dokumenti un uzdevumu pabeigšanas statuss; ieraksts pāries uz jaunās veidnes noklusējuma iestatījumiem.