Omnetic, onay süreçlerini otomatikleştiren yeni modülünü kullanıma sundu

Kontrol listeleri: süreçlerinizi standartlaştırın

Kontrol listeleri, çalışma prosedürlerini birleştirmenize yardımcı olur; böylece herkes ne yapacağını bilir ve siz her şeyi kontrol altında tutarsınız.

• Zaman tasarrufu ve daha az hatakontrol listeleri çalışanlara açıkça tanımlanmış bir süreçte rehberlik eder; insan hatası riskini önemli ölçüde azaltır ve tekrar eden kontroller için harcanacak zamanı tasarruf ettirir.
• Daha iyi kontrol ve süreç görünürlüğüyöneticiler tamamlanan ve bekleyen adımlara ilişkin ayrıntılı bir genel bakış edinir; bu da şeffaflığı ve her bir çalışanın hesap verebilirliğini artırır.
• Daha yüksek ekip verimliliği ve etkinlikkontrol listeleriyle açıkça tanımlanan standart süreçler verimliliği destekler, tekrarları azaltır ve bayi operasyonlarının daha sorunsuz ilerlemesini sağlar.
• Bayinize özelher bayi, kendi iç ihtiyaçlarına, standartlarına veya belirli müşteri gereksinimlerine uygun kontrol listelerini kolayca oluşturabilir.

Kontrol listesi şablonlarını yönetme

Uygulamanın bu bölümünde kendi kontrol listesi şablonlarınızı oluşturabilir ve düzenleyebilir, ardından bunları sistem genelindeki çeşitli süreçlerde kullanabilirsiniz.

Kayıt türüne göre dinamik şablonlar

Açılır menüden kontrol listesinin bağlanacağı kayıt türünü seçersiniz: iş fırsatı, müşteri, lead, servis kaydı, satış aracı veya servis aracı. Böylece sistemin her alanı için ayrı bir prosedür tanımlayabilirsiniz.

Açıklama alanında, kontrol listesinin ne için olduğunu ve hangi süreçlerin yönetilmesine yardımcı olduğunu kısaca açıklayabilirsiniz. Bu metin, ilgili kayıtta kontrol listesinin üstünde kullanıcılara gösterilir; böylece amaç ve bağlamı hemen görürler. Bu nedenle, kontrol listesiyle çalışırken izlenecek temel hedefleri ve prosedürleri belirtmenizi öneririz.

Görevleri, zorunluluklarını ve belgeleri tanımlama

Her şablonda istediğiniz sayıda görev tanımlayabilir ve her birine iki özel özellik atayabilirsiniz:

Zorunlu görev

• Bir görev zorunlu olarak işaretlenirse, o görev tamamlanana kadar kontrol listesi kapatılamaz.
• Bu şekilde sistem, hiçbir kritik adımın atlanmamasını sağlar.

Belge gerekli

• Bir görev için Belge gerekli kutusu işaretlenmişse, görevi tamamlamak için ilgili eki (örneğin fatura, sözleşme veya fotoğraf) yüklemelisiniz.
• Görev aynı zamanda zorunlu değilse, tüm kontrol listesini tamamlamak için bitirilmesi gerekmez. Ancak görevi tamamlandı olarak işaretlemeye karar verirseniz belge yüklemeniz gerekir.

Uygulamada bu, bazı görevlerin yalnızca tamamlandı olarak işaretlenmesinin yeterli olduğu, diğerleri içinse tüm kontrol listesi kapatılmadan önce belge yüklenmesi veya görevin bitirilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu kombinasyon, hangi faaliyetlerin gözden kaçmaması ve hangi destekleyici belgelerin sunulması gerektiğini kesin olarak tanımlamanızı sağlar.

Kontrol listesi kullanma

Her süreçte (örneğin araç satın alma, leasing geri alımı veya açık artırma aracı) mevcut ihtiyaçlarınıza en uygun önceden tanımlı kontrol listesi şablonunu seçebilirsiniz. Ekranın üst kısmında Şablon seçin seçeneğini belirler ve ardından menüden uygun şablonu seçersiniz (örneğin “Satın alınan araç için eksiksiz kontrol listesi”).

Şablon yüklendiğinde görevlerin açıklamaları ve varsa notlarıyla birlikte listesini görürsünüz. Tamamlanan görevleri satırlarına veya onay kutularına tıklayarak işaretlersiniz. Bir görev belge yüklenmesini ya da not eklenmesini gerektiriyorsa ilgili formu kullanırsınız. Bu form şunları yapmanızı sağlar:

• Açıklamak veya ek bağlam sunmak için kısa bir not eklemek.
• İlgili görevle birlikte kaydedilecek bir belgeyi (örneğin araç tescil belgesinin taraması, fotoğraflar veya diğer ekler) yüklemek.

Kaydettikten sonra görev durumu hemen güncellenir; siz ve meslektaşlarınız tamamlananları ve hâlâ bekleyenleri açıkça görürsünüz.

Tamamlanma durumu göstergeleri

Kontrol listesi genel görünümünde her zaman kaç görevin tamamlandığını ve kaçının kaldığını görürsünüz; yüzde veya renk göstergesi gibi görsel işaretler yardımcı olur. Bazı görevleri “zorunlu” olarak işaretlerseniz sistem, tam duruma ulaşmak için bunlardan kaçının tamamlanması gerektiğini vurgular. Tüm zorunlu öğeleri bitirdiğinizde kontrol listesi durum göstergesi %100'e ulaşır; siz ve ekibiniz sürecin kapandığını hemen anlarsınız.

Uygulamadaki süreçlerle entegrasyon

Kontrol listeleri sistemdeki önemli süreçlere sıkı biçimde bağlıdır. Örneğin bir iş fırsatındaki zorunlu kontrol listesi öğelerinin tamamı bitirilmemişse uygulama o kaydın kapatılmasına izin vermez. Böylece hiçbir kritik adımın veya belgenin gözden kaçmaması ve tüm sürecin önceden tanımlanmış standartlara göre ilerlemesi sağlanır.

Şablonu değiştirme

Belirli bir kontrol listesi şablonu belirli bir kayda (örneğin bir araca veya iş fırsatına) zaten atanmışsa ve bunu daha sonra ayarlarda düzenlerseniz, değişiklikler kullanımda olan kontrol listesine yansımaz. Ancak uygulama, o anda atanmış şablonu başka bir şablonla değiştirmenize izin verir. Mevcut kontrol listesindeki tüm düzenlemelerin (eklenen notlar, yüklenen belgeler veya görevlerin tamamlanma durumu gibi) silineceğini ve kaydın varsayılan ayarlarıyla yeni şablona geçeceğini unutmayın.