Omnetic pristato naują patvirtinimo procesų automatizavimo modulį

Kontroliniai sąrašai: standartizuokite savo procesus

Kontroliniai sąrašai padeda suvienodinti darbo tvarką, kad kiekvienas žinotų, ką daryti, o jūs galėtumėte viską kontroliuoti.

• Laiko taupymas ir mažiau klaidų – kontroliniai sąrašai veda darbuotojus per aiškiai apibrėžtą procesą, reikšmingai sumažina žmogiškųjų klaidų riziką ir laiką, anksčiau skiriamą pakartotiniam tikrinimui.
• Geresnė kontrolė ir procesų matomumas – vadovai gauna išsamią atliktų ir nebaigtų veiksmų apžvalgą, kuri didina skaidrumą ir atskirų darbuotojų atsakomybę.
• Didesnis komandos produktyvumas ir efektyvumas – kontroliniais sąrašais aiškiai apibrėžti standartizuoti procesai didina efektyvumą, mažina dubliavimą ir padeda autosalonui dirbti sklandžiau.
• Pritaikyta jūsų autosalonui – kiekvienas pardavėjas gali lengvai sukurti savo kontrolinius sąrašus pagal vidinius poreikius, standartus ar konkrečius klientų reikalavimus.

Kontrolinių sąrašų šablonų valdymas

Šioje programos dalyje galite kurti ir redaguoti savo kontrolinių sąrašų šablonus, kuriuos vėliau naudosite įvairiuose sistemos procesuose.

Dinaminiai šablonai pagal įrašo tipą

Išskleidžiamajame meniu paprastai pasirenkate, su kokio tipo įrašu bus susietas kontrolinis sąrašas: verslo atveju, klientu, potencialiu klientu, paslaugos atveju, parduodamu automobiliu ar aptarnaujamu automobiliu. Taip kiekvienai sistemos sričiai galite turėti atskirą procedūrą.

Lauke „Aprašymas“ galite trumpai paaiškinti, kam skirtas kontrolinis sąrašas ir kokius procesus jis padeda valdyti. Šis tekstas rodomas naudotojams virš paties sąrašo konkrečiame įraše, todėl jie iškart mato jo paskirtį ir kontekstą. Rekomenduojame nurodyti pagrindinius tikslus ir procedūras, kurių reikia laikytis dirbant su kontroliniu sąrašu.

Užduočių, jų privalomumo ir dokumentų nustatymas

Kiekviename šablone galite apibrėžti bet kokį skaičių užduočių, o kiekviena jų gali turėti dvi specialias savybes:

Privaloma užduotis

• Jei užduotis pažymėta kaip privaloma, kontrolinio sąrašo negalima uždaryti, kol ši užduotis nebaigta.
• Taip sistema užtikrina, kad nebus praleistas joks esminis veiksmas.

Privalomas dokumentas

• Jei prie užduoties pažymėtas langelis „Privalomas dokumentas“, jai užbaigti turite įkelti atitinkamą priedą, pavyzdžiui, sąskaitą faktūrą, sutartį ar nuotrauką.
• Jei užduotis nėra privaloma, jos nebūtina atlikti norint užbaigti visą kontrolinį sąrašą. Tačiau nusprendus ją pažymėti kaip atliktą, dokumentą įkelti privaloma.

Praktiškai tai reiškia, kad kai kurias užduotis pakanka pažymėti kaip atliktas, o kitoms būtina įkelti dokumentą arba atlikti užduotį, kad būtų galima uždaryti visą kontrolinį sąrašą. Šis derinys leidžia tiksliai nustatyti, kurių veiksmų negalima praleisti ir kokie patvirtinamieji dokumentai turi būti pateikti.

Kontrolinio sąrašo naudojimas

Kiekviename procese, pavyzdžiui, perkant automobilį, išperkant lizingo automobilį ar dirbant su aukciono automobiliu, galite pasirinkti iš anksto apibrėžtą kontrolinio sąrašo šabloną, geriausiai atitinkantį dabartinius poreikius. Ekrano viršuje pasirinkite Pasirinkti šabloną ir meniu išsirinkite tinkamą šabloną, pavyzdžiui, „Visas įsigyto automobilio kontrolinis sąrašas“.

Įkėlus šabloną, matote užduočių sąrašą su jų aprašymais ir pastabomis. Atliktas užduotis paprastai pažymite spustelėdami jų eilutę arba žymimąjį langelį. Jei užduočiai reikia įkelti dokumentą ar pridėti pastabą, naudojate tam skirtą formą. Ji leidžia:

• Pridėti trumpą pastabą paaiškinimui arba papildomam kontekstui pateikti.
• Įkelti dokumentą, pavyzdžiui, transporto priemonės registracijos liudijimo kopiją, nuotraukas ar kitus priedus, kurie išsaugomi prie konkrečios užduoties.

Išsaugojus užduoties būsena atnaujinama iš karto, o jūs ir kolegos aiškiai matote, kas jau atlikta ir kas dar laukia.

Užbaigimo būsenos rodikliai

Kontrolinio sąrašo apžvalgoje visada matote, kiek užduočių jau atlikta ir kiek liko; padeda vaizdiniai rodikliai, tokie kaip procentinė ar spalvinė indikacija. Jei kai kurias užduotis pažymite kaip privalomas, sistema parodo, kiek jų reikia atlikti, kad būsena būtų pilna. Užbaigus visus privalomus punktus, kontrolinio sąrašo būsenos rodiklis pasiekia 100 %, ir jūs bei komanda iškart žinote, kad procesas uždarytas.

Integracija su programos procesais

Kontroliniai sąrašai glaudžiai susieti su svarbiais sistemos procesais: pavyzdžiui, jei verslo atveju nebaigti visi privalomi kontrolinio sąrašo punktai, programa neleis šio atvejo uždaryti. Tai užtikrina, kad nebus praleistas joks kritinis veiksmas ar dokumentas ir visas procesas vyks pagal iš anksto nustatytus standartus.

Šablono keitimas

Jei konkretus kontrolinio sąrašo šablonas jau priskirtas konkrečiam įrašui, pavyzdžiui, automobiliui ar verslo atvejui, ir vėliau jį redaguojate nustatymuose, šie pakeitimai jau naudojamame kontroliniame sąraše neatsispindės. Programa leidžia pakeisti šiuo metu priskirtą šabloną kitu, tačiau turėkite omenyje, kad bus ištrinti visi esamo kontrolinio sąrašo pakeitimai, tokie kaip pridėtos pastabos, įkelti dokumentai ar užduočių užbaigimo būsena, o įrašas pereis prie naujo šablono numatytųjų nustatymų.