Szakmai cikkek

Az autó átadása az ügyfélnek: a felkészítéstől a későbbi kapcsolattartásig

Hogyan készítse elő az autót az átadásra, hogyan vegye fel az átadás-átvételi jegyzőkönyvet, és hogyan tartsa a kapcsolatot? Új és használt autókhoz.

A legfontosabb megállapítások

Az átadást egy felelős munkatárs irányítja, általában az értékesítő. Az időpontot akkor erősíti meg, amikor a dokumentumok és a műszaki felkészítés is elkészült, és a pénzügy kiadásra engedte az autót.
Magára a találkozóra tájékoztató jelleggel 45–60 percet számoljon. A menet: közös bejárás, kezelés és vezetéstámogató rendszerek, alkalmazások, karbantartás és garancia, a jegyzőkönyv aláírása csak a végén.
Az átadás-átvételi jegyzőkönyv rögzíti az alvázszámot, a kilométeróra-állást, az üzemanyagszintet vagy a töltöttséget, a sérüléseket fotókkal, a kulcsok számát, a dokumentumokat és a tartozékokat. Tartalmazza továbbá a nyitott tételeket határidővel és mindkét fél aláírását.
Új autó átadásakor a megrendelt konfigurációval való egyezésre és az esetleges szállítási sérülésekre kell figyelni. Használt autó átadásakor el kell választani az ismert kopást az új sérülésektől, és le kell választani az előző felhasználó fiókjait.
A későbbi kapcsolattartást már az átadáskor meg kell tervezni. Minden nyitott kérésnek felelőse és határideje van.

Az autó ügyfélnek történő átadása az értékesítés utolsó lépése, és egyben az ügyfél első tapasztalata az autóval. Ilyenkor összeveti a megígért állapotot azzal, amit ténylegesen átvesz. Ebben a pillanatban az autókereskedésnek összhangban kell lennie az autó fizikai állapotával, a dokumentumokkal és az üzleti nyilvántartással. Egységes eljárás nélkül az értékesítő az ügyfél előtt keresi a második kulcsot, befejezetlen felkészítést intéz, vagy azt próbálja kideríteni, hogy az autót kifizették-e.

Hogyan tervezzük meg az autó átadását, és hogyan osszuk el a felelősséget

Az egész átadásért egy munkatárs felel, általában az értékesítő. Ő koordinálja a többi részleget, és ő erősíti meg, hogy az autó kész. A műszaki állapotot azonban a szerviz igazolja, a fizetési feltételek teljesülését pedig a pénzügy munkatársa.

Szerep	Felelősség az átadás előtt	Bejegyzés a nyilvántartásban
Értékesítő	Egyezés a megrendeléssel, az átadás terjedelme, kommunikáció az ügyféllel	Időpont, átadó személy, megígért felszereltség és szolgáltatások
Szerviz vagy műszaki felkészítés	Befejezett munkák, műszaki ellenőrzés, a kiadást akadályozó hibák megszüntetése	Az ellenőrzés eredménye és a felkészítés lezárt tételei
Adminisztráció	Szerződéses és átadási dokumentumok, forgalomba helyezés és a kapcsolódó ügyintézés	Mi van kész, mi van hátra, és ki intézi
Pénzügy	A kikötött fizetési feltételek teljesülése	Az autó átadásra engedése
Értékesítési vezető	Kivételek és a halasztásról szóló döntés	Jóváhagyott eljárás és új időpont

Az értékesítő naptára nem elég. Az időpontnak a műhelymunkák befejezéséhez, a tartozékok beérkezéséhez és az elkészült adminisztrációhoz kell igazodnia. Ha ezek közül bármi változik, egyértelműnek kell lennie, ki módosítja a tervet, és ki tájékoztatja az ügyfelet.

Használt autóknál az Omnetic Used Car Sales modulja az értékesítést a felvásárlástól a felkészítésen és a hirdetésen át az átadásig és a könyvelésig vezeti. A felkészítés és az ügylet állapota így egyetlen folyamatban van. Az adatokat nem kell átvinni a felkészítési táblázat és az értékesítési nyilvántartás között.

Magára a találkozóra tájékoztató jelleggel 45–60 percet számoljon. Ez az idő fedezi a közös bejárást, a kezelés ismertetését, a szolgáltatások beállítását és a dokumentumok aláírását. Kevesebb időt vesz igénybe az előre elkészített adminisztrációjú átadás. Több idő kell annak az ügyfélnek, aki más hajtástípusra vált, vagy kiterjedt vezetéstámogató rendszerekkel felszerelt autót vesz át.

Minek kell készen állnia az ügyfél érkezése előtt

Az előkészítést ossza fel dokumentumokra, az autóra és a kiadás feltételeire. „Kész” állapotot csak az az autó kaphat, amelynél mindhárom terület le van zárva.

Ellenőrzőlista az átadás előtt

Üzleti dokumentumok: az ügyfél adatai, az alvázszám, a felszereltség és a tartozékok megfelelnek a megrendelésnek és a szerződésnek.
Fizetés és finanszírozás: a nyilvántartásban rögzítve van, hogy az autó kiadásának feltételei teljesültek.
Forgalomba helyezés és biztosítás: egyértelmű, mely ügyek vannak elintézve, és ki intézi a hátralévő lépéseket.
Műszaki felkészítés: a kikötött javítások, a szerviz és a beszerelések elkészültek, a biztonságos használatot akadályozó hibák megszűntek.
Kulcsok és tartozékok: a kulcsok száma, a kábelek, a kerekek és a többi eladott tartozék megfelel a megállapodásnak.
Dokumentáció: a szerviz- és garanciális dokumentumok, a kezelési útmutató és a kiegészítő szolgáltatások dokumentumai készen állnak.
Üzemanyag vagy töltöttség: a szint megfelel a megállapodásnak, és elég az ügyfél tervezett elindulásához.
Tisztaság és digitális beállítások: az autó le van mosva és ki van takarítva. Használt autónál a személyes adatok törölve vannak, az előző felhasználó fiókjai leválasztva.

A forgalomba helyezést, a biztosítást és a forgalmi jogosultságot az átadás helye szerinti ország szabályai szerint intézze. A hálózat egészére érvényes céges eljárás határozza meg, ki felel az adott ügyintézésért, és milyen igazolást kell bemutatnia. A tulajdonosváltozás bejelentésének nemzeti határidői eltérnek, és gyakran rövidek, ezért minden országra, ahol autót ad át, legyenek rögzítve az eljárásban. Használt autó átadásakor ezért a tervhez az is hozzátartozik, ki és mikor jelenti be a tulajdonosváltozást.

Elektromos autónál határozzon meg céges minimális töltöttséget, és előre közölje az ügyféllel. Példaként szolgálhat a német önkéntes BBM-standard. Ez átadáskor legalább 50% fennmaradó akkumulátor-kapacitást ír elő. Ha az ügyféllel másképp állapodik meg, vagy a tervezett útja mást kíván, az egyeztetett állapot az irányadó.

Hogyan végezzük el az autó utolsó ellenőrzését

Az utolsó ellenőrzés csak a befejezett felkészítés után következik. Az autó átvételekor készült fotók nem írják le az állapotát javítás, tisztítás vagy telephelyek közötti áthelyezés után.

A felkészítést végző munkatárs összeveti az alvázszámot a dokumentumokkal, és rögzíti a kilométeróra-állást. Átnézi a karosszériát, az utasteret, a felszereltséget és azokat a funkciókat, amelyeket a felkészítés érintett. Az eredményt még az ügyfél érkezése előtt átadja az értékesítőnek. Ha új sérülést vagy befejezetlen munkát talál, az értékesítési vezető dönti el, hogy az átadás megtörténik-e, vagy elhalasztják.

A CarAudit alkalmazásban a munkatárs a beállított ellenőrzőlista szerint nézi át az autót. A sérüléseket a karosszériatérképen jelöli, és fotókat csatol hozzájuk. A jegyzőkönyv az autó rekordjához kerül a DMS Core rendszerben, a megállapításokból pedig felkészítési feladatok lesznek.

Új autó és használt autó átadása: miben különböznek

Terület	Új autó átadása	Használt autó átadása
Egyezés az ügylettel	Megrendelt konfiguráció, felszereltség és beszerelt kiegészítők	Kikötött felszereltség, tartozékok és az eladáskor leírt állapot
Műszaki felkészítés	Értékesítés előtti felkészítés a gyártó eljárása szerint	Kikötött javítások és szerviz
A felületek állapota	Esetleges szállítási vagy mozgatási sérülések	Az ismert kopás és az új sérülések elkülönítése
Szerviz-információk	Szervizterv és garanciális feltételek	Elérhető szerviztörténet és a következő szerviz időpontja
Digitális környezet	A fiók és a csatlakoztatott szolgáltatások első beállítása	Az előző felhasználó leválasztása és az új beállítása
Jegyzőkönyv	Az átvételkori állapot	Az átvételkori állapot, a rögzített kopással és az ismert hibákkal együtt

Használt autónál ne hagyja az ismert sérülésről szóló beszélgetést az aláírás pillanatára. Az ügyfélnek a közös bejáráskor látnia kell, mely használati nyomok voltak a megállapodás részei. Azt is látnia kell, hogy az állapot a legutóbbi szemle óta nem változott.

Mit mutassunk meg az ügyfélnek magán az átadáson

A találkozót a közös bejárástól az autó használatán át a dokumentumokig vezesse. Az elején történő aláírás megelőzné annak ellenőrzését, amit az ügyfél átvesz.

Közös bejárás és az átadott tárgyak

Az értékesítő az ügyféllel végigjárja a külsőt, az utasteret és az eladott tartozékokat. A kulcsoknak, a dokumentumoknak és a többi átadandó tárgynak előkészítve az autónál kell lenniük. Nem elég, hogy a felkészítési lista késznek jelöli őket. Az eltérést azonnal rögzíteni kell. Hiányzó tárgynál a pótlás módját, a felelős személyt és a határidőt is fel kell jegyezni.

Kezelés és vezetéstámogató rendszerek

A magyarázatot igazítsa ahhoz, miben különbözik az új autó attól, amelyhez az ügyfél hozzászokott. A legtöbb időt a mindennapi használat és a biztonság funkcióira fordítsa:

indítás, sebességváltás és rögzítőfék;
világítás, ablaktörlők és a kijelzők alapbeállításai;
a vezetéstámogató rendszerek, korlátaik, és hogy mikor kell a vezetőnek beavatkoznia;
tankolás vagy töltés, a tanksapka vagy a töltőaljzat fedelének nyitásával együtt;
nyitás és indítás lemerült kulcselem esetén.

A Hyundai osztrák átadási ellenőrzőlistája a vezetéstámogató rendszerek elméleti és gyakorlati bemutatását is tartalmazza. Ugyanez az elv minden eljárásban hasznos: a szóbeli leírást egészítse ki bemutatóval az átadott autón.

Alkalmazások és csatlakoztatott szolgáltatások

Az ügyfélnek tudnia kell, mely funkciók aktívak, melyekhez kell a saját fiókja, és melyek érvényesek csak korlátozott ideig, illetve melyekhez tartoznak külön feltételek. A párosított telefon még nem jelenti a szolgáltatások beállítását. A jármű alkalmazásának bemutatása a német BBM-standardban is a kötelező pontok közé tartozik.

A belépési adatokat az ügyfél maga adja meg. Ha az aktiválás nem sikerül, nyitott feladat jön létre felelős személlyel és határidővel. Az értékesítő szóbeli ígérete nem elég.

Karbantartás és garancia

Elinduláskor az ügyfélnek tudnia kell, mikor és mi alapján tervezik a következő szervizt, hová forduljon hiba esetén, és milyen dokumentumokat kapott. A Hyundai osztrák átadási ellenőrzőlistája ezért a szervizintervallumok ismertetését is tartalmazza.

Új autó vállalkozástól történő vásárlásakor a fogyasztót az EU-ban az átvételtől számítva legalább kétéves jogszabályi védelem illeti meg a hibákkal szemben. A gyártó önkéntes garanciáját külön ismertesse, a feltételeivel együtt. Használt autónál az információnak az adott ügyletnek és az érintett ország jogának kell megfelelnie. Az új autó feltételeit ne vigye át rá.

Mit tartalmazzon az átadás-átvételi jegyzőkönyv

Az átadás-átvételi jegyzőkönyv az átvétel pillanatában fennálló állapotot rögzíti. Nem helyettesíti sem az adásvételi szerződést, sem a műszaki felkészítésről készült feljegyzést.

A jegyzőkönyv része	Mit kell rögzíteni
Azonosítás	Az ügyfél, az átadó cég és munkatárs, az alvázszám, a rendszám, ha már kiadták
Az átadás időpontja	Dátum, időpont és hely
Az autó állapota	Kilométeróra-állás, üzemanyagszint vagy töltöttség, az állapot és a sérülések leírása
Átadott tárgyak	A kulcsok száma, dokumentumok, tartozékok és a megállapodás szerinti egyéb tételek
Az autó bemutatása	Az áttekintett kezelés, vezetéstámogató rendszerek, karbantartás és csatlakoztatott szolgáltatások
Nyitott tételek	Pontos leírás, a pótlás módja, a felelős személy és a határidő
Fotók	Áttekintő képek, a kilométeróra-állás és a rögzített sérülések közelképei
Igazolás	Az átadó és az ügyfél, vagy az autót helyette átvevő személy aláírása

A fotóknak az adott átadáshoz kell tartozniuk. Az ügyfélről az autó mellett készült kép nem helyettesíti az állapot dokumentálását. A Hyundai osztrák átadási ellenőrzőlistája átadási fotóval és fotódokumentációval is számol. Tartalmazza továbbá a teljes kulcskészletet, a szerviz- és garanciális dokumentumokat, valamint az értékesítő és az ügyfél aláírását.

Az aláírás után az ügyfél megkapja a jegyzőkönyv másolatát a mellékletekkel. A nyilvántartásba a tényleges átadási dátum kerül, nem az eredetileg tervezett időpont.

Hogyan nézzen ki a későbbi kapcsolattartás

A későbbi kapcsolatfelvételt már az átadáskor tervezze meg. Az első napokban az értékesítő az autó használatáról, a szolgáltatások működéséről és a nyitott tételek teljesítéséről érdeklődik. Értékelést csak a bejelentett probléma megoldása után kérjen.

A kezeléssel kapcsolatos kérdést az értékesítő rendezi, a műszaki problémát a szerviz veszi át, a hiányzó dokumentumot az adminisztráció. Minden kérésnél látszania kell, ki válaszol az ügyfélnek, és mi a következő lépés.

Az Omnetic CRM a további lépéseket felelős személlyel és határidővel közvetlenül az ügyfél rekordjánál vezeti. Az utógondozás így nem marad csak az értékesítő naptárában vagy e-mailjeiben.

Mire figyeljen az átadásnál

A legnagyobb kockázat az eltérés aközött, amit a cég késznek jelölt, és amit az ügyfél ténylegesen megkap.

Helyzet	Helyes eljárás
A második kulcs még nem érkezett meg	Előre tájékoztatni az ügyfelet, és írásban megállapodni a pótlás módjáról és határidejéről
Tisztítás után új sérülés látszik	Dokumentálni, és a jegyzőkönyv aláírása előtt megállapodni a javításról
Hiányzik a megígért töltőkábel	Gondoskodni a pótlásról, és megállapodni, hogyan tölt az ügyfél addig
A műszerfalon figyelmeztetés világít	Átadni az ügyet a szerviznek. A biztonságos használatot akadályozó hibát a kiadás előtt megszüntetni
Az alkalmazás nem aktiválható	Feladatot létrehozni felelős személlyel és a következő kapcsolatfelvétel határidejével

Ne használjon előre aláírt üres jegyzőkönyveket és olyan homályos bejegyzéseket, mint „a tartozékokat később szállítjuk”. Egy ilyen bejegyzésből nem derül ki, mi hiányzik, ki intézi, és mikor kapja meg az ügyfél.

Az Omnetic összeköti a felkészítést, az átadást és az utógondozást

Ha minden részleg más rendszerben dolgozik, az értékesítő az átadás előtt a szervizmunkalapból, az autó nyilvántartásából és az ügyféllel folytatott kommunikációból rakja össze az információkat. Az Omnetic platformon minden modul a jármű, az ügyfél, a munkalapok és a pénzmozgások egyetlen közös rekordjával dolgozik a DMS Core rendszerben. Az adatokat nem kell közöttük átírni.

Az átadáshoz három eszköz kapcsolódik:

A Digital Deal az aláírt ajánlatot a CRM üzleti lehetőségébe rögzíti. A lezárt ügylet ezután új adatbevitel nélkül kapcsolódik a számlázáshoz, az autó felkészítéséhez és az átadáshoz.
A CarAudit online és offline is végigvezeti a munkatársat az ellenőrzőlistán közvetlenül az autónál. A jegyzőkönyvet a fotókkal és megállapításokkal együtt az autó rekordjához menti.
Az Omnetic CRM a kapcsolódó lépéseket felelős személlyel és határidővel ugyanannál az ügyfélnél és autónál vezeti.

Az átadáskor rögzített állapot így ugyanannál a rekordnál marad, mint az utógondozás. A fotók nem maradnak a telefonon, a hiányosságok pedig nem az értékesítő jegyzeteiben.

Kérjen Omnetic-bemutatót, amely a felkészítés, az ellenőrzés és az átadás összekapcsolására összpontosít az Ön működésében.

Kapcsolódó cikkek

Gyakori kérdések

Átveheti az autót más is, mint a vevő?

Igen, ha a képviselet feltételeit az érintett ország szabályai szerint előre rendezték. Az adminisztráció még az átadás időpontja előtt meghatározza a szükséges dokumentumokat. A jegyzőkönyvből egyértelműnek kell lennie, ki vette át az autót, és kinek a nevében járt el.

Hogyan járjunk el, ha az átadás az autókereskedésen kívül történik?

Ugyanaz az ellenőrzőlista és jegyzőkönyv érvényes. Az átadónak hozzá kell férnie a dokumentumokhoz, fotókat kell tudnia készíteni, és el kell érnie azt a kollégát, aki a kivételekről dönt. A helyszínnek lehetővé kell tennie az autó biztonságos bejárását és a kezelés bemutatását.

Mi a teendő, ha az ügyfél elhalasztja az átadás időpontját?

Hagyja az autót „átadásra vár” állapotban, és egyeztessen új időpontot. Az új találkozó előtt ismételje meg az utolsó ellenőrzést. Ha az autót közben mozgatták vagy vezették, teljes terjedelemben ellenőrizze.

Bevezethető az Omnetic csak az autók ellenőrzésére és átadására?

Igen. Az Omnetic fokozatosan vezethető be: egy modullal, például a CarAudit modullal kezdhető, a többi később adható hozzá. A meglévő rendszerek, például a könyvelőszoftver, a nyitott platformon keresztül csatlakoztathatók.