Articole

Predarea mașinii către client: de la pregătire până la contactul ulterior

Cum pregătiți mașina pentru predare, întocmiți procesul-verbal de predare-primire și păstrați legătura cu clientul. Procedură pentru mașini noi și rulate.

Concluzii principale

Predarea este coordonată de o singură persoană responsabilă, de obicei vânzătorul. Acesta confirmă termenul abia când documentele și pregătirea tehnică sunt gata, iar departamentul financiar eliberează mașina pentru predare.
Pentru întâlnirea propriu-zisă calculați orientativ 45–60 de minute. Ordinea: inspecția comună, comenzile și sistemele de asistență, aplicația, întreținerea și garanția, iar semnarea procesului-verbal la final.
Procesul-verbal de predare-primire a mașinii consemnează VIN-ul, kilometrajul, nivelul de combustibil sau de încărcare, deteriorările cu fotografii, numărul de chei, documentele și accesoriile. Conține, de asemenea, pozițiile deschise cu termen și semnăturile ambelor părți.
La predarea unei mașini noi se urmărește concordanța cu configurația comandată și eventualele deteriorări din transport. La predarea unei mașini rulate se separă uzura cunoscută de deteriorările noi și se deconectează conturile utilizatorului anterior.
Contactul ulterior se planifică încă de la predare. Fiecare solicitare deschisă are o persoană responsabilă și un termen.

Predarea mașinii către client este ultimul pas al vânzării și, în același timp, prima experiență a clientului cu mașina. Clientul compară atunci starea promisă cu ceea ce primește efectiv. În acel moment, dealerul trebuie să aibă în concordanță starea fizică a mașinii, documentele și evidența comercială. Fără o procedură unitară, vânzătorul caută în fața clientului a doua cheie, rezolvă pe loc pregătirea nefinalizată sau verifică dacă mașina este plătită.

Cum planificați predarea mașinii către client și cum împărțiți responsabilitatea

Pentru întreaga predare răspunde o singură persoană, de obicei vânzătorul. Acesta coordonează celelalte departamente și confirmă că mașina este pregătită. Service-ul confirmă însă starea tehnică, iar persoana de la financiar îndeplinirea condițiilor de plată.

Rol	Responsabilitate înainte de predare	Înregistrare în evidență
Vânzător	Concordanța cu comanda, conținutul predării, comunicarea cu clientul	Termenul, persoana care predă, dotările și serviciile promise
Service sau pregătire tehnică	Lucrări finalizate, control tehnic, eliminarea defectelor care împiedică predarea	Rezultatul controlului și pozițiile de pregătire închise
Administrativ	Documentele contractuale și de predare, înmatricularea și operațiunile aferente	Ce este gata, ce mai rămâne și cine se ocupă
Financiar	Îndeplinirea condițiilor de plată convenite	Eliberarea mașinii pentru predare
Manager de vânzări	Excepții și decizia de amânare	Procedura aprobată și noul termen

Calendarul vânzătorului nu este suficient. Termenul trebuie să urmeze finalizarea lucrărilor în atelier, livrarea accesoriilor și încheierea formalităților administrative. Când se schimbă oricare dintre acestea, trebuie să fie clar cine actualizează planul și cine informează clientul.

La mașinile rulate, modulul Used Car Sales din Omnetic gestionează vânzarea de la achiziție, prin pregătire și anunț, până la predare și contabilitate. Stadiul pregătirii și al tranzacției este astfel într-un singur proces. Datele nu trebuie transferate între tabelul de pregătire și evidența vânzărilor.

Pentru întâlnirea propriu-zisă calculați orientativ 45–60 de minute. Acest timp acoperă inspecția comună, explicarea comenzilor, configurarea serviciilor și semnarea documentelor. Mai puțin durează o predare cu formalitățile rezolvate dinainte. Mai mult timp are nevoie clientul care trece la alt tip de propulsie sau care preia o mașină cu numeroase sisteme de asistență.

Ce trebuie să fie pregătit înainte de sosirea clientului

Împărțiți pregătirea în documente, mașină și condițiile de predare. Starea „pregătită” o primește doar mașina la care toate cele trei domenii sunt închise.

Listă de verificare înainte de predare

Documente comerciale: datele clientului, VIN-ul, dotările și accesoriile corespund comenzii și contractului.
Plată și finanțare: în evidență este înregistrat că sunt îndeplinite condițiile pentru predarea mașinii.
Înmatriculare și asigurare: este clar ce operațiuni sunt făcute și cine se ocupă de pașii rămași.
Pregătire tehnică: reparațiile, revizia și montajele convenite sunt finalizate, iar defectele care împiedică utilizarea în siguranță sunt eliminate.
Chei și accesorii: numărul de chei, cablurile, roțile și celelalte accesorii vândute corespund înțelegerii.
Documentație: documentele de service și de garanție, manualul și documentele pentru serviciile suplimentare sunt pregătite.
Combustibil sau încărcare: nivelul corespunde înțelegerii și este suficient pentru plecarea planificată a clientului.
Curățenie și setări digitale: mașina este spălată și curățată. La o mașină rulată, datele personale sunt șterse, iar conturile utilizatorului anterior sunt deconectate.

Înmatricularea, asigurarea și dreptul de circulație se rezolvă conform regulilor țării în care are loc predarea. Procedura firmei la nivelul întregii rețele stabilește cine răspunde de fiecare operațiune și ce confirmare trebuie prezentată. Termenele naționale pentru înregistrarea schimbării proprietarului diferă și sunt adesea scurte, de aceea trebuie trecute în procedură pentru fiecare țară în care predați mașini. La predarea unei mașini rulate, în plan intră deci și cine depune cererea de schimbare a proprietarului și când.

La o mașină electrică, stabiliți un nivel minim de încărcare la nivel de firmă și comunicați-l clientului dinainte. Ca exemplu poate servi standardul voluntar german BBM. Acesta cere la predare cel puțin 50% din capacitatea rămasă a bateriei. Dacă vă înțelegeți altfel cu clientul sau dacă o cere călătoria pe care o are planificată, se aplică nivelul convenit.

Cum se face ultimul control al mașinii

Ultimul control vine abia după finalizarea pregătirii. Fotografiile de la preluarea mașinii nu descriu starea ei după reparație, curățare sau mutarea între filiale.

Persoana de la pregătire compară VIN-ul cu documentele și notează kilometrajul. Verifică caroseria, interiorul, dotările și funcțiile vizate de pregătire. Rezultatul îl transmite vânzătorului încă înainte de sosirea clientului. Dacă găsește o deteriorare nouă sau o lucrare nefinalizată, managerul de vânzări decide dacă predarea are loc sau se amână.

În aplicația CarAudit, persoana verifică mașina după o listă de verificare configurată. Marchează deteriorările pe harta caroseriei și atașează fotografii. Protocolul se salvează la înregistrarea mașinii în DMS Core, iar din constatări rezultă sarcini de pregătire.

Predarea unei mașini noi și predarea unei mașini rulate: prin ce diferă

Domeniu	Predarea unei mașini noi	Predarea unei mașini rulate
Concordanța cu tranzacția	Configurația comandată, dotările și accesoriile montate	Dotările convenite, accesoriile și starea descrisă la vânzare
Pregătirea tehnică	Pregătirea înainte de livrare (PDI) conform procedurii producătorului	Reparațiile și revizia convenite
Starea suprafețelor	Eventuale deteriorări din transport sau manipulare	Distincția între uzura cunoscută și deteriorările noi
Informații de service	Planul de service și condițiile de garanție	Istoricul de service disponibil și termenul următoarei revizii
Mediul digital	Prima configurare a contului și a serviciilor conectate	Deconectarea utilizatorului anterior și configurarea celui nou
Proces-verbal	Starea la preluare	Starea la preluare, inclusiv uzura consemnată și defectele cunoscute

La o mașină rulată, nu amânați discuția despre deteriorările cunoscute până la semnare. La inspecția comună, clientul trebuie să vadă ce urme de utilizare au făcut parte din înțelegere. Totodată, trebuie să vadă că starea nu s-a schimbat de la ultima inspecție.

Ce îi arătați clientului la predarea propriu-zisă

Conduceți întâlnirea de la inspecția comună, prin utilizarea mașinii, până la documente. O semnătură la început ar sări peste verificarea a ceea ce preia clientul.

Inspecția comună și obiectele predate

Vânzătorul parcurge împreună cu clientul exteriorul, interiorul și accesoriile vândute. Cheile, documentele și celelalte obiecte predate trebuie să fie pregătite lângă mașină. Nu este suficient ca lista de pregătire să le marcheze ca fiind gata. O diferență se consemnează imediat. La un obiect lipsă se consemnează și modul de livrare, persoana responsabilă și termenul.

Comenzi și sisteme de asistență

Adaptați explicațiile la ce diferă noua mașină de cea cu care este obișnuit clientul. Acordați cel mai mult timp funcțiilor pentru utilizarea zilnică și siguranță:

pornirea, schimbarea treptelor și frâna de parcare;
luminile, ștergătoarele și setările de bază ale afișajelor;
sistemele de asistență, limitele lor și momentele în care șoferul trebuie să intervină;
alimentarea sau încărcarea, inclusiv deschiderea bușonului sau a capacului prizei;
deblocarea și pornirea când bateria cheii este descărcată.

Lista de verificare austriacă Hyundai pentru predare cuprinde familiarizarea teoretică și practică cu sistemele de asistență. Același principiu se potrivește în orice procedură: completați explicația verbală cu o demonstrație pe mașina predată.

Aplicația și serviciile conectate

Clientul trebuie să știe ce funcții sunt active, care necesită contul lui și care sunt valabile doar o perioadă limitată sau au condiții separate. Un telefon asociat nu înseamnă încă servicii configurate. Explicarea aplicației vehiculului este un punct obligatoriu și în standardul german BBM.

Datele de acces le introduce clientul însuși. Dacă activarea nu reușește, se creează o sarcină deschisă, cu persoană responsabilă și termen. O promisiune verbală a vânzătorului nu este suficientă.

Întreținere și garanție

La plecare, clientul trebuie să știe când și după ce criterii se planifică următoarea revizie, unde să se adreseze în caz de defect și ce documente a primit. De aceea, lista de verificare austriacă Hyundai cuprinde și explicarea intervalelor de service.

La cumpărarea unei mașini noi de la un profesionist, consumatorul din UE beneficiază de o protecție legală de cel puțin doi ani împotriva lipsei de conformitate, de la primire. Explicați separat garanția voluntară a producătorului, inclusiv condițiile ei. La o mașină rulată, informațiile trebuie să corespundă tranzacției concrete și legislației țării respective. Nu transferați asupra ei condițiile unei mașini noi.

Ce trebuie să conțină procesul-verbal de predare-primire a mașinii

Procesul-verbal de predare-primire a mașinii consemnează starea în momentul preluării. Nu înlocuiește contractul de vânzare-cumpărare și nici înregistrarea pregătirii tehnice.

Partea procesului-verbal	Ce se consemnează
Identificare	Clientul, firma și persoana care predă, VIN-ul, numărul de înmatriculare, dacă este atribuit
Momentul predării	Data, ora și locul
Starea mașinii	Kilometrajul, nivelul de combustibil sau de încărcare, descrierea stării și a deteriorărilor
Obiecte predate	Numărul de chei, documentele, accesoriile și alte poziții conform înțelegerii
Familiarizarea cu mașina	Comenzile, sistemele de asistență, întreținerea și serviciile conectate prezentate
Poziții deschise	Descrierea exactă, modul de remediere, persoana responsabilă și termenul
Fotografii	Imagini de ansamblu, kilometrajul și detaliile deteriorărilor consemnate
Confirmare	Semnătura persoanei care predă și a clientului sau a persoanei care preia mașina în numele lui

Fotografiile trebuie să aparțină predării respective. O fotografie a clientului lângă mașină nu înlocuiește documentarea stării. Lista de verificare austriacă Hyundai prevede o fotografie de predare și o documentare foto. Cuprinde, de asemenea, setul complet de chei, documentele de service și de garanție și semnăturile vânzătorului și ale clientului.

După semnare, clientul primește o copie a procesului-verbal cu anexele. În evidență se trece data reală a predării, nu termenul planificat inițial.

Cum trebuie să arate contactul ulterior

Planificați contactul ulterior încă de la predare. În primele zile, vânzătorul întreabă despre utilizarea mașinii, funcționarea serviciilor și rezolvarea pozițiilor deschise. Cereți o evaluare abia după rezolvarea problemei semnalate.

O întrebare despre comenzi o rezolvă vânzătorul, o problemă tehnică o preia service-ul, iar un document lipsă departamentul administrativ. La fiecare solicitare trebuie să se vadă cine îi răspunde clientului și care este pasul următor.

Omnetic CRM gestionează pașii următori, cu persoană responsabilă și termen, direct la înregistrarea clientului. Grija post-vânzare nu rămâne astfel doar în calendarul vânzătorului sau în e-mailurile lui.

La ce trebuie să fiți atenți la predare

Cel mai mare risc este diferența dintre ce a marcat firma ca fiind gata și ce primește efectiv clientul.

Situație	Procedura corectă
A doua cheie nu a sosit încă	Informați clientul dinainte și conveniți în scris modul și termenul de livrare
După curățare apare o deteriorare nouă	Documentați-o și conveniți remedierea înainte de semnarea procesului-verbal
Lipsește cablul de încărcare promis	Asigurați livrarea și conveniți cum va încărca clientul până atunci
Pe bord este aprins un avertisment	Predați cazul service-ului. Un defect care împiedică utilizarea în siguranță se elimină înainte de predare
Aplicația nu poate fi activată	Creați o sarcină cu persoană responsabilă și termenul următorului contact

Nu folosiți procese-verbale goale semnate dinainte și nici mențiuni vagi de tipul „accesoriile le livrăm mai târziu”. Dintr-o astfel de mențiune nu reiese ce lipsește, cine se ocupă și când primește clientul.

Omnetic leagă pregătirea, predarea și grija post-vânzare

Când fiecare departament lucrează în alt sistem, vânzătorul adună înainte de predare informații din comanda de service, din evidența mașinii și din comunicarea cu clientul. În Omnetic, toate modulele lucrează cu o singură înregistrare comună a vehiculului, clientului, comenzilor și banilor în DMS Core. Datele nu se transcriu între ele.

De predare se leagă trei instrumente:

Digital Deal înregistrează oferta semnată în oportunitatea comercială din CRM. Tranzacția finalizată continuă apoi cu facturarea, pregătirea mașinii și predarea, fără reintroducerea datelor.
CarAudit ghidează persoana printr-o listă de verificare direct la mașină, online și offline. Salvează protocolul cu fotografii și constatări la înregistrarea vehiculului.
Omnetic CRM gestionează pașii următori, cu persoană responsabilă și termen, la același client și aceeași mașină.

Starea mașinii consemnată la predare rămâne astfel la aceeași înregistrare ca și grija post-vânzare. Fotografiile nu rămân în telefon, iar restanțele în notițele vânzătorului.

Programați o demonstrație Omnetic axată pe legătura dintre pregătire, control și predare în activitatea dumneavoastră.

Articole similare

Întrebări frecvente

Poate prelua mașina altcineva decât cumpărătorul?

Da, dacă sunt rezolvate dinainte condițiile de reprezentare conform regulilor țării respective. Departamentul administrativ stabilește documentele necesare încă înainte de termenul predării. Din procesul-verbal trebuie să reiasă clar cine a preluat mașina și în numele cui a acționat.

Cum se procedează la o predare în afara showroomului?

Se aplică aceeași listă de verificare și același proces-verbal. Persoana care predă are nevoie de acces la documente, de posibilitatea de a face fotografii și de contactul unui coleg care decide asupra excepțiilor. Locul trebuie să permită o inspecție sigură a mașinii și demonstrarea comenzilor.

Ce faceți dacă clientul amână termenul predării?

Lăsați mașina în starea „în așteptarea predării” și stabiliți un termen nou. Înainte de noua întâlnire repetați ultimul control. Dacă între timp mașina a fost manevrată sau condusă, faceți controlul complet.

Se poate implementa Omnetic doar pentru controlul și predarea mașinilor?

Da. Omnetic poate fi implementat treptat: începeți cu un singur modul, de exemplu CarAudit, și adăugați altele mai târziu. Sistemele existente, de exemplu programul de contabilitate, se pot conecta prin platforma deschisă.