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Venta de coches en depósito o compra en firme: diferencias en responsabilidad, contratos y control

¿Depósito o compra en firme? Diferencias en propiedad, capital inmovilizado, responsabilidad por defectos, contrato de comisión y control del stock.

Principales conclusiones

En la compra en firme, el concesionario compra el coche, paga el precio y asume el riesgo de venderlo más barato. En el depósito, el coche sigue siendo del propietario hasta la venta. El concesionario no financia el precio de compra y gana con la comisión pactada.
Si el concesionario vende el coche en depósito en nombre propio, el comprador reclama los defectos al concesionario. Cómo se liquida después con el propietario lo determina el contrato de comisión.
El contrato de comisión fija el precio de venta y el precio mínimo, la comisión y la duración del depósito. También establece quién paga la preparación y los anuncios aunque el coche no se venda, y cuándo y cuánto cobra el propietario.
La compra en firme conviene cuando quiere controlar usted mismo la preparación y el precio y tiene capital para comprar. El depósito conviene cuando no quiere inmovilizar capital y el propietario acepta los límites de precio y las reglas sobre los costes.
Los coches en depósito entran en el mismo proceso de venta que los propios, pero vinculados al propietario, al contrato y a la obligación de pago. Omnetic Used Car Sales gestiona la venta de vehículos de ocasión desde la compra o la venta en depósito hasta la entrega y la contabilidad.

La venta de un coche en depósito significa que el concesionario o el compraventa vende un vehículo de ocasión por cuenta de su propietario y cobra una comisión por la venta. Así amplía su oferta sin tener que comprar cada coche. El trabajo con el coche, sin embargo, no disminuye: hay que recibirlo, prepararlo, anunciarlo, enseñarlo y, tras la venta, liquidarlo. Frente a la compra en firme cambia sobre todo quién es el propietario del coche, quién financia la adquisición, quién decide el precio y quién responde ante el comprador. Por eso el proceso empieza por elegir el modelo contractual, no por publicar el anuncio.

¿Cómo funciona la venta de un coche en depósito y en qué se diferencia de la compra en firme?

En la compra en firme, el concesionario firma un contrato de compraventa con el propietario, pasa a ser el dueño y luego vende el coche como propio. En el depósito firma un contrato de comisión: se encarga de la venta en nombre propio por cuenta del propietario y recibe por ello la comisión pactada.

El depósito debe distinguirse de la intermediación. En la intermediación, el concesionario solo busca un comprador y el contrato de compraventa lo firma directamente el propietario. Cada modelo da lugar a relaciones contractuales, responsabilidades y documentos distintos. El rótulo «coche en depósito» en el anuncio no decide el modelo. La comparación que sigue se refiere al depósito en el que el concesionario vende en nombre propio.

Área	Compra en firme	Depósito
Relación con el propietario	El concesionario es el comprador y debe pagar el precio.	El concesionario se encarga de la venta y la liquida con el propietario.
Propiedad	El concesionario adquiere el coche por el contrato de compraventa.	El coche sigue siendo del propietario hasta que pasa al comprador.
Capital inmovilizado	El concesionario financia la compra y la preparación.	El concesionario no financia el precio de compra, pero a menudo adelanta la preparación y los anuncios.
Cambio del precio de venta	Lo decide el concesionario según sus propias reglas comerciales.	El concesionario debe respetar los límites y facultades acordados con el propietario.
Resultado comercial	Diferencia entre precio de venta y precio de compra, descontados los costes.	Comisión, descontados los costes que asume el concesionario.
Responsabilidad frente al comprador	El concesionario, como vendedor.	El concesionario, si vende en nombre propio. Después se liquida con el propietario según el contrato.
Coche no vendido	Se queda en el concesionario, con el consiguiente riesgo de precio.	Vuelve al propietario o sigue a la venta según lo acordado. Los costes generados se liquidan.
Dinero tras la venta	El concesionario cierra su propia operación.	El concesionario separa su comisión, los costes acordados y el importe para el propietario.

El depósito ahorra capital de compra, no capacidad de venta. El coche en depósito ocupa sitio en la exposición, tiempo de los vendedores y tiempo del taller. Sin reglas sobre los costes, el concesionario puede preparar y anunciar el coche, el propietario lo retira de la venta y los gastos se quedan en el concesionario.

En Omnetic, los coches en depósito se gestionan con el mismo módulo que los comprados. Used Car Sales gestiona la venta de vehículos de ocasión desde la compra o la venta en depósito, pasando por la preparación y el anuncio, hasta la entrega y la contabilidad. Así, la preparación, el anuncio y la liquidación dependen de una sola ficha del coche, no de una hoja de depósitos aparte.

¿Quién responde ante el comprador de los defectos?

La primera pregunta es: ¿quién figura como vendedor en el contrato de compraventa? La respuesta debe coincidir en el anuncio, el contrato de compraventa, los justificantes de pago y el procedimiento de reclamación.

Si el concesionario vende en nombre propio, el comprador le reclama a él los defectos. El vendedor no puede, por tanto, remitirle al propietario con el argumento de que el coche estaba en depósito. La liquidación con el propietario es una relación aparte que regula el contrato de comisión. Cuando un consumidor compra a un empresario, en la UE le protege la responsabilidad legal del vendedor por falta de conformidad. En bienes nuevos rige como mínimo dos años desde la entrega. En los coches de ocasión, las reglas varían según el país.

El caso de España: el Código de Comercio regula la comisión mercantil. Si el comisionista contrata en nombre propio, queda obligado directamente con el comprador, como si el negocio fuera suyo, y el comprador no tiene acción contra el comitente, es decir, la persona que le encargó la venta. El comisionista no adquiere el coche: este sigue siendo propiedad del comitente hasta que lo adquiere el comprador.

Por eso el contrato de comisión necesita, además de la comisión, reglas sobre:

la información del propietario sobre el historial del coche, las reparaciones y los defectos conocidos;
el registro del estado del coche en la recepción;
la comunicación en caso de reclamación y la aprobación de las reparaciones relacionadas;
el reparto de los costes entre el concesionario y el propietario.

La declaración del propietario no sustituye a una inspección. CarAudit hace la inspección junto al coche según la lista de comprobación configurada. Marca los daños en el mapa de la carrocería con fotografías y guarda el informe en la ficha del vehículo en DMS Core. La misma inspección puede hacerse al devolver un coche no vendido, de modo que un conflicto sobre un daño producido durante el depósito parte de un estado inicial claro.

Un defecto detectado en la preparación debe cambiar la descripción del estado en la oferta, el alcance de la reparación o las condiciones de venta. No puede quedarse solo en la orden de reparación, que el vendedor no ve al cerrar la operación.

¿Qué debe incluir el contrato de venta de un coche en depósito?

El contrato debe cubrir toda la operación, incluido el caso de que el coche no se venda. Los conflictos más frecuentes giran en torno al descuento, a la preparación pagada y al importe que el propietario espera recibir tras la venta.

Área del contrato	Qué acordar	Qué problema resuelve
Papeles de las partes	Quién es el propietario, quién se encarga de la venta y quién firma el contrato de compraventa con el comprador.	Contradicción entre el anuncio y los contratos.
Identificación del coche	VIN, accesorios, número de llaves, documentos entregados y referencia al acta de estado en la recepción.	Confusión del coche o conflicto sobre lo que recibió el concesionario.
Precio y descuento	Precio de venta, precio mínimo aprobado y quién puede conceder un descuento.	Venta por debajo del límite del propietario.
Comisión	Importe fijo o forma de cálculo, base de cálculo y momento en que nace el derecho.	Interpretaciones distintas de la comisión.
Preparación y anuncios	Trabajos incluidos en la comisión, partidas pagadas aparte y aprobación de gastos adicionales.	Reparaciones que el propietario se niega a pagar.
Duración y fin	Duración del depósito, prórroga, retirada de la venta y devolución del coche.	Procedimiento poco claro si el coche no se vende.
Cuidado del coche	Uso, pruebas de conducción, custodia y procedimiento en caso de daño.	Conflicto sobre un daño producido durante el depósito.
Liquidación	Flujo del dinero, condición de pago, plazo y deducciones admisibles.	Pago anticipado o erróneo al propietario.
Defectos y reclamaciones posteriores	Qué comunicó el propietario sobre el coche y cómo se reparten las partes los costes de una reclamación.	Costes que surgen después de cerrar la operación.

En el precio debe quedar claro si se trata del precio para el comprador o del importe que recibirá el propietario tras descontar la comisión y los costes. La frase «el propietario pide esta cantidad» admite dos cálculos distintos. La fórmula segura es un cálculo recogido directamente en el contrato: importe para el propietario = precio pagado por el comprador − comisión del concesionario − costes que según el contrato asume el propietario.

El límite de precio se acuerda más fácilmente con el propietario cuando ve en qué se basa el precio. Price Report determina, a partir de las ofertas activas y las ventas cerradas en el mercado, el precio recomendado del vehículo de ocasión, el plazo de venta previsto y un conjunto trazable de vehículos comparables. El plazo de venta previsto sirve a la vez de base para la duración del depósito.

Igual de importante es el resultado de una venta fallida. La limpieza, el diagnóstico, la reparación y los anuncios de pago se producen antes de que nazca el derecho a la comisión. El contrato debe determinar cuáles de estos costes pagará el propietario aunque se le devuelva el coche. El Código de Comercio español obliga al comitente a pagar al comisionista, además de la comisión, el importe de todos sus gastos y desembolsos, mediante cuenta justificada. Aun así, para el día a día es mejor una lista expresa de las partidas incluidas y de las que se facturan aparte.

¿Cómo registrar los coches en depósito separados de los propios?

Un registro separado no significa una segunda hoja sin vínculo con la venta y el taller. Desde el principio, cada coche debe tener claro su modelo contractual y un vínculo trazable entre el contrato, los trabajos, los pagos y la liquidación.

1. Fijar el modelo contractual en la recepción

Desde el primer día, el registro debe distinguir el coche propio del coche en depósito. Que el coche esté en la exposición no dice a quién pertenece ni cómo se reflejará en la contabilidad. La recepción la hace la persona designada y las condiciones de venta las aprueba el jefe de ventas. Contabilidad conoce el modelo contractual antes de que se genere el primer documento.

2. Adjuntar el contrato y el estado inicial

A un VIN le corresponden los datos del propietario, el contrato, el acta de estado en la recepción, los accesorios acordados y la ubicación actual. El contacto del propietario se registra separado de los contactos de los interesados y del futuro comprador. En el inventario, los coches en depósito se cuentan físicamente igual que los demás, pero en el recuento figuran separados del patrimonio propio.

3. Asignar un pagador a cada coste

La orden de reparación distingue los trabajos incluidos en la comisión, los que paga el propietario y los costes del concesionario. Una reparación adicional necesita el consentimiento registrado del propietario, no solo un consentimiento verbal transmitido por el vendedor. Lo mismo vale para un cambio de precio: en el registro quedan el límite original, el nuevo acuerdo y el nombre de quien aprobó el cambio.

4. Tras la venta, separar el ingreso de la liquidación

El concesionario no puede disponer libremente del pago del comprador. El registro debe mostrar cuánto corresponde al propietario, cuánto es la comisión y qué costes permite deducir el contrato. En España, el comisionista debe rendir cuenta especificada y justificada de las cantidades percibidas y reintegrar al comitente el sobrante en el plazo y la forma que este indique. Por eso la liquidación reúne el precio pactado, el pago recibido, la comisión, los costes aprobados y el importe final que hay que pagar.

5. Cerrar la operación solo cuando se haya pagado al propietario

El estado «vendido» no basta. La operación está terminada cuando están resueltos los documentos y los pagos, la liquidación está hecha y el propietario ha recibido su dinero. Hasta entonces, la obligación con el propietario debe estar a la vista, aunque el coche ya haya salido de las instalaciones.

Comisión, margen e IVA: en qué se diferencian el depósito y la compra en firme

En la compra en firme, el concesionario sigue el precio de venta frente al precio de compra y los costes de preparación. En el depósito sigue la comisión frente a los costes que según el contrato asume él. En ambos modelos, una preparación no liquidada o una reparación adicional pueden empeorar una operación que parecía buena.

El margen comercial y el margen a efectos del IVA no son lo mismo. Según la Comisión Europea, el régimen especial de bienes usados grava el margen del comerciante. Pero solo se aplica si se cumplen las condiciones establecidas. Que el coche sea de ocasión o esté en depósito no decide por sí solo el régimen. Cómo se refleja la venta en depósito a efectos del IVA varía según el país y la condición del propietario. Por eso la contabilidad necesita conocer el modelo contractual, la condición de ambas partes y los documentos asociados. La configuración para cada mercado corresponde al contable o al asesor fiscal de ese país.

¿Cuándo conviene el depósito y cuándo la compra en firme?

La compra en firme da al concesionario libertad en la preparación y en la fijación de precios, pero exige dinero para comprar. El depósito no exige capital, pero añade negociación y liquidación continuas con el propietario.

Situación en la operativa	Modelo adecuado	Qué resolver antes de la recepción
El concesionario quiere controlar él mismo la preparación, los descuentos y la venta.	Compra en firme	Precio de compra, presupuesto de preparación y responsabilidad de la operación.
El concesionario no quiere inmovilizar capital y el propietario acepta el alcance de servicios acordado.	Depósito	Comisión, límites de precio, costes y reglas de finalización.
Coche fuera de la oferta habitual o propietario que insiste en un precio al que el concesionario no lo compraría.	Depósito por un plazo fijo	Precio mínimo, duración del depósito y costes si se devuelve el coche.
No se conoce el alcance de la preparación y el propietario no quiere aprobar más gastos.	Ninguno por ahora	Definir primero el alcance de los trabajos, quién paga los defectos detectados y qué pasa si el coche no se vende.

La venta de un vehículo de ocasión en depósito tiene sentido cuando la comisión cubre el trabajo y el riesgo del concesionario. Necesitar menos capital no compensa una responsabilidad poco clara ni un propietario que rechaza la preparación necesaria.

Puntos de atención

Un vendedor distinto en cada documento. Si el anuncio, el contrato de compraventa y la factura indican vendedores diferentes, el comprador no sabe a quién dirigirse y el conflicto gira en torno a quién responde del coche.
Coche en depósito registrado como patrimonio propio. Que el coche esté en la exposición no significa que pertenezca al concesionario. El registro erróneo se nota en el inventario y en las cuentas anuales.
Reparación sin pagador definido. El taller hace la reparación, el propietario se niega a pagarla y el coste se queda en el concesionario.
Pago al propietario antes de cobrar. El concesionario que paga al propietario confiando en la promesa del comprador asume el riesgo de que el pago no llegue.
Daño nuevo sin registrar. Un daño no anotado de una prueba de conducción o de la exposición aparece al devolver el coche o en una reclamación.

Omnetic: coche en depósito, preparación y liquidación en una sola ficha

Una operación en depósito es difícil de gestionar cuando el contrato está en manos del vendedor, las reparaciones en el sistema del taller y el importe a pagar en una hoja aparte. Omnetic sustituye estos registros separados por una única plataforma en la nube.

Used Car Sales gestiona los coches en depósito y los comprados con el mismo proceso: desde la compra o la recepción en depósito, pasando por la preparación y el anuncio, hasta la entrega y la contabilidad.
DMS Core mantiene un registro común del vehículo, el cliente, las órdenes y el dinero. El contrato, el informe de inspección, la orden de reparación y la liquidación están vinculados al mismo coche y no se copian entre módulos.
Accounting vincula cada documento de ventas, taller, almacén y banco con el coche, la sede y la orden. Los movimientos bancarios se cargan o se importan y se concilian con los documentos, de modo que se ve si el comprador ha pagado y qué queda por pagar al propietario. Quien quiera mantener su propio sistema contable puede recibir los asientos desde Omnetic mediante una integración acordada para cada mercado.

Concierte una demostración de Omnetic centrada en la venta en depósito, desde la recepción del coche hasta la liquidación con el propietario.

Preguntas frecuentes

¿Puede el propietario seguir usando el coche durante el depósito?

Solo si el contrato lo permite expresamente. En ese caso, la operativa necesita saber cuándo está disponible el coche para enseñarlo y, cada vez que vuelve, anotar el kilometraje y el estado actuales. Cada uso adicional puede cambiar los datos del anuncio.

¿Se puede convertir un depósito en una compra en firme sobre la marcha?

Sí, pero hace falta un nuevo contrato de compraventa y la liquidación de los costes generados hasta ese momento. No basta con cambiar el estado en el registro. En el momento del cambio deben quedar registrados el estado del coche, las nuevas condiciones y los documentos contables asociados.

¿Y si el coche lo trae un empleado del propietario u otra persona autorizada?

El registro debe distinguir al propietario, a la persona que entrega el coche y a la persona facultada para aprobar las condiciones comerciales. Quien puede traer el coche no tiene por qué poder firmar el contrato ni aprobar un descuento.